ИЗДАТЕЛЬСКИЙ ДОМ "БиНО"

Рассылка "Автономные учреждения: финансово-хозяйственная деятельность"

Перейти на сайт Издательского дома "БиНО"

Здравствуйте, уважаемые читатели!

Этот выпуск содержит статью из журнала "БиНО: Автономные учреждения" № 2/2013

Смотрите в конце выпуска:

– Анонс содержания журнала "Автономные учреждения" № 2/2013;

– Информацию об обновлениях на сайте БиНО.

Приобретение оргтехники автономным учреждением

Содержание

Заключение договоров на покупку оргтехники

Доставка оргтехники в учреждение

Заключение договоров на покупку оргтехники

Особенности приобретения оргтехники в розничной торговой точке

Для розничной купли-продажи договор считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара (статья 493 ГК РФ). К "иным документам" может относиться эксплуатационная документация на товар, гарантийная документация, в которой сделана отметка об оплате (письмо Минфина России от 18 июня 2009 г. № 03-11-09/216).

Доставка оргтехники в учреждение

Доставка силами учреждения

Доставка офисного оборудования на арендованном у сотрудника автомобиле

Для разовых перевозок, и в частности и оргтехники учреждению может взять у работника автомобиль и в аренду. Причем без экипажа. А значит, без оказания услуг по управлению им и без обязательств по его технической эксплуатации (абзац 1 статьи 642 ГК РФ). Иначе, согласно Гражданскому кодексу РФ, члены экипажа должны быть работниками арендодателя, что само по себе для работника-арендодателя абсурдно. Для управления автомобилем работодатель должен заключить еще договор на управление автомобиля по доверенности, поскольку арендатор своими силами организует управление и эксплуатацию автомобиля (статья 645ГК РФ).

Аренда без экипажа

Итак, сотрудник, предоставивший работодателю свой автомобиль во временное пользование, является арендодателем, а его работодатель – арендатором автомобиля.

В этом случае расходы по арендной плате, страхованию автомобиля, его содержанию, возмещению вреда, причиненного автомобилю и автомобилем, оплата услуг водителя в большей степени лежат на арендаторе. Если только в отношении страхования они не установили иное, а повреждение автомобиля произошло по вине арендатора или лиц, за действия которых он несет ответственность.

Арендатор обязан выплачивать арендодателю арендную плату (абзац 1 статьи 642 ГК РФ) и заработную плату водителю, которому поручено управление автомобилем, что следует из статьи 645 ГК РФ.

Решение по аренде нужно оформить соответствующим приказом и обосновать в нем эту аренду, указать арендодателя, описать свойства автомобиля, необходимые для реализации производственных задач.

Договор аренды

Договор аренды автомобиля без экипажа заключают в письменной форме независимо от срока договора. Государственной регистрации он не требует.

В договоре аренды следует прописать:

– марку машины;

– год выпуска;

– цвет;

– номер кузова и двигателя;

– государственный регистрационный номер;

– имеющиеся недостатки транспортного средства;

– восстановительную стоимость автомобиля по состоянию на момент его передачи арендатору по договоренности сторон;

– ограничения использования;

– порядок, условия и сроки внесения арендной платы, при установлении которой можно отталкиваться от цены, сложившейся в соответствующем регионе (письмо Минфина России от 19 августа 2005 г.№ 03-11-04/2/52).

А также изменение арендной платы и условия расторжения договора.

В договоре необходимо четко прописать, кто несет расходы и какие расходы. В частности, по страхованию.

Продолжение примера. Предположим, что автомобиль учреждения был на ремонте, и для служебных поездок на время ремонта своего транспорта – 2 месяца – учреждение арендовало у Долгих его личный автомобиль ВАЗ-2110.

Договор аренды
транспортного средства без экипажа
г. N-ск 17 января 2013 г.

Гражданин Долгих Михаил Юрьевич (далее – Арендодатель) с одной стороны и Автономное учреждение в лице директора Иванова Дмитрия Владимировича, действующего на основании устава (далее – Арендатор), с другой стороны заключили договор аренды о нижеследующем.

1. Предмет договора.

1.1. Арендодатель передает в краткосрочную (почасовую) аренду

Арендатору транспортное средство (далее – автомобиль), находящееся в собственности Арендодателя, без экипажа и оказания услуг по управлению автомобилем и его технической эксплуатации.

1.2. Характеристики автомобиля:

– марка – ВАЗ-2110;

– регистрационный знак – Н 015 СХ 185 RUS;

– идентификационный номер (VIN) – ХТА210700V2841608;

– тип – легковой;

– категория – В;

– год выпуска – 2005;

– цвет – черный;

– объем двигателя – 1 499 см3;

– паспорт ТС – 60 ПА 293532;

– свидетельство о регистрации транспортного средства – серия 60 РО № 107800.

