ИЗДАТЕЛЬСКИЙ ДОМ "БиНО"

Рассылка "Бюджетные учреждения: финансово-хозяйственная деятельность"

Перейти на сайт Издательского дома "БиНО"

Здравствуйте, уважаемые читатели!

Этот выпуск содержит статью из журнала "БиНО: Бюджетные учреждения" № 5/2010

Смотрите в конце выпуска:

– Анонс содержания журнала "БиНО: Бюджетные учреждения" № 5/2010;

– Информацию о подписке на наши издания.

Электронный билет: покупка, использование, учет

Содержание

Что такое электронный билет

Структура электронного билета

Дополняем положения учетной политики

В настоящее время все больше и больше авиа- и железнодорожных перевозчиков предлагают своим пассажирам электронные аналоги бумажных билетов (e-ticket). Покупка электронных билетов для командированных сотрудников становится все более привычным делом для бюджетных организаций. Поскольку электронный билет – явление довольно новое, то его использование в хозяйственной деятельности бюджетного учреждения заслуживает особого внимания.

В этой статье мы расскажем о том, что такое электронный билет, как и где его можно купить и как отразить его стоимость в бюджетном учете.

Что такое электронный билет

Электронный билет, так же, как и бумажный, подтверждает факт заключения договора перевозки между пассажиром и перевозчиком.

Определение электронного авиабилета дано в приказе Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" (далее – Приказ № 134). Так, электронный билет – это документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме.

Аналогичное определение закреплено и для электронных железнодорожных билетов в приказе Минтранса России от 23 июля 2007 г. № 102 "Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте" (далее – Приказ № 102).

Проще говоря, электронный билет – это электронная запись о перевозке, которая хранится в базе данных перевозчика. Тогда возникает вполне логичный вопрос: как пассажир подтвердит свое право на получение услуги перевозки? Для ответа обратимся к структуре и содержанию электронного билета.

Структура электронного билета

Авиабилет

Структура и содержание электронного авиабилета утверждена Приказом № 134. Билет включает в себя:

– электронный полетный купон;

– электронный контрольный купон;

– электронный агентский купон;

– маршрут/квитанцию.

Полетные, контрольные и агентские купоны являются внутренней информацией перевозчика, которая хранится в его базе данных электронных билетов. А пассажиру, путешествующему по электронному билету, авиаперевозчик обязан выдать маршрут/квитанцию.

Таким образом, говоря об электронном билете, важно понимать, что для пассажиров воплощением электронного авиабилета является маршрут/квитанция.

Маршрут/квитанция содержит следующие сведения о пассажире:

– фамилию, имя, отчество, наименование, серию и номер документа, удостоверяющего личность, – для внутренних перевозок;

– фамилию, другие сведения, предусмотренные международными нормами, – для международных перевозок.

Кроме того, в маршрут/квитанции содержится следующая информация о рейсе:

– наименование и (или) код перевозчика, номер, дата и время отправления рейса, наименование и (или) коды аэропортов – пунктов отправления и назначения для каждого рейса, тариф, эквивалент тарифа (если применяется), итоговая стоимость перевозки;

– форма оплаты, сборы (если применяются), наименование и (или) код класса бронирования, код бронирования, дата оформления, наименование агентства-перевозчика, оформившего билет;

– норма бесплатного провоза багажа (по усмотрению), уникальный номер электронного билета.

Приказ № 134 допускает, что по усмотрению авиаперевозчика электронный билет может содержать и дополнительную информацию об условиях перевозки или особенностях обслуживания пассажиров.

Согласно пункту 2 Приказа № 134 маршрут/квитанция может быть оформлена как на бланке строгой отчетности, так и без использования бланка строгой отчетности.

Если маршрут/квитанция оформляется не на бланке строгой отчетности, то пассажиру дополнительно выдается либо документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на бланке строгой отчетности, либо чек контрольно-кассовой техники.

Железнодорожный билет

Структура железнодорожного электронного билета утверждена Приказом № 102 и включает в себя:

– проездной документ;

– контрольный купон.

Контрольный купон – это часть электронного билета, которая хранится в базе данных электронных билетов перевозчика.

Пассажиру выдается проездной документ. Проездной документ должен включать следующую информацию:

– дату и время заказа;

– номер поезда;

– станцию отправления и назначения;

– дату и время отправления/прибытия поезда;

– номер и тип вагона, класс обслуживания (категория поезда, если применяется), номер места в вагоне;

– наименование и (или) код перевозчика;

– признак купе (женское, мужское или смешанное, если применяется);

– сведения о пассажире (Ф.И.О., серия и номер паспорта);

– тариф (билет, плацкарта);

– итоговую стоимость перевозки;

– форму оплаты, сборы (если применяются), дату оформления, наименование агентства-перевозчика, оформившего билет, код бронирования и т.д.

Как и маршрут/квитанция, проездной документ может быть оформлен с использованием или без использования бланка строгой отчетности (пункт 2 Приказа № 102). И точно так же при оформлении проездного документа не на бланке строгой отчетности пассажиру дополнительно выдается или документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на бланке строгой отчетности, или кассовый чек.

Дополняем положения учетной политики

Бюджетному учреждению следует проанализировать положения учетной политики, касающиеся порядка подтверждения расходов на покупку электронного билета.

При необходимости учетную политику дополняют. Дополнения оформляются приказом или распоряжением руководителя учреждения и могут быть внесены в учетную политику в любой момент.

