ИЗДАТЕЛЬСКИЙ ДОМ "БиНО"

Рассылка "Новое в законодательстве для казенных учреждений"

Перейти на сайт Издательского дома "БиНО"

Здравствуйте, уважаемые читатели!

Этот выпуск содержит статью из журнала "БиНО: Казенные учреждения" № 3/2013

Смотрите в конце выпуска:

– Анонс содержания журнала "БиНО: Казенные учреждения" № 3/2013;

– Информацию об обновлениях на сайте БиНО.

Эксплуатация оргтехники

Содержание

Техобслуживание, ремонт, модернизация – определяемся с терминологией

Фиксируем причину необходимости проведения работ над оргтехникой

Эксплуатация оргтехники – это процесс ее использования по назначению, то есть для осуществления функций, для которых ее и приобретали.

Эксплуатация (оргтехники) – стадия жизненного цикла изделия, на которой реализуется, поддерживается или восстанавливается его качество (Российская энциклопедия по охране труда. В 3 т. Под ред. В.К. Варова, И.А. Воробьева, А.Ф. Зубкова, Н.Ф. Измерова и др., 2006 г.).

В ходе эксплуатации оргтехнике необходимо техническое обслуживание, а также может возникнуть необходимость в ее ремонте и (или) модернизации. Понятия "техническое обслуживание", "ремонт" и "модернизация" имеют общие черты, и нередко бывает, что одно понятие может быть подменено другим, что может повлечь за собой ошибки при отражении соответствующих операций в бухгалтерском и налоговом учете.

Рассмотрим значения каждого из понятий и их принципиальные отличия друг от друга.

Техобслуживание, ремонт, модернизация – определяемся с терминологией

Техническое обслуживание – это комплекс технических и организационных мероприятий, осуществляемых в процессе эксплуатации технических объектов с целью обеспечения требуемой эффективности выполнения ими заданных функций (Большая Советская Энциклопедия). То есть техобслуживание обеспечивает постоянную готовность основного средства к эксплуатации.

Например, техническое обслуживание оргтехники подразумевает контроль состояния и регулирование основных ее систем, замену расходных материалов и быстроизнашивающихся деталей, смазку, чистку от загрязнений. В ходе техобслуживания может осуществляться ремонт и замена вышедших из строя деталей и узлов, если будет выявлена такая необходимость.

Таким образом, техобслуживание имеет черты текущего ремонта, но имеет подчеркнуто профилактический характер.

Что же тогда подразумевают под ремонтом? Ремонт основных средств (от франц. remonte – поправить, снова собрать) – частичное восстановление (уменьшение износа) объектов основных средств предприятия для поддержания их в рабочем состоянии (Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б., "Современный экономический словарь", (ИНФРА-М, 2006)). Ремонты могут быть плановыми, осуществляемыми в соответствии с заранее установленными сроками, и аварийными.

Определение термина "модернизация" ("техническое перевооружение") приведено в пункте 2 статьи 257 Налогового кодекса РФ. К работам по дооборудованию, модернизации относят работы, вызванные изменением технологического или служебного назначения оборудования или иного объекта амортизируемых основных средств, повышенными нагрузками и (или) другими новыми качествами.

К техническому перевооружению относят комплекс мероприятий по повышению технико-экономических показателей основных средств или их отдельных частей на основе внедрения передовой техники и технологии, механизации и автоматизации производства, модернизации и замены морально устаревшего и физически изношенного оборудования новым, более производительным.

Значит, основное отличие этих понятий в том, что ремонт направлен на сохранение первоначальных характеристик основных средств (а не на изменение их технологического или служебного назначения, не на совершенствование производства или увеличение технико-экономических показателей), а модернизация (реконструкция, техническое перевооружение) – на их увеличение (улучшение) или создание новых, причем вне зависимости от стоимости работ как по ремонту, так и по модернизации (письма Минфина России от 22 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/289, от 24 марта 2010 г. № 03-03-06/4/29). Это подтверждают и решения арбитражных судов (постановления ФАС Московского округа от 30 марта 2012 г. № А40-34389/10-129-91, от 8 июня 2011 г. № КА-А40/5373-11 и др.). То есть отличие задает цель проведения работ.

Например, если первоначальная цель работ – восстановление работоспособности или первоначальных технических характеристик оборудования или внешние изменения, не влияющие на качество выполнения объектом своих функций, значит, производят ремонт. Если же целью является улучшение основных характеристик исправного объекта или добавление новых функций, значит, они могут быть отнесены к модернизации или дооборудованию. Далее в случае предполагаемого в результате проведения работ в отношении исправного оборудования улучшения его основных характеристик или добавления новых функций надо определиться с выбором одного из трех видов работ. Если рассматриваемые работы предполагают замену узлов или частей, то это модернизация. Если операция предполагает добавление узлов и частей, то это дооборудование.

Однако для того чтобы определить, изменятся ли основные характеристики и функции объекта или нет, сначала нужно понять, каковы же первоначальные функции объекта, для чего он предназначен.

Для этого мы будем использовать понятие "функциональное назначение основного средства". Необходимо четко сформулировать, для чего предназначено основное средство, а потом определить, как изменится исполнение этих функций в результате проведения работ, и из этого определить вид работ.

Например, функциональное назначение компьютера заключено в сборе, обработке и хранении информации. А функциональное назначение копировально-множительной техники – в копировании документов на бумажном носителе и выводе копии на печать в заданном размере и в установленном количестве. Многофункциональное устройство обеспечивает выполнение функций не только копировально-множительного оборудования, но и печатающего устройства.

Сформулированные подобным образом функциональные назначения объектов оргтехники помогают в отнесении работ, производимых с этими объектами, к тому или иному виду.

Далее мы рассмотрим классификацию работ по видам в зависимости от назначения этих работ. Определить, к какому виду относят те или иные работы, необходимо уже на этапе их планирования, так как от этого зависит порядок финансового обеспечения их проведения, учет произведенных затрат и т.п.

Фиксируем причину необходимости проведения работ над оргтехникой

Для того чтобы определить вид работ, проводимых над оргтехникой, сначала надо понять, чем вызвана необходимость их проведения.

Если это периодическое техобслуживание – то причиной является истечение срока со времени предыдущего техобслуживания, если ремонт – то его проведение обусловлено какой-то неисправностью, если работы относят к модернизации – то причина их проведения может быть вызвана потребностью в изменении назначения объекта, необходимостью выполнения имеющимся оборудованием новых функций, придания ему тех или иных качеств, повышения нагрузок и т.п.

В случае необходимости проведения работ по техобслуживанию работник, ответственный за бесперебойную работу техники, должен фиксировать сроки техобслуживания (или нормативы, которые должны быть выработаны до очередного техосмотра, – например, количество копий у копировально-множительной техники) и принимать меры по проведению очередного сеанса.

В случае необходимости проведения работ по модернизации оргтехники отправной точкой будет сигнал о том, что от используемого в деятельности учреждения оборудования требуют иных (дополнительных) функций и качеств. Работники, которые используют оргтехнику в своей деятельности, сообщают о возникшей необходимости модернизировать оборудование сотруднику, ответственному за техническое обеспечение, и он принимает решение о возможности придать объекту требуемые новые качества.

При необходимости проведения ремонтных работ отправной точкой будет факт обнаружения поломки, неисправности объекта. Факт неисправности объекта может быть обнаружен одним из работников учреждения, имеющих доступ к эксплуатации оргтехники. Работник, обнаруживший нарушения в работе прибора, должен донести информацию о неисправности до лица, ответственного за работу этого объекта, например, системного администратора или другого технического специалиста, который должен поддерживать оргтехнику учреждения в рабочем состоянии. В зависимости от установленной в учреждении системы документооборота это может быть или служебная записка с сообщением о неисправности объекта, или запись в журнале учета неисправностей по объектам, или же дефектная ведомость.

Дефектная ведомость – это акт осмотра объекта, требующего ремонта, то есть описание недостатков, которые надо устранить. Унифицированной формы дефектной ведомости нет, поэтому учреждение может самостоятельно разработать форму такого документа в соответствии с требованиями Закона № 402-ФЗ и Инструкции № 157н и утвердить в составе учетной политики. Для основы можно взять форму ОС-16 "Акт о выявленных дефектах оборудования" (утверждена постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств"). Можно разработать одну форму для всех основных средств, а можно использовать разные формы дефектных ведомостей для разных групп основных средств (недвижимость, автомобили, техника и т.п.).

При серьезных поломках конструктивно сложных и дорогостоящих объектов оргтехники дефектную ведомость формирует постоянно действующая комиссия по поступлению и выбытию активов, состоящая из представителей учреждения (бухгалтерии, сотрудников подразделения, эксплуатирующего оцениваемый объект, службы, ответственной за ремонт и эксплуатацию имущества в учреждении). Возможно привлечение на добровольных началах к работе в комиссии экспертов.

В дефектной ведомости освещают основные моменты:

1) описание объекта (инвентарный номер, данные из документов на данный объект);

2) описание неполадок (суть поломки, возможные последствия ее неустранения, описание аварийной ситуации);

3) описание необходимых для устранения поломки действий (какие детали нужно приобрести, какие ремонтные работы провести);

4) предварительную смету (стоимость деталей и ремонтных работ).

Составленную дефектную ведомость утверждает руководитель учреждения либо уполномоченное им лицо, например руководитель структурного подразделения, ответственного за ремонтируемый объект.

При небольших поломках дефектную ведомость может составить лицо, ответственное за эксплуатацию данного объекта, если его техническая подготовка позволяет это сделать.

Дефектная ведомость – это оправдательный документ для планирования и проведения работ (обосновывает их экономическую оправданность). С ее помощью определяют вид работ (ремонт или же модернизация). А их анализ поможет предотвратить подобные неисправности на аналогичных объектах.

В полной версии статьи в журнале "БиНО: Казенные учреждения" № 3/2013 читайте также:

Планирование работ по техобслуживанию, ремонту, модернизации

Финансовое обеспечение работ по ремонту, модернизации и техобслуживанию оргтехники

Заключение договоров на выполнение работ

Классифицируем расходы правильно

Техобслуживание оргтехники

Ремонт оргтехники

Модернизация и дооборудование оргтехники

Анонс содержания журнала
"БиНО: Казенные учреждения" № 3/2013

Оргтехника – все в комплексе?!

Отвечаем на вопросы бухгалтера

Новое в законодательстве. Комментарий специалиста

Обзор документов

Кроссворд от БиНО

Обновления на сайте bino.ru

Для руководителя

На сайте открыт раздел руководителя, в котором представлена первая тема "Покупка дорогостоящего оборудования». Тема находится в открытом доступе: http://bino.ru/razdel_rukovoditelya. Приглашаем всех руководителей посмотреть тему и написать свои отзывы и предложения на bino@ekar.ru.

Электронные журналы

Для подписчиков электронных версий изданий доступен журнал "БиНО: Бюджетные учреждения" № 6/2013 и архивы журналов "БиНО: Бюджетные учреждения", "БиНО: Некоммерческие организации" и "БиНО: Автономные учреждения" за 2011 год: http://bino.ru/Elektronniy_Journal.

На сайте bino.ru в разделах электронных версий журналов представлена удобная навигация по годам.

Бесплатный образец электронного журнала с темой номера "Создание web-сайта организации" http://bino.ru/Sample_journal_bino.

Подписка

Продолжается подписка на II полугодие 2013 года через почтовые отделения: http://bino.ru/Podpiska.

В архив статей БиНО добавлены статьи:

1. Что вновь меняется в правилах размещения заказов для государственных и муниципальных нужд (С.Ю. Коротков):
http://bino.ru/Shto_vnovi_meneaetza_v_pravilah_razmishenia_2009.

2. Новые изменения в Бюджетном кодексе Российской Федерации (Е.А. Малинина):
http://bino.ru/Novie_izmineniea_v_Bugetnom_kodexe_RF_2009.

3. Изменения в порядке санкционирования расходов (Е.А. Князева):
http://bino.ru/Izminenia_v_poriadke_sanktionirovania_rashodov2009.

4. Использование остатков внебюджетных средств в 2009 году (Е.А. Король):
http://bino.ru/Ispolizovanie_ostatkov_vnebugetnih_sredstv_v_2009.

5. Имущество казны: надо ли платить с него налог на имущество организаций? (И.В. Алексеева):
http://bino.ru/Imushestvo_kazni_nado_li_platiti_s_nego_nalog_2009.

6. Ознакомление налогоплательщика с материалами налоговой проверки и реализация им права на судебную защиту (М.С. Мухин):
http://bino.ru/Oznak_nalogoplatelishika_s_material_nalog_prov2009.

7. Компенсация части родительской платы за содержание ребенка в образовательных учреждениях, реализующих основную общеобразовательную программу дошкольного образования (И.Ю. Кузьмин):
http://bino.ru/Kompensatiia_ciasti_raditeliscoi_plati_2009.

8. Вопросы соотношения трудового, налогового и административного законодательства (Е.В. Виговский):
http://bino.ru/Voprosi_sootnoshenia_trud_nalog_i_admin_zakon2009.

9. Исчисление транспортного налога в отношении специальных автомобилей (Ю.М. Лермонтов, Е.А. Сафохина):
http://bino.ru/Iscislenie_transportnovo_naloga_v_otnoshenii_2010.

10. Налог на прибыль с арендной платы, зачисляемой в бюджет (С.В. Балдина):
http://bino.ru/Nalog_na_pribili_s_arendoi_plati_zacisl_v_bug_2008.

11. Учет и налогообложение коммунальных расходов (С.В. Балдина):
http://bino.ru/Uciot_i_nalogooblojenie_kommunalinih_rashodov_2008.

12. Освобождение от НДС услуг по предоставлению жилья в общежитиях (А.А. Куликов):
http://bino.ru/Osvobojd_ot_NDS_uslug_po_predastav_jelia_2008.

13. Нормы Бюджетного кодекса РФ, вступающие в силу в 2009 году (Е.А. Малинина):
http://bino.ru/Normi_budjetnogo_kod_RF_vstup_v_silu_2009_2008.

14. В новый финансовый год с новой инструкцией (С.В. Романов):
http://bino.ru/V_novii_finansovii_god_s_novoi_instructiei_2009.

15. Применение бюджетной классификации Российской Федерации в 2009 году (Н.Ю. Дикова, И.Ю. Кузьмин):
http://bino.ru/Primenenie_bugetnoi_klassificatii_RF_v_2009_godu.

Размышления у картины

Козлов И.А. Васильки: http://bino.ru/kozlov_vasilki.

Наши электронные рассылки: