ИЗДАТЕЛЬСКИЙ ДОМ "БиНО"

Рассылка "Некоммерческие организации: финансово-хозяйственная деятельность"

Перейти на сайт Издательского дома "БиНО"

Здравствуйте, уважаемые читатели!

Этот выпуск содержит статью из журнала "БиНО: Некоммерческие организации" № 2/2013

Смотрите в конце выпуска:

– Анонс содержания журнала "Некоммерческие организации" № 2/2013;

– Информацию об обновлениях на сайте БиНО.

Приобретение оргтехники некоммерческой организацией

Принятие решения о приобретении оргтехники

Требования к технике

На этапе принятия решения основная задача руководителя – определить исполнителя для выбора конкретных моделей техники, выдать ему задание и по результатам выполнения этого задания принять решение о приобретении. Не вдаваясь в специальные технические требования, руководитель как настоящий хозяин должен задать свои собственные критерии, которые исполнитель должен учесть. Он задает исполнителю еще один критерий выбора – экономическая целесообразность.

Техника должна быть экономична в плане потребления расходных материалов и электроэнергии. Срок гарантийного обслуживания техники должен составлять не менее двух лет, должна быть возможность сервисного обслуживания техники в пределах города N-ска, расходные материалы должны быть доступны для приобретения.

Чтобы спланировать покупку, надо четко представлять, какая именно оргтехника нужна организации и в каком количестве.

Работник инженерной службы организации (системный администратор), получив задание от руководителя, подбирает модель, оптимально подходящую для выполнения работ по своим характеристиками цене. При выборе он анализирует такие показатели, как производительность, надежность, наличие и продолжительность гарантийного срока, качество выполнения основной операции, удобство эксплуатации, габариты, совместимость с уже имеющейся техникой, цена.

При выборе следует учитывать требования специалиста по охране труда в части экологической безопасности приобретаемой оргтехники и ее удобства для пользователей или взять на вооружение положения нормативных актов о требованиях к технике.

Например, те, которые приведены в Санитарно-эпидемиологических правилах и нормативах СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, введенных в действие постановлением Минздрава России, Главного государственного санитарного врача РФ от 3 июня 2003 г. № 118. В этих СанПиН сформулированы критерии, которым должна удовлетворять удобная для использования оргтехника:

– конструкция ПЭВМ должна обеспечивать возможность фронтального наблюдения экрана путем поворота корпуса в горизонтальной плоскости вокруг вертикальной оси с фиксацией в заданном положении;

– дизайн оборудования должен предусматривать окраску корпуса в спокойные мягкие тона с диффузным рассеиванием света, без блестящих деталей, способных создавать блики;

– конструкция ПЭВМ должна предусматривать наличие регулировок яркости и контраста, обеспечивающих возможность изменения этих параметров от минимальных до максимальных значений.

Так как эти требования направлены на то, чтобы обеспечить комфортные условия труда пользователей, системному администратору будет полезно при прочих равных условиях учесть это при выборе прибора.

При выборе техники уделять большое внимание изучению вредных и опасных факторов, возникающих при пользовании ею, не стоит. Гигиенические параметры вредных и опасных факторов всех компьютеров, реализуемых на территории РФ, должны соответствовать СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03. Согласно пункту 2.1 этого СанПиН каждый тип ПЭВМ подлежит санитарно-эпидемиологической экспертизе с оценкой в аккредитованных испытательных лабораториях. Следовательно, если техника продается, то она уже проверена и ее безопасность подтверждена.

Технику, которую системный администратор посчитает подходящим вариантом для выбора, надо проверить на наличие сертификата соответствия.

Сертификат соответствия – это официальный документ, подтверждающий соответствие сертифицируемого товара необходимым требованиям качества и безопасности, установленным для данного товара действующими нормативами: ГОСТами или техническими регламентами. Сертификация и декларирование в системе ГОСТ Р подтверждают соответствие продукции требованиям стандартов по электробезопасности и электромагнитной совместимости. Отметим, что с точки зрения электрической и механической безопасности все компьютеры практически одинаковы.

Сертификация в системе ГОСТ Р обязательна для техники, которая относится к следующим группам классификатора ОКП, введенным Общероссийским классификатором продукции "ОК 005-93. Общероссийский классификатор продукции" (утвержден постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 301):

– ЭВМ, находящихся в группе 4013 классификатора ОКП, а также для комплектующих запчастей к ним;

– устройств и блоков питания ЭВМ (из группы 4020 классификатора ОКП);

– периферийных устройств ЭВМ, находящихся под напряжением, превышающим 40 В (из группы 4030);

– устройств, предназначенных для обеспечения межсистемной связи, с напряжением питания более 40 В (из группы 4040).

Как видно, это очень широкие группы, и в них входит практически вся оргтехника, используемая организацией. Следовательно, системный администратор должен останавливать свой выбор на технике, имеющей такой сертификат.

Системный администратор учитывает также и заданные руководителем критерии выбора. Так как техника должна быть экономичной, он должен оценить стоимость ее эксплуатации, нормы потребления расходных материалов, срок службы заменяемых деталей, количество потребляемой электроэнергии. Стоит помнить, что "экономичная" техника – не значит "дешевая", и часто скупому приходится платить дважды. Поэтому надо выбирать оптимальный вариант, исходя из стоимости самого оборудования, стоимости и срока службы расходников, цены деталей механизмов.

Техника также должна быть удобной в обслуживании. При выборе нужно учесть, какой срок гарантийного обслуживания дает на технику производитель или продавец, есть ли фирмы, занимающиеся сервисным обслуживанием и ремонтом, неподалеку от организации (чтобы не пришлось везти технику в другой город, тем самым останавливая рабочий процесс на несколько дней или даже недель, а также оплачивать перевозку), также очень важно, чтобы расходные материалы можно было приобрести без труда и долгих поисков.

Технику, соответствующую требованиям и стандартам, системный администратор вносит в список предлагаемых для покупки вариантов (с указанием цены, которую главбух должен учесть при составлении плана финансово-хозяйственной деятельности) и в виде служебной записки передает руководителю для окончательного выбора.

Итак, работник инженерной службы или системный администратор, получив поручение руководителя о подборе необходимой модели техники, должен:

– проанализировать, какими необходимыми и достаточными свойствами должна обладать требуемая техника для обеспечения рабочего процесса;

– проверить соответствие техники требованиям безопасности, наличие сертификата на соответствие ГОСТам;

– оценить технику с точки зрения экономичности и удобства ее обслуживания;

– подобрать модель, удовлетворяющую выбранным характеристикам;

– провести анализ цен на выбранную модель у различных поставщиков;

– составить служебную записку с рекомендациями и подать ее руководителю и главному бухгалтеру.

Продолжение примера. Главбух Некоммерческой организации озвучила пожелания к основным функциям оргтехники, включая копир и сканер. Пожелания к МФУ она сформулировала на уровне пользователя, исходя из потребностей производственного процесса бухгалтерии: печатать нужно не менее 5 000 страниц в месяц, печать нужна черно-белая, формат нужен не более А4, скорость печати должна быть не менее 10–12 страниц в минуту. Пожелания к компьютеру были такими: не менее 2хUSB, достаточно большой объем памяти, быстрая загрузка.

Также свои критерии к выбору техники озвучил руководитель. Он сформулировал следующие требования: техника должна быть экономичной, расходные материалы должны быть доступными для приобретения, сервисное обслуживание должно осуществляться в городе N-ске, на технику должен быть дан гарантийный срок не менее двух лет.

По поручению руководителя системный администратор приступил к подбору оптимальных моделей МФУ и компьютера для бухгалтерии.

Долгих сформулировал технические требования к технике, составил перечень подходящих моделей МФУ и компьютеров, включая их стоимость, составил для руководителя служебную записку, в которой изложил требуемую информацию и сообщил свои рекомендации по выбору техники.

Служебная записка выглядела следующим образом.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

23 июля 2012 г. № 48                Руководителю Некоммерческой организации, г. N-ск

О выборе техники для оснащения бухгалтерии

Сообщаю, что компьютер и МФУ для нужд бухгалтерии я выбирал, исходя из следующих требований главбуха и руководителя:

1) устройство должно включать в себя принтер, сканер, копир и факс;

2) по типу печать должна быть черно-белой, по технологии – лазерной;

3) МФУ должно быть компактным;

4) способность прибора к печати – не менее 5000 страниц в месяц.

Требования к функции принтера:

5) максимальный формат – А4;

6) скорость печати – не менее 12 страниц в минуту.

Требования к функции сканера:

7) максимальный формат оригинала – А4;

8) скорость сканирования (ч/б) – не менее четырех оригиналов/мин.

Требования к функции копира:

9) скорость копирования – не менее 12 страниц в минуту;

10) изменение масштаба – от 30 до 300%;

11) максимальное количество копий за цикл – не менее 75;

12) цена;

13) доступность приобретения расходных материалов;

14) наличие сервисного центра в городе N-ске;

15) гарантийный срок.

Заявленным требованиям соответствует техника, имеющая следующие технические характеристики:

1) процессор с частотой не менее 1800 МГц;

2) материнская плата: сеть – 10/100/1000 Мбит/сек;

3) порты не менее 6x USB 2.0, 1x RJ-45 LAN, 1x VGA монитор;

4) модуль памяти: объем памяти не менее 2 Гб, тип модуля памяти – DDR3;

5) жесткий диск – скорость вращения шпинделя не менее 7200 оборотов/мин;

6) объем жесткого диска – не менее 250 Гб;

7) корпус – передняя панель не менее 2х USB;

8) блок питания – не менее 350 Вт;

9) формат – MidiTower;

10) цена;

11) наличие сервисного центра в городе N-ске;

12) гарантийный срок.

Указанным требованиям соответствуют модели компьютеров и МФУ, приведенные в Табл. 1 (соответствие заданным характеристикам отмечено знаком "+", отклонения от характеристик в ту или иную сторону прописаны цифрами).

