Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Усвоенные уроки в управлении проектами

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Стратегии успешной карьеры" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Декабрь 2010   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
lessonslearned.ru

Статистика

103 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

В двадцатом выпуске рассылки сайта www.lessonslearned.ru вы узнаете о проблемах, вызванных тедером,


LessonsLearned.ru   LessonsLearned.Ru - раскрой свой опыт управления проектами

 

Усвоенные уроки

Ситуация:
Вы – менеджер проекта внедрения CRM системы. Вы подписали устав проекта, и выбираете систему и подрядчика для внедрения этой системы. Вы организовываете тендер, и рассылаете RFP. Получив коммерческие предложения, вы их анализируете и выбрав три лидирующих предложения, просматриваете презентации выбранных подрядчиков. Далее, в ходе переговоров вам удается еще сильнее снизить цену по сравнению с ценой, указанной в коммерческом предложении. Вы согласовываете договор, в котором жестко фиксируете работы и цены на эти работы. По завершению процесса согласования договора, подрядчик приступает к работам по внедрению, прописанным в договоре и плане проекта. Сначала все идет как по маслу, соблюдаются сроки, работы выполняются с надлежащим качеством, вы платите ровно те деньги, которые прописаны в договоре. Однако, спустя некоторое время, выясняется, что несмотря на то, что вы просили в RFP предоставить фиксированный бюджет на весь проект, подрядчик не учел стоимость некоторых работ. Вы начинаете вести переговоры с подрядчиком о том, кто должен оплачивать данные работы. Несмотря на то, что на вашей стороне и RFP и договор, подрядчик отказывается выполнять данные работы за свой счет, т.к. в этом случае проект станет для него убыточным. У вас есть вариант найти другого подрядчика, пойти в суд и принудить подрядчика к исполнению договора или оплатить эти работы.
 
Вывод:

http://www.lessonslearned.ru/lessons-learned-106

 

Усвоенный урок №107. Старайтесь разрешить все простые вопросы в начале встречи

Ситуация:
Вы руководитель проекта внедрения системы класса ERP в вашей компании. Проведя стадию выбора системы (system selection) и GAP анализа вы приступили к внедрению выбранной системы. В ходе работ по проекту и по управлению проектом возникает множество вопросов, которые часто адресованы сразу нескольким сотрудникам в вашей компании одновременно. Вы стараетесь решать их не злоупотребляя встречами и совещаниями, чтобы не тратить слишком много времени других сотрудников компании на разрешение проектных вопросов. Однако, иногда приходится все-таки организовывать как встречи, так и совещания. В этом случае, вы готовите повестку и, по завершении совещания, протокол и отправляете их всем участникам. Через некоторое время вы стали замечать что, несмотря на простоту, некоторые вопросы, планируемые к решению на совещании, остаются нерешенными. Вы тщательно проанализировали все последние прошедшие встречи и пришли к выводу, что на обсуждение данных вопросов просто не хватило времени, т.к. в повестке встречи они стояли после более сложных вопросов, на решение которых и уходила вся встреча. В результате и сложные и многие простые вопросы оставались нерешенными и зачастую создавали помехи дальнейшим действиям на проекте.

Вывод:

http://www.lessonslearned.ru/lessons-learned-107

Книги и рецензии

В разделе "Книги и рецензии"ожидается пополнение в ближайшее время будет опубликована книга одного из российских менеджеров проектов - практиков. Следите за обновлением раздела.


Опросы

Заканчивается первый опрос по управлению проектами, направленный на выявление слабых областей знаний руководителей проектов в России и СНГ. Пожалуйста, заполните опрос, если вы этого еще не сделали. Заполнение анкеты займет всего 1-2 минуты. Первый опрос по управлению проектами находится здесь.

Отчет по опросу будет подготовлен в первом квартале 2011г.


Статьи

Рабочие документы проекта. Реестр корреспонденции.

Продолжаем тему рабочих документов проекта, предназначенных для ежедневной, оперативной работы с ними менеджера проекта и команды проекта. В предыдущих заметках, я описал используемые на проектах реестр открытых вопросов и реестр рисков. В настоящей статье хотелось бы отметить следующий реестр, создаваемый в рамках области знаний управления коммуникациями – реестр корреспонденции.
 Реестр корреспонденции – рабочий документ, предназначенный для оперативного управления проектом. Данный документ содержит информацию обо всей официальной переписке, которая происходит в рамках проекта. Поскольку, обычно официальные письма отправляются на бумажном носителе, соответственно, электронные письма в данном реестре не фиксируются. Основные возможности использования данного реестра – отслеживание сроков официальных уведомлений, согласований (важно, т.к. обычно эти сроки прописаны в договоре и при их нарушении могут быть применены штрафные санкции), отслеживание поступления счетов, актов, счет фактур и сроков их обработки, возможность оперативно получить информацию об официальной переписке для прочих целей (в том числе для целей формирования отчета о статусе проекта). Пример использования реестра корреспонденции в управлении проектами вы можете найти в усвоенном уроке №91 (реестр поставщиков можно совмещать с реестром корреспонденции и реестром заинтересованных сторон).
 

Реестр корреспонденции.
На своих проектах я веду данный реестр в формате Excel. Файл размещаю на Sharepoint портале, в рабочей области проекта, что позволяет сохранять различные версии документа, предоставлять ролевой доступ членам команды и заинтересованным сторонам проекта. Входящая и исходящая корреспонденция регистрируются на различных листах книги Excel, а сами реестры корреспонденции содержат следующие поля (приведены поля для исходящей и входящей корреспонденции):
Дата отправки / Дата получения – поле, в которое пишется дата отправки, либо получения письма. Лучше поле сделать формата “Дата”, чтобы впоследствии было удобно сортировать и фильтровать по данному полю.
Исходящий/Входящий номер – номер исходящего, либо входящего документа.
Тема – тема письма. В данное поле записывается тема письма (если есть). В случае, если тема письма отсутствует, либо если пересылаются документы, то в это поле заносится суть письма (список документов). Также, для документов указывается уровень согласования (согласовано заказчиком, согласовано подрядчиком, согласовано обеими сторонами, не согласовано).
Кому/От кого – в данное поле заносится адресат корреспонденции. Если данное лицо входит в заинтересованные стороны проекта, то я указываю только ФИО, в противном случае – более полную информацию (например, должность, телефон и т.д.).
Средство отправки/доставки – сюда пишется информация о способе отправки или доставки, т.е. курьер, почта, почта с уведомлением и т.д. Данное поле удобно тем, что в случае необходимости, всегда можно найти аудиторский след отправки или доставки корреспонденции.
Ссылка – данное поле заполняется редко. Для особо важных документов в него проставляется ссылка на сканированный документ.
 
Вот, собственно, и все поля реестра корреспонденции. Своевременно заполняйте его и у вас исчезнут проблемы с поисками писем, счетов и тому подобных документов.
 
Успешных вам проектов!

Усвоенный урок №106. При сильно сбитой в ходе тендера цене готовьтесь к проблемам с бюджетом со стороны подрядчика
В избранное