Лето – традиционное время отпусков. Как сделать так, чтобы отдых не закончился резким «торможением в стену», когда как следует расслабившись тут же приходится мгновенно напрягаться, что может свести к нулю эффект от перерыва в работе?

Готовьтесь к отпуску заранее

Чтобы сократить уровень стресса и количество ошибок, желательно начинать подготовку к отпуску минимум за 2 недели до его начала. В идеале все, что вы делаете, должно быть соответствующим образом задокументировано…

Недавно я слышала фразу: «Мне необходимо выйти на работу в понедельник, чтобы успеть принять дела от сотрудницы, которая меня заменяла прежде, чем она уйдет в отпуск…» Что плохо в этом примере? То, что дела передаются и принимаются на словах. Так быть не должно. Желательно, чтобы вся информация передавалась на «жестком носителе» - либо в электронном виде, либо на бумаге. Тогда в случае, если кто-то что-то забудет, перепутает и т.д. можно будет понять, кто это был и когда это случилось. Если вы передаете информацию на словах – помните, что это – прошлый век, необходимо переходить на более современные технологии, которые подразумевают обязательную письменную фиксацию.

Вы гордитесь своей «незаменимостью»? Помните – незаменимых людей нет! Шарль де Голль как-то сказал, что «Все кладбища мира переполнены незаменимыми людьми». Постарайтесь сделать так, чтобы ваша работа гарантировалась вашим профессионализмом, а не тем, что когда вас нет на рабочем месте, деятельность других людей останавливается. Создавайте алгоритмы и чек-листы (пошаговые инструкции, что и как нужно делать). Оформляйте в виде списков последовательность операций, которые необходимо выполнить для того, чтобы сделать то, что обычно делаете вы. Все ваши рабочие контакты должны быть зафиксированы и находиться в таком виде, чтобы их можно было легко найти даже в ваше отсутствие. Проинструктируйте тех, кто будет вас заменять, какие задачи возникнут во время вашего отсутствия и какие действия необходимо выполнить в том или ином случае (инструкция должна быть не только устной, но и письменной, в ряде случаев можно воспользоваться современными мультимедийными средствами, чтобы сохранить ваши указания).

Критерий того, что деятельность организована недостаточно эффективно – это количество звонков во время вашего отпуска по рабочим вопросам. В идеале, когда вы отдыхаете, вы не должны отвечать на звонки или письма по E-mail. Если вам кажется, что без этого невозможно обойтись – самое время пересмотреть свои убеждения. Почему люди звонят? Потому, что не могут принять решение без вас. Значит, вы оставили за собой право принятия решения, и не можете его делегировать даже на время собственного отпуска. Иногда это оправдано, но в 90% случаев на самом деле это свидетельствует либо об избыточном контроле с вашей стороны, либо о недостаточной компетентности сотрудников и необходимости лучше выстраивать систему бизнес-процессов в организации. Поэтому каждый раз, когда в отпуске вы отвечаете на звонок или E-mail, задумайтесь о том, почему это было необходимо и как сделать так, чтобы в ваш следующий отпуск вы не отвлекались от отдыха на рабочие вопросы, иначе эффективность и работы, и отдыха резко снижается.

Желательно поставить в ящике электронной почты автоматическое уведомление о том, что вы находитесь в отпуске, когда вы вернетесь и к кому обращаться в случае возникновения неотложных дел. Если у вас есть автоответчик – надиктуйте туда подобное сообщение.

Помните о том, что у бухгалтеров есть свои собственные «биоритмы», привязанные к определенным датам, когда сдаются те или иные расчеты. Планируйте свой отпуск так, чтобы до «критического» дня оставалось как минимум 3-4 суток с момента вашего выхода на работу. Наихудший вариант – это когда после выхода из отпуска уже завтра необходимо сдавать какой-либо ответственный отчет, это приводит к сильному стрессу и уменьшает эффект отдыха.

Что делать в первый день после отпуска?

Прежде всего, узнайте, есть ли какие-либо «горящие» дела, образовавшиеся во время вашего отсутствия и насколько они на самом деле срочные и важные. Когда у вас будет полный обзор всех дел, составьте их список, оцените, какие последствия будут от того, что каждое из них не будет выполнено, и уже после этого беритесь за выполнение того дела, которое вы сочтете первоочередным.

Если у вас есть сотрудники, которым можно перепоручить часть дел – сделайте это. Если дело терпит 2-3 дня – не бросайтесь сразу же выполнять его. В идеале не должно быть того, что без вас возникают серьезные проблемы и организация перестает работать. Если вы с этим сталкиваетесь – то это серьезный признак того, что бизнес-процессы недостаточно налажены и необходимо уделить внимание тому, чтобы сделать работу менее зависимой от каждого отдельного человека (даже лично от вас).

В первый рабочий день поставьте себе норматив – 50% от того количества дел, которые вы обычно выполняете. Если вы попробуете пойти на рекорд и сделать больше, то, возможно, вам это и удастся, но какой ценой? Скорее всего, понадобится приложить много дополнительных усилий, и это может существенно снизить эффект от отдыха.

По возможности займитесь в первый день такими делами, которые не доставляют вам неприятных эмоций. У каждого человека есть свои личные предпочтения. Кому-то нравится, чтобы почта была в порядке, кто-то любит «механическую» деятельность, кто-то предпочитает общение с другими сотрудниками. Продумайте, что вы делаете потому, что вам это приятно, а что – потому, что это необходимо. Если нужно, скорректируйте соотношение двух типов этих дел.

Почему производительность труда после отдыха снижается? Организм человека управляется биоритмами. Обычно мы этого не замечаем. Однако в критические моменты биоритмы дают о себе знать. Если вы перелетели на самолете (или проехали на поезде, автомобиле и т.д.) через несколько часовых поясов, то ваши внутренние «часы» начинают перестраиваться к новому времени. На полную перестройку требуется около недели. Обычные признаки – по вечерам бывает трудно заснуть, по утрам – проснуться. Многие люди также отмечают, что в эти дни они пьют больше воды, чем обычно. Если добавить к этим физиологическим процессам еще и стресс, то нагрузка на организм возрастает. Обратите также внимание на изменение температуры воздуха. Если она выше + 20º, то производительность труда также падает. При температуре + 35º у непривычных к этому людей сильно замедляется скорость мышления, возрастает количество ошибок. При изменении температурного фона организму также требуется некоторое время на приспособление к новым условиям. Даже если вы отдыхали у себя на даче, то за время отпуска вы отвыкли от рабочей обстановки (иначе это вряд ли можно назвать полноценным отдыхом). В любом случае лучше не испытывать пределов выносливости организма, а постепенно и плавно входить в рабочий ритм. Наверняка у вас есть мотивация к работе (иначе бы вы работали в другом месте). Не делайте резких движений, не принимайте серьезных решений. Если вдруг вам захотелось сменить место работы – напишите об этом на листочке бумаги, уберите его туда, где его никто не увидит… и забудьте об этом до конца недели. Возможно, на следующей неделе вы уже передумаете, нежелательно принимать серьезные решения с далеко идущими последствиями в первые дни после отпуска.  

Нужно ли обмениваться впечатлениями об отпуске с другими сотрудниками?

Прежде чем бежать к коллегам и показывать им свои фотографии на отдыхе, сначала подумайте, как они это воспримут. Если ваша организация – теплая и дружелюбная, то, возможно, есть смысл поделиться своей радостью от отдыха с некоторыми из коллег, которые настроены к вам позитивно. Если же в вашей организации прежде всего ценится эффективность, то ваше поведение может быть воспринято не так, как вам бы хотелось – и сами не работаете, и других отвлекаете. Помните, что некоторые люди не могут себе позволить тот отпуск, которым наслаждались вы, поэтому некоторые фотографии и слова могут вызвать зависть, а не те эмоции, на которые вы рассчитываете. Кстати, желательно заранее ответить себе – чего вы хотите добиться от других своими рассказами, какие эмоции вызвать у окружающих. Если вы видите, что реакция на ваши рассказы не та, которую вы ожидали – то плавно переходите на другие темы.

В некоторых компаниях принято после выхода из отпусков устраивать чаепития для сотрудников. Если у вас это так, то вы можете принести с собой торт, возможно – привезти для сотрудников небольшие сувениры (например, магнитики на холодильник и т.д.). Обязательно обращайте внимание на реакцию окружающих. Самая главная ошибка – это когда человек в эйфории рассказывает о своем незабываемом отпуске и не замечает постепенно растущего раздражения со стороны слушателей.

