Как вы заметили у нас изменилось название рассылки.
И она переведена в категорию "Новости компании".

Если вы имеете первоначальную версию программы, то рекомендую Вам ее обновить. В обновленной версии устранен ряд ошибок и добавлены новые функции. Самое главное – добавлена возможность ввода реквизитов Вашего предприятия. Об этом говорилось в спецвыпуске. Обновленную версию программы можно получить на нашем сайте www.amigonet.narod.ru В этом выпуске речь пойдет о работе со справочником организаций.

Вход в справочник осуществляется посредством меню по маршруту справочники/поставщиков-потребителей.

В справочнике содержится вся информация о партнерах Вашего предприятия. Под словом партнеры следует понимать поставщиков, покупателей, плательщиков, получателей денег… Одним словом всех тех (юридических и физических лиц), с кем Ваше предприятие имеет отношения. Сюда не относятся наемные работники предприятия, однако, входят подотчетные лица. Говоря бухгалтерским языком – это субъекты учета (аналитики) по счетам 36, 37, 63, 68.

Необходимость ведения справочника вызвана потребностью однозначно определить каждого партнера Вашего предприятия.

Например, если оператор будет название плательщика при вводе банка и покупателя товара при вводе расходной накладной набирать по буквам, то в первом случае может быть введено ООО “Звездный путь”, во втором – “Звездный путь”, а в третьем ТОВ “Звездный путь”. Таких вариаций может быть очень много. Если после такого ввода программа будет делать акт сверки с организацией “Звездный путь”, то по счету 631—расчеты с поставщиками возникнет кредитор ООО “Звездный путь” и дебитор “Звездный путь”.

Работая со справочником, при первой операции с новой организацией (это может быть как отгрузка, так и оплата) оператор добавляет ее в справочник, а во всех остальных случаях производится выбор организации из справочника. Это намного быстрее, чем каждый раз вводить наименование организации, и исключает неоднозначное трактование.

При добавлении новой организации в справочник ей автоматически присваивается код, под которым она фигурирует во всех документах. Наименование организации Вы можете вводить как считаете нужным, но из опыта могу порекомендовать всегда первым ставить имя собственное, а затем дополнения. Кавычки ставить здесь вообще не следует. Так, вышеуказанная организация должна выглядеть: Звездный путь ООО. Во всех журналах (631,361,372,685 счета) сортировка производится в алфавитном порядке. Поэтому нашу организацию легко будет найти на букву “З”. В противном случае необходимо будет проверить “З”, “О”, “Т”. Необходимо учесть, что кавычки при алфавитной сортировке стоят в начале списка.

Форма справочника состоит из двух панелей. На первой (основной) указаны основные параметры: код и наименование. Также на ней находятся операционные кнопки:

• Сохранить – записать внесенные изменения.
• Отменить – отменить внесенные изменения.
• Добавить – добавить новую организацию в справочник.

Для всех бухгалтерских операций применяется только информация с первой панели. На второй панели содержится дополнительная справочная информация об организации на различных закладках (переключение закладок осуществляется щелчком мыши):

• Полное наименование.
• Сокращенный адрес (применяется для печати налоговых накладных).
• Собственность.
• Род деятельности.
• Телефон (применяется для печати налоговых накладных).
• Телефонный код.

• Индекс
• Область
• Район
• Город
• Село

• Наименование
• Индивидуальный налоговый номер
• Номер свидетельства о регистрации плательщика НДС.

• Наименование
• ОКПО
• Расчетный счет
• МФО
• Банк
• Город банка

• Станция
• Код станции
• Код получателя
• Код плательщика

Наиболее часто используемой и “нетрадиционной” является закладка “Выбор”. Именно она автоматически открывается при входе в справочник. На ней располагается список всех организаций, занесенных в справочник в алфавитном порядке. При перемещении с помощью стрелок или мыши по строкам таблицы, выбранная организация появляется на верхней панели, где можно исправить допущенную ошибку в ее наименовании.

Справа от таблицы располагается поле ввода критерия поиска. Для быстрого поиска организации в справочнике достаточно ввести часть ее наименования. После этого список в таблице будет содержать только те организации, в наименовании которых присутствует введенная фраза. Это очень важный момент, понимание которого может существенно облегчить Вашу жизнь. Необходимо вводить не первую часть наименования, а ту, которая может содержаться у наименьшего количества организаций.

Например, необходимо найти завод “Днепршина”. Если вы работаете в славном городе Днепропетровске долгое время, то организаций, содержащих в своем названии “Днепр” у Вас наберется несколько сотен. Поэтому гораздо эффективнее набрать “шин”, что ограничит список до 10-15 организаций (конечно, если Вы не торгуете шинами по всему СНГ).

Если необходимой Вам организации нет в справочнике, то ее необходимо добавить. Следует нажать на кнопку “Добавить”, после чего поле “наименование” очистится, а полю код будет автоматически присвоено очередное значение. Курсор будет находиться в поле наименования, после заполнения которого необходимо нажать кнопку “Сохранить”. Также информация будет сохранена при нажатии клавиши “ Enter ”. После сохранения наименование организации займет свое место в таблице на панели выбора согласно алфавита.

Вы имеете возможность изменить автоматически присвоенный код. Главное, чтобы этот код не дублировался. При этом необходимо иметь ввиду, что изменение кода может привести к искажению информации. Например, если Вы ввели новую организацию, ввели приход банка по этой организации, а затем изменили ее код, то окажется непонятным от кого пришли деньги. Естественно изменение кода можно запретить программно (для организаций, по которым введены документы), но я считаю, что программа это не поле брани программиста и бухгалтера, а место их сотрудничества. И любое ограничение возможностей пользователя приводит к лишним затратам его же времени.

