ИЗДАТЕЛЬСКИЙ ДОМ "БиНО"

Рассылка "Бюджетные учреждения: финансово-хозяйственная деятельность"

Перейти на сайт Издательского дома "БиНО"

Здравствуйте, уважаемые читатели!

Этот выпуск содержит статью из журнала "БиНО: Бюджетные учреждения" № 7/2011

Смотрите в конце выпуска:

– Содержание журнала "БиНО: Бюджетные учреждения" № 7/2011;

– Информацию о подписке на наши издания.

Приобретение бюджетным учреждением ГСМ

Положения нормативных локальных актов учреждения

Расчет с подотчетными лицами по выданным топливным талонам

Выдача талонов подотчетным лицам

Положения учетной политики об организации выдачи талонов на ГСМ

Топливные талоны выдают в порядке, разработанном и утвержденном в учреждении. Например, талоны могут выдавать раз в неделю, если поездок немного, или ежедневно. Наименование и формы документов, на основании которых кассир выдает талоны под отчет, устанавливают в учетной политике.

В учреждении с небольшим количеством поездок порядок может быть таким. Сотрудник, отвечающий за планирование поездок, зная, какие мероприятия намечены на предстоящую неделю, составляет график поездок и согласовывает его. Исходя из графика поездок, этот сотрудник определяет, сколько потребуется ГСМ, а, следовательно, талонов каждого вида. На основании расчета он формирует заявку на талоны по установленной в учреждении форме. Заявку он отдает кассиру, который выдает водителям указанное в заявке количество талонов указанного вида.

В учреждениях, работа сотрудников которых связана с постоянными разъездами, например, водителей машин скорой помощи, талоны на смену выдают по норме, установленной распоряжением руководителя. В этом случае на ночные смены талоны выдают материально-ответственным лицам, которые передают их водителям.

Условия выдачи

Выдавать талоны следует в соответствии с принятым в учреждении Порядком учета талонов. В этом документе также нужно закрепить следующие нормы:

– талоны выдает материально-ответственное лицо, назначенное приказом руководителя учреждения;

– талоны выдают лицам, которые вправе управлять автомобилями учреждения и приобретать ГСМ для служебных поездок. Прежде всего, это должны быть штатные работники учреждения. Совсем не обязательно, чтобы они официально занимали должность водителя. Например, талоны из кассы могут получать специально назначенные работники учреждения для последующей передачи водителям. Такой порядок выдачи талонов требует от МОЛ дополнительного контроля за движением талонов;

– талоны выдают строго в подотчет по распоряжению руководителя учреждения, главного (старшего) бухгалтера, другого уполномоченного на это должностного лица;

– одно и то же подотчетное лицо может получить талоны повторно лишь при условии, что оно отчиталось по ранее полученным талонам;

– если выдача талонов и оформление путевого листа в учреждении поручены разным сотрудникам, талоны выдают только по предъявлении подотчетным лицом путевого листа. При этом может быть установлено дополнительное требование к оформлению путевого листа: в нем должно быть указано количество (стоимость) ГСМ, разрешенных к выдаче по талонам (по строкам "Водительское удостоверение проверил, ... выдать горючего", "Движение горючего", "Расход топлива (горючего)" в зависимости от формы путевого листа);

– передача подотчетным лицом выданных ему талонов другим лицам не допускается. В отношении наличных денег подобную передачу запрещает Порядок ведения кассовых операций. То же правило можно распространить и на топливные талоны. Отметим, что в случае, когда водитель приобретает ГСМ по талонам, выданным под отчет не ему лично, его нельзя рассматривать как подотчетное лицо, а, соответственно, рассчитываться с ним как с подотчетным лицом. Хотя ему могут быть компенсированы произведенные им расходы на основании представленных документов, подтверждающих покупку ГСМ в интересах учреждения. В этом случае расходы водителя компенсируют в соответствии с действующими в учреждении правилами.

Помимо этого в Порядке учета талонов необходимо определить срок, в течение которого подотчетное лицо обязано отчитаться в их использовании. Поскольку количество автотранспорта в учреждении и интенсивность его работы может меняться, устанавливать какой-то точный срок вряд ли необходимо. Например, если автомобилей много, они используются очень активно, и, соответственно, ГСМ приобретают каждый день и в значительном объеме, этот срок может составлять неделю – две. В каких-то случаях авансовый отчет можно требовать быстрее.

