Советы бухгалтеру
Выпуск 22(3) Биоритмы и производительность труда 

Сегодня, 8 октября, для тех, у кого есть свободное время вечером, и кто живет в Москве – приглашаю на мой тренинг «Вечерний тайм-менеджмент в упражнениях». На первом занятии мы поговорим о ворах или поглотителях времени. Подробности: http://www.timesaver.ru/tren/931.php   Если не сможете прийти сегодня – можете присоединяться с любого занятия! Только зарегистрируйтесь предварительно по адресу iigolkina@mail.ru Мой тренинг по тайм-менеджменту для бухгалтеров 27-28 октября.

На вечерних занятиях я могу довольно много времени поработать лично с каждым участником, так что, если у Вас есть время и возможность – приходите, буду рада!

Для тех, у кого такой возможности пока нет – мой бесплатный подарок. Недавно я провела первый вебинар по тайм-менеджменту. Удалось пока записать только первое занятие, продолжительностью 45 минут, но, если Вы хотите абсолютно бесплатно получить его – напишите мне, в теме письма укажите: «Хочу получить бесплатный вебинар». Адрес прежний iigolkina@mail.ru .

Бытует мнение, что если встать не с той ноги, то и день не сложится. Однако есть другие, более важные обстоятельства, которые на самом деле влияют на то, как пройдет наш день, и которые мы не всегда учитываем.

Ученые установили, что человек живет в соответствии с биоритмами – периодическими колебаниями, происходящими с разной частотой. Рассмотрим некоторые из них.

 «Что вы за птица?»

Многим известна система деления людей на сов, жаворонков и голубей. Совы – это люди, которым тяжело вставать рано утром, но зато они могут работать допоздна, и их это не очень тяготит (намного меньше, чем раннее пробуждение).

Жаворонки, наоборот, просыпаются рано, но вечером их начинает неудержимо клонить в сон. Голуби – промежуточный тип. Иногда бывает довольно сложно определить, к какому именно типу вы относитесь.

Чтобы понять это, обратите внимание на свое поведение в отпуске, когда никуда не надо торопиться, т.к. работа часто заставляет людей изменять свои предпочтения и перестраивать график сна и бодрствования. Можно найти в Интернете и заполнить специальную анкету, которая поможет более точно установить ваш тип.

Как же использовать знание того, что существуют биоритмы? Большинство людей испытывают подъем сил, начиная с утра, максимум достигается незадолго до обеда, примерно в середине дня наступает небольшой спад, потом энергия опять поднимается до максимума и начинает падать.  

Ближе к вечеру уровень энергии составляет примерно половину от максимума и продолжает снижаться, а в середине ночи наблюдается минимум. Различия в графиках сов и жаворонков составляют несколько часов – график эффективности имеет примерно ту же самую форму, просто сдвигается на несколько часов раньше или позже.  

Как измерить свой биоритм?

Построить собственный график эффективности можно, если в течение нескольких дней каждый час отмечать субъективную оценку производительности труда. Правда, это лучше делать в идеальных условиях, когда на биоритмы не накладываются другие обстоятельства – стресс, помехи и т.д. Просто обратите внимание, что иногда одна и та же работа (однотипная) занимает разное количество времени. В среднем производительность труда может отличаться в два раза, т.е. работу, которую в середине дня Вы выполняете за час, в наиболее производительное время можно выполнить за полчаса, а в наименее производительное – за 1,5 часа. Наблюдения показали, что эта закономерность справедлива для большинства людей. 

Вечерняя работа в офисе – привычка или необходимость?

Так почему же многие финансисты и бухгалтеры любят оставаться на работе по вечерам? Их перестают отвлекать другие сотрудники. Проанализируйте свой день и обратите внимание, сколько раз в течение дня Вас отвлекали по разным вопросам и сколько из них действительно входили в Ваши должностные обязанности.

Тренер, специализирующийся на проведении тренингов для бухгалтеров, рассказала мне, что многие главные бухгалтеры жаловались ей, что сотрудники часто подходят с посторонними вопросами: «А что нам делать? У нас с документами проблема…», «А вот посмотрите платежи по такой-то организации…».  

Закономерно - чем крупнее организация, тем больше проблем.  

Многорукий Шива или обыкновенный бухгалтер?

В небольших организациях бухгалтер часто совмещает и должность юриста, и экономиста, а иногда и просто является единственным человеком, который может грамотно выполнить большой объем работы, связанный с вычислениями. Иногда  бухгалтер, который непосредственно начисляет зарплату, не в состоянии ответить сотрудникам на все вопросы об их зарплате. И тогда посетители идут к главному бухгалтеру – и отвлекают его от работы.

Чтобы справиться с подобной проблемой, можно оформить ответы на часто задаваемые вопросы в виде, например, материалов на доске объявлений, или собрать их в отдельную папку, которую можно выдавать по запросу сотрудников. Это избавит главбуха от необходимости раз за разом отвечать на одни и те же вопросы. 

Постоянные ситуации, когда отвлекают от работы, приводят к тому, что финансист или бухгалтер, которым по роду работы необходимо концентрировать внимание, чтобы ни в коем случае не допустить ошибки, бессознательно начинает стремиться либо остаться на работе после того, как все уйдут, либо взять часть работы на дом, где никто не мешает.  

Способы выхода из тупика

Итак, вам нужно срочно сдать отчет. Обратите внимание, что иногда ту работу,

которую вы днем в наиболее эффективный отрезок времени сделали бы за два часа, вечером выполняете часа за четыре.  

Знание биоритмов помогает объяснить, почему так происходит.

Если вы возьметесь за сложную работу, требующую максимального напряжения в момент, когда ваши силы находятся на исходе, то не только увеличится время выполнения работы, но и ухудшится ее качество. В геодезии, например, принято проверять вычисления «в две руки», т.е. сначала считает один человек, а проверяет – другой. Если в бухгалтерии есть возможность организовать вашу работу подобным образом, это существенно сократит вероятность того, что вы не заметите какую-нибудь ошибку и вовремя не исправите ее. 

Еще один способ, который многие успешно применяют – на основании своих биоритмов выделить то время, которое вы хотите использовать наиболее эффективно, и сделать его неприемным, т.е. приучить сотрудников обращаться к вам с вопросами в другие, специально отведенные для этого часы, когда ваша эффективность ниже. Это даст вам возможность делать намного больше в часы максимальной работоспособности и не задерживаться без необходимости на работе. 

Постарайтесь научиться предвидению. Заранее планируйте себе срок окончания работ, например, по составлению баланса, на несколько дней раньше реального. Это даст вам возможность в более спокойном темпе доделать то, что вы не успели, уже без лихорадочной спешки  и перенапряжения нервов и сил. Приучайте других сотрудников к аккуратности и своевременной сдаче необходимых для вашей работы документов – это нелегко, но со временем принесет свои позитивные результаты.

Особые ритмы бухгалтера и финансиста

Помимо обычных биоритмов на бухгалтеров действуют еще и месячные или квартальные ритмы, в зависимости от того, как часто необходимо подавать отчетность. Светлана, бухгалтер, как-то рассказала мне, что ей удалось приучить весь коллектив своего небольшого предприятия к тому, чтобы каждый человек вовремя отчитывался по каждому случаю, который необходимо включать в баланс. Для того, чтобы распечатать баланс и выслать его, требовалось только одно нажатие клавиши.

Увы, в большинстве организаций дело обстоит совсем не так.

 Хотя бухгалтеры и финансисты знают, что в определенный срок необходимо сдать отчетность, многое находится не под их личным контролем, а зависит от действий других людей. Вот и приходится бухгалтеру бегать за отдельными сотрудниками и требовать от них отчета по командировкам, исправлять какие-то документы, находить недостающие бумаги и т.д. В результате приходится в ускоренном режиме вносить новые данные в уже практически готовый баланс. Все это приводит к почти неизбежному авралу. Так возникают ритмы, не связанные с биологическими. А ведь у бухгалтера в день сдачи баланса может быть плохое самочувствие и другие причины, осложняющие работу. Однако многие бухгалтеры, пережив очередной аврал, с облегчением вздыхают… и стараются обо всем забыть до следующего цейтнота.  

Руководитель – тиран или жертва?