Согласно статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Такое же требование содержит и Налоговый кодекс РФ. Так, согласно статье 252 НК РФ под документально подтвержденными затратами понимаются расходы, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Минфин России в своих письмах не раз объяснял, какими документами можно подтвердить расходы на покупку электронного билета для целей расчета налога на прибыль. Данными разъяснениями можно воспользоваться для подтверждения расходов на покупку электронного билета и в бюджетном учете. Согласно последнему письму Минфина России – от 4 февраля 2009 г. № 03-03-07/3 – документами, подтверждающими расходы на приобретение электронных билетов, могут являться:

– маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете;

– чек или другой документ, свидетельствующий об оплате перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

Электронные пассажирские билеты, приобретенные в России, должны соответствовать требованиям, установленным Приказами № 134 и 102.

Кроме того, Минфин России не исключает возможность косвенного подтверждения расходов на приобретение электронного билета. Это может быть распечатка маршрут/квитанции или посадочный талон с указанием реквизитов, позволяющих установить факт передвижения работника (фамилия пассажира, маршрут, дата поездки) и стоимость билета.

Если билет приобретается для поездки за границу, то часть информации в нем может быть написана буквами латинского алфавита. Однако на территории РФ официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке РФ.

В пункте 3 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 30 декабря 2008 г. № 148н (далее – Инструкция № 148н), также сказано, что документирование фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бюджетного учета осуществляется на русском языке. Кроме того, там сказано, что первичные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Кроме того, Минфин России считает (письмо от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170), что в случае оформления авиабилетов и иных перевозочных документов на иностранном языке в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов для целей налогообложения прибыли организаций. При этом, по мнению Минфина России, можно не переводить иную информацию, не имеющую существенного значения для подтверждения произведенных расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа, иной информации). Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей, в том числе и от руки.

Порядок перевода любых первичных документов на русский язык можно закрепить в учетной политике учреждения. Например, можно записать, что построчный перевод первичных учетных документов может производиться сотрудником учреждения, имеющим соответствующее образование или сертификат повышения квалификации в области знания иностранного языка.

Также актуально в связи с введением электронного документооборота отразить в учетной политике и момент подтверждения оплаты и списания сумм у командированного лица в случае оплаты билета с банковской карточки через веб-сайт перевозчика.

Приведем фрагмент учетной политики, отраженный в разделе "Порядок расчетов с подотчетными лицами", и приказ о внесении дополнений в учетную политику.

Приказ о внесении дополнений в учетную политику может выглядеть так.

Бюджетное учреждение

Приказ

о дополнении приложения 5

к учетной политике

В связи с введением бездокументарной формы пассажирских билетов на авиа- и железнодорожные перевозки приказываю пункт ___ приложения к учетной политике "Порядок расчетов с подотчетными лицами" дополнить абзацами следующего содержания:

"При использовании сотрудником электронного авиа- и железнодорожного билета расходы сотрудника, связанные с проездом к месту командировки и обратно, возмещаются в следующем порядке.

Электронные авиа- и железнодорожные билеты должны соответствовать требованиям приказов Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" и от 23 июля 2007 г № 102 "Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте".

Итоговая стоимость перевозки и форма оплаты должны быть указаны в обязательном порядке.

Оплата электронного авиа- и железнодорожного билета должна быть подтверждена следующими документами:

– документом, оформленным на бланке строгой отчетности, или чеком контрольно-кассовой техники – при оплате наличными денежными средствами;

– чеком контрольно-кассовой техники (банкомата) – при оплате с использованием платежной (банковской) карты сотрудника (через банкоматы);

– распечаткой лицевого счета, подтверждающей списание денежных средств со счета сотрудника в оплату билетов, – при оплате через веб-сайт перевозчика с использованием платежной (банковской) карты сотрудника.

Возмещение сотруднику расходов по приобретению электронного билета, оплаченного с использованием платежной (банковской) карты, владельцем которой он не является, не производится".

Директор                                   

                 подпись      расшифровка подписи

В полной версии статьи в журнале "БиНО: Бюджетные учреждения" № 5/2010 читайте также:

Приобретение электронного билета для служебных целей

Выдача электронного билета под отчет

Возврат или обмен электронного билета

Регистрация в аэропорту или на железнодорожном вокзале

Представление сотрудником, использовавшим электронный билет, авансового отчета и оправдательных документов

Учет расходов на приобретение электронного билета в бюджетном и налоговом учете

Налоговый учет расходов по проезду

Анонс содержания журнала
"БиНО: Бюджетные учреждения" № 5/2010

Электронный билет: покупка, использование, учет

Оформление сокращенной заявки на кассовый расход

Отражение расходов, осуществляемых за счет средств государственной корпорации "Фонд содействия реформированию жилищно-коммунального хозяйства"

Порядок списания дебиторской и кредиторской задолженности, отражение результатов списания в бюджетном учете

Обложение транспортным налогом спецтранспорт

Новое в законодательстве

Кроссворд "Этот День Победы"

Подписка на наши издания

Подписка на почте

Оформить подписку можно в любом почтовом отделении, воспользовавшись одним из подписных каталогов.
С подписными индексами на наши издания можно ознакомиться на сайте: http://bino.ru/subscription/standart

Подписка в Издательском доме

Удобный и быстрый способ подписки – в отделе подписки нашего Издательского дома. Подписавшись в любом месяце на текущий год, вы получите все номера начиная с 1-го.
С ценами на наши издания можно ознакомиться на сайте: http://bino.ru/subscription/redaction

Альтернативная подписка

Оформить подписку в регионах можно у наших представителей. Здесь так же, как и в Издательском доме, подписавшись в любом месяце на текущий год, вы получите все номера начиная с 1-го.
Каталог наших региональных представителей и их координаты смотрите на сайте: http://bino.ru/subscription/alter

Наши электронные рассылки: