В конце года мы пишем планы на будущее, подводим итоги. Что делает to-do-лист эффективным инструментом для задач любого объема и сложности?

Ежедневно большинство из нас сталкивается с потоком дел, которые должны быть выполнены. Рискуя утонуть под гнетом задач и упустить что-нибудь важное мы рано или поздно приходим к выводу: to-do-лист — решение проблемы. Веками проверенный формат прекрасен в своей простоте: определяем задачи, записываем в порядке срочности реализации, а затем исключаем по мере выполнения.

Британский психолог и автор нескольких книг Дэвид Коэн уверен, что списки вовсе не пунктик озабоченных порядком персон, а универсальный инструмент в борьбе за продуктивность и организованность. Причем желательно записанные на бумаге, а еще лучше — в особом блокноте или дневнике, поскольку их надо постоянно контролировать, ради собственной пользы.

Коэн признается в любви к спискам по трем причинам: они снижают беспокойство по поводу чрезмерной загрузки, дают четкий план, которого удобно придерживаться, и являются убедительным доказательством того, что вы немало успеваете в жизни.

Списки — это своеобразная навигация для человеческого мозга в хроническом цейтноте XXI века. О том, что наш ум эффективнее работает, опираясь на простые ориентиры, ученые догадались уже давно. Советский психолог Блюма Зейгарник, одна из основательниц экспериментальной патопсихологии, была среди первых, кто заметил одержимость мозга насущными задачами, открыв так называемый «эффект Зейгарник».

Суть в том, что мы помним то, что еще не сделано (или не доделано) лучше, чем-то, что уже сделали. В трактовке Википедии: «незавершенные действия запоминаются лучше, чем завершенные». Как только дело сделано, мозг стирает задачу из оперативной памяти.

Одним из базовых исследований был опрос официантов, которые отлично помнили заказы до подачи блюд, а потом забывали, кто просил стейк, а кто — суп.

Впрочем, некоторые свободолюбивые (или просто ленивые) личности отрицают идею списков, объясняя свою точку зрения тем, что все эти номера и галочки мешают гибкости графика и убивают творчество. Эксперт по тайм-менеджменту Дэвид Аллен, ставший культовой фигурой после выхода его книги «Дело сделано: искусство продуктивности без стресса» («Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity»), убежден, что такие характеристики ошибочны.

Аллен считает, что с любой загрузкой гораздо проще справиться, имея четкий график и пошаговый план действий. Спонтанные пометки на ладошке не избавят от упущений.Кроме того, недостаточно написать «банк» или «мама» на ярком стикере Post-it, чтобы «вспомнить все» в считанные секунды — мозгу нужно больше деталей. Email, оплата, визит или телефонный звонок — кому, когда, с какой целью? Если ваш список дел не ясен с первого взгляда, задачи рискуют оказаться невыполненными и наверняка не будут расставлены по приоритетам, что тоже крайне важно.

Детали не единственный фактор. Если вы хотите выстроить работоспособное расписание на день, надо также иметь представление сколько и на что времени потребуется.

Помимо прочего, это означает объективное понимание личных слабостей, которые способны отвлечь от дел — включая побеги в социальные сети и прочие мелочи, к которым вы восприимчивы. Уточняем — не ради самокритики (час в инстаграме — на здоровье), а для четкого понимания реальности.

И напоследок — ловушка, в которую легко угодить, акцентируясь на списках глобальных проектов, вроде «Написать роман» или «Переехать в Москву».

To-do-листы работают куда эффективнее, если разбить ваш грандиозный план на составляющие. «Написать роман» — довольно-таки монументальная задача, а вот «набросать план первой главы романа» имеет гораздо больше шансов на успех.

Таким образом, списки помогают организованнее, продуктивнее и эффективнее решать насущные задачи, и как бонус — берегут наше психическое здоровье и повышают самооценку. Ниже — пять основных преимуществ, чтобы окончательно поверить в их волшебную силу.

Итак, списки нужны, чтобы…

Ничего не забыть

Как выяснилось, мозг гораздо эффективнее задействует память, ориентируясь на понятную систему. Неважно, планируете вы отпуск или готовитесь к важному проекту: если напишете список, подробно обдумав все шаги, которые помогут выполнить задачу, то почувствуете, что готовы к ее решению.

Расставлять приоритеты

Порядок списка гарантирует, что вы сосредоточитесь на наиболее важных вещах, не соблазняясь начать с того, что легче сделать. Что приятно, со временем вы обнаружите, что в продуктивном распорядке дня образуется больше времени, чтобы успевать делать то, что вам нравится.

Координировать задачи

Во-первых, список дел поможет избежать повторений. Во-вторых, не забывайте, что всякий раз, начиная новое дело и переключаясь на другое, вы тратите дополнительные минуты. Экономьте время, выполняя блоки схожих задач: совершить все звонки, ответить на все мейлы, оплатить все счета и т.д. Что останется незавершенным в конце дня, может быть перенесено на завтра, когда вы отсортируете невыполненные пункты.

Уменьшить тревогу

Сколько раз вы повторяли: «У меня миллион дел, как все это успеть?!» To-do-лист поможет избавиться от этого бессмысленного заклятия и ослабит панику. Действуя последовательно, шаг за шагом вы справитесь с казалось бы невыполнимой кучей дел и понизите уровень стресса.

Отслеживать прогресс

Поставив галочки на всех реализованных задачах, вы почувствуете удивительное чувство выполненного долга напополам с радостью, сопутствующей выбросу гормона удовольствия — дофамина. Сохраните это ощущение — в следующий раз, вспомнив его, вы быстрее вдохновитесь на реализацию дел из списка, а бодрящий импульс приподнятой самооценки поможет поддержать мотивацию.