Выпуск 11

Статья для журнала ФСБО – Финансовый справочник бюджетной организации. http://shop.mcfr.ru/catalog/77/242

Уважаемый читатель! Если у Вас есть темы для следующих статей, что Вам лично было бы интересно узнать о психологической стороне работы бухгалтера – пожалуйста, присылайте на iigolkina@mail.ru .

Автор статьи - И.Н. Иголкина, психолог, бизнес-тренер, г. Москва

Чего боятся бухгалтера? Ну, наверно, больше всего – что дебет не сойдется с кредитом. Налоговой инспекции. Уголовной ответственности. Изменения законодательства. Плохого настроения у генерального директора. Ошибиться где-нибудь в документах. Общения со злобным программистом, который не умеет по-человечески объяснить, как пользоваться только что установленной программой. А иногда у бухгалтеров (впрочем, как и у всех обычных людей) возникают и вовсе немотивированные страхи – черная кошка перешла дорогу, по телевизору сказали о неблагоприятной геомагнитной обстановке или просто на душе плохие предчувствия и не хочется лететь самолетом, а билет уже куплен.

На самом деле не столь важно, чего боятся бухгалтера, гораздо важнее разобраться, полезны или вредны эти страхи и что можно и нужно с ними делать.

Виды страхов и как с ними бороться

Для начала разделим страхи на реальные и нереальные (мистические). Реальные страхи основаны на том, что вполне может произойти, и они помогают бухгалтеру работать хорошо (т.е. без ошибок). Польза от страха в том, что если бы не мысли о тех возможных несчастьях, которые могли бы случиться, то работа делалась бы менее качественно, бухгалтер не сидел бы по вечерам и ночам над горой бумаг у монитора компьютера, а спокойно пил бы чай у себя дома. Только обязательно ли так должно быть?

Первое, что нужно сделать – разобраться в себе и в своей мотивации. Люди делятся на 2 большие группы – одна из них мотивируется больше позитивно, т.е. достижением определенных результатов, показателей, а другая – негативно, т.е. избеганием определенных проблем.

Иногда бывает, что прежде чем взяться за серьезную работу, человек занимается неважной и несрочной работой – перекладывает бумажки с места на место, читает журналы, наводит порядок и т.д. И вдруг наступает «прорыв» - все, времени больше нет, если сейчас я срочно не сделаю это, то случится что-то ужасное (будет ругаться начальник, опоздаю по срокам сдачи документов в налоговую и другие инспекции, допущу ошибку, и счета фирмы будут заблокированы и т.д.).

Людям такого типа свойственно доводить себя до некоторой степени «взвинченности», после чего они наконец-то готовы приступить к работе, причем делают ее намного быстрее, чем в обычном (расслабленном) состоянии. Чаще такое поведение свойственно простым бухгалтерам и финансистам, у которых есть руководитель – главный бухгалтер, отвечающий за все. Именно он обычно и выступает в роли «кнута», помогая таким людям быстрее браться за работу.

Люди второго типа больше нацелены на достижение поставленных целей. Это чаще главные бухгалтера. Им важно придумать новую схему работы, освоить продвинутую версию компьютерной программы, подписаться на очередной бухгалтерский журнал или сходить на обучающий семинар, чтобы быть в курсе всего и по максимуму использовать возникающие возможности. Такие люди легко справляются со страхами (иногда даже – слишком легко). Для хорошего бухгалтера всегда лучше искать «золотую середину» между излишним страхом по поводу того, что где-то не сходятся несколько копеек (часто ситуация доходит до абсурда) и излишним бесстрашием, которое потом может дорого обойтись фирме и ее генеральному директору. Изучайте пособия по мотивации и самомотивации, чтобы не смешивать ее с работой и не страдать по вечерам от того, что утром вы не смогли «включиться», а полдня «раскачивались».

А как же все-таки справиться со страхами?

Психология страха такова, что все, чего мы не в состоянии понять, нас пугает. В человеческий организм мудрая природа вложила основной инстинкт – бороться или бежать. Когда ситуация становится угрожающей (или просто кажется такой), включаются механизмы возникновения стресса, в кровь поступает адреналин, и вот уже человек «готов к бою». И ему нужно принять решение – сможет он справиться с ситуацией («бороться»), или ему нужно идти и рассказывать о своем поражении («бежать», т.е. перекладывать ответственность на другого человека – на главного бухгалтера или генерального директора, которые могут принять решение).

Многие маленькие дети боятся темноты, потому что богатое воображение помогает им придумать для себя чудовищные опасности, которые на самом деле не существуют. Когда человек становится взрослым, эта привычка видеть проблему там, где ее на самом деле нет, может сохраниться и негативно сказаться на карьере. Что делать? Приведем несколько базовых рекомендаций.

Определите круг своих должностных обязанностей. В маленьких фирмах руководители склонны нагружать всех подчиненных небольшими «подработками». То нужно куда-то съездить, то пару накладных выписать вместо заболевшего менеджера по продажам, то подменить секретаря на телефоне. Постепенно, если сотрудник не умеет отстаивать свою точку зрения, его должностные обязанности начинают все больше и больше «расплываться», при этом обычно основная работа тоже имеет тенденцию увеличиваться. Со временем это приводит к перегрузкам, бухгалтер начинает брать работу на дом, выходить по выходным или задерживаться допоздна. Т.е. начинается все с маленького вопроса: «А не могли бы Вы…?» а заканчивается порой нервным срывом, гипертонией или разводом. Не бойтесь время от времени отказывать людям в том, что Вы лично считаете неправильным. Обязанность бухгалтера – четко соблюдать множество различных законов, правил, нормативов, регламентов и т.д. И не просто соблюдать это самому – но и порой заставлять остальных сотрудников делать то, что они бы делать не хотели, например, правильно и самостоятельно оформлять расходы по командировкам и т.д.

Очень часто сотрудники начинают играть в игру: «А я не знаю, как это правильно делается». Не поддавайтесь, иначе в будущем Вы сами создадите себе огромную проблему. Лучше один раз найти время и твердо объяснить сотрудникам, что, как и когда они обязаны заполнять, подготовить образцы, инструкции, ознакомить, обучить, чем один раз сделать все это самому за других «потому что так быстрее», и потом мучиться постоянно.

Хорошо налаженные бизнес-процессы в организации подразумевают, что каждый человек находится на своем месте и выполняет свое дело быстро, качественно и в срок. Конечно, это слегка идеализированная ситуация, но даже в маленькой компании возможно добиться того, чтобы бухгалтер или финансист не занимались тем, что абсолютно несвойственно этим специалистам. Иногда лучше работать на полставки в двух разных организациях, чем в одной на полную ставку, но при этом выполнять по совместительству ту работу, которая не приносит удовлетворения.

Очень часто страх возникает из-за недостатка информации при принятии решения. Законодательная база часто меняется, и программ-консультантов порой бывает недостаточно, чтобы разобраться во всех тонкостях того или иного спорного момента. В таких случаях должна быть возможность как-либо «подстраховаться» - проконсультироваться в аудиторской фирме, спросить у более опытных коллег, прочитать в надежном источнике и т.д. Не надо бояться чувства страха – оно вполне естественно и уместно. Признайте, что Вы не можете быть на 100% правы везде и всегда. Очень хорошо помогает справляться со страхом простейший психологический прием, предложенный почти век назад Дейлом Карнеги: «Ставьте ограничитель на свое беспокойство». В случае если не удается до конца понять, как правильно оформить тот или иной документ, нужно придерживаться следующего алгоритма действий:

1.         Навести все возможные справки – в специализированных программах-консультантах, через Интернет, людей, которых Вы считаете экспертами, в налоговой или пенсионном фонде и т.д.

2.         Если все равно разобраться до конца в ситуации не удалось – просите помощи. Выясните, во сколько она обойдется.

3.         Если ошибка все-таки была допущена (не бывает идеальных людей, даже если Вы платите деньги за консультацию, вероятность ошибки все равно существует) – выясните, какие последствия может повлечь за собой подобная ошибка (часто достаточно бывает выслать письмо с разъяснением, чтобы уладить ситуацию или просто вернуться на рабочее место и перепечатать неправильно оформленную платежку, а потом снова отвезти ее в банк (если не установлена система электронных взаиморасчетов банк-клиент).

Используйте статистику и теорию вероятности. Например, во время финансового кризиса многие люди волнуются – не будет ли сокращений, что случится с зарплатами, сможет ли организация выполнить взятые на себя обязательства по регулярному повышению заработной платы в связи с инфляцией и т.д. Конечно, полностью исключить влияние внешних факторов Вы не можете, но вот успокоиться – вполне возможно. Одно дело – узнать, что, например, данная отрасль в целом потеряла около 5% доходов по сравнению с подобным периодом предыдущего года, другое – выяснить, что большинство предприятий отрасли вынуждены временно приостановить производство, а некоторые уже обанкротились. Не стоит раздувать панику, если серьезных предпосылок для нее пока нет. К сожалению, построить надежный прогноз на длительный срок не всегда бывает возможным, но хотя бы в краткосрочной перспективе можно приблизительно просчитать тенденции и тренды.

В случае если Ваши страхи немотивированы (мистические). В любом гороскопе при желании всегда можно найти как позитивное толкование, так и негативное. Конечно, можно провести всю жизнь, ожидая того, что сбудется какое-нибудь предсказание, однако если логические способы борьбы со страхом не помогают – попытайтесь справиться с проблемой с помощью эмоциональных методик. Вряд ли стоит впадать в крайности, однако, если, например, Вы боитесь вредного воздействия электромагнитного излучения от монитора компьютера и при этом готовы поверить в то, что пирамидка из какого-нибудь полудрагоценного камня или кактус помогут Вам защититься от него – пожалуйста, пользуйтесь на здоровье! Лишь бы это работе не мешало.

Не увлекайтесь чтением сонников, собиранием примет и прочими вещами, которые только на первый взгляд кажутся безобидным времяпрепровождением. Суеверный человек, увидев, как дорогу ему перебегает черная кошка, будет подсознательно ждать какой-нибудь неприятности, и, когда она наконец-то случится, с облегчением воскликнет: «Ну, я же говорил!» По статистике неприятности возникают примерно одинаковое количество раз в течение года, просто иногда мы обращаем на них больше внимания, а иногда быстро забываем и продолжаем заниматься чем-то дальше.

Проблемы в отношениях и что с ними делать

Многие люди слишком восприимчивы к мнению окружающих. По мере взросления человек обычно начинает больше ценить свое мнение. В школе ребенок почти полностью зависим от того, что написано в учебнике и что рассказывает учитель. Вряд ли полезно спорить с какими-либо аксиомами из математики или законами из физики. Однако по мере взросления все чаще создаются такие ситуации, когда положено иметь собственное мнение и уметь его отстаивать. Главный бухгалтер по своему положению почти равен генеральному директору, и в ряде случаев обязан довольно жестко защищать свою точку зрения на то или иное решение руководства. В противном случае неумение постоять за себя грозит серьезными последствиями в будущем, вплоть до уголовной ответственности.

С одной стороны, многие люди хотят быть хорошими для всех, но это невозможно. С другой стороны, сама должность бухгалтера предполагает четкость и точность в исполнении разнообразных инструкций. Обратите внимание на те мысленные игры, в которые мы порой сами с собой играем. Чем больше статус человека, тем больше у него внутренний «рост». Ребенок смотрит на взрослых снизу вверх. Точно так же подчиненные смотрят на руководителя. Если Вы боитесь какого-нибудь человека – подумайте, не представляете ли Вы его в виде великана? Мысленно уменьшите его в размерах – и в большинстве случаев этой простой игры воображения достаточно, чтобы разговор стал более комфортным для вас. Избегайте тех ситуаций, где на вас давят. Помните, что хозяин кабинета всегда имеет преимущество перед гостем (даже хоккейные и футбольные команды по-разному играют на «своем» и на «чужом» поле). Поэтому, если Вам предстоит тяжелый разговор с кем-либо «вышестоящим» - выделите специально время, чтобы к этому разговору подготовиться. Все имеет в этом случае значение – и как Вы одеты, и как Вы сидите (не сидите в неудобных позах – на краешке стула или «вдавившись» в большое кресло), каким голосом Вы говорите (спокойным или нервным). Люди склонны «заражаться» чужими эмоциями. Разговор с налоговым инспектором – не самое приятное дело на свете, но ведь он тоже человек, и ему, как и Вам, было бы приятнее общаться не в атмосфере страха и напряжения, а в более комфортной обстановке. Безусловно, необходимо по возможности заранее продумывать ход беседы и возможные ходы собеседника, чтобы не приходилось «на лету» придумывать какие-то оправдания, а лучше заранее узнать все возможные нюансы и обходные пути.

