ИЗДАТЕЛЬСКИЙ ДОМ "БиНО"

Рассылка "Автономные учреждения: финансово-хозяйственная деятельность"

Перейти на сайт Издательского дома "БиНО"

Здравствуйте, уважаемые читатели!

Этот выпуск содержит статью из журнала "БиНО: Автономные учреждения" № 2/2013

Смотрите в конце выпуска:

– Анонс содержания журнала "Автономные учреждения" № 2/2013;

– Информацию об обновлениях на сайте БиНО.

Приобретение оргтехники автономным учреждением

Содержание

Заключение договоров на покупку оргтехники

Доставка оргтехники в учреждение

Заключение договоров на покупку оргтехники

Особенности приобретения оргтехники в розничной торговой точке

Для розничной купли-продажи договор считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара (статья 493 ГК РФ). К "иным документам" может относиться эксплуатационная документация на товар, гарантийная документация, в которой сделана отметка об оплате (письмо Минфина России от 18 июня 2009 г. № 03-11-09/216).

Доставка оргтехники в учреждение

Доставка с помощью грузоперевозчика

Если груз от продавца доставляет организация, оказывающая транспортные услуги (далее – перевозчик), то учреждение составляет с ним договор перевозки.

Суть договора перевозки состоит в том, что перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его получателю. А отправитель груза обязуется оплатить эти услуги (пункт 1 статьи 784 ГК РФ, пункт 1 статьи 785 ГК РФ). Поскольку учреждение заказывает и оплачивает эту услугу, то оно в этом договоре выступает и отправителем, и получателем груза.

Доставку приобретенного оборудования можно осуществить и на основании договора транспортной экспедиции. По этому договору одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента – грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных услуг, связанных с перевозкой груза (статья 801 ГК РФ). Договор транспортной экспедиции отличен от договора перевозки прежде всего более широким спектром услуг, осуществляемых экспедитором, регламентацией услуг по организации и обеспечению процесса перевозки, в то время как договор перевозки предусматривает лишь доставку груза от точки приема груза до получателя.

Однако детально рассматривать договор транспортной экспедиции мы не будем, так как в ситуации приобретения стандартной офисной оргтехники без каких-либо специфических требований использовать сложные схемы доставки, междугородние перевозки и пр. нецелесообразно. Обычно оргтехнику приобретают недалеко от места ее использования и перевозят автомобильным транспортом. Поэтому рассмотрим договор перевозки, который заключают в таких случаях.

Заключаем договор перевозки

Договор перевозки можно заключить в письменной форме, а можно – посредством принятия перевозчиком к исполнению заказа (пункт 5 статьи 8 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, утвержденного Федеральным законом от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ (далее – Устав автотранспорта), и Письмо Минфина).

Для заключения договора перевозки учреждение подает транспортной компании заявку (заказ) произвольной формы (статья 7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272 (далее – Правила перевозок)). В ней работнику учреждения следует указать:

– данные заказчика (наименование учреждения, адрес, телефон, реквизиты);

– данные работника учреждения, ответственного за перевозку груза (Ф.И.О., должность, телефон);

– наименование и описание груза, общий вес (брутто), объем (в метрах кубических), стоимость груза, вид тары и упаковки груза, способ погрузки, особые условия перевозки;

– согласованную стоимость перевозки груза и условия оплаты;

– требуемый тип и объем грузового отсека автомобиля;

– маршрут перевозки, наименования и адреса грузоотправителей и грузополучателей, адреса погрузки и выгрузки;

– дату и время подачи транспортного средства;

– данные лиц, ответственных за производство работ по погрузке/выгрузке (Ф.И.О., должность, телефон);

– норму времени на погрузку и выгрузку;

– иные моменты, необходимые исполнителю понимания условий и выполнения перевозки.

Или же он может обратиться к перевозчику и уточнить, нет ли у него заявки уже утвержденной формы.

Перевозчик принимает от учреждения заказ (заявку) и рассматривает ее до трех дней со дня принятия.

При этом он должен согласовать с грузоотправителем и определить условия перевозки груза. После этого перевозчик сообщает учреждению– принял он или не принял заказ (заявку). В случае отказа он должен письменно обосновать причину и возвратить заказ (заявку) учреждению.

Если заявка принята, учреждение и перевозчик заключают договор перевозки в форме транспортной накладной, которая и подтверждает договор перевозки.

Заполняем транспортную накладную и доверенность на получение оргтехники представителю транспортной компании

Обратите внимание, что широко используемая товарно-транспортная накладная по форме 1-Т (установлена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте", далее – Постановление № 78) с 1 января 2013 г. теперь стала необязательна к применению (информация Минфина России № ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). При этом с 1 января 2013 г. организации вправе решать самостоятельно – применять унифицированные формы или разработать свои. Главное – чтобы разработанные формы соответствовали требованиям Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Обязательными же являются формы, установленные в качестве первичных учетных документов уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, в частности – транспортная накладная. Груз, на который она не оформлена, перевозчик для перевозки не принимает (статья 8 Устава автотранспорта, письмо Минфина РФ от 28 января 2013 г. № 03-03-06/1/36). Транспортная накладная является тем первичным документом, на основании которого отражают перевозку грузов в учете и при налогообложении.

Транспортную накладную составляет грузоотправитель, если договором не предусмотрено иное. Если учреждение заказывает перевозку, то оно же будет являться и отправителем. Поэтому заполнять транспортную накладную придется работникам учреждения. Хотя на это можно уполномочить и перевозчика. Рассмотрим оба варианта.

Транспортную накладную заполняет учреждение

Если транспортную накладную заполняют работники учреждения, то они оформляют два ее экземпляра: один – для себя (учреждение является грузоотправителем и грузополучателем в одном лице), а другой – для перевозчика. Некоторые пункты в транспортной накладной, например 8–11, 13, 15 и 16 может заполнить перевозчик еще при рассмотрении заказа (заявки). Ведь эти моменты оговорены в заявке или известны ему.

Учреждение (грузоотправитель, заказчик перевозки) заполняет пункты 1–7 транспортной накладной. При этом в пунктах 6 и 7 ниже "адреса места погрузки" и "адреса места выгрузки" ничего не прописывает, поскольку в них делают отметки в процессе приемки и сдачи груза представитель учреждения (грузоотправителя) или уполномоченный сотрудник перевозчика.

В пункте 6 "Прием груза" представитель учреждения ставит подпись. Там же расписывается представитель перевозчика по завершении погрузки. Если у представителя перевозчика при приеме груза возникнут важные замечания или оговорки, он может указать их в пункте 12 транспортной накладной. После этого груз принимают к перевозке и транспортируют к месту выгрузки, то есть в учреждение.

В пункте 16 "Дата составления, подписи сторон" учреждение и перевозчик проставляют дату составления транспортной накладной и свои подписи. После подписания считается, что стороны согласовали все условия перевозки груза и подтверждают достоверность указанной информации.

Если в транспортной накладной некоторые пункты остались пустыми, в них нужно поставить прочерк, можно от руки.

Предположим, что учреждение доставляет МФУ не своими силами, а с помощью перевозчика. В этом случае нужна будет транспортная накладная. Приведем пример ее заполнения в рамках нашего примера.

Транспортную накладную заполняет перевозчик

Поскольку работники учреждения не всегда могут лично подписать и передать перевозчику транспортную накладную до начала перевозки – они могут находиться далеко друг от друга, нет времени на передачу если перевозка срочная, – то целесообразнее транспортную накладную на основании заявки (заказа) заполнить самому перевозчику. Ведь передача полномочий по заполнению накладной экономит рабочее время сотрудников учреждения. Кроме того, использование средств связи позволит сделать заказ оперативно и сократит время организации перевозки.

В таких случаях в заказе целесообразно предусмотреть пункт, возлагающий обязанность заполнения накладной на перевозчика. Перевозчик заполняет этот документ на основании данных, взятых из заявки, ставит свою подпись, печать, и направляет его в отсканированном виде по электронной почте (или по факсу) для оформления в учреждение. Однако во избежание вопросов со стороны налоговиков полностью оформленный оригинал накладной с отметками о приемке груза к перевозке и доставке его учреждению перевозчик должен передать представителю учреждения лично или отправить по почте. Ведь для учреждения транспортная накладная подтверждает его расходы на перевозку.

Так как пункты 6 и 7 транспортной накладной должен заполнять грузоотправитель, то есть учреждение, то оно должно отправлять на склад поставщика для погрузки товара в транспорт перевозчика своего представителя. Но это очень неудобно. Практичнее уполномочить сделать это представителя грузоперевозчика, водителя или экспедитора на основании выписанной на них доверенности.

При наличии доверенности представитель перевозчика (водитель, экспедитор) заполняет пункты 3, 4 и 6 транспортной накладной. В пункте 6 он ставит свою подпись.

Заполняем доверенность на получение оргтехники представителю транспортной компании

Ранее выдавать доверенности лицу, не являющемуся сотрудником учреждения, запрещалось. Однако решением Верховного суда РФ от 6 июня 2011 г. № ГКПИ11-617 это условие признано недействительным, и теперь выдать доверенность сотруднику иной организации можно.

Доверенность (письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами) выдают от имени юридического лица за подписью его руководителя и скрепляют печатью этой организации.

При выдаче доверенности лицу, которое является сотрудником иной организации, необходимо учитывать следующее. Указанные лица, взаимодействуя с учреждением, представляют ту организацию, которая их на это взаимодействие уполномочила (статья 185 ГК РФ).

В этом случае мы выдаем представителю перевозчика (водителю, экспедитору) доверенность на принятие оргтехники и ее перевозку (пункт 1 статьи 185 ГК РФ). Так как представитель перевозчика в данном случае действует по доверенности учреждения, в накладной не будет печати учреждения, но он около своей подписи должен будет указать реквизиты доверенности. Копию доверенности нужно приложить к транспортной накладной.

Обратите внимание на момент заполнения доверенности.

Если в доверенности есть указание, что доверие распространяют на принятие груза к перевозке и на получение товара по количеству и качеству, то доверенное лицо должно расписаться в графах "Груз принял" и "Груз получил грузополучатель".

Если же доверенность выдана только на перевозку (принятие от продавца для перевозки), то человек, принимающий оргтехнику по доверенности, распишется только в графе "Груз принял". А графу "Груз получил грузополучатель" заполнят уже во время передачи оргтехники на склад учреждения.

В полной версии статьи в журнале "БиНО: Автономные учреждения" № 2/2013 читайте также:

Раскрываем понятие оргтехники

Принятие решения о приобретении оргтехники

Составление плана ФХД

Получение субсидий

Отражение в учете получаемых субсидий

Порядок проведения процедуры закупок для оргтехники

Особенности закупки оргтехники

Заключение договоров на покупку оргтехники

Отражение в учете операций по заключению договоров покупки

Оплата оргтехники

Доставка оргтехники в учреждение

Доставка с помощью грузоперевозчика

Доставка силами учреждения

Поступление оргтехники в учреждение от поставщика

Анонс содержания журнала
"БиНО: Автономные учреждения" № 2/2013

Приобретение оргтехники автономным учреждением

Отвечаем на вопросы бухгалтера

Обзор документов

Кроссворд от БиНО

Обновления на сайте bino.ru

Электронные журналы

На bino.ru в разделах электронных версий журналов представлена удобная навигация по годам.

Бесплатный образец электронного журнала с темой номера "Создание web-сайта организации" http://bino.ru/Sample_journal_bino.

Для подписчиков электронных версий изданий доступны журналы "БиНО: Бюджетные учреждения" № 4/2013 и "БиНО: Некоммерческие организации" № 1/2013: http://bino.ru/Elektronniy_Journal.

Подписка

Продолжается подписка на II полугодие 2013 года через почтовые отделения: http://bino.ru/Podpiska.

В архив статей БиНО добавлены статьи:

1. Представительские расходы (И.В. Алексеева):
http://bino.ru/Predstaviteliskie_rashodi_2009.

2. Изменен Федеральный закон № 204-ФЗ "О федеральном бюджете на 2009 год и на плановый период 2010 и 2011 годов" (Н.Ю. Дикова, И.Ю.Кузьмин):
http://bino.ru/Izmineon_federalinii_zakon_N204_2009.

3. Арендная плата за пользование государственным имуществом и уплата налога на прибыль (И.В. Алексеева):
http://bino.ru/Arendnaia_plata_za_polizovanie_gosudarstv_imush.

4. Возмещение Фондом социального страхования РФ расходов работодателя на оплату листка нетрудоспособности (М.Ю. Лермонтов, Е.А. Сафохина):
http://bino.ru/Vozmeshenie_fondom_sotialinovo_strahovania_RF_2009.

5. Инновационный закон для бюджетных НИИ и вузов (Е.Л. Веденина):
http://bino.ru/Inovationii_zakon_dlia_biudjetnih_2009.

6. Закон о коммерциализации научной деятельности требует доработки (Е.Л. Веденина):
http://bino.ru/Zakon_o_komerctializatii_naucinoi_deiatelnosti2010.

7. Новые нормативные акты по исполнению бюджетов (Е.А. Князева):
http://bino.ru/Novie_normativnie_acti_po_ispolneniiu_budjetov2010.

8. ВАС РФ о налоге на прибыль с доходов от аренды (Е.Л. Веденина):
http://bino.ru/VAS_RF_o_naloghe_na_prib_dohodov_ot_arendi_2010.

9. Оформление Сокращенной заявки на кассовый расход (Е.А. Князева):
http://bino.ru/Oform_socroshennoi_zaiavki_na_kas_rashod_2010.

Размышления у картины

Фомюк В.Д. На ферме. Подружки: http://bino.ru/fomyuk_na_ferme.

Наши электронные рассылки: