Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

"Белый бизнес" начинает и выигрывает!

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Жизнь и бизнес - как сделать проще" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Октябрь 2010   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
Вадим Мальчиков

Статистика

4.017 подписчиков
-2 за неделю
←   Все выпуски   →

Какова "продолжительность жизни" бухгалтерских документов?


Рассылка для руководителей и владельцев компаний

"Белый бизнес" начинает и выигрывает!

BusinessForward

Выпуск N 22 от 26 октября 2010 г.

НАШИ БЛИЖАЙШИЕ МЕРОПРИЯТИЯ

Успейте зарегистрироваться на ближайшие семинары:

28-29 октября Волгоград
ПРАКТИКУМ "КАК УДВОИТЬ ДОХОД КОМПАНИИ ЗА СЕЗОН"
ведущий - Михаил Донченко

27-28 октября Минск
"НЕЗАВИСИМОСТЬ РУКОВОДИТЕЛЯ -
ЗАЛОГ УСПЕХА И ПРОЦВЕТАНИЯ КОМПАНИИ"
ведущая -  Смолякова Галина

Остальные семинары и практикумы
(Воронеж, Самара, Челябинск, Минск, Нижний Новгород,
Владивосток, Ростов -на -Дону)
смотрите у нас на сайте >>

____________________________________________________


Добрый день, дорогие читатели.

С течением времени в каждой компании скапливается множество ненужных уже документов, которые вряд ли когда понадобятся. Но вдруг?

Из сегодняшней статьи вы узнаете, какие документы надо хранить всего 4-5 лет, а которые - 75, а то и вовсе бессрочно. А в конце статьи - рекламная акция от журнала "Главбух" - возможность бесплатно попользоваться некоторыми их ресурсами целых 10 дней. Воспользуйтесь таким случаем.

Специалист компании BusinessForward Мария Кусакина

_____________________________________________

Какова "продолжительность жизни" бухгалтерских документов?

Все имеет свой срок. Поэтому спустя некоторое время когда-то необходимые бумаги становятся ненужными. А если документ не нужен, то ему прямая дорога в утиль. И в этом номере на с. 61 мы рассказываем, как правильно организовать уничтожение документов. Пока же разберемся, как определить, по истечении какого срока от документов можно избавиться.

Где и какие сроки хранения установлены

По общему правилу срок хранения документа начинает течь с 1 января года, следующего за тем, когда этот документ последний раз использовался как основание для отражения операций <1>. А вот сами сроки хранения документов для разных целей установлены в разных законодательных актах. Для целей бухгалтерского учета - в Законе о бухучете <2>, для целей налогового учета - в Налоговом кодексе, для целей контроля за страховыми взносами во внебюджетные фонды - в Законе о страховых взносах <3>.

Закон о бухучете обязывает хранить документы в течение сроков, установленных в Перечне типовых управленческих документов, но не менее 5 лет <4>. А в Перечне для разной документации предусмотрен разный "срок жизни". К примеру, 5 лет необходимо хранить:

- месячную и квартальную бухгалтерскую отчетность;

- первичные учетные документы (кассовые, банковские документы, накладные, авансовые отчеты и др.);

- регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера и др.);

- рабочий план счетов, бухгалтерскую учетную политику организации (для этих двух документов срок отсчитывается с года, следующего за годом, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз).

Есть документы, которые нужно хранить дольше, например, годовую бухгалтерскую отчетность - 10 лет <5>.

В соответствии с Налоговым кодексом все отчеты по налогам, документы, подтверждающие расчет налоговой базы и налога, перечисление сумм налогов, освобождение от уплаты какого-либо налога, возможность применения льгот, должны храниться 4 года <6>.

Примечание. Обратите внимание, если вы уменьшаете базу по налогу на прибыль на сумму ранее полученных убытков, то документы, подтверждающие эти убытки, нужно хранить в течение всего срока, пока они переносятся на будущее <7>, а по мнению контролирующих органов, плюс еще 4 года <8>.