Учет выдачи и возврата талонов

Материально-ответственные лица отражают выдачу талонов в учетных регистрах.

Кроме того, если в учреждении ведут Журнал выдачи под отчет денежных документов, в нем указывают:

– дату выдачи талонов;

– фамилию, имя, отчество лица, которому они выданы;

– количество выданных талонов, их стоимость (если она указана на бланке талона).

В получении топливных талонов водители расписываются в Журнале выдачи под отчет денежных документов.

Чтобы было легче контролировать движение талонов, по каждой марке ГСМ целесообразно открывать отдельные карточки (ведомости) на выдачу и возврат талонов, указывая в них следующие данные:

– фамилию, имя, отчество МОЛ и лиц, получивших (возвративших) талоны;

– марку автомобиля и его номер;

– дата выдачи (возврата) талонов;

– дата и номер путевого листа;

– серии и номера талонов;

– количество выданных (возвращенных) талонов и их номинал в литрах и рублях.

Получая талоны, водители должны обязательно расписываться в таких карточках (ведомостях), а неиспользованные талоны сдавать МОЛ, также заверяя возврат своей подписью.

Еще одной формой, позволяющей отслеживать поступление и выбытие талонов, является книга учета талонов. Прежде всего, она целесообразна при сменной организации работы МОЛ.

В срок, установленный руководителем учреждения, МОЛ на основе первичных документов и записей в учетных регистрах составляет для бухгалтерии специальный отчет о движении талонов.

Предоставление авансового отчета об использовании талонов

Положения учетной политики об организации учета расчетов с подотчетными лицами по талонам на ГСМ

В Порядке учета талонов надо установить перечень документов, которыми подотчетные лица подтверждают использование выданных им талонов, требования к таким документам, а также срок, когда подотчетные лица должны отчитаться по талонам.

Документами, с помощью которых водители отчитываются в использовании выданных им талонов, являются:

– авансовый отчет по талонам. Несмотря на то, что при получении ГСМ по талонам наличные деньги через подотчетных лиц не проходят, этот документ необходим. Выдавая водителю талоны, учреждение фактически делегирует ему право получить с их помощью ценное имущество (ГСМ) от имени и в интересах учреждения. И своим отчетом по талонам водитель подтверждает, что он это право реализовал (на ту сумму и в том объеме ГСМ, которые предусмотрены выданными ему талонами).

Некоторые считают, что составлять авансовый отчет обязательно лишь по количественно-стоимостным и стоимостным талонам, а при использовании количественных (литровых) талонов он не нужен. Необходимость авансового отчета по количественно-стоимостным и стоимостным талонам оспаривать нельзя. Но, на наш взгляд, для того чтобы бухгалтерия имела более наглядное представление об использованных талонах, отчет стоит представлять и по количественным (литровым) талонам. В нем просто не надо будет указывать их стоимость (ее нет изначально). Составление отчета по этим талонам можно сделать обязательным, а можно оставить на усмотрение подотчетного лица;

– корешки топливных талонов, указанных в авансовом отчете. Их надо представлять в любом случае, по каким бы талонам ни отчитывался водитель. Корешки талонов наглядно подтверждают, что водитель использовал выданные ему талоны для получения на АЗС поставщика ГСМ того вида и объема, которые предусмотрены этими талонами.

Также, получив ГСМ по талонам, подотчетное лицо должно представлять в бухгалтерию чеки с АЗС (кассовые, товарные) и путевые листы.

При этом чеки не служат оправдательными документами по использованию стоимостных и количественно-стоимостных талонов. Таким образом, отчитываясь в использовании указанных талонов, подотчетное лицо не может заменить авансовый отчет и (или) корешки талонов чеками АЗС. Напротив, если авансовый отчет по количественным (литровым) талонам для подотчетного лица не обязателен, водители предъявляют в бухгалтерию чеки как доказательство использования талонов. Эти различия, связанные с использованием различных видов талонов, целесообразно закрепить в учетной политике.

Что касается путевых листов, то подтвердить использование талонов ими нельзя, независимо от вида талонов (стоимостные, количественно-стоимостные или количественные (литровые)).

Форма авансового отчета по талонам на ГСМ

В настоящее время официально установлена только одна форма авансового отчета – форма 0504049, утвержденная Приказом № 173н. Эта форма разработана для отчета по полученным в подотчет наличным деньгам. Официальной формы авансового отчета по денежным документам не существует. Поэтому в качестве формы отчета по талонам на ГСМ можно применять дополненную форму 0504049.

Например, утвержденная форма авансового отчета может быть дополнена показателями для составления отчетов по топливным талонам:

– вид талонов – для указания сведений о виде ГСМ, полученных по талонам;

– количество талонов, выданных подотчетному лицу;

– количество неиспользованных талонов, возвращенных подотчетным лицом;

– серии, номера выданных талонов;

– вид ГСМ, указанных в выданном талоне;

– стоимость одного талона, общая стоимость выданных талонов;

– количество литров (кг) ГСМ по талону;

– стоимость 1 л (кг) ГСМ по талону.

Применяемую форму авансового отчета по талонам надо утвердить в составе учетной политики или в Порядке учета талонов.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Согласно Инструкции № 157н счет 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средства и денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет. Учет расчетов с подотчетными лицами по приобретению ГСМ ведут на счете 0 208 34 000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов".

Учреждение может устанавливать в составе рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов, вводя дополнительные аналитические коды номеров счетов бухгалтерского учета.

Операции по расчетам с подотчетными лицами отражают в Журнале по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071). Причем Журнал по расчетам по полученным денежным документам ведут отдельно от Журнала по расчетам по выданным денежным средствам.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по полученным талонам на ГСМ ведут в разрезе подотчетных лиц и видов выплат в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) или в Журнале по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071). Названные регистры бухгалтерского учета утверждены Приказом № 173н.

В полной версии статьи в журнале "БиНО: Бюджетные учреждения" № 7/2011 читайте также:

Положения нормативных локальных актов учреждения

Организация учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

Организация учета талонов на ГСМ

Порядок оформления, и возврата выдачи путевых листов

Учет горюче-смазочных материалов

Проведение предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров

Планирование расходов на ГСМ

Размещение заказа на поставку ГСМ

Содержание журнала
"БиНО: Бюджетные учреждения" № 7/2011

Грани развития: размышления у картины

Летний день

Тема номера: ГСМ

Приобретение автомобильного топлива по безналичному расчету

Положения нормативных локальных актов учреждения

Планирование расходов на ГСМ

Размещение заказа на поставку ГСМ

Материальная ответственность

Возмещение ущерба, причиненного имуществу учреждения работником

Отражение в бухгалтерском учете операций по учету ущерба, причиненного имуществу учреждения

Регистры бухгалтерского учета, используемые для учета расчетов по ущербу имуществу учреждения

Взыскание ущерба с работника

Бухгалтерский учет удержаний

Юридический практикум

Работодатель и работник: тонкости взаимоотношений в вопросах и ответах

Несчастный случай на производстве

Возмещение ущерба

Обзор документов

Новое в законодательстве

Безналичные расчеты

Бухгалтерский учет

Бюджетная классификация

Государственные услуги

Государственный и муниципальный заказ

Исполнение бюджета

Исполнительные документы

Лицензирование

Налогообложение

Образование

Отчетность

Пенсионное обеспечение

Проверки

Кроссворд от БиНО

Кроссворд "ГСМ"

Подписка на наши издания

Подписка на почте

Оформить подписку можно в любом почтовом отделении, воспользовавшись одним из подписных каталогов.
С подписными индексами на наши издания можно ознакомиться на сайте: http://bino.ru/subscription/standart

Подписка в Издательском доме

Удобный и быстрый способ подписки – в отделе подписки нашего Издательского дома. Подписавшись в любом месяце на текущий год, вы получите все номера начиная с 1-го.
С ценами на наши издания можно ознакомиться на сайте: http://bino.ru/subscription/redaction

Альтернативная подписка

Оформить подписку в регионах можно у наших представителей. Здесь так же, как и в Издательском доме, подписавшись в любом месяце на текущий год, вы получите все номера начиная с 1-го.
Каталог наших региональных представителей и их координаты смотрите на сайте: http://bino.ru/subscription/alter

Наши электронные рассылки: