Напоминалка-пиналка, или как двигать себя к успеху, если лень что-то делать

Дорогие подписчики!

В ВАШИХ СИЛАХ УПРАВЛЯТЬ ВАШИМ ВРЕМЕНЕМ!
Выпуск 92 Что делать, если не хватает времени?

«Кто хочет – находит время,

кто не хочет – находит повод!

Поговорка…

Важное объявление: тренинг «Управление временем».  http://www.timesaver.ru/tren/882.php  - 5-6 декабря в Москве! Регистрация по адресу iigolkina@mail.ru  . Телефон для справок +7(926)319-50-32.

В этом выпуске рассылке я расскажу несколько полезных и интересных вещей.

1. Впечатления от тренинга в Киеве

2. Приглашение в социальную сеть «Профессионалы» для личного обсуждения вопросов тайм-менеджмента.

3. Краткий совет по управлению временем от читательницы рассылки Марии.

1. Для начала поделюсь тем, что происходило на тренинге по управлению временем в Киеве. Спасибо Андрею Сиротину, директору Украинского Центра НЛП за приглашение! На тренинге было много интересных людей из бизнеса (и не только). В частности, мы разобрали ряд интересных примеров:

• Как оптимизировать работу юридической компании, чтобы руководитель не замыкал всю работу на себе?
• Как перестать лениться, если надо писать статьи, но не хочется?
• Как научить сотрудников быстро достигать определенного прогресса на работе (на примере конкретной организации) и многое другое.

Практический пример с тренинга.

Есть девушка, кто-то сказал ей, что если она создаст свой сайт, то уже совсем скоро… она станет получать 5000 $ в месяц за счет рекламы. Реально ли это? Увы, мои дорогие читатели – для 98% тех, кто захочет этим заняться – нет. Это возможно для тех 2% людей, которые готовы реально вкладываться в создание, наполнение, раскрутку подобного сайта. Однако ресурсы (время, деньги, работу) надо вкладывать сейчас, а отдача придет только спустя какое-то время, и, скорее всего, не столь значительная, как ожидалось изначально. Когда человек бессознательно осознает, что обещания расходятся с реальностью, у него возникает… лень. И ему кажется, что все дело в том, что почему-то сегодня мне не хочется писать эту статью… Может быть, завтра?

Если посмотреть на это с другой стороны – исходя из желаемого результата (получить хотя бы 1500$ в месяц, это позволило бы девушке уйти с той работы, где она сейчас работает), то даже с помощью написания статей на заказ можно в принципе добиться этой цели, если в месяц продавать 15 статей по 100$. Эта цель уже реальна, но достигается опять-таки не сразу – некоторое время понадобится вложить, чтобы научиться писать статьи, найти журналы, которые готовы не только опубликовать их (бесплатно), но еще и заплатить (а это уже несколько другое).

Как еще можно было бы достичь эту цель – зарабатывать 1500$ в месяц? Есть множество разных путей. Когда человек переключается от проблемы к задаче – происходят чудеса. Жду Ваших писем на iigolkina@mail.ru – задавайте свои вопросы, будем продолжать обсуждение в следующих выпусках рассылки. Москвичам рекомендую – приходите на тренинг  5-6 декабря, он быстро окупается за счет того, что Вы измените свои стратегии работы и посмотрите на свою жизнь по-другому!

На наших форумах идет оживленная дискуссия на темы, присоединяйтесь!:

«Не могу управлять своим временем»

«Раскрутки» Если у Вас есть мысль, которая кажется Вам неправильной, но Вы не знаете, почему – несите смело в раздел «Раскрутки», мы поможем разобраться. Принимаются высказывания типа: «Все мужчины – сволочи», «Все начальники – самодуры», «Все женщины – растратчицы денег мужчины» и т.д.

Сбрасываем лишний вес к Новому Году вместе с тренерами НЛП! 

2. Уважаемый читатель, как Вы лично относитесь к социальным сетям? Пользуетесь ли Вы какими-нибудь из них для того, чтобы достичь определенных целей?

Лично я пользуюсь практически всеми.

Если Вы хотите присоединиться ко мне, найдите меня, набрав «Инна Иголкина, 40 лет, Москва» в Вашей социальной сети. Если меня там пока нет – пригласите!

Я создала интересные группы на разных сетях. Если хотите, чтобы я Вас в них пригласила (это можно сделать и самостоятельно) – то напишите мне прямо в социальной сети, у меня есть группы по тайм-менеджменту. На Одноклассниках, увы, ссылку на группу дать не могу, пишите личные сообщения.

На сайте «ВКонтакте» - наша группа

 Больше всего я рекомендую вступить в мои группы на сайте Профессионалы.ру

На сегодняшний день групп 2:

НЛПеры России (для тех, кто увлекается НЛП)   

и «Управление временем XXI век».

Буду признательна всем читателям рассылки! У меня к Вам лично просьба. Если у Вас нет каких-либо серьезных причин, чтобы не участвовать в социальных сетях, буду признательна, если Вы найдете пару минут, чтобы зарегистрироваться на Профессионалах в нашу группу «Управление временем XXI век»- там можно будет «вживую» обсудить вопросы тайм-менеджмента лично со мной и с другими интересными людьми. Профессионалы – это социальная сеть, в корне отличающаяся от других (Моего Круга, Одноклассников, ВКонтакте и т.д.). В первую очередь отличие в том, что на этой сети общаются более деловые люди, можно найти новую работу, единомышленников, ресурсы, знания и т.д.

Большое спасибо всем, кто найдет пару минут и зарегистрируется в любую из двух моих групп на Профессионалах!

Вы может быть спросите: «А зачем Вам, Инна, это?» Да, у меня есть выгода. Если я приглашу около 500 человек в свою группу, то Профессионалы будут ее продвигать, таким образом людей, которые интересуются тайм-менеджментом и НЛП, станет больше. Вы можете мне помочь (если захотите).

Если Вы действительно хотите извлечь пользу от моей рассылки – найдите 5 минут, зарегистрируйтесь на форуме http://www.forum.timesaver.ru и напишите то, о чем хотели бы спросить, что рассказать, чем поделиться. Или просто напишите на iigolkina@mail.ru – лично мне.

Социальная сеть может быть «вором времени» - если неправильно ей пользоваться. А может быть великолепным ресурсом, помогающим Вам знакомиться с теми людьми, с которыми в обычной жизни Вы бы никогда не познакомились. Если эта тема будет интересна – в следующих выпусках рассылки я ее продолжу.

 3. В одном из предыдущих выпусков рассылки мы обсуждали письмо Олеси, которой не хватает времени. Вот что посоветовала Мария, моя постоянная читательница:

«Хотелось бы ей пожелать, чтобы она воспринимала текущее положение дел как возможность выработать эффективный лично для нее инструментарий тайм-менеджмента, организации рабочего пространства. Этот опыт будет помогать ей на протяжении всей жизни на любой работе. Возможно, сейчас самое время «потренироваться на собаках», если нынешнее рабочее место она не очень ценит. Так, устроившись на работу ее мечты, ей уже не придут в голову мысли об увольнении из-за аврала.

Главное, к чему надо стремиться – к контролю над ситуацией. Т.е. знать, какой объем работы реально предстоит выполнить и какой части работы отведена какая часть рабочего дня.

Только так можно освободиться от чувства тревоги и посвятить все свои мысли собственно работе. Тратить время на планирование надо.

Хочу порекомендовать конкретные шаги, которые существенно помогут улучшить ситуацию Олеси уже сегодня…

Итак, первое, что она должна сделать – принять за правило держать на столе только те бумаги, которые необходимы для выполнения того дела, которым она занимается в текущий момент.

Все прочие бумаги должны быть сразу при поступлении отнесены к тому или иному классу и подшиты в конкретную папочку (убраны в конкретный лоток). Поэтому Олесе следует сесть, перевести дух и потратить столько времени, сколько потребуется, на то, чтобы методично взять в руки каждую бумажку со стола и убрать в соответствующую папку. В процессе этой работы определится и количество таких папок, и их «заголовки».

Возможно, сначала папок получится гораздо больше, чем нужно для эффективной работы. Все-таки гармоничная система налаживается с течением времени. Ничего, «ненужные» папки найдутся сами собой, а документы из них перекочуют в более подходящие по смыслу.

Главные принципы, которых следует придерживаться:

1) Каждая папка должна быть подписана, заголовок папки должен отражать суть хранящихся в них документов; если необходимо, можно перечислить типы хранящихся документов, а также подписать временной период;

2) Ни в коем случае не создавать папку с названием «разное»;

3) В папке не должен быть подшит один-два документа (это допустимо только на первых порах, когда налаживается система) – это признак того, что документ не отнесен к тому классу, к которому он фактически принадлежит.

В идеале создается такая система, в которой интуитивно сможет разобраться посторонний человек (другой сотрудник, не посвященный в принципы построения системы, сможет легко найти нужный документ в отсутствие Олеси).

Теперь каждый документ, который поступает к Олесе, должен быть убран со стола в соответствующую папку или лоток. Таким образом очищается пространство, необходимое для работы, и разгружаются мысли.

Поясню на конкретном примере. Поступил договор, подписанный клиентом. Место этого договора – в папке «Договора с клиентами. 2009 год». Подшиваем. Поступила заявка от клиента. Кладем в лоток «Заявки клиентов к обработке», обрабатываем, когда дойдет очередь до этой заявки. Заявка клиента обработана – подшиваем в папку «АРХИВ. Заявки клиентов. Июнь 2009 - …». Поступило срочное распоряжение от руководства, надо отбросить заявку клиента, над которой работаем сейчас – приклеиваем на заявку цветную бумажку, на которой пишем, на чем остановились, и возвращаем эту заявку в лоток «Заявки клиентов к обработке», а сами мчимся, сломя голову, выполнять срочное поручение начальства.

Стол чист! Так сводится до нуля возможность перепутать документ и схватить не ту, например, доверенность со стола…? и, кстати, экономится время на поиски действительно нужной для выполнения срочного поручения бумажки!!! Вообще хорошо взять за привычку в конце рабочего дня или при уходе на обеденный перерыв оставлять поверхность стола чистой. В противном случае во время обеда или сна мысли будут то и дело возвращаться к кипе бумаг на столе, тревожась о том, что там зарыт срочный документ.

Что я еще могу посоветовать. Очень полезно проработать «инструкции» по каждой типичной процедуре. Опять же, внося коррективы с течением времени. Так Олеся никогда ничего не будет забывать. Например, инструкция к выполнению заявки клиента:

1) Проставить время поступления заявки и порядковый номер в правом верхнем углу.

2) Внести заявку в электронную базу данных.

3) Сформировать заказ для передачи на производство.

4) Получить визу руководителя отдела.

5) Передать заявку на производство, копию заявки с визой начальника производства подшить в папку «АРХИВ. Заявки клиентов».

6) Уведомить клиента о времени выполнения заказа.

7) Проставить отметку в базу данных о времени уведомления клиента… и т.д.

Навалилась принципиально новая задача – надо сразу приступить к написанию подобной инструкции. Сначала, как Олеся себе это представляет, а потом, когда процесс будет выполняться, изменять инструкцию «по факту». Потом, возможно, придут идеи, как уменьшить число «шагов» инструкции. В любом случае, никогда не вредно будет сверяться с инструкцией, чтобы не тревожиться, что что-то упустила.

Когда задачи будут разделены (хорошо бы сформировать список всех задач, которыми занимается Олеся), для каждой задачи будет расписана инструкция и разработана система папок, уже можно говорить о приоритетах, сроках и проч. Жизнь наладится! И, возможно, освободиться время для новых, более интересных задач!

Возможно, Олесе стоит в нерабочее время подумать над систематизацией, структуризацией, описанием задач, организацией рабочего пространства, т.к. данный процесс на данном жизненном этапе, когда это первый опыт, стоит воспринимать как самообразование. И это интересно! Это работа на себя! Когда один раз удастся наладить эффективную систему, на другой работе это уже можно делать в рабочее время в период входа в новую должность.

Это, конечно, не исчерпывающие советы. Буду рада, если Олеся не опустит голову и не замучает родных, а, наоборот, вдохновит окружающих на приведение в порядок рабочего места, рабочих процедур. Кстати, такие процедуры – хорошее подспорье для людей, которые придут на место Олеси. Я еще взяла за правило при увольнении составлять реестр имеющихся папок с указанием, где они стоят (например, левый шкаф, верхняя полка, слева) и кратким комментарием – в каких случаях эти документы требуются. Как правило, люди очень признательны, звонят и благодарят за «состояние» переданных дел.

Успехов Олесе в начинании и успешного Вам, Инна, дня!»

Конечно, рекомендации Марии могут быть понятны и полезны не всем, но в целом я полностью подписываюсь практически подо всем, что Мария посоветовала. Думаю, что ее советы в той или иной форме пригодятся многим. Если у Вас есть друзья, которым это было бы полезно – буду признательна, если Вы перешлете этот выпуск им!

Приглашаю всех на мой сайт www.festivalnlp.ru и на форумы! Я буду публиковать Ваши письма по мере того, как они подойдут под какую-либо из обсуждаемых тем. Все совпадения с реальными людьми прошу считать случайными. Письма без специальных пометок могут быть опубликованы. Грамматические ошибки будут исправлены мной в целях сохранения Вашей конфиденциальности. Желаю удачи!
Иголкина Инна, тренер НЛП.

www.timesaver.ru, http://festivalnlp.ru , 8-926-319-50-32