ИЗДАТЕЛЬСКИЙ ДОМ "БиНО"

Рассылка "Бюджетные учреждения: финансово-хозяйственная деятельность"

Перейти на сайт Издательского дома "БиНО"

Здравствуйте, уважаемые читатели!

Этот выпуск содержит статью из журнала "БиНО: Бюджетные учреждения" № 9/2011

Смотрите в конце выпуска:

– Содержание журнала "БиНО: Бюджетные учреждения" № 9/2011;

– Информацию о подписке на наши издания.

Приобретение автомобильного топлива по безналичному расчету

Подготовка к поездке и получению ГСМ

Оформление и выдача доверенности водителю

Для получения ГСМ по талонам может потребоваться доверенность, выданная на имя лица – предъявителя талонов. Ее необходимость может быть определена как положениями договора (контракта), так и порядком получения материальных ценностей сотрудниками, установленным в учреждении-заказчике.

Если доверенность нужна, то ее оформляют в порядке, описанном в разделе "Получение талонов на ГСМ".

На разовое получение ГСМ выдают доверенность формы М-2, а на несколько – формы М-2а.

Если доверенность оформляют по форме М-2а, по строке "На получение от             материальных ценностей по            " указывают наименование поставщика и реквизиты договора (контракта), заключенного на поставку ГСМ.

На оборотной стороне формы М-2а пишут наименование получаемого ГСМ, в качестве единицы измерения указывают "л" (например если получают бензин). Если в течение всего срока действия договора (контракта) получать определенный вид топлива будет один сотрудник, то в графе "Количество (прописью)" указывают весь объем данного вида топлива, предусмотренный договором (контрактом). Разумеется, при составлении такой доверенности учитывают общее требование о сроках, на которые доверенность может быть выдана.

Доверенности регистрируют в Журнале учета выданных доверенностей.

Продолжение примера 2. 1 июля 2011 г. сменился поставщик ГСМ Федерального бюджетного (казенного) учреждения: был ООО "ГСМ", стал ООО "Тракт "Восток". В связи с этим 1 июля на Сидорова заполнили доверенность по форме М-2а на получение бензина от нового поставщика. Срок действия доверенности равен сроку действия договора (контракта): по 31 декабря 2011 г. включительно.

По строке, где указывают наименование, номер и дату документа на получение материальных ценностей, написали реквизиты Договора (Государственного контракта) от 15 апреля 2011 г. № 87. На оборотной стороне была всего одна запись: на получение автомобильного бензина марки "Регуляр-92" (класса 2) в количестве трех тысяч шестисот литров.

Доверенность зарегистрировали в Журнале учета выданных доверенностей.

Оформление и выдача путевого листа

Путевые листы являются основными документами, подтверждающими достоверность и обоснованность списания горюче-смазочных материалов в учреждениях, владеющих (пользующихся) автотранспортными средствами.

Как правило, путевой лист выдают на один день (одну смену). Путевой лист оформляют в одном экземпляре.

Оформление путевого листа

Путевые листы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Приказа Минтранса № 152 и Указаний по оформлению путевых листов.

Все формы путевых листов должны иметь следующие данные:

– номер и дату путевого листа. Не допускается хаотичное присвоение номера путевому листу. Регистрацию путевых листов ведут в Журнале учета движения путевых листов (ф. 0345008), в котором оформляемому путевому листу присваивают следующий за последним указанным в журнале номер;

– сведения об учреждении – владельце транспортного средства: его наименование, организационно-правовая форма, адрес места нахождения и номер телефона;

– сведения о транспортном средстве:

– тип транспортного средства (например, легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус) и его модель. Если грузовой автомобиль используется с автоприцепом (полуприцепом), указывается также модель прицепа (полуприцепа);

– государственный регистрационный знак транспортного средства и прицепа (полуприцепа);

– показания одометра (полные км пробега) при выезде из гаража (с иного места постоянной стоянки);

– дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда с места постоянной стоянки и заезда на эту стоянку;

– сведения о водителе (Ф.И.О., реквизиты водительского удостоверения);

– фамилию, имя, отчество водителя;

– дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. О проведении таких осмотров мы расскажем ниже, в разделе "Проведение медосмотра водителя";

– подписи лиц, контролирующих или подтверждающих указанные выше данные (водителя, лица, ответственного за работу автотранспорта, и др.).