Изменение автоматически присвоенного кода организации я рекомендую делать лишь в одном случае если Вы вводите работника предприятия как субъекта учета (подотчетное лицо, покупателя продукции (материалов, списанного оборудования), иногда расчеты по ссуде, расчеты по алиментам). Тогда имеет смысл присвоить работнику код, определяемый как его табельный номер увеличенный на 90000. Это позволит связать информацию из зарплаты с другими участками бухгалтерского учета. В то же время у Вас зарезервировано достаточно номеров для предприятий (89 999 – не думаю, что кто-нибудь имеет столько партнеров). Эта тонкость учтена в программе при определении очередного кода. Новый код определяется как максимальный существующий код меньший 90 000, увеличенный на 1.

Я не рекомендую, и запретил программно удаление организаций из справочника. Это вызвано тем, что зачастую, особенно если с программой работают несколько человек, одну организацию “открывают” несколько раз. Например: один бухгалтер при вводе банка, а другой – при вводе накладных на отпуск. Опомнившись, более шустрый удаляет не нужную, на его взгляд организацию. В результате в журнале по 36 счету появляется сумма без наименования. Поэтому вместо удаления “ненужной” организации изменяйте ее наименование: дописуйте в начало наименования фразу “не ставить”. При этом не забудьте в соответствующем документе (накладная или банковская выписка) изменить код организации на правильный. Если даже Вы и запутаетесь, то 36й (или другой) журнал отразит все как в зеркале. В нем Вы увидите, что 5 февраля получены деньги от организации <218>-“Не ставить Звездный путь” (<218>-код организации). В то же время организация <153>- “Звездный путь” станет дебитором. Дальнейшие действия однозначны: войти в банковскую выписку за 5 февраля и в приходе исправить код <218> на код <153> (К статьи, из журнала можно попасть в выписку или другой документ, породивший интересующую проводку одним щелчком мыши. Но об этом в следующих выпусках). Если Вы уверены, что все ошибки с организацией “Не ставить Звездный путь” уже устранены и такая строка в справочнике Вас раздражает, то Вы можете вместо ввода очередной новой организации исправить ненужное наименование на требуемое. Но я бы этого не делал.

Как было указано ранее, в справочнике несколько раз используется наименование организации: на основной панели и на вкладках: главная, налоговые, банковские. Наименование, указываемое на главной панели, является внутренним для Вашей организации. Вводите его так, чтобы легко было понять о чем идет речь, но с учетом вышеуказанных рекомендаций (первым имя собственное, а затем остальное и без кавычек). Под этим наименованием организация будет появляться в Ваших журналах, отчетах. По нему будет осуществляться поиск в справочнике. Это как “партийная кличка” партнера в Вашей фирме.

На вкладке “банковские” наименование следует указывать с учетом требований Вашего банка. Именно это наименование будет использовано при печати платежных поручений. Оно может содержать до 100 символов. Если Вы хотите, чтобы в платежке наименование печаталось в 2 строки, то в месте переноса вставьте символ “#” (в англ. языке над цифрой 3).

На вкладке “налоговые” наименование необходимо втеснить в 40 символов, чтобы оно могло вместиться в соответствующей графе налоговой накладной.

Иногда имеет смысл одну организацию внести несколько раз в справочник. Пример тому – казначейство, которому Вы перечисляете различные платежи. Наименования на основной панели удобно указывать: “УДК подоходный”, “УДК патент”… А банковские реквизиты следует заполнить как полагается.

Описываемая форма справочника имеет двойное назначение. Первое описанное выше ведение справочника. Второе – выбор организации при вводе документов.

Во втором случае в справочник попадают не посредством меню, а прямо из вводимого документа. Например, при вводе нового платежного поручения вы автоматически оказываетесь в справочнике для выбора организации, которой будете платить деньги. Если справочник находится в режиме выбора, то в правой части вкладки “выбор” включена кнопка “Выбрать”. При помощи вышеописанных приемов следует выбрать требуемую организацию, а затем щелкнуть мышкой по кнопке “Выбрать”. Вместо последнего можно дважды щелкнуть мышью по строке, в которой находится требуемая организация либо нажать клавишу <Enter>.

Для локализации поиска (см. выше) не обязательно переводить курсор в поле ввода критерия поиска. Можно вводить критерий (нажимать буквы) находясь в таблице выбора. С каждой нажатой буквой список в таблице будет уменьшаться. Увидев искомую организацию на экране, можно при помощи стрелочек подойти к ней и нажать <Enter>.

Если Вы заметили, что искомой организации нет в справочнике, то для пополнения справочника нажмите кнопку “Добавить” (см. выше) или клавишу <F5>. После ввода наименования вместо кнопки “Сохранить” можно нажать клавишу <Enter>. Второе нажатие на <Enter> приведет к выбору вновь введенной организации.

Вопрос к подписчикам: Считаете ли Вы необходимым ввести в справочник дополнительную вкладку “Сотрудники”, на которой можно будет вводить и распечатывать информацию о сотрудниках, с которыми Вы работаете. Если да, то какую информацию (поля) Вы бы хотели видеть (ФИО, телефон рабочий, домашний, адрес…)?

Следующий выпуск рассылки будет посвящен работе с платежными поручениями.

Все вопросы и пожелания направляйте по адресу amigonet@narod.ru