Вместе с тем в Перечне для отчетов по налогам установлены разные сроки хранения (5 или 10 лет) в зависимости от периодичности их сдачи в налоговые органы <9>. И это не единственный случай, когда разные нормативные акты требуют хранить один и тот же документ в течение разных периодов времени. Например, документы, подтверждающие исчисление и уплату страховых взносов во внебюджетные фонды, по Закону о страховых взносах нужно хранить 6 лет <10>, а по Перечню - 10 лет <11>. На какие же сроки ориентироваться? Посмотрим, какая ответственность может наступить, если не хранить те или иные документы нужное количество времени.

Чем грозит несоблюдение сроков хранения

Начнем с налоговой ответственности. Если у вас без уважительной причины не будет каких-либо первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета, в том числе из-за того, что вы избавились от них раньше срока, установленного Налоговым кодексом, то налоговики с организации или предпринимателя могут взыскать штраф в размере <12>:

<или> 10 000 руб., если нет документов за один налоговый период <13>;

<или> 30 000 руб., если нет документов за несколько налоговых периодов <14>;

<или> 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб., если отсутствуют документы, подтверждающие расчет налоговой базы <15>.

Если же вы не представите какие-либо документы по требованию налоговиков при проверке, то организации или предпринимателю придется заплатить штраф - по 200 руб. за каждый непредставленный документ <16>. А по требованию контролеров внебюджетных фондов - по 50 руб. за каждый непредставленный документ <17>.

А если из-за отсутствия документов у вас "снимут" какие-то расходы для целей налогообложения или вычет по НДС, то вам грозит штраф за неполную уплату налога в размере 20 или 40% от неуплаченной суммы налога <18>.

Теперь об административной ответственности. За нарушение правил хранения учетных документов могут привлечь к ответственности и руководителя организации <19>. В этом случае штраф составит от 2000 до 3000 руб. <20> Бухгалтер не может быть подвергнут такому наказанию, если по своим должностным обязанностям он не отвечает за соблюдение правил хранения документов в организации.

Также руководителя могут оштрафовать за непредставление документов и сведений, истребованных при проверке налоговым органом, ПФР или ФСС, на сумму от 300 до 500 руб. <21>.
 

* * *

Как видите, при определении срока хранения того или иного документа нужно опираться на "налоговые" сроки (4 года), сроки, установленные Законом о страховых взносах (6 лет), и сроки, установленные Законом о бухучете (5 лет).

В целом от большей части документов можно избавляться по итогам пятилетки. Однако не стоит торопиться уничтожать бумаги. Ведь при проверке может понадобиться все что угодно. А если возникли (или есть вероятность того, что могут возникнуть) споры с контролирующими органами, тем более судебные разбирательства, то все документы необходимо хранить до окончательного выяснения вопроса.

И не забывайте, что есть такие документы, которые должны храниться у вас в течение значительно большего времени, чем 10 лет. Например, трудовые договоры, соглашения, личные карточки работников нужно хранить 75 лет <22>. А некоторые - и вовсе до ликвидации предприятия, например сводные годовые бухгалтерские балансы, коллективные договоры и др. <23> Кроме того, требования по поводу сроков хранения могут также предъявить и собственники организации для каких-то своих целей. Поэтому, определяя "продолжительности жизни" того или иного документа, их мнение тоже надо учитывать.


-------------------------------


<1> п. 2.9 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (далее - Перечень)

<2> Федеральный закон от 21.11.96 N 129-ФЗ

<3> Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ

<4> пп. 1, 2 ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ

<5> п. 135 Перечня; п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня

<6> подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ

<7> пп. 2, 4 ст. 283 НК РФ; Письмо Минфина России от 23.04.2009 N 03-03-06/1/276

<8> Письмо Минфина России от 18.10.2005 N 03-03-04/2/83

<9> п. 170 Перечня; п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня

<10> подп. 6 п. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ

<11> п. 143 Перечня; п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня

<12> Постановления ФАС Московского округа от 23.09.2008 N КА-А40/8513-08-2; ФАС Уральского округа от 29.12.2004 N Ф09-5662/04-АК

<13> п. 1 ст. 120 НК РФ

<14> п. 2 ст. 120 НК РФ

<15> п. 3 ст. 120 НК РФ

<16> п. 1 ст. 126 НК РФ

<17> ст. 48 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ; п. 2.3 Методических рекомендаций, утв. Распоряжением Правления ПФР от 05.05.2010 N 120р

<18> ст. 122 НК РФ

 <19> п. 3 ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ

 <20> ст. 15.11 КоАП РФ

<21> ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ

<22> пп. 338, 339 Перечня

<23> пп. 135, 275 Перечня; п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня

Впервые опубликовано в журнале "Главная книга" N 18, 2010

_________________________________


Получите доступ к специальной поддержке «Главбуха» на 10 дней!

