Оформление отпуска – это, пожалуй, один из самых приятных поводов для обращения сотрудника в отдел кадров.

Обычно планирование отпуска на следующий год начинается в ноябре – начале декабря текущего года, когда в организации формируется график отпусков. Данный документ должен быть утвержден приказом, подписан руководством и всеми работниками не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. Соответственно, до этого времени руководители подразделений согласовывают даты отпуска каждого сотрудника.

Обычно планирование отпуска – процесс обоюдный, работник и работодатель стараются найти компромисс. Причем работодатель учитывает многие факторы: сезонные всплески объема работ, количество сотрудников в отделе, специфику работы и т.д. Например, если в одном отделе два специалиста разделяют один и тот же функционал и кроме них со спецификой работы никто близко не знаком, то в одно время они не смогут уйти в отпуск – их просто будет некому заменить. Такая же ситуация у руководителя и его заместителя – они никогда не смогут взять отпуск в одно и то же время.

Работники часто хотят приурочить ежегодный отпуск к праздничным дням. Возникает вопрос, входят ли праздничные дни в счет отпуска? Спешу обрадовать: нерабочие праздничные дни в число дней отпуска не включаются, поэтому, если вы планируете отпуск, на который выпадают праздники (с 1 по 8 января, 23 февраля, 8 марта, 1 мая, 9 мая, 12 июня, 4 ноября), вы их просто не считаете, то есть отпуск удлиняется на количество праздничных дней. Рекомендую при планировании ежегодного отпуска внимательно изучить производственный календарь на следующий год, который ежегодно утверждается правительством – в нем отмечены и праздничные дни, и выходные.

Отпуск может быть разделен на части по соглашению между работником и работодателем, но одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. То есть, исходя из политики компании, отпуск может быть запланирован как на 28 дней, так и раздроблен на части, но одна часть должна быть 14 или более дней. Обычно принято оформлять количество дней отпуска, кратное 7, то есть 7, 14, 21, 28. Если в конкретной компании возникает запрос от сотрудника о том, чтобы раздробить отпуск на более мелкие части, он решается индивидуально посредством кадровой политики компании, опираясь на Трудовой кодекс. Обратите внимание, что для разделения отпуска на части одного желания сотрудника мало – необходима договоренность между работником и работодателем о том, на какие части будет делиться отпуск и в какие даты использоваться.

График отпусков является обязательным документом как для работодателя, так и для работника. Как соблюдается график отпусков?

Отдел кадров любой крупной компании ежедневно работает с этим документом. Не позднее, чем за две недели, сотрудник отдела кадров извещает работника о том, что у него запланирован отпуск и предлагает написать заявление на ежегодный отпуск, получить подтверждение руководителя и предоставить в отдел кадров для оформления отпуска. Впрочем, в некоторых организациях отпуск оформляется без личного заявления, а только на основании графика отпусков – Трудовым кодексом это допускается. В случае, если отпуск будет переноситься на другую дату, требуется заявление о переносе отпуска и подтверждение руководителя. Причем отпуск может быть продлен или перенесен на другой срок, определенный работодателем с учетом пожелания работника. Обратите внимание, что в этом случае решение принимает не сотрудник, а руководитель, учитывая различные производственные факторы.

Уважаемые работники, если вас своевременно (не позднее чем за 2 недели) не предупредили об отпуске, либо своевременно не произвели оплату (не позднее чем за 3 дня), то вы имеете право отказаться от отдыха в эти даты – работодатель будет обязан перенести ваш отпуск и согласовать удобную дату.

Если сотрудник, находясь в ежегодном отпуске, заболел, то на основании больничного листа он сможет либо продлить отпуск на соответствующее количество дней, либо перенести эти дни отпуска на другую дату, опять же по согласованию с работодателем.

Зато, если работник находится в отпуске, вызвать на работу его могут только с его письменного согласия – и в этом случае остаток отпуска он может использовать по своему усмотрению. Добавим, что не допускается отзыв из отпуска беременных женщин, лиц до 18 лет и работников, занятых на работах с вредными и /или опасными условиями труда.

Иногда бывает, что объем работы не позволяет отгулять все дни ежегодного отпуска. Можно ли заменить отпуск денежной компенсацией? К сожалению, нет. Только часть отпуска, превышающая 28 календарных дней (например, если у работника есть дополнительные дни отпуска из-за ненормированного рабочего дня, ввиду вредных факторов, по инвалидности, либо по какой-либо иной причине), может быть заменена компенсацией.

Что делать в том случае, если сотрудник увольняется, не использовав весь отпуск? На этот случай предусмотрено два варианта на выбор: либо сотрудник получает денежную компенсацию неиспользованного отпуска при увольнении, либо оформляется ежегодный отпуск с последующим увольнением, где последний день отпуска считается днем увольнения.

Тема ежегодного отпуска обширна и многогранна. Если вы не получили ответ на ваш вопрос, обратите внимание на главу 19 Трудового кодекса. Пусть ваши отпуска проходят замечательно!

Автор: Алина Калакуцкая