Обычно главный бухгалтер или финансист крупной компании выполняет больше менеджерские, чем прямые профессиональные обязанности – руководит работой подчиненных ему сотрудников. Как показывает практика, в этом деле незаменимы навыки тайм-менеджмента и правильного делегирования. 

Эльвира, директор небольшой бухгалтерско-аудиторской компании, жалуется на то, что сотрудники работают плохо, выполняют намного меньше работы, чем могла бы выполнить она сама. Сотрудники же компании жалуются, что им очень тяжело работать, что им не дают возможности проявить инициативу, и любое их начинание директор встречает скептически. 

Подобный конфликт между руководителем и подчиненными, увы, не редкость. Иногда излишне авторитарный руководитель стремится навязать подчиненным слишком жесткие правила на все случаи жизни, а потом удивляется, почему сотрудники не проявляют инициативу. Перекос же в сторону излишнего либерализма чреват тем, что сотрудники не будут успевать вовремя выполнять порученные им дела, и снова возникнет «патовая ситуация». В результате неправильно организованной работы у людей снижается производительность труда уже не за счет биоритмов, а за счет постоянного стресса и плохого психологического климата в коллективе, из-за чего могут возникнуть текучка кадров, проблема передачи дел и т.д. 

Сезонность биоритмов

Кроме ежедневных существуют еще и сезонные биоритмы. Обычно после отпуска люди приезжают с новым запасом сил и некоторое время могут работать лучше, чем в обычное время. Правда, им необходимо сначала несколько дней, чтобы акклиматизироваться и заново включиться в работу, и в эти дни требовать от человека высокой производительности труда практически бесполезно. В жаркое время, особенно если нет кондиционера в офисе, работать намного сложнее, чем зимой.  

Поэтому обратите внимание на то, что еще влияет на вашу работоспособность, как в сторону понижения, так и в сторону повышения. 

Одно время были популярны специальные программы, рассчитывающие три биоритма, изменяющиеся по синусоиде. Это физический, эмоциональный и интеллектуальный биоритмы. Они плавно изменяются от минимума к максимуму и наоборот. Когда все три биоритма находятся в минимуме или в точке на средней линии, желательно учитывать, что соответствующие способности могут временно снизиться, и не предъявлять к себе невыполнимых требований. 

Знание собственных биоритмов дает вам возможность лучше планировать свою работу, учитывая, что и когда вам лучше делать. По сравнению с другими людьми, которые не учитывают биоритмы, у вас появляется преимущество – вы предупреждены, и теперь это уже ваш выбор, что делать с новым знанием, использовать или не использовать.

 Люди, постоянно работающие в состоянии цейтнота, иногда думают, что они в этом состоянии творят что-то уникальное, творческое. Если вы относитесь к таким людям, как-нибудь просмотрите работу, сделанную вами второпях и сравните ее с работой, когда у вас было достаточно времени, чтобы все обдумать, найти дополнительную литературу, проработать сложные места, проконсультироваться с коллегами. 

Лучше всего не полагаться на интуицию, а реально провести этот небольшой эксперимент, тогда вы сами во всем наглядно убедитесь.

Инна Иголкина

Опубликовано в № 9 за 2007 год журнала Финансовый Справочник Бюджетной Организации.  

Итак, если Вы действительно хотите извлечь пользу от моей рассылки – найдите 5 минут, зарегистрируйтесь на форуме http://www.forum.timesaver.ru  и напишите то, о чем хотели бы спросить, что рассказать, чем поделиться. Или просто напишите на iigolkina@mail.ru – лично мне. 

Если Вам нравится моя рассылка – буду признательна, если Вы перешлете этот выпуск своим друзьям или распечатаете мой алгоритм работы и попробуете его применить в своей практике. 

Приглашаю всех на мой новый сайт и на форум! Я буду публиковать Ваши письма по мере того, как они подойдут под какую-либо из обсуждаемых тем. Все совпадения с реальными людьми прошу считать случайными. Письма без специальных пометок могут быть опубликованы. Грамматические ошибки будут исправлены мной в целях сохранения Вашей конфиденциальности. Желаю удачи!
Иголкина Инна, тренер НЛП, www.timesaver.ru, http://festivalnlp.ru , 8-926-319-50-32