Выпуск № 20(1)

Здравствуйте уважаемые читатели!

Рассылка поменяла своего ведущего, теперь рассылку буду вести я, Инна Иголкина. Предлагаю Вам ознакомиться с рядом статей, которые, как я надеюсь, могут быть полезны любому бухгалтеру. Эти статьи ранее были опубликованы в замечательном журнале "Финансовый Справочник Бюджетной Организации" (ФСБО). Пожалуйста, пишите мне, задавайте вопросы. Я с удовольствием отвечу на них в следующих выпусках рассылки, которая будет выходить примерно 1 раз в месяц. Мой адрес iigolkina@mail.ru

Управление собственным состоянием во время проверки налоговыми органами

Данная статья посвящена психологическим аспектам подготовки к проведению переговоров в сложных, стрессовых ситуациях, время от времени возникающих в работе бухгалтера и финансиста. Не секрет, что многие бухгалтера нервничают во время проведения проверки со стороны налоговой инспекции, независимо от того, есть для этого основания или нет. И, хотя перед проверкой обычно есть некоторое время на то, чтобы морально подготовиться к ней, однако, большинство людей, ожидая проверяющих, только вводит себя в состояние еще большего стресса.

 Основные моменты переговоров между бухгалтером и проверяющими и разбор наиболее часто встречающихся ошибок:

 Излишне подчиненная позиция «снизу». Сотрудники контролирующих организаций – тоже люди. И по 8 часов в день выполняют свой долг перед государством. Непрерывное общение с людьми, находящимися в стрессовом состоянии, обычно не доставляет удовольствия обеим сторонам. Ожидая визит проверяющих, попробуйте мысленно встать на их место. Предложите им чаю, кофе. Беседуйте спокойно, создайте атмосферу, приятную для общения. Это может сильно облегчить ваше положение и уберечь вас от ненужных слов, которые, как воробей, легко вылетают, но обратно уже не возвращаются.

Те бухгалтера и финансисты, которые сталкиваются с проверками достаточно часто, уже выработали свою стратегию поведения. На первых порах начинающий специалист обычно сильно нервничает (это похоже на ситуацию сдачи экзамена в школе или институте). Привычка впадать в стрессовое состояние со временем может закрепиться. Даже если это уже произошло, никогда не поздно создать новую привычку – реагировать на любую ситуацию спокойно. Возьмите в качестве примера буддистов – их цель – поддерживать свое духовное состояние в равновесии в любой ситуации. Помочь в этом могут очень простые приемы: считать медленно до 10, следить за дыханием, освоить несколько элементарных упражнений по стресс-менеджменту, которые можно прочитать в различных книгах. Их можно заказать через Интернет или купить в книжном магазине. Помогают также занятия йогой, любыми видами физической активности, прогулки на свежем воздухе – в общем, правильно организованный отдых.

 Зачастую «излишне подчиненная позиция» или «подстройка снизу» происходят от сильного страха, который человек не хочет осознавать. Проверяющий в этом случае как бы занимает роль «Родителя», а бухгалтер – «Ребенка». Однако в этой позиции защищать свои права очень сложно, лучше перейти в позицию «на равных», т.е. «Взрослый» - «Взрослый».

 Когда человек уже находится в состоянии стресса, выйти из подчиненной позиции крайне сложно. Поэтому лучше выработать «якоря», которые будут удерживать вас «на плаву», как настоящие якоря удерживают пришвартованное судно. Этими якорями могут стать мелодия приятной и веселой песенки, которую можно мысленно прослушивать, умение время от времени менять точку зрения (как будто вы смотрите на ваш разговор через стекло, с улицы), запоминание комфортного состояния вашего тела, когда вы разговариваете с кем-то «на равных», и умение в процессе трудного разговора незаметно сбрасывать возникающие мышечные зажимы и излишнее напряжение (прежде всего в плечах и в районе желудка).

 Постепенно вырабатывая подобные приемы и практикуя их в ежедневных житейских ситуациях (на улице, во время разговоров с другими людьми, самостоятельно), вы учитесь лучше «держать удар», т.е. вести жесткие переговоры. Также могут помочь в освоении этого навыка специальные тренинги – по стресс-менеджменту, жестким переговорам, аутотренинг и другие методики, развивающие способность владеть собственным эмоциональным состоянием в условиях прессинга.

 Позиция «сверху». Это – другой вариант «перегиба». Константин, сотрудник налоговой инспекции, как-то рассказал мне о том, что иногда у него возникает сильное желание помочь некоторым людям, дав им совет о том, как избежать серьезных неприятностей. Однако иногда люди, встречаясь с налоговым инспектором или аудитором, чтобы избежать стресса, начинают сами «нападать» на собеседника, вести себя агрессивно. Тем самым они лишают себя возможности адекватно реагировать на происходящее, и, возможно, получить действительно стоящий совет.

 По законам физики действие равно противодействию. Как только в стрессовой ситуации одна из сторон начинает давить, вторая – начинает сопротивляться. Т.е. давить с той же, а то и превосходящей силой. Попробуйте плашмя, расставив руки в стороны, прыгнуть в воду с трехметровой вышки. Вы почувствуете сильный удар о воду всей поверхностью тела. Однако когда мы просто входим в бассейн, никакого удара не возникает – вода расступается в стороны, пропуская нас. Будьте гибкими. Попытки подавить проверяющих, скорее всего, приведут к тому, что они захотят воспользоваться своей властью «по полной». Поскольку поправки и комментарии выходят почти ежедневно, никогда нельзя знать всех тонкостей и нюансов, и, если вы сами вызовете «огонь на себя», то последствия, скорее всего, будут хуже тех, которые могли бы быть в более выигрышной для вас ситуации.

 Позиция «на равных». Сложность этой позиции «Взрослый» – «Взрослый» в том, что, с одной стороны, надо показать проверяющим органам, что вы их уважаете, с другой стороны, нельзя при этом соскользнуть в ту или другую сторону – в позиции «сверху» или «снизу». Грань может быть очень тонкой, и надо научиться ее выдерживать. Проверка – всего лишь часть вашей работы. Чтобы добавить тонкости в ваше взаимодействие с проверяющими органами, не отождествляйте себя полностью с организацией, в которой вы работаете, потому что в этом случае проверяющий автоматически отождествит себя с Государством, и далее будет разбираться с вами по всей строгости Закона.

Когда один наемный сотрудник беседует с другим наемным сотрудником – это переговоры на равных. Как только вы становитесь в роль «Я – суперпрофессионал в бухгалтерии ООО «Ромашка+», ваш собеседник, как асфальтоукладчик, начинает утюжить все те мелкие недочеты и промахи, на которые он, возможно, просто посмотрел бы сквозь пальцы, если бы вы не встали «в позу».

Переговоры – это обычно торг, когда одна сторона выдвигает какой-то тезис, а вторая начинает его аргументировано опровергать. Поэтому, чтобы сделать переговоры более простыми, существует несколько элементарных рекомендаций:

Если есть возможность выбора, лучше выезжать на встречу из вашего офиса, чем принимать проверяющих непосредственно в своей организации. В случае нехватки какого-либо документа его можно найти, подвезти позже, восстановить и т.д. Если же проверка происходит непосредственно в организации, все недостатки и недочеты становятся очевидны – начиная от беспорядка на столе бухгалтера (который тут же наводит на мысль о беспорядке в ведении дел), и, заканчивая случайными фразами, которые могут невзначай произнести сотрудники.

Желательно, чтобы в офисе (хотя бы в бухгалтерии) был полный порядок. Вспомните эпизод из фильма «Место встречи изменить нельзя», когда Володя Шарапов забыл на столе у Глеба Жеглова какой-то важный документ, а Жеглов этот документ немедленно убрал, и затем прочитал Шарапову лекцию о том, как надо хранить секретные (и все остальные) документы. По возможности заведите в своей бухгалтерии столь же жесткие правила – где хранятся бумаги, кто имеет право их брать, как это документируется и т.д. Тогда даже в случае, если проверка производится у вас в офисе, вы будете уверены в том, что необходимые документы лежат четко на своих местах, и вам не придется лишний раз нервничать, дрожащими пальцами пытаясь найти бумагу: «Вот только вчера она лежала здесь!» Помочь в создании и поддержания порядка может тайм-менеджмент.

 Заранее наметьте и оговорите с руководством возможные издержки. Например, есть некоторая вероятность, что на организацию могут наложить штраф. Предположим, 5000 рублей. Оцените эту вероятность. Это даст вам возможность маневра, т.е. в случае, если подобный штраф все же случится, вы уже заранее к нему подготовились и можете сильно не переживать. В некоторых случаях существует вероятность оспорить решения проверяющих органов, поэтому спокойствие при проведении проверки и при анализе последующих действий даст вам шанс эти возможности увидеть и использовать, а то и вовсе избежать