Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

"Белый бизнес" начинает и выигрывает!

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Жизнь и бизнес - как сделать проще" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Июнь 2013   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Автор
Вадим Мальчиков

Статистика

4.017 подписчиков
-2 за неделю
←   Все выпуски   →

ПРОФИЛАКТИКА БЕЗУМИЯ БИЗНЕСА: ВОССТАНОВЛЕНИЕ УЧЕТНОЙ СИСТЕМЫ (ч.1,2)


Рассылка для руководителей и владельцев компаний

"Белый бизнес" начинает и выигрывает!

BusinessForward

Выпуск N 2 от 18 июня 2013 г

Добрый день, дорогие читатели!

Итак, мы провели опрос и поняли, что тема "Белого Бизнеса" не просто остается актуальной, но становится все более и более "горячей". Поэтому мы возобновляем выпуск рассылки.

Мне всегда казалось, что любой владелец компании, даже самого маленького бизнеса, просто не может не разбираться хотя бы в азах бухгалтерии. Ведь как-то же он ведет дела. Как же я ошибалась! Записи на каких-то обрывках, расчеты на глазок, продажа себе в убыток...

Сегодня для вас своеобразный ликбез. На мой взгляд, он пригодится любому. Всегда полезно по-новому взглянуть на известную уже для вас область и, возможно, найти интересный нюансик. Тем более написана эта статья профессионалами в этой области. Авторы - Евгений Сотников и Марат Саид-Галиев, эксперты в области управленческого и финансового консалтинга, партнеры компании BusinessForward.

Кусакина Мария
BusinessForward

_____________________________________________

ПРОФИЛАКТИКА БЕЗУМИЯ БИЗНЕСА:
ВОССТАНОВЛЕНИЕ УЧЕТНОЙ СИСТЕМЫ (ч.1,2)

Часть 1: Здравомыслие и предсказание будущего

Предсказание будущего основано на оценках прошлого. При принятии решений человек, опираясь на имеющийся опыт, прогнозирует возможные последствия своих будущих действий. Здравомыслие неразрывно связано со способностью предвидеть будущее, основываясь на прошлом. Опыт – это последовательная запись событий, произошедших с человеком на протяжении его жизни, включая данные, которые он изучил, а также выводы, оценки, и умозаключения, которые он сделал. Разум включает в себя механизм накопления информации, поиска в памяти нужной информации, оценки найденной информации и принятия решений. Чем быстрее человек может получать из памяти нужную информацию и проводить ее оценку, тем лучше его способность принимать правильные решения. Чем лучше работает разум человека, тем выше потенциал его выживания. Чтобы вы сказали о человеке, который на вопрос «Сколько вам лет?» отвечает «Зеленый»? Или что бы вы сказали о человеке, который на десять минут зависает на вопросе «Что вы ели сегодня на завтрак»? Таких людей вы назвали бы сумасшедшими.

  Евгений Сотников

Марат Саид-Галиев

  

Компания имеет то же устройство, что и человек. Управляющий орган компании (владелец, Исполнительный директор, команда ТОП-менеджеров), принимает стратегические и тактические решения, предсказывая возможные последствия тех либо иных действий на основе имеющегося опыта. Чем точнее зафиксирован опыт, чем быстрее управляющий орган может получить необходимую для анализа информацию, тем выше потенциал выживания компании.

Весь прошлый опыт компании, т.е. вся информация о коммерческой и хозяйственной де-тельности компании, содержится в учетной системе. Учетная система, а также механизм поиска и обработки хранящейся в ней информации является составной частью разума компании. Если учетная система позволяет оперативно получать точные отчеты за любой временной период, в которых данные о производстве, продажах, перемещении сырья, отгрузках, и поступлении денежных средств сгруппированы и представлены в удобном для анализа виде, это дает возможность управляющему органу принимать актуальные решения.

Чем лучше организована учетная система, тем лучше работает разум компании, тем выше потенциал ее выживания. Но что бы вы сказали о компании, в которой на вопрос руководителя «Какова на текущий момент наша кредиторская задолженность?» спустя три дня приходит ответ «Точно посчитать невозможно, примерно 25 - 50 миллионов»? Что бы вы сказали о компании, в которой продавцы выставляют счета на товары, которых нет на складе по причине отсутствия оперативной информации об остатках? И что бы вы сказали о компании, в которой принимаются решения об изготовлении неходовой продукции, в то время как ходовая снимается с производства, поскольку нет достоверных данных об объемах продаж и маржинальном доходе по каждой позиции товара? Или о компании, которая продает свои товары в убыток, поскольку нет точных данных в отношении ее производственных и логистических затрат? Вы бы назвали эти компании безумными. Также вы бы сказали, что эти компании полным ходом движутся к банкротству. Причина недуга этих компаний - неэффективная система учета, предоставляющая управляющему органу искаженные данные, на основе которых принимаются неверные решения.

Часть 2: Учетная система – важная составляющая разума компании

Управлять можно только тем, что можно посчитать. Поэтому в любой организации, занимающейся хозяйственной деятельностью, существует управленческий учет. Управленческий учет представляет собой сбор, хранение и обработку информации, отражающей события, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия. К таким событиям относятся: поставка сырья, закуп товаров и товарно-материальных ценностей (ТМЦ), приобретение или списание основных средств (ОС) и оборудования, перемещение сырья на производство, производство продукции, перемещение продукции на склады готовой продукции, отгрузка (продажа) продукции покупателям.

Управленческий учет позволяет отслеживать, что произошло с сырьем или готовой продукцией, где и когда это произошло, сколько сырья или продукции было израсходовано, переработано, списано, или отгружено, сколько сырья или продукции осталось, где находится это сырье или продукция. Частью управленческого учета является сбор, хранение и обработка информации, отражающей движение денежных средств организации. Как было сказано выше, данные управленческого учета позволяют управляющему органу компании принимать оптимальные решения при планировании производства, продаж и прочей коммерческой деятельности.
Управленческий учет реализуется учетной системой, т.е. системой правил фиксации информации о перемещении ТМЦ и денег. Идея данной системы достаточно проста: каждый факт перемещения ТМЦ или денежных средств фиксируется бумажными документами, которые называют «первичными документами».

Первичный документ – это бумажный документ, включающий исходные сведения, полученные в момент совершения хозяйственной операции, является первым свидетельством произошедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведённой хозяйственной операции. Он также устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции. К первичным документам относятся: кассовый ордер, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, акт приема, акт сдачи, акт списания, акт недовоза, и т.п.

Первичный управленческий учет реализуется на основании бумажных первичных документов. Например, кладовщик отгружает со склада партию товара покупателю. В момент отгрузки создается товарная накладная, в которой указывается дата, наименование отгруженного товара, количество, отпускная цена, а также реквизиты покупателя. Юридическую силу данная накладная обретает в тот момент, когда кладовщик и получатель поставят на ней свои подписи и печати. Обычно накладная формируется в двух экземплярах, один остается у продавца, а второй – у покупателя. Накладная кладовщика передается в бухгалтерию и подшивается в папку, в которой хранятся первичные накладные. Теоретически на основании подшитых первичных накладных мы можем проводить анализ динамики продаж. Скажем, год спустя, мы хотим определить, какой объем продукции нам нужно закупить, исходя из ожидаемого объема продаж на ближайшие два месяца. Для этого нам нужно взять папку, в которой хранятся первичные накладные, найти накладные за такой же временной период прошлого года, посчитать количество отгруженной продукции, определить самые ходовые позиции, проанализировать, какие именно клиенты закупали данную продукцию в прошлом году.

Конечно, учет на основании первичных документов неудобен и при большом товарообороте не дает возможности оперативно получать аналитическую информацию. Как только товарооборот и количество хозяйственных операций в единицу времени увеличивается, у компании появляется необходимость автоматизировать учет, т.е. создать параллельно с учетом первичных документов компьютеризированный учет.

Автоматизированный (или компьютеризированный) управленческий учет представляет собой совокупность организационных правил и ИТ-решений, обеспечивающих точную фиксацию в электронной базе данных в хронологическом порядке всех событий, связанных с хозяйственной деятельностью компании и ее подразделений, позволяющий оперативно формировать любые аналитические отчеты, необходимые для принятия решений.

Идея автоматизированного управленческого учета заключается в том, что в момент появления любого первичного документа создается его близнец – электронный документ, который проводится в компьютерной базе данных.

Давайте представим себе упрощенно компьютерную базу данных управленческого учета следующим образом.