1.3. На автомобиле не установлено дополнительное оборудование.

1.4. Предоставляемый в аренду автомобиль принадлежит Арендодателю на праве собственности, его согласованная стоимость 150 000 руб.

1.5. Арендуемый автомобиль будет использоваться Арендатором для служебных поездок.

1.6. Арендодатель передает Арендатору автомобиль по акту приема-передачи, а также свидетельство о регистрации транспорта, копию паспорта транспортного средства, талон техосмотра, страховой полис ОСАГО.

2. Права и обязанности сторон.

2.1. Арендатор обязуется:

2.1.1. Принять автомобиль по акту приема-передачи не позднее часа до момента его эксплуатации и передать обратно владельцу по акту приема-передачи в течение часа с момента окончания его эксплуатации.

2.1.2. Своевременно производить арендные платежи.

2.1.3. Нести расходы, связанные с его эксплуатацией, включая покупку горюче-смазочных материалов, хранение, мойку.

2.1.4. Использовать арендуемый автомобиль по его целевому назначению в соответствии с пунктом 1.5 настоящего договора.

2.1.5. Вернуть автомобиль Арендодателю в надлежащем техническом состоянии с учетом нормального износа.

2.1.6. Не сдавать без письменного согласия Арендодателя автомобиль в субаренду.

2.2. Арендодатель обязуется:

2.2.1. Предоставлять Арендатору автомобиль в течение срока действия договора на основании его заявок с указанием даты предоставления и время использования.

2.2.2. Предоставить Арендатору автомобиль в состоянии, обеспечивающем его нормальную и безопасную эксплуатацию в соответствии с целями аренды, указанными в пункте 1.5 настоящего договора.

2.2.3. Нести расходы по обязательному страхованию автогражданской ответственности (ОСАГО) с ограничением количества лиц, допущенных к управлению автомобиля.

3. Порядок расчетов.

3.1. Арендная плата за пользование автомобилем составляет 1200 (тысяча двести) руб. за каждый день использования автомобиля.

3.2. Арендатор обязан выдавать арендную плату из кассы ежемесячно не позднее 1-го числа каждого месяца, следующего за расчетным.

3.3. Арендатор как налоговый агент Арендодателя удерживает и перечисляет   арендной платы НДФЛ согласно порядку и срокам, установленным Налоговым кодексом РФ.

3.4. Размер арендной платы может быть изменен Арендодателем, но не чаще одного раза в три месяца.

4. Срок действия договора.

4.2  Договор заключен на срок с 17 января 2013 г. по 15 марта 2013 г.

4.3. Каждая из сторон вправе отказаться от исполнения договора, письменно уведомив другую сторону об этом не позднее, чем  за 7 дней.

При этом не исполненные к моменту отказа обязательства, в том числе по осуществлению ремонта, оплате расходов на содержание, сохраняются за сторонами.

5. Ответственность сторон.

5.1. За нарушение срока внесения арендной платы Арендатор уплачивает Арендодателю пени в размере 0,2% неуплаченной суммы за каждый день просрочки.

5.2. За нарушение срока передачи автомобиля или документов, предусмотренных договором, Арендодатель уплачивает Арендатору пени в размере 0,2% ежемесячной арендной платы за каждый день просрочки.

5.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих обязательств по договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.

6. Расторжение договора.

6.1. Настоящий договор может быть расторгнут досрочно по письменному соглашению Сторон или в одностороннем порядке в случаях, предусмотренных законодательством.

6.2. По требованию Арендодателя договор может быть досрочно

расторгнут, если Арендатор:

– использует автомобиль не по назначению;

– в течение одного месяца не выплатит арендную плату;

– предоставит автомобиль в пользование третьим лицам без письменного согласия Арендодателя.

Договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон.

7. Адреса, подписи и банковские реквизиты сторон

Передача автомобиля

Факт передачи автомобиля от арендодателя к арендатору фиксируют в акте приема-передачи автотранспортного средства произвольной формы или, например, формы ОС-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7).

В акте можно указать все характеристики передаваемого автомобиля по результатам осмотра. А лучше приложить к нему полноценное фото авто.

Возврат арендуемой машины работнику также оформляется актом о приеме-передаче объекта основных средств. И для надежности тоже с фотографией.

Продолжение примера. Как вы помните из предыдущего номера, системному администратору Долгих М.Ю. были выданы в подотчет деньги на покупку МФУ, поскольку он мог предметно проверить работоспособность приобретаемого оборудования и задать уточняющие вопросы продавцам. Руководитель решил отправить его за покупкой одного (то есть и в качестве водителя) на арендованном у него же автомобиле.

Информацию о расходах, понесенных на выполнение служебных поездок на арендованных автомобилях, оформляют с помощью путевых листов. Отправляя Долгих в поездку для приобретения и доставки МФУ, секретарь Лапина оформила на него путевой лист, который подписала медсестра, производившая медосмотр.

Заполняем и выдаем водителю доверенность

Как и в случае, когда перевозку осуществляет водитель на транспорте учреждения, лицу, получающему оргтехнику, нужно выдать доверенность. Напомним, что ее оформляют в одном экземпляре и указывают в ней дату составления, сведения о доверенном лице и учреждении, существо полномочий.

На складе продавца сотрудник учреждения предъявляет доверенность и документ, удостоверяющий его личность, как основание для получения оргтехники.

Продолжение примера. Так как МФУ Долгих приобретает в розничном магазине за наличный расчет, доверенность для этого ему не нужна.

Принимаем и проверяем документы, переданные продавцом

Бухгалтер должен проинструктировать работника, получающего оргтехнику, о том, какие документы он получит от продавца и что в них нужно проверить.

Сотрудник проверяет правильность указанной в документах информации, проверяет количество товара и отсутствие на нем видимых дефектов.

Продолжение примера. Долгих покупает МФУ в розничном магазине за наличный расчет, забирает его, проверяет документы, которые ему выдали вместе с товаром, – технический паспорт МФУ, гарантийный талон, кассовый чек, товарную накладную по форме ТОРГ-12.

В полной версии статьи в журнале "БиНО: Автономные учреждения" № 2/2013 читайте также:

Раскрываем понятие оргтехники

Принятие решения о приобретении оргтехники

Составление плана ФХД

Получение субсидий

Отражение в учете получаемых субсидий

Порядок проведения процедуры закупок для оргтехники

Особенности закупки оргтехники

Заключение договоров на покупку оргтехники

Отражение в учете операций по заключению договоров покупки

Оплата оргтехники

Доставка оргтехники в учреждение

Доставка с помощью грузоперевозчика

Поступление оргтехники в учреждение от поставщика

Анонс содержания журнала
"БиНО: Автономные учреждения" № 2/2013

Приобретение оргтехники автономным учреждением

Отвечаем на вопросы бухгалтера

Обзор документов

Кроссворд от БиНО

Обновления на сайте bino.ru

Электронные журналы

Для подписчиков электронных версий изданий доступны архивы журналов "БиНО: Бюджетные учреждения" и "БиНО: Некоммерческие организации" за 2011 год: http://bino.ru/Elektronniy_Journal.

На сайте bino.ru в разделах электронных версий журналов представлена удобная навигация по годам.

Бесплатный образец электронного журнала с темой номера "Создание web-сайта организации" http://bino.ru/Sample_journal_bino.

Подписка

Продолжается подписка на II полугодие 2013 года через почтовые отделения: http://bino.ru/Podpiska.

В архив статей БиНО добавлены статьи:

1. Смета бюджетного учреждения в определении бюджетного законодательства (Е.А. Малинина):
http://bino.ru/Smeta_buget_ucirijd_v_opred_buget_zakonod_2008.

2. Раздельный учет НДС при осуществлении облагаемых и необлагаемых операций (Л.П. Фомичева):
http://bino.ru/Razdelinii_uciot_NDS_pri_osushestv_obl_i_neobl2008.

3. Заполняем декларацию по НДС (Л.П. Фомичева):
http://bino.ru/Zapolneaem_deklaratiiu_po_NDS_2008.

4. Государственная регистрация аренды (М.С. Мухин):
http://bino.ru/Gosudarstvennaia_registratiia_arendi_2008.

5. НДС при аренде государственного или муниципального имущества: новый подход в судебной практике (С.В. Балдина, А.А. Куликов):
http://bino.ru/NDS_pri_arende_gosudarstv_ili_munitip_imush_2008.

6. Бюджетный учет арендной платы (С.В. Балдина):
http://bino.ru/Bugetnii_uciot_arendoi_plati_2008.

7. Применение кодов бюджетной классификации по средствам Фонда содействия реформированию жилищно-коммунального хозяйства (И.Ю. Кузьмин):
http://bino.ru/Primenenie_kodov_bu_klasificatii_po_sredstvam_2010.

8. Новое в бюджетной отчетности (Е.В. Володина):
http://bino.ru/Novoe_v_bugetnoi_otciotnosti_2010.

9. Операции со средствами от приносящей доход деятельности: что нового (Е.А. Князева):
http://bino.ru/Operatii_so_sredstvami_ot_prinosiashei_dohod_2010.

10. Федеральный бюджет – 2008–2010 (Е.А. Малинина):
http://bino.ru/Federalinii_biudjet_2008_2010.

11. Составляем смету бюджетного учреждения (Е.А. Князева):
http://bino.ru/Sostovliaiem_smetu_budjetnovo_ucirijdenia_2008.

Размышления у картины

Маланенков Ю.А. Утраченные иллюзии: http://bino.ru/malanenkov_utrachennye_illuzii.

Наши электронные рассылки: