ИЗДАТЕЛЬСКИЙ ДОМ "БиНО"

Рассылка "Автономные учреждения: финансово-хозяйственная деятельность"

Перейти на сайт Издательского дома "БиНО"

Здравствуйте, уважаемые читатели!

Этот выпуск содержит статью из журнала "БиНО: Автономные учреждения" № 4/2009

Смотрите в конце выпуска:

– Анонс содержания журнала "Автономные учреждения" № 4/2009;

– Информацию о подписке на наши издания.

Представительские расходы

Е.Ф. Горелова, бухгалтер-эксперт

Содержание

Определение представительских расходов

Документальное оформление представительских расходов

Для осуществления успешной финансово-хозяйственной деятельности многим организациям приходится вести переговоры с потенциальными и уже имеющимися поставщиками и покупателями, а также принимать делегации. Организуя встречи или переговоры, организации несут определенные затраты – так называемые представительские расходы.

Определение представительских расходов

Отметим, что в нормативных документах, регламентирующих порядок ведения бухгалтерского учета, понятие "представительские расходы" не раскрыто. Какие расходы считать представительскими для целей ведения бухгалтерского учета, устанавливают в учетной политике организации. Нормы таких расходов устанавливают отдельным приказом по учреждению. И для целей бухгалтерского учета не имеет значения, за счет каких источников произведены расходы на представительские мероприятия: они все равно признаются представительскими расходами.

Отметим, что в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденным приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н (далее – ПБУ 10/99), представительские расходы включают в состав расходов по обычным видам деятельности. Отражают такие расходы на дату их осуществления.

Иная ситуация с учетом расходов на представительские мероприятия для целей налогообложения прибыли. Согласно статье 264 Налогового кодекса РФ представительскими расходы признаются только в том случае, если они произведены в рамках предпринимательской деятельности. А что делать организациям, которые не осуществляют деятельность, приносящую доход, как, например, союзы (ассоциации), которым это запрещено законодательно, но проводят представительские мероприятия? Могут ли они показывать расходы, уменьшающие налоговую базу налога на прибыль, если у них имеются, например, внереализационные доходы? На этот и другие вопросы мы ответим в данной статье.

Итак, понятие "представительские расходы" определено в главе 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ. В пункте 2 статьи 264 НК РФ говорится о том, что представительскими расходами являются расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

При этом уточняется, что к представительским расходам, связанным с указанными лицами, относятся:

– расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);

– транспортное обеспечение по доставке к месту проведения представительского мероприятия и обратно;

– буфетное обслуживание во время переговоров;

– оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Сразу отметим, что в целях налогообложения прибыли такие расходы должны быть напрямую связаны с предпринимательской деятельностью. Подпунктом 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ они классифицируются как расходы, связанные с производством и реализацией. Это означает, что в целях уменьшения налогооблагаемой прибыли на представительские расходы могут быть уменьшены только доходы организации, полученные в результате осуществления предпринимательской деятельности. На языке налогового законодательства такие доходы называются доходами от реализации (статьи 248, 249 НК РФ).

Таким образом, в данном случае речь идет о чисто производственных расходах, необходимых для приема конкретных представителей, которые обеспечивают решение текущих производственных задач и (или) могут повлиять на эффективность работы организации в будущем.

Также важно отметить, что перечень относимых к представительским расходам затрат является исчерпывающим. Все остальные расходы, по мнению официальных органов, не могут относиться к представительским расходам и не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. Более того, во избежание возможных недоразумений в уже упомянутом пункте 2 статьи 264 НК РФ указано, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Документальное оформление представительских расходов

Общий перечень документов

От того, насколько грамотно будут подготовлены документы по проведению деловых встреч, зависит возможность учесть представительские расходы при налогообложении прибыли.

В настоящее время конкретный перечень таких документов законодательно не утвержден. Поэтому организации должны самостоятельно определить порядок документального оформления таких затрат. На первый взгляд, это преимущество, поскольку организация может в произвольной форме оформить такие расходы. Но, с другой стороны, у налоговых органов есть возможность придраться к отражению в учете таких расходов.

Прежде всего, необходимо учитывать, что в пункте 2 статьи 264 НК РФ говорится только об официальном приеме. Поэтому в том случае, если встреча представителей двух организаций носит не официальный, а личный характер, возникающие в связи с такой встречей затраты нельзя отнести к представительским расходам.

Такие разъяснения были даны, например, в письме УФНС России по г. Москве от 23 декабря 2005 г. № 20-12/97007. Расходы по проведению неофициальной встречи в кафе с потенциальными партнерами, которую организовал сотрудник учреждения, находящийся в командировке в городе проживания указанных партнеров, не признаются представительскими расходами и не учитываются в целях налогообложения прибыли.

В своем письме УФНС России по г. Москве от 22 декабря 2006 г. № 21-11/113019@ привело список документов, которые рекомендуется оформить, чтобы подтвердить официальный характер приема.

Приведем список документов, которые должны быть в наличии:

– приказ руководителя организации о проведении мероприятия (с указанием должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, и лица, ответственного за проведение мероприятия и за все произведенные расходы). Если официальный прием планируется провести в ходе командировки сотрудника, то ему должно быть выписано соответствующее служебное задание;

– программа мероприятия;

– список представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа;

– перечень лиц со стороны приглашенной организации (с указанием должностей);

– смета расходов на проведение представительского мероприятия, в которой следует указать предполагаемую величину затрат с разбивкой по конкретным статьям расходов;

– меню официального завтрака или обеда, утвержденное руководителем той организации, которая его организует. Например, директором ресторана (кафе) или руководителем либо директором столовой предприятия (если обед готовился своими силами, в собственной столовой);

– акт (отчет) о величине произведенных представительских расходов, утвержденный руководителем организации. В нем должны быть указаны суммы фактически понесенных затрат со ссылкой на подтверждающие документы;

– авансовые отчеты с приложением подлинников первичных документов (чеков ККТ и товарных чеков с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счетов из ресторана (кафе, столовой, бара), накладных, счетов-фактур, торгово-закупочных актов и т.д.).

Напомним, что на основании пункта 4 Положения по применению ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745, на выдаваемом покупателям чеке должны отражаться следующие реквизиты:

– наименование организации;

– идентификационный номер организации-налогоплательщика;

– заводской номер контрольно-кассовой машины;

– порядковый номер чека;

– дата и время покупки (оказания услуги);

– стоимость покупки (услуги);

– признак фискального режима.

Поскольку все перечисленные документы (кроме авансового отчета) не имеют унифицированной формы, их необходимо оформить с учетом требований статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Все они должны обязательно содержать следующие реквизиты:

– наименование документа;

– дату составления документа;

– наименование организации, от имени которой составлен документ;

– содержание хозяйственной операции;

– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

– наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

– личные подписи указанных лиц.

Также в первичных документах необходимо указать сведения о дате, месте проведения деловой встречи (приема) и ее цели. Причем цели проведения мероприятия нужно уделить особое внимание, поскольку, если она не будет удовлетворять критериям, установленным пунктом 2 статьи 264 НК РФ, нельзя будет признать затраты на мероприятие в качестве представительских расходов при налогообложении прибыли.

Желательно, чтобы цель встречи была сформулирована везде одинаково. Разумной деловой целью проведения мероприятия может быть обсуждение нового совместного проекта, вопросов финансирования уже существующего совместного проекта и т.п. Все вопросы, обсуждаемые на мероприятии (проекты, сделки), должны быть связаны с производственной деятельностью организации.

По нашему мнению, по окончании встречи лучше составить протокол, указав в нем, достигли ли стороны какой-либо договоренности. Требования обязательного подписания договора для признания представительских расходов в Налоговом кодексе РФ нет, и специалисты налоговых органов не высказывали своей позиции по данному вопросу.

Более того, есть противоположные судебные решения. Например, ФАС Уральского округа в постановлении от 23 декабря 2008 г. № Ф09-8529/08-С2 указал, что затраты на переговоры с представителями других организаций для установления и поддержания сотрудничества, в результате которых не были подписаны соглашения, обоснованно списаны в расходы.

Аналогично ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 21 ноября 2005 г. № А44-1354/2005-15 указал, что подтверждать экономическую обоснованность представительских расходов договорами, заключенными по результатам переговоров, не нужно. То же говорится и в постановлении ФАС Поволжского округа от 22–29 марта 2005 г. № А12-18384/04-С36.

По окончании мероприятия работник, ответственный за его проведение, должен собрать все необходимые документы, подтверждающие понесенные затраты. В соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ датой осуществления представительских расходов для организаций, работающих по методу начисления, признается дата утверждения авансового отчета. Для организаций, работающих по кассовому методу, датой осуществления представительских расходов признается дата их фактической оплаты.

В полной версии статьи в журнале "БиНО: Автономные учреждения" № 4/2009 читайте также:

Документальное оформление представительских расходов

Последовательность оформления документов и их примеры

Оформляем транспортные расходы

Как оформить буфетное обслуживание

Услуги переводчика

Нормирование расходов

Учет представительских расходов и налогообложение

Пример учета представительских расходов

Налогообложение представительских расходов

ЕСН

НДФЛ

Спорные вопросы

Обеспечение жильем и оплата проезда

Алкогольная продукция

Оформление помещений и сувениры

Переговоры с физическими лицами

Место проведения представительских мероприятий

Время проведения мероприятий

Расходы, аналогичные представительским

Расходы, производимые за счет внереализационных доходов

Расходы, производимые за счет целевых поступлений и средств целевого финансирования

Анонс содержания журнала
"БиНО: Автономные учреждения" № 4/2009

Грани развития: размышления у картины

Зимка

Тема номера: экологические платежи

С.В. Балдина, М.С. Мухин. Плата за негативное воздействие на окружающую среду

Учет в органах Ростехнадзора

Кто обязан вносить плату за негативное воздействиена окружающую среду

Сроки внесения платы и ответственность за их нарушение

Представление плательщиками отчетности

Ответственность за отсутствие нормативов образования отходов и лимитов на их размещение

С.В. Балдина, М.С. Мухин. Административные правонарушения в области охраны окружающей природной среды и природопользования

Несоблюдение экологических требований во время строительства

"Экологические ошибки" при обращении с отходами

Невнесение в установленные сроки платы за негативное воздействие на окружающую среду

Практикум бухгалтера

Е.Ф. Горелова. Представительские расходы

Определение представительских расходов

Документальное оформление представительских расходов

Нормирование расходов

Учет представительских расходов и налогообложение

Налогообложение представительских расходов

Спорные вопросы

Расходы, аналогичные представительским

Социальное страхование

И.Ю. Кузьмин. Компенсация части родительской платы за содержание ребенка в образовательных учреждениях, реализующих основную общеобразовательную программу дошкольного образования

Родительская плата

Компенсация части родительской платы

Обзор документов

Новое в законодательстве

Автономные учреждения

Бухгалтерский учет

Гранты

Командировки

Лицензирование

Наличные расчеты

Налогообложение

Образование

Ответственность

Отчетность

Пенсионное обеспечение

Пособия

Пошлины

Социальное страхование

Трудовое законодательство

Кроссворд от БиНО

Кроссворд "Экологический"

Справочная информация

Материалы, опубликованные в "БиНО: Автономные учреждения" в 2009 году

Подписка на наши издания

Подписка на почте

Оформить подписку можно в любом почтовом отделении, воспользовавшись одним из подписных каталогов.
С подписными индексами на наши издания можно ознакомиться на сайте: http://bino.ru/subscription/standart

Подписка в Издательском доме

Удобный и быстрый способ подписки – в отделе подписки нашего Издательского дома. Подписавшись в любом месяце на текущий год, вы получите все номера начиная с 1-го.
С ценами на наши издания можно ознакомиться на сайте: http://bino.ru/subscription/redaction

Альтернативная подписка

Оформить подписку в регионах можно у наших представителей. Здесь так же, как и в Издательском доме, подписавшись в любом месяце на текущий год, вы получите все номера начиная с 1-го.
Каталог наших региональных представителей и их координаты смотрите на сайте: http://bino.ru/subscription/alter

Библиотека "БиНО"

В Издательском доме "БиНО" можно заказать комплекты подписки за первое полугодие 2009 г. и за 2007-2008 гг. Стоимость комплекта за первое полугодие 2009 г. (2 журнала и 2 сборника документов на CD) составляет 1 904 руб., а за 2007-2008 гг. (2 журнала за 2007 г., 4 журнала за 2008 г. и 4 сборника документов на CD за 2008 г.) – 4 320 руб. Информация в журналах не потеряла своей актуальности!

Наши электронные рассылки: