Напоминалка-пиналка, или как двигать себя к успеху, если лень что-то делать

Дорогие подписчики!

В ВАШИХ СИЛАХ УПРАВЛЯТЬ ВАШИМ ВРЕМЕНЕМ!
Выпуск 89  Почему людям нужно управлять временем?

3-4 октября успешно прошел очередной тренинг по Управлению временем.

Вот что написал один из его участников, Константин: «Считаю, что курс очень полезен для начинающих в этой области. Буду рекомендовать тренинг большому числу знакомых. Предлагаю подумать о II ступени тренинга…»

Сегодня, 8 октября, для тех, у кого есть свободное время вечером, и кто живет в Москве – приглашаю на мой тренинг «Вечерний тайм-менеджмент в упражнениях». На первом занятии мы поговорим о ворах или поглотителях времени. Подробности: http://www.timesaver.ru/tren/931.php

Если не сможете прийти сегодня – можете присоединяться с любого занятия! Только зарегистрируйтесь предварительно по адресу iigolkina@mail.ru .

На вечерних занятиях я могу довольно много времени поработать лично с каждым участником, так что, если у Вас есть время и возможность – приходите, буду рада! Для тех, у кого такой возможности пока нет – мой бесплатный подарок. Недавно я провела первый вебинар по тайм-менеджменту. Удалось пока записать только первое занятие, продолжительностью 45 минут, но, если Вы хотите абсолютно бесплатно получить его – напишите мне, в теме письма укажите: «Хочу получить бесплатный вебинар». Адрес прежний iigolkina@mail.ru .

В этом выпуске рассылки я дам Вам алгоритм, который поможет Вам справиться с любым авралом… Давайте немного поговорим о том, почему же люди так хотят заниматься тайм-менеджментом?

Вот какое письмо я получила недавно от Олеси:

«Инна, добрый день, Я попала в беду. У меня не просто аврал, а сумашедший аврал.

Я пложу на рабочем столе много не нужных документов, все путаю и забываю. Эффективность моей работы снизилась в разы, и как нарочно наваливаются все новые и новые задачи. Я поверхностно прикрываюсь, не знаю с чего начать. Все эти документы, договора все это давит меня, но мне нужно зарабатывать.

Мне кажется, что я не справляюсь с этим никогда. И мне стыдно уволиться, и переложить все заботы на других. Ведь на этой работе останется мнение обо мне. Может быть какой-нибудь инструмент, который поможет мне разгрести документы. Я схожу с ума и мучаю близких».

Я ответила Олесе. А что бы ответили ей Вы? Если у Вас есть что ей посоветовать, пишите мне, я перешлю ей эти письма, девушке сейчас очень нужна Ваша поддержка. Самое удивительное, что выяснилось в последующей переписке – та область, в которой Олеся работает, сейчас, в результате финансового кризиса, находится в сильно пострадавшем положении, т.е. количество заказов резко снизилось. А количество работы – почему-то возросло. Сталкивались ли Вы с подобной ситуацией, уважаемый читатель? Увы, я сталкивалась – уже от нескольких заказчиков пришли подобные запросы – отрасль находится в упадке, а количество работы, как ни странно, увеличивается.

Искать ответ на то, почему это происходит, лучше всего в истории. Сириил Норкот Паркинсон в «Законах Паркинсона» установил, что в то время, как морской флот Англии в начале 20-го века стремительно сокращался в размерах… количество работающих на него сотрудников… выросло в 2 раза. Из этого он сделал вывод: «Бюрократия рождает бюрократию». Увы, Ольге не помогут популярные советы в стиле: «Поутру первым делом съешьте лягушку» или «Разрежьте слона по кускам».

Недавно на сообществе «Профессионалы.ру» прошла конференция с Глебом Архангельским. Если Вам интересно, можете почитать ее: http://professionali.ru/Topic/17419512#reply17570589  

Глеб, в частности, дает на аналогичные запросы такой совет: «Возьмите мою книгу «Тайм-Драйв» и читайте каждый день по 1 странице». Как Вы думаете, поможет ли это Олесе прямо сейчас?

Вот мой ответ Олесе (Ваш вариант может быть более правильным, не стесняйтесь – присылайте!)

"Олеся, здравствуйте! Почему эффективность Вашей работы снизилась в разы? Из-за того, что Вы нервничаете из-за аврала? Или самой работы точно стало больше в несколько раз? Если это из-за нервов - нужно успокоиться, разделить дела на срочные и важные, согласовать это с руководителем, и начинать с самых срочных и важных. Или отдать часть дел какому-то другому сотруднику. Поскольку Вы не справляетесь. Что касается "стыдно уволиться" - я думаю, что это - чушь.

Многие работодатели буквально высасывают все соки из подчиненных, а потом выбрасывают их, как выжатый лимон. Просто увольняют, когда работник больше ничего не может. И запись в трудовой книжке в таком случае не "по собственному желанию", а другая - как если человек не справляется со своими обязанностями. А это гораздо хуже для карьеры. Перестаньте так много думать о других. Командообразование - это прекрасно. Но хороший начальник никогда не допустит".

Увы, разговор Олеси с финансовым директором особых результатов не дал – вот что ей ответил начальник:

«Тебе с таким трудом далась эта работа, подруга, потерпи, ты тренируешь терпение. Еще не время...» Т.е. вместо того, чтобы решить проблему, с которой к руководителю обратилась его подчиненная, он выбрал тактику «повышения мотивации».

Олеся тоже переосмыслила ситуацию и поняла, что ее лояльность коллективу была избыточной, и что самым пострадавшим звеном в этой цепочке оказалась она, и что никто не собирается ей помогать выбраться из тех трудностей, которые сложились на работе.

Мне бы хотелось в этом месте дать Вам, уважаемый читатель, «волшебную таблетку», идеальный рецепт, который помог бы Вам решить подобную ситуацию, если она когда-либо возникала или возникнет в Вашей жизни. Однако 6-летний опыт работы в тайм-менеджменте подсказывает, что так не бывает. Что же все-таки можно сделать в ситуации, когда Вам кажется, что время используется неэффективно?

Простой пошаговый алгоритм, возможно, он будет Вам полезен.

1. Выпейте примерно 30 капель настойки валерьяны или другое успокоительное. Не надо этого стесняться. В случае стресса (например, вызванного авралом), человек слишком сильно напряжен, он не может правильно принимать решения, расставлять приоритеты, допускает слишком много ошибок. Успокоительное снимет хотя бы часть этих симптомов.

2. Подышите. Мысленно посчитайте до 10, делайте на 10 счетов вдох, на 10 – выдох. Сделайте не менее 5 циклов подобного дыхания.

3. Расслабьте плечи, тело, лицо, сбросьте с себя все мышечные зажимы, которые обнаружите. Если не получается – по возможности сходите в тренажерный зал (хотя бы вечером после работы), в бассейн, сауну, на массаж – все это помогает расслабиться и обрести хотя бы некоторую уверенность в себе.

4. Запишите все свои дела на листе бумаги или в компьютере (в файле, в Outlook, в любом другом удобном Вам виде).

5. Расставьте приоритеты. Лучше всего – поставьте крайний срок исполнения каждому делу. Также оцените важность дела. Если от того, что Вы его не сделаете, ничего особенно страшного не случится – значит, дело пока не слишком важное.

6. Около каждого дела напишите примерное время, за которое это дело можно выполнить.

7. Перепишите список. Вынесите в отдельный список (или файл) только те дела, которые обязательно нужно выполнить прямо сегодня (или завтра, если Вы занимаетесь планированием следующего дня).

8. Добавьте резервное время – приблизительно оцените, сколько времени у Вас в среднем уходит в день на ответы по телефону, общение с людьми, разбор электронной почты, наведение порядка и другие рутины, которые Вы исполняете каждый день. (Предположим – 4 часа в день).

9. Теперь отнимите из 8 часов рабочего времени то время, которое предположительно уйдет на обязательные ежедневные дела (в нашем примере – 4 часа).

10. Посмотрите на тот список дел, которые Вам обязательно нужно выполнить завтра. Если у Вас осталось 4 часа на то, чтобы их сделать – реально ли сделать все эти дела? Сколько новых важных и срочных дел и на какое суммарное время может возникнуть «сверху» прямо завтра?

11. Если «пасьянс» не сходится – идите к начальнику. Обрисуйте ему положение дел. Лучше всего – с цифрами в руках. Их лучше всего получить из результатов хронометража (записывания всех дел, которые Вы выполняете в течение дня). Например: вчера я сама совершила 20 исходящих звонков, приняла 20 входящих звонков, средняя продолжительность 1 звонка составила 3 минуты, подписала 3 договора, приняла 4 посетителей и т.д.

12. Попробуйте заставить начальника встать на Ваше место. (Если Вы сам начальник – значит, попробуйте посмотреть на ситуацию со стороны). Реально ли этому человеку выполнить это количество дел? Если этот человек не справится – какие последствия для компании случатся? Сколько денег потеряет компания? Как помочь этому человеку (отправить его в отпуск, уговорить лечь на время в клинику неврозов, помочь наладить Outlook, дать ему помощника, отправить на тренинг по тайм-менеджменту, уволить и т.д.?)

13. Иногда складываются такие ситуации, когда кажется, что это просто ад на Земле. Не пугайтесь так сильно. Все это временно, случалось не только с Вами, многие люди успешно это пережили. Если потери неизбежны – помните, что по Закону Паретто лишь 20% работы дает 80% результатов. Найдите эти 20% и начинайте выполнять свою работу именно с них.

14. Иногда бывает полезно быстро сделать так называемые 2-х минутные дела. Сделал 10 таких дел – и пол-списка как не бывало! На душе сразу становится спокойнее. Если от Вашей подписи, слова или решения зависит работа следующего в цепочке исполнителя – такое дело лучше делать как можно быстрее. Есть только одно «но». Этих 2-х минутных дел может быть слишком много, и тогда у Вас просто не хватит сил на самое важное и срочное дело. В этом случае поступайте прямо наоборот – займитесь этим делом прямо сейчас! Если у Вас горит контракт с самым главным клиентом компании – отключите телефон, не реагируйте на ICQ и E-mail, попросите всех коллег не беспокоить Вас сейчас – и доделайте это дело! Обязательно почувствуйте себя победителем. Скажите себе пару теплых и ласковых слов.

15. В конце дня обязательно выделите около 20 минут на то, чтобы сделать «разбор полетов». Уменьшилось ли количество завалов в работе? Почувствовали ли Вы себя лучше?

16. Почему вообще такая ситуация сложилась? Кому она выгодна? Подумайте, не происходит ли так, что пока Вы совершаете подвиги, жертвуя собой ради блага фирмы, кто-то рядом с Вами в этот момент прохлаждается, обсуждая с подругой по телефону подробности вчерашней вечеринки? Смело привлекайте таких людей к работе, перераспределяя часть своих дел на них (с разрешения вышестоящего руководства). Вам кажется, что эти люди не справятся? Правильно! Так думает большинство людей. Дайте им точные, конкретные инструкции, вовремя контролируйте, что они делают. В случае саботажа – принимайте карательные меры. Не становитесь «мучеником», таких людей… просто увольняют в конце концов.

17. Подумайте, когда Вы закончите работу, и все будет позади (на этот день). Довольны ли Вы собой? Хотели бы Вы так работать каждый день? Что бы сказал посторонний наблюдатель, если бы увидел Вас посредине кипящей работы? Какие вторичные (неосознаваемые) выгоды Вы получаете, чувствуя себя героем, незаменимым сотрудником?

18. По-настоящему эффективная работа не терпит суеты и спешки. Если Вы оказываетесь в ситуации аврала регулярно или вообще постоянно – это сигнал о том, что давно пора что-то серьезно менять. Возможно, есть шансы автоматизировать какие-либо компьютерные расчеты. Взять Вам помощника за меньшие деньги. Отдать часть работ на аутсорсинг. Отказаться от малоприбыльных заказов. Увы, чудес не бывает! Но бывает эффективная работа, когда даже в кризис люди получают прибыль и чувствуют удовлетворенность от того, что они делают. Работа в режиме постоянных авралов, увы, через некоторое время почти неизбежно приводит к проблемам – ошибкам, денежным потерям, болезням. Вы ведь хотите другого, не так ли?

19. Перейдите от реактивного стиля работы (когда Вы не успеваете разгребать завалы, а они все увеличиваются и увеличиваются) перейти к проактивному (когда Вы сами ставите себе цели, и можете отклонять ту работу, которая к ним не ведет).

Если Вам хочется посмотреть на себя со стороны, выявить те «дыры», в которые понапрасну утекает время Вашей жизни (как рабочее, так и личное), послушать, что говорят об этом другие люди – приглашаю на мои занятия! http://www.timesaver.ru/tren/931.php . 

Давайте вспомним старую притчу про дровосека, который рубил дерево тупым топором, потому что ему было некогда его наточить. Не случается ли в Вашей жизни так, что Вы делаете не те дела, которые нужно, просто потому, что Вам некогда продумать правильный порядок действий? Нам так часто не хватает времени!

Итак, если Вы действительно хотите извлечь пользу от моей рассылки – найдите 5 минут, зарегистрируйтесь на форуме http://www.forum.timesaver.ru  и напишите то, о чем хотели бы спросить, что рассказать, чем поделиться. Или просто напишите на iigolkina@mail.ru  – лично мне. Если Вам нравится моя рассылка – буду признательна, если Вы перешлете этот выпуск своим друзьям или распечатаете мой алгоритм работы и попробуете его применить в своей практике. Приглашаю всех на мой новый сайт и на форум!

Я буду публиковать Ваши письма по мере того, как они подойдут под какую-либо из обсуждаемых тем. Все совпадения с реальными людьми прошу считать случайными. Письма без специальных пометок могут быть опубликованы. Грамматические ошибки будут исправлены мной в целях сохранения Вашей конфиденциальности. Желаю удачи! Иголкина Инна, тренер НЛП, www.timesaver.ru , http://festivalnlp.ru  , 8-926-319-50-32