Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Как IT сэкономит Ваши деньги?

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Как увеличить продажи, используя интернет" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

  Сентябрь 2009   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Автор
Михаил Христосенко

Статистика

87 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Как IT сэкономит Ваши деньги? Без ошибок.


КАК IT СЭКОНОМИТ ВАШИ ДЕНЬГИ?

Сборник практических решений по экономии бюджета с помощью IT.
Проверено личным опытом.

Как сэкономить 500 000 рублей?

В Вашем офисе уже стоит программа для ведения учета в компании, и все так или иначе работает. Какие несложные меры предпринять, чтобы сэкономить реальные 500 000 рублей?

Ситуация 3. «Без ошибок»

При небольшом объеме документооборота легко контролировать лично и взаиморасчеты, и деятельность сотрудников. С ростом оборотов, ответственность приходится делегировать начальникам подразделений. Возможно хорошо работает денежное наказание сотрудников за ошибки, но разве не лучше - не давать возможности ошибаться или обманывать компанию?

Контроль оплат и отгрузок
Оплата - отгрузка. Казалось бы, что сложного? Однако если речь идет про ежедневный поток оплат, каждая из которых может быть авансом, частичной или полной доплатой и потока отгрузок по предоплате, с частичной отгрузкой, отгрузкой сквозь заказы (товары из нескольких заказов), отгрузка с частичной заменой товаров – контроль становится нетривиальным.

Даже в самых простых случаях бывает путаница, при которой «теряются» оплаты-отгрузки и выявляются только при последующем аудите или сверке.

Метод: автоматический контроль программой учета соответствия оплат и отгрузок позаказно/подоговорно, с учетом условий договора. Чтобы не отрываться от реалий - существуют дополнительные правила проверки, в которых можно указать для групп контрагентов/конкретного контрагента правила, допускающие дни просрочки, отпуск без оплаты до определенного предела и другие вольности.

Контроль взаиморасчетов
Компьютер не спешит вечером домой, не устраивает в середине рабочего дня фиесту с чаем и печеньями. Для него не является проблемой тщательно проанализировать взаиморасчеты по каждому из сотни активных контрагентов, с учетом любых сложных условий расчетов по каждому договору. 

Метод: сквозной анализ взаиморасчетов с контрагентами, автоматически программой учета, раз в сутки, с начислением статистики «добросовестности» покупателя, черных списков (для предупреждения менеджеров) и т.п.

Соответствие оформления сделок и первички
Для правильного оформления любой сделки или операции есть определенный стандарт. Он может быть общим (по требованиям здравого смысла, бухгалтерии, налоговой) или внутрифирменный стандарт ведения бизнес-процесса. Как минимум, явно при продаже требуется оформить реализацию и счет-фактуру. В сложных бизнес-процессах количество документов может исчисляться десятками (с учетом первички).

При оформлении потока документов, иногда различными менеджерами, иногда вышедшими на работу в первый день – неминуемо появление ошибок. Некоторые ошибки могут обходиться дорого.

Метод: контроль правильности оформления документов в учетной системе, в соответствии с указанными правилами, при их вводе; при несоответствии менеджеру вовремя подсказывается об ошибках, что дает возможность, как минимум, значительно уменьшить количество ошибок.

Соответствие цен и верность скидок
Цены на товары обычно назначаются на уровне компании (магазина). В 1С – это установка цен по типам (розничные, оптовые и прочие). Кроме того, может быть сложная система скидок. При любом достаточно большом количестве товаров/покупателей/менеджеров, в реальной жизни возможны ситуации, когда товары продаются по ценам ниже назначенных или предоставляются неправомерные скидки. В реальном проекте был менеджер, который умудрился продать своей девушке дорогой телефон со скидкой в большой минус себестоимости.

Метод: фактический контроль соответствия цен и скидок при оформлении продажи в системе учета. При любой ситуации несоответствия цен по прайсу и фактическим продажным в реализации, или величин скидок, ситуация переходит на рассмотрение ответственного лица. Возможен отказ продажи или сбор сведений для последующего рассмотрения. Также назначаются границы превышений.

Согласование документов
Во всех учетных системах есть правила доступа сотрудников к определенным видам информации. Однако чаще в типовых решениях нет возможности дать доступ на операции в зависимости от сумм, статей затрат и т.п. Спектр применения этого велик – согласование оплат поставщику (товаров, услуг), закупки основных средств, различных заявок, скидок, отгрузок и пр. 

Ответственное лицо в каждой ситуации может быть разным, в зависимости от тематики, величины суммы, комбинации суммы и статьи и т.п. Также нельзя забывать про тонкость рабочего графика – отпусков, болезней. Важные документы, поступившие сотруднику на согласование, при отсутствии реакции должны переправляться на согласование вышестоящему по должности сотруднику.

Метод: согласование документов в учетной системе, с учетом иерархии должностей.

Как это работает
Перечисленные доработки возможно встроить в любую типовую программу 1С, или другую учетную систему, поддающуюся конфигурированию. 

Контроль производится системой автоматически, на сервере. Некоторые операции проверяются при оформлении, другие с периодичностью (например, раз в день). 

Результаты сообщаются назначенным ответственным лицам. При отсутствии изменений/ответной реакции - система направляет сведения выше. По всем методам возможен сбор статистики, в том числе по сотрудникам/подразделениям.

Итоги:
Там, где есть возможность сделать ошибку, она обязательно будет сделана, рано или поздно. Где есть возможность не заплатить или взять бесплатно – кто-нибудь попробует это сделать. Воровство на складе, скидки «родственникам» и многое другое. Все это можно предусмотреть. Чтобы не было возможности сделать ошибку.

Количество денег, сэкономленных от отсутствия ошибок, исчисляется иногда не тысячами рублей, а процентами от оборота. Экономим много денег.

На следующей неделе: Как сэкономить 500 000 рублей? По электронной почте.

О чем эта рассылка

В рассылке подробно рассматриваются конкретные схемы оптимизации учетных систем в компании, которые позволяют уменьшить затраты, повысить контроль и управляемость, привлекать клиентов. 

Будут описаны способы проведения автоматизации разных видов бизнеса и подразделений, тонкости работы с компаниями интеграторами и частными программистами, контроль ведения проекта.

Эта рассылка поможет Вам многократно увеличить полезный эффект от инвестиций в IT и использования программ учета в компании.

Кто автор

Автор рассылки – частный специалист Алексей Шнурков, занимается автоматизацией бизнеса уже более 7 лет. Все примеры, приведенные в статьях, из реальных проектов.

абонентская поддержка 1С · программирование на заказ · запуск проекта ·  решения по автоматизации · поставка программ 1С
В избранное