Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Workflow - организация успеха

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Уроки финансовой грамотности" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Январь 2001   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
Дмитрий

Статистика

1.025 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Workflow - организация успеха


Служба Рассылок Subscribe.Ru проекта Citycat.Ru
Workflow – организация успеха
   23 января 2001. Выпуск 6.
Людмила Григорьева & Игорь Юрьев
Designed by Ivan Kosyakov 2000
   
     
  

Добрый день, уважаемые читатели!

Перед Вами шестой выпуск нашей рассылки Workflow – организация успеха. В нем мы продолжаем разговор о системах класса Workflow. Сегодня мы рассмотрим одно из важнейших преимуществ технологии, которое заключается в том, что с ее помощью можно практически исключить потери времени на передачу результатов. Если же Вы по каким – либо причинам не имели возможности следить за информацией наших предыдущих выпусков, то Вы без труда найдете их в Архиве.

 		  
     
  
Влияние анализа временных затрат на цепочку добавленного качества
   
       
  

Самым важным элементом анализа цепочки добавленного качества, которым, однако, часто пренебрегают, является время передачи (Мы будем также говорить о времени ожидания в очереди как об одной из составляющих общего времени передачи. Вторая составляющая – время физической передачи). В любой компании на общей эффективности бизнес – цикла сказываются два фактора: время выполнения заданий и время передачи результатов. Хотя, негативное влияние на время выполнения задания может оказать любой из двух факторов, время передачи обычно вносит больший вклад. Часто 90% времени бизнес - цикла затрачивается на передачу информации.

Обычно при анализе процедур время передачи игнорируется, потому что основное внимание уделяется людям и процедурам. Workflow, с другой стороны, уделяет внимание как времени выполнения, так и времени передачи и может значительно сократить период простоя между выполнением отдельных заданий. И на самом деле все гораздо сложнее, чем просто электронный обмен информацией.

Использование электронной информации может в значительной мере столкнуться с теми же проблемами, что и бумажный документооборот. Здесь может возникнуть своеобразная проблема вот в каком ключе: представьте, что Ваша компания переходит на модель электронного документооборота, при котором происходит системная обработка элементов задания, но тут большинство компаний вместо повышения "офисной производительности" ждет очень серьезное испытание – как под такую систему сможет адаптировать свою работу каждый отдельно взятый работник. Здесь речь идет не об обучении персонала, а об ожиданиях каждого работника от системы и вот в этом плане в работе персонала поменять что – то даже в заведомо лучшую сторону весьма сложно.

Важно также понять разницу между временем физической передачи и временем ожидания в очереди. В электронной системе устраняется только время физической передачи результатов. Время ожидания в очереди, т. е. время простоя функции в ожидании работы, может составлять большую часть времени передачи. Технически для анализа временных затрат на передачу в системе бумажного документооборота можно использовать маленькие липкие желтые бумажки, которые прикрепляются к документам для контроля за временем их прохождением. В системе электронного документооборота все гораздо сложнее, хотя и вполне выполнимо – высчитать время можно, получив результаты выполненного задания с параметрами и путями его выполнения "от корзины до корзины".

Если не учитывать роль времени передачи, можно потратить значительные средства на реорганизацию заданий, но не получить при этом никакого ощутимого повышения эффективности всего бизнес - цикла.

Вопросы, связанные со временем выполнения и передачи задания мы рассмотрим гораздо более подробно в разделе, посвященном методам анализа потоков работ. В настоящий момент важно понять основное различие между ними и то значительное влияние, которое время передачи оказывает на эффективность бизнес – процесса.

Наиболее серьезный урон, который наносит длительное время передачи, заключается в разрушении личных отношений между участниками процесса. Термин личные отношения в этом контексте может показаться неуместным, но вдумайтесь в его смысл. Личные отношения с кем – то или с чем – то подразумевают более близкое, чем обычно, знакомство. Это также предполагает, что возможен неформальный обмен информацией (в случае с неодушевленным предметом речь идет о передаче информации в одностороннем порядке).

Теперь вспомните, как Вы обмениваетесь информацией со своими коллегами. Разве не правда, что Вам лучше всего известны функции тех людей, с которыми Вы общаетесь чаще всего? Естественно, это ведет к пониманию того, что они делают и почему они это делают, т. е. понимание того, что выходит за рамки описания их должностных инструкций.

Теперь рассмотрите, сколько времени проходит между контактами с теми коллегами, с которыми Вы меньше всего знакомы. Внимание вопрос: с какой группой Ваши взаимоотношения больше всего задокументированы с помощью, например, записной книжки? С какой группой Вы обмениваетесь большей информации об информации? В большинстве случаев чем дальше мы отстоим от процесса, тем больше времени тратится на поддержку этого процесса, чем меньше мы понимаем процесс, тем больше уделяем внимания очевидным элементам информационных объектов и тем менее вероятно, что обмениваться неформальными знаниями о процессе. Все это ведет к ослаблению личных отношений.

Итак, о том, как же укрепляются личные отношения и люди приближаются к процессу. За счет сокращения времени передачи, связанной с процессом. Длительная передача снижает понимание процесса вследствие изоляции заданий. При этом теряются личные связи, укрепляемые неформальными контактами и наблюдениями, которые вносят такой дополнительный вклад. Вместе с тем мы теряем спонтанность и неформальные способы коммуникации, которые имеют бесценное значение для построения организации с быстрой и гибкой реакцией.

Продолжение следует...

На сегодня это все. Окончание начатой темы Вы сможете найти в нашем следующем выпуске. Мы ждем Ваши вопросы и предложения. Мы готовы к сотрудничеству с Вами. До следующих выпусков.


С уважением,

Людмила Григорьева & Игорь Юрьев
ru-wst-z@beep.ru
  
  
  
Рассылки Subscribe.Ru
Бухгалтерский учет: требование времени
Прикладной менеджмент сегодня, завтра, всегда!
Инвестиции: от потребности к получению.
http://subscribe.ru/
E-mail: ask@subscribe.ru
Поиск
В избранное