Если Вы можете выяснить что-то, что Вас пугает – лучше сделать это как можно быстрее, не оттягивая. Страх с течением времени имеет тенденцию усиливаться. Поэтому, если Вы считаете, что кто-то из сотрудников посмотрел на Вас «косо» - лучше не занимайтесь «чтением мыслей», а по возможности выясните, что на самом деле происходит. Часто мы сами «накручиваем» себя на пустом месте, придумывая то, чего не существует, и начиная от этого защищаться. У Вашего собеседника может быть миллион причин того, почему он что-то сказал или сделал – начиная с плохого самочувствия и заканчивая семейными проблемами. Чаще всего с Вами это вообще никак не связано, хотя нужно уметь замечать моменты, когда именно Ваше поведение или слова вызывают у собеседника бурную эмоциональную реакцию, и на будущее делать соответствующие выводы – как этого добиться или как этого избежать (в зависимости от того, позитивная эта реакция или нет).

Когда пора идти к доктору

Многие люди считают, что психологи и психиатры – это что-то, что лучше оставлять на крайний случай, а до тех пор справляться самостоятельно. Конечно, в чем-то это мнение справедливо, и мнительность тоже до добра не доводит. Однако, если Вы начинаете замечать у себя синдром хронической усталости (нет сил, не хочется идти на работу, постоянно преследуют одни и и те же навязчивые мысли, начинает «шалить» здоровье и т.д.) – то стоит проконсультироваться с врачом, для начала хотя бы с терапевтом. Многие заболевания гораздо проще предупредить, чем лечить. И хотя большинство людей знает о том, что стресс нужно сбрасывать, что производственная гимнастика помогает поддерживать здоровье на должном уровне, что делая раз в час 10-минутный перерыв, можно почти вдвое поднять производительность труда по сравнению с работой без перерывов и многие другие очевидные советы, тем не менее, люди часто пренебрегают этими простыми истинами. В порыве трудового энтузиазма во время очередного аврала иногда можно забыть о том, что необходимо пообедать или выпить чашку чая.

Тревожными симптомами можно считать длительную бессонницу, постоянные головные боли, чувство беспричинного страха, который не проходит даже когда человек не работает, и другие отклонения от нормы. Не откладывайте, не ждите когда придет «один счастливый день» - лучше заранее оцените свое физическое и психологическое состояние и вовремя принимайте соответствующие меры. Иногда некоторые люди гордятся тем, что по нескольку лет не были в отпуске. Конечно, иногда бывают такие обстоятельства, что в какой-то период времени отпуск взять не получается, но помните, что если постоянно только требовать чего-то от организма, и не восполнять дефицит потребности в отдыхе, то со временем то, что раньше можно было вылечить с помощью сна, отдыха и витаминов, со временем может вызвать хроническое заболевание, которое потребует для лечения каких-то более сложных мер.

Многие люди всю жизнь работают бухгалтерами и сохраняют при этом прекрасное самочувствие и настроение. Отнеситесь к своим страхам с юмором.

Инна Иголкина

Бизнес-тренер

Желаю удачи!

Иголкина Инна, тренер НЛП

www.timesaver.ru www.festivalnlp.ru

iigolkina@mail.ru ,  8-926-319-50-32