Только до 1 ноября все посетители сайта могут получить ознакомительный доступ на 10 дней к электронному справочнику «Отчет за 9 месяцев 2010» и двум другим сервисам специальной поддержки журнала «Главбух»: «Безошибочному расчетчику зарплат» и энциклопедии «Главбух на "упрощенке"».

Для того, чтобы получить доступ нужно зайти в раздел «Сервисы для подписчиков» и далее следовать инструкции под заголовком  «Специальное сообщение для тех, кто еще не подписался на «Главбух».


Для входа на сайт используйте свои логин и пароль. Если у вас их еще нет, зарегистрируйтесь.

DVD «Саморазвивающийся бизнес. Серия 1»

УЧИТЕСЬ ТАМ, ГДЕ ВАМ ЭТО УДОБНО!
Для того, чтобы Вы могли получать свежие решения и эффективные инструменты тогда, когда Вам это действительно необходимо, мы создали уникальный продукт -
DVD «Саморазвивающийся бизнес. Серия 1»
Иногда приходится отказываться от обучения в силу определенных факторов - нехватиа времени, финановы, расстояние.
DVD «Саморазвивающийся бизнес. Серия 1» позволяет Вам не тратить на это внимание!

ПОЛУЧАЙТЕ КОНСУЛЬТАЦИИ ТОГДА,
КОГДА ВАМ ЭТО НУЖНО!
ОБУЧАЙТЕ ВАШИХ СОТРУДНИКОВ, ЧТОБЫ ОНИ БЫЛИ В КУРСЕ ТОГО, ЧТО ВЫ ХОТИТЕ СДЕЛАТЬ!
КОНСУЛЬТАНТ КОМПАНИИ BUSINESSFORWARD ВСЕГДА РЯДОМ!

ПОЛУЧАЙТЕ ДАННЫЕ ТОГДА, КОГДА У ВАС ЕСТЬ ВРЕМЯ!
В СЕМИНАРАХ НЕТ ВОДЫ, ТОЛЬКО ЦЕННЫЕ ДАННЫЕ, КОТОРЫЕ МОЖНО БРАТЬ И ТУТ ЖЕ ПРИМЕНЯТЬ!



Цель этого проекта - Помочь Вам справиться с недостатком компетентности персонала, найти ответы на вопросы, которые возникают каждый день, дать Вам работающие инструменты, а не данные, которые непонятно как применять, оказать Вам поддержку в достижении свободы! И это приоритет!

Записанные семинары на DVD:

  1. Семинар «Основы»
  2. Семинар «Ценный конечный продукт и организующая схема»
  3. Семинар «Откуда берутся деньги в компания» часть 1
  4. Семинар «Откуда берутся деньги в компании» часть 2
  5. Семинар «Точные шаги в продаже»
  6. Семинар «Правильная последовательность построения организации»
  7. Семинар «Роль шляпы в обучении»



НА СТАРТ К ВЫСОКИМ РЕЗУЛЬТАТАМ ВАШЕГО БИЗНЕСА!!!
Стоимость DVD с моими семинарами составляет 5000 руб. (без учета доставки)

Я обещаю, что этот диск поможет именно вам стать счастливым владельцем своей компании. Вы будете гордиться своими сотрудниками и своим продуктом!!!

Закажите диск ПРЯМО СЕЙЧАС!

Заявки на DVD «Саморазвивающийся бизнес. Серия 1» отправляйте на e-mail: Victoria@bizforward.ru
Или сделайте заказ по телефону: 8 (495) 585-76-93

Хороших дней!
Владимир Кусакин
    BusinessForward

    Тел. 8(495) 585-76-93, 8(495) 428-58-09

    (C) 2010 BusinessForward. Все авторские права защищены законом.
    В избранное