В обоих МФУHewlett-Packard используются тонер-картриджи CE285A со встроенным фотобарабаном, ресурс одного тонер-картриджа – 1600 страниц, стоимость – 1690 руб.

В МФУ Brother используется тонер TN-2090 с ресурсом в 1000 страниц стоимостью 1200 руб. Кроме того, периодически необходимо заменять фотобарабан (DR-2275 стоимостью 2500 руб.), ресурс которого 12000 страниц.

Очевидно, что стоимость печати одной страницы у МФУ Hewlett-Packard получается меньше, чем у МФУ Brother.

Картриджи для МФУ Hewlett-Packard можно приобрести в городе N-ске, а тонер и фотобарабан для МФУ Brother придется заказывать в другом городе.

По энергопотреблению все модели МФУ и компьютеров практически одинаковы.

На основании анализа этих сведений считаю целесообразным для оснащения бухгалтерии приобрести:

– МФУ Hewlett-PackardLaserjetPro M1212nf MFP по цене 7 170 руб. (включая НДС). Оно имеет наибольшую скорость сканирования и наибольший диапазон изменения масштаба при прочих равных условиях, кроме того, на него производитель дает гарантию три года, расходные материалы можно легко приобрести и стоимость печати невысокая;

– компьютер FirstStar 1919 по цене 6670 руб. (включая НДС) с монитором Samsung S19C200BW Black стоимостью 4574 руб. (включая НДС). Он имеет наибольшие объемы памяти и жесткого диска при прочих равных условиях, также на него предоставляется гарантия три года.

Системный администратор     М.Ю. Долгих          Долгих     

В полной версии статьи в журнале "БиНО: Некоммерческие организации" № 2/2013 читайте также:

Раскрываем понятие оргтехники

Принятие решения о приобретении оргтехники

Право организации на оргтехнику

Требования к помещению, рабочему месту и микроклимату

Ответственность за нарушения

Анонс содержания журнала
"БиНО: Некоммерческие организации" № 2/2013

Приобретение оргтехники некоммерческой организацией

Отвечаем на вопросы бухгалтера

Обзор документов

Кроссворд от БиНО

Обновления на сайте bino.ru

Онлайн-помощник по вопросам подписки

Онлайн-помощник – новый сервис на сайте http://bino.ru.

Теперь ответы на вопросы, связанные с подпиской на издания БиНО, вы сможете получить в режиме реального времени. Просто нажмите кнопку "Задать вопрос" на странице сайта, и наши менеджеры сразу вам ответят.

Электронные журналы

Бесплатный образец электронного журнала с темой номера "Создание web-сайта организации" http://bino.ru/Sample_journal_bino.

Для подписчиков электронных версий изданий доступны журналы "БиНО: Бюджетные учреждения" № 3/2013 и "БиНО: Казенные учреждения" № 1/2013: http://bino.ru/Elektronniy_Journal.

Подписка

Открыта подписка на II полугодие 2013 года через почтовые отделения: http://bino.ru/Podpiska.

В архив статей БиНО добавлены статьи:

1. Материальная ответственность (О.Л. Лобанова, Е.Г. Сахарова, Н.В. Земская):
http://bino.ru/Materialinaia_otvetstvenosti_2008.

2. Очередные поправки в Налоговый кодекс РФ (Л.П. Фомичева, Е.Н. Зоткина):
http://bino.ru/Ocerednie_popravchi_v_Nalogovii_Kodeks_2008.

3. Налогообложение стимулирующих выплат, компенсаций и поощрений в нематериальной форме (Е.В. Виговский, И.В. Алексеева):
http://bino.ru/Nalogooblojenie_stimuliruiushih_viplat_2008.

4. Момент возникновения налоговой базы по НДС при реализации готовой продукции (И.В. Алексеева, М.Г. Морозова):
http://bino.ru/Moment_voznicnoveniia_nalogovoi_bazi_2008.

5. Размер платы за негативное воздействие на окружающую среду (Л.А. Скобелева):
http://bino.ru/Razmer_plati_za_negativnoe_vozdeistvie_2008.

6. Как доводятся средства федерального бюджета в 2008 году (Е.А. Король):
http://bino.ru/Kak_dovodiatsa_sredstva_federalinovo_2008.

7. В командировки по России и за рубеж – по новым правилам (И.В. Алексеева/ Л.П. Фомичева):
http://bino.ru/V_komandirovki_po_Rossii_i_za_rubej_2008.

8. Земельный налог по Налоговому кодексу (М.И. Гоголева):
http://bino.ru/Zemelinii_nalog_po_Nalogovomu_kodeksu.

9. Деятельность бюджетных учреждений в условиях реформированного Бюджетного кодекса (Е.А. Малинина):
http://bino.ru/Deiatelinosti_biudjetnih_ucirijdenii_v_usloviah.

Размышления у картины

Богданов А.И. Маскарад: http://bino.ru/bogdanov_maskarad.

Наши электронные рассылки: