Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Бухгалтер - тоже человек. Психология профессии из первых рук

Подписаться Бесплатная «Серебряная» новостная рассылка . Подписчиков 531 RSS
←   Май 2014   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31


За последние 60 дней ни разу не выходила


Сайт рассылки: http://www.festivalnlp.ru
Открыта: 12-05-2005
Адрес автора: psychology.dlyabuhgaltera-owner@subscribe.ru

Автор
Инна Иголкина

Статистика

531 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Кто из нас хотя бы когда-нибудь не просыпался утром с мыслью, что всё это уже было? Как бороться с рутиной?


Выпуск 13

День сурка. Несколько советов по победе над рутиной

По мотивам  статьи для журнала ФСБО – Финансовый справочник бюджетной организации. http://www.gosfinansy.ru/publication2/3590/48838/

Автор статьи - И.Н. Иголкина, психолог, бизнес-тренер, г. Москва

«День сурка» - это популярный фильм, в котором герой снова и снова просыпается под звон будильника и оказывается, что это один день из его жизни, в котором он «застрял». События повторяются до тех пор, пока герой не находит тот единственно правильный вариант, который позволит ему выйти победителем из ситуации.

Рутина – это один из самых главных врагов бухгалтера или финансиста. Эффект «дежавю», когда кажется, что вы уже неоднократно были совсем недавно в той же самой ситуации, говорили те же самые слова, видели перед собой те же самые цифры, может возникать у бухгалтера с завидной частотой.

Шаг 1. Самоорганизуемся

Одна из основных причин стресса – это перегрузка, необходимость сделать в короткое время больше работы, чем это реально возможно. У большинства бухгалтеров перегрузки возникают с завидной регулярностью в одни и те же даты – «критические дни» бухгалтеров, обычно непосредственно перед сдачей баланса.

Прекрасная идея того, как можно успокоиться, снизить вероятность возникновения ошибок и сделать работу более планомерной – это описать на специальной схеме, в календаре, ежедневнике, на компьютере и т.д. все «ключевые» даты и те действия, которые должны быть выполнены перед ними. Такое описание называется «планограммой».

Работу можно условно разделить на «планируемую» и «внеплановую». Однако, если проанализировать, что вы делаете в течение рабочего дня, месяца и года, то даже внеплановая работа в 80% случаев попадет в ряд вполне предсказуемых заранее категорий: общение с другими людьми, телефонные разговоры, решение срочных вопросов, исправление ошибок, поездки в налоговую и т.д.

Одна из теорий тайм-менеджмента рекомендует планировать только 60% времени, 20% времени резервировать на коллективные дела (например, совещания, общение с людьми), а 20% времени – на непредвиденные. Возможно, лично ваше соотношение того, как наиболее правильно распределять время, будет несколько иным. Самое главное – приучить себя планировать не только «здесь и сейчас» (как делают некоторые люди), но и заглядывать «за горизонт), предвидя заранее то, что готовит вам следующий рабочий день и период.

Вот несколько простых рекомендаций:

∙           Создавайте себе «заделы на будущее» - когда у вас возникает «затишье», посмотрите, можете ли вы сделать что-то из того, что отложили «на потом».

∙           Осваивайте по мере необходимости новые бухгалтерские и прочие программы. Это даст вам новую информацию, и, возможно, позволит автоматизировать что-то из того, что вы до этого делали вручную. Даже если вас пока полностью устраивает та программа, на которой вы сейчас работаете – возможно, уже появилась новая, более совершенная версия. Экономия в 1-2 секунды на одной часто повторяющейся операции в течение года может обернуться выигрышем недели рабочего времени!

∙           Учите тех людей, с которыми работаете, доводить их работу до четко определенных стандартов, чтобы вам не приходилось переделывать ее за других. Стандартизируйте требования к предоставлению документов для тех людей, с которыми работаете. Чтобы обучить их, составляйте детальные и понятные каждому образцы и инструкции. Требуйте четкого соблюдения установленных вами правил. При необходимости – помогайте, но только один раз. Во второй раз люди должны делать то, чему их научили, самостоятельно. Не берите на себя выполнение работы других людей, лучше найдите время, чтобы помочь им сделать ее самостоятельно, как бы велико не было искушение сделать все побыстрее.

∙           Наведите порядок. Пусть у каждой бумаги будет только одно место, которое легко найти, исходя из общей логики и поясняющих надписей. Не держите информацию в голове, фиксируйте всю ее на материальных носителях. Если забудете – это поможет восстановить. Обеспечьте своевременное резервное копирование. Создайте такой распорядок дня, который позволяет вам в периоды максимальной работоспособности выполнять самые главные дела, а все второстепенные дела – в другое время.

∙           Установите «приемные часы», в которые можно обращаться к вам по второстепенным вопросам, не требующим срочного реагирования. Всех, кто приходит с подобными вопросами, приучите делать это в приемные часы. Еще лучше – перевести часть вопросов в электронный вид, т.е. отвечать на них по электронной почте, вы можете делать это тогда, когда вам удобно, а не тогда, когда это удобно другим людям.

Продолжение статьи можно найти в журнале ФСБО http://www.gosfinansy.ru/publication2/3590/48838/ .

Инна Иголкина

Бизнес-тренер

Желаю удачи!

Иголкина Инна, тренер НЛП

www.timesaver.ru www.festivalnlp.ru

iigolkina@mail.ru ,  8-926-319-50-32

 

 
В избранное