Путевой лист скрепляют печатью учреждения.

Отсутствие любого реквизита из указанных будет расцениваться как оформление первичных документов с нарушением установленных правил.

Сведения о ГСМ

Наряду с обязательными сведениями, перечисленными в Приказе Минтранса № 152, в путевых листах учреждений приводят данные, раскрывать которые этот приказ не требует. Среди них данные о получении и расходе ГСМ.

В унифицированных формах путевых листов указывают информацию об объемах ГСМ, уточняя их вид и марку, а именно:

– остаток ГСМ в автомобиле при выезде с места постоянной стоянки (гараж, иное место);

– объем ГСМ, полученных (дозаправленных) после выезда;

– объем ГСМ, израсходованных в пути;

– остаток ГСМ по возвращении на место постоянной стоянки.

Для такой информации в путевых листах отведен специальный раздел ("Движение горючего", "Расход топлива (горючего)"). Все реквизиты таких разделов путевого листа обязательно должны быть заполнены, исходя из фактических затрат и показателей приборов (Письмо Росстата № ИУ-09-22/257).

Уполномоченный сотрудник учреждения проставляет в путевом листе количество литров ГСМ, оставшихся в автомобиле на момент выезда. Оно может быть определено по показаниям приборов в автомобиле (уровня топлива) или по результатам контрольного замера уровня топлива в баке (если это позволяет конструкция бака). Можно и не проводить никаких замеров, а просто написать в путевом листе количество ГСМ, оставшееся в баке при возвращении автомобиля на постоянное место стоянки и указанное в предыдущем путевом листе этого автомобиля.

Сведения о пробеге автомобиля

Пробег определяют по показаниям одометра (в унифицированных формах путевого листа он назван спидометром). Данные одометра нужно снимать и заносить в путевой лист дважды: при выезде и при возвращении автомобиля. Необходимо следить, чтобы километраж, зафиксированный при возвращении автомобиля, совпадал с километражем при выезде, который фиксируется в очередном путевом листе того же автомобиля. Для учета этих данных целесообразно вести журнал снятия показаний одометра. Данные, отраженные в журнале и путевых листах, должны совпадать.

Пробег по данным одометра должен соответствовать маршруту автомобиля. Для этого заполняют графы "Место отправления – назначения" в путевом листе легкового автомобиля, "В чье распоряжение (наименование и адрес заказчика)" – автобуса не общего пользования, и т.п.

В некоторых формах путевого листа есть строка "Нулевой пробег". Поясним, что это такое. Это расстояние от гаража до первого пункта погрузки или от последнего места разгрузки до гаража. На основании этого показателя рассчитывают реальную протяженность маршрута, который проходит автомобиль по заданию заказчика. То есть показатель используется с целью расчета между заказчиком и подрядчиком.

В путевом листе максимально подробно описывают маршрут следования автомобиля, связанного с выполнением служебного задания, перечисляя все пункты назначения с указанием точных адресов и названий организаций. Подобные сведения обязательны, поскольку отражают содержание хозяйственной операции. Такие разъяснения даны в письме Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129. Запись "поездки по городу", "выполнение служебного задания" не несет информации о конкретном месте следования и не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками учреждения в служебных целях.

Сложный маршрут (с остановками во многих пунктах) можно отразить не в самом путевом листе, а в приложении к нему.

Все поездки автомашины нужно записывать под отдельным номером.