Записи событий:

Дата Место Событие Наимен Кол-во Контрагент Стоим Сумма
16.04.13 Бухг Приход Лопаты 100 ЧП «Цубербиллер» 50р 5000р
15.04.13 Склад Отгрузка Лопаты 100 ЧП «Цубербиллер» 50р 5000р
14.04.13 Склад Отгрузка Лопаты 200 ЧП «Пупкин» 50р 1000р
13.04.13 Бухг Приход Лопаты 200 ЧП «Пупкин» 50р 10000р
12.04.13 Склад Получ Лопаты 10000 Завод «Пролетарий» 10р 100000р
11.04.13 Бухг Расход Лопаты 10000 Завод «Пролетарий» 10р 100000р
11.04.13 Бухг Приход Ведра 100 ЧП «Цубербиллер» 100р 10000р
10.04.13 Склад Отгрузка Ведра 100 ЧП «Цубербиллер» 100р 10000р
09.04.13 Склад Получ Ведра 10000 Завод «Пролетарий» 50р 500000р
08.04.13 Бухг Расход Ведра 10000 Завод «Пролетарий» 50р 500000р

Последовательность записей в базе данных точно фиксирует каждое событие, связанное с перемещением денег или ТМЦ. По сути, каждая запись – это электронное отражение соответствующего первичного документа. В каждой записи есть обязательные поля, в которых заносится точная информация, позволяющая спустя время ответить на вопросы: когда, где, и что произошло с товаром или деньгами.

Такой способ организации данных дает возможность при формировании аналитических отчетов задавать в качестве критерия отбора любое поле (или даже несколько полей). Например, вы можете отсортировать записи по временному промежутку, и выяснить, на какую сумму было продано товара с 08.04.13 по 16.04.13. Или вы можете провести анализ в разрезе одной позиции товара, и определить, сколько (или на какую сумму) было продано за данный временной промежуток лопат. Также вы можете провести анализ в разрезе контрагентов, и выяснить, сколько ведер и сколько лопат приобрел клиент «Цубербиллер и сыновья». Кроме того, путем нажатия нескольких клавиш, вы можете вывести дебиторскую задолженность по каждому контрагенту, кредиторскую задолженность компании перед поставщиками, определить нормативный остаток товаров на складе, провести АВС и XYZ анализы, и т.д. и т.п. Автоматизированный управленческий учет позволяет сформировать любые аналитические отчеты за время, несопоставимо меньшее, чем то, которое требуется для анализа бумажных первичных документов.

Если учетная система помимо внешних перемещений ТМЦ фиксирует также внутренние перемещения, например, перемещение сырья между цехами, перемещение готовой продукции со склада готовой продукции на склады торговых представителей в регионах, и т.д., в этом случае мы получаем возможность оперативно формировать любые расчеты экономических показателей производства.

Правильно организованная система компьютеризованного управленческого учета обеспечивает эффективную работу управляющего органа, принимающего адекватные решения на основании точных данных. Другими словами, учетная система, поставляющая управляющему органу не искаженные данные, основанные на реальных фактах, является залогом здравомыслия компании.

Евгений Сотников hart64@mail.ru
Марат Саид-Галиев
эксперты в области управленческого и финансового консалтинга,
партнеры компании BusinessForward


Ежегодно я 1-2 раза читаю небольшие семинары в Москве на собраниях WISE. Кто еще не в курсе, это сообщество бизнесменов, применяющих у себя в компаниях технологию управления Л. Рона Хаббарда.

Собрания эти проходят каждую третью среду месяца. В июне, как вы уже поняли, на собрании буду выступать я. В планах рассказать следующее:

1. Простые способы увеличения дохода.
2. Как правильно действовать на сжимающемся рынке?
3. Как увеличить доход в кризис или не сезон?
4. Работающая система мотиваций.
5. Что влияет на доход сильнее всего или самое важное от чего зависит доход?

На семинар приглашаю всех интересующихся познакомиться, и не только со мной, но и с другими интересными людьми, ну и, конечно, поближе с технологией управления. Скучно не будет!

Итак, 19 июня в Москве в 19-00. Гостиница «Оксана», ул. Ярославская, д. 15, корп. 2. Подробности узнавайте по телефону +7 (926) 545-83-67.

Владимир Кусакин

BusinessForward

Тел. 8(495) 585-76-93

(C) 2013 BusinessForward. Все авторские права защищены законом.
В избранное