Послеотпускная депрессия – что делать?

Очень часто после яркого и насыщенного впечатлениями отпуска офисная жизнь кажется унылой и серой. Это пройдет через несколько недель. Для того чтобы не впасть в депрессию, желательно соблюдать несколько простых правил:

1. Во время отпуска – отдыхайте, во время работы – работайте. Совмещать то и другое не всегда эффективно, поэтому постарайтесь сократить количество звонков и писем по рабочим вопросам во время отпуска, и в первые дни после выхода на работу не устраивайте себе «дополнительный выходной», общаясь где-либо в социальных сетях о том, как прошел ваш отдых.
2. Желательно вернуться домой за 2-3 дня до выхода на работу. Это позволит вам плавно переключиться с отдыха на работу.
3. В первые дни, если это необходимо, уделите особое внимание режиму сна. Если отдых был бурным, то, возможно, вам понадобится «отоспаться». Сделайте это, организм нуждается во сне тогда, когда он испытывает перегрузки (от смены часовых поясов, температурного режима, вида деятельности и т.д.).
4. Не пытайтесь «объять необъятное». Не очень хорошая идея во время отпуска все свое время посвятить генеральной уборке, капитальному ремонту, активному отдыху и т.д. Помните, что лучше оставить некоторое время на «ничегонеделание», чем перенапрячься и потом вернуться на работу без сил.
5. Первое время после отпуска чревато ошибками. Бухгалтера и финансисты работают с цифрами, и ошибки крайне нежелательны. Поэтому, если есть возможность, не занимайтесь такой работой, которая влечет за собой серьезную финансовую ответственность. Если избежать этого невозможно – более тщательно проверяйте все вычисления, при возможности – просите других сотрудников помочь вам, проконтролировать то, что возможно.
6. Не экспериментируйте с едой и спиртными напитками. Находясь на отдыхе в разных странах, возникает сильный соблазн попробовать местные экзотические блюда и напитки. Если вы за время отдыха привыкли к какой-либо экзотической кухне, помните, что переходить обратно на привычную еду надо постепенно, чтобы желудок успел приспособиться. В жаркое время года особенно важно выпивать до 2-х литров воды в сутки, чтобы компенсировать потери организма. Если вы чувствуете усталость, и мысли плохо концентрируются – попробуйте найти возможность плавного распределения нагрузки на других сотрудников или на другое время.
7. Займитесь управлением своими эмоциями. Если вы никак не можете отключиться от мыслей о только что прошедшем отпуске – дайте себе слово, что подумаете об этом чуть позже (например, вечером, придя домой). Можно начинать планировать следующий отпуск (это даст вам мотивацию к работе). Если вы замечаете, что ваши эмоции переключились на негативные (вас все раздражает, делами заниматься не хочется и т.д.), то помните, что это – временное явление, которое быстро пройдет.
8. В первый рабочий день постарайтесь закончить работу вовремя, не стоит задерживаться допоздна, пытаясь «успеть сделать все». Лучше сделайте то, что действительно необходимо, и отложите на следующий день все, что может подождать.
9. Если ничего не помогает – попробуйте обратиться к психологу. С помощью специалиста вам удастся найти способы поднять себе настроение, избавиться от психологических проблем.
10. Начинайте планировать свой следующий отпуск – это даст вам массу положительных эмоций и отвлечет от плохих мыслей.

Стратегическое планирование после отпуска

Отпуск – это время, когда люди испытывают массу приятных впечатлений, знакомятся с новыми людьми, бывают в различных интересных местах. Порой после всего этого приходят новые и неожиданные идеи. Хорошая мысль – сразу после отпуска использовать все это для стратегического планирования. Если ситуация на работе позволяет, то, придя после отпуска, не бросайтесь сразу же разбирать завалы электронной и обычной почты, а уделите некоторое время тому, чтобы записать свои мысли о том, как бы вам хотелось улучшить свою работу и какие идеи у вас по поводу этого есть.

Большое видится на расстоянии, и, вернувшись на рабочее место после отсутствия, вы более ярко увидите существующие проблемы и возможные пути их решения. Зафиксируйте это. Самый главный враг эффективности – это рутина. Если есть возможность, пропишите детальный план действий – что бы вам хотелось изменить на своем рабочем месте через год, через месяц, завтра. 

С уважением,
Автор рассылки Инна Иголкина