Другие сведения

Кроме того, в путевом листе автобуса не общего пользования, грузового перед выездом проставляют коэффициент изменения нормы расхода ГСМ, который зависит от условий эксплуатации автомобиля (времени года, типа населенного пункта и т.д.). Чаще всего речь идет о надбавке к норме расхода ГСМ. В этом случае коэффициент изменения нормы соответствует величине надбавки и свидетельствует о работе автомобиля по повышенной норме расхода ГСМ в течение всего срока действия путевого листа. На самом деле, даже если специальной строки, в которой надо указать изменение нормы расхода ГСМ, в путевом листе нет, поправочные коэффициенты к базовой норме все равно учитывают при расчете нормативного расхода ГСМ.

В некоторых формах путевых листов имеется строка "Режим работы", по которой указывают код или наименование режима работы (работа в будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени, работа в выходной или праздничный день, в день субботника, работа по графику или вне графика и т.д.). Этот показатель учитывают при начислении заработной платы водителю. Если применяют кодировку режимов работы, то ее следует отразить в учетной политике.

Продолжение примера 2. 1 июля 2011 г. ответственный за оформление и выдачу путевых листов Мишин приступил к заполнению путевого листа для микроавтобуса ГАЗ-3302-288 формы 6 (спец) (код формы по ОКУД 0345007).

В строке "Режим работы" он указал код "1", что означает работу в будние дни.

В строках "Колонна" и "Бригада" он поставил прочерк, поскольку в Федеральном бюджетном (казенном) учреждении нет таких подразделений.

В разделе "Работа водителя и автобуса" он проставил время выезда микроавтобуса ГАЗ-3302-288 на выполнение служебного задания и показания одометра перед выездом – "157 229".

Поскольку водителю микроавтобуса дано задание, связанное с нуждами Федерального бюджетного (казенного) учреждения, и "заказчиком" поездки является само Учреждение, по всем строкам, отражающим отношения учреждения с заказчиком, Мишин поставил прочерк. Это строки в отрывных талонах заказчика, в графе 3 "Нулевой пробег" раздела "Работа водителя и автобуса" и др.

Водитель микроавтобуса Сидоров должен доставить сотрудников Федерального бюджетного (казенного) учреждения к 9 час. 15 мин. В департамент образования N-ской области для участия в семинаре, потом заправиться на АЗС ООО "Тракт "Восток", после чего съездить в типографию за тиражом бланков, необходимых для работы Федерального бюджетного (казенного) учреждения. На обратном пути водитель должен забрать сотрудников и доставить их в Учреждение, если к тому времени закончится семинар.

В разделе "Маршрут движения" Мишин подробно указал все пункты назначения микроавтобуса ГАЗ-3302-288 на 1 июля 2011 г.

В графе "Остаток при выезде" раздела "Движение горючего" он написал "10": столько бензина оставалось в баке микроавтобуса при возвращении в гараж Учреждения 30 июня 2011 г.

Затем Мишин открыл Журнал учета движения путевых листов за 2011 г., нашел последнюю запись в разделе, где он регистрирует путевые листы микроавтобуса ГАЗ-3302-288, и написал на оформляемом путевом листе номер – "124". Согласно порядку, установленному в Федеральном бюджетном (казенном) учреждении, на путевом листе, заполняемом на микроавтобус ГАЗ-3302-288, Мишин проставил серию "МА".

В последний момент, когда Сидоров пришел забирать оформленный путевой лист, Мишин попросил у Сидорова оставшийся неиспользованным талон на бензин АИ-92 ООО "Тракт "Восток" и указал его реквизиты по строке "Серия и номера выданных талонов на горючее".

Выдача путевого листа

При выдаче водителю путевой лист регистрируют в Журнале учета движения путевых листов (ф. 0345008), форма которого утверждена Постановлением № 78. Дата выдачи (число, месяц, год) путевого листа должна соответствовать дате регистрации выданного путевого листа в журнале.

Выдавая путевой лист, следует помнить, что поездки, приходящиеся на выходные или праздничные дни, должны быть "подкреплены" документами, обосновывающими необходимость водителя выходить на работу в такие дни. Такими документами могут быть приказ руководителя о привлечении сотрудника к работе в выходной или праздничный день или утвержденный руководителем график работы, по которому официальные выходные (праздничные) дни для конкретных сотрудников являются рабочими.

Только так можно подтвердить, что средства, потраченные на приобретение ГСМ в нерабочие дни, израсходованы на выполнение производственного задания, а не на личные нужды сотрудника. Об этом, в частности, говорится в постановлениях ФАС Московской области от 4 февраля 2008 г. № КА-А40/13427-07-2 и от 3 февраля 2009 г. № КА-А40/96-09.

Продолжение примера 2. Выдавая путевой лист, Мишин зарегистрировал его в Журнале учета движения путевых листов за 2011 г. Сидоров расписался в Журнале в получении путевого листа МА № 124, оформленного 1 июля 20011 г.

В полной версии статьи в журнале "БиНО: Бюджетные учреждения" № 9/2011 читайте также:

Выдача талонов на ГСМ под отчет

Подготовка к поездке и получению ГСМ

Проведение медосмотра водителя

Получение ГСМ на АЗС поставщика

Оформление путевого листа после окончания поездки

Расчет с подотчетным лицом по талонам на ГСМ

Оприходование ГСМ

Расчеты с поставщиком по выданным авансам

Списание ГСМ

Учет перерасхода ГСМ

Сверка расчетов с поставщиком ГСМ

Оплата полученных ГСМ

Обложение налогом на прибыль операций, связанных с приобретением ГСМ

Содержание журнала
"БиНО: Бюджетные учреждения" № 9/2011

Тема номера: ГСМ

Приобретение автомобильного топлива по безналичному расчету

Подготовка к поездке и получению ГСМ

Получение ГСМ на АЗС поставщика

Оформление путевого листа после окончания поездки

Расчет с подотчетным лицом по талонам на ГСМ

Оприходование ГСМ, оформление документов

Отражение в бухгалтерском (бюджетном) учете поступления ГСМ

Расчеты с поставщиком по выданным авансам

Списание ГСМ

Учет перерасхода ГСМ

Сверка расчетов с поставщиком ГСМ

Оплата полученных ГСМ

Обложение налогом на прибыль операций, связанных с приобретением ГСМ

Трудовые отношения

Привлечение работников учреждения к дополнительной работе в основное рабочее время

Немного истории

Чем совмещение отличается от совместительства

Варианты дополнительной работы

Получение согласия работника на выполнение дополнительной работы

Заключение дополнительного соглашения к трудовому договору

Издание приказа

Оплата труда при совмещении профессий (должностей)

Запись в трудовую книжку и личную карточку

Учет рабочего времени

Обзор документов

Новое в законодательстве

Бюджетная классификация

Бюджетное законодательство

Бюджетный учет

Государственная служба

Государственный и муниципальный заказ

Документооборот

Здравоохранение

Налогообложение

Оплата труда

Отчетность

Пособия

Трудовое законодательство

Разное

Кроссворд от БиНО

Кроссворд "Работа с совмещением и без…"

Подписка на наши издания

Подписка на почте

Оформить подписку можно в любом почтовом отделении, воспользовавшись одним из подписных каталогов.
С подписными индексами на наши издания можно ознакомиться на сайте: http://bino.ru/subscription/standart

Подписка в Издательском доме

Удобный и быстрый способ подписки – в отделе подписки нашего Издательского дома. Подписавшись в любом месяце на текущий год, вы получите все номера начиная с 1-го.
С ценами на наши издания можно ознакомиться на сайте: http://bino.ru/subscription/redaction

Альтернативная подписка

Оформить подписку в регионах можно у наших представителей. Здесь так же, как и в Издательском доме, подписавшись в любом месяце на текущий год, вы получите все номера начиная с 1-го.
Каталог наших региональных представителей и их координаты смотрите на сайте: http://bino.ru/subscription/alter

Наши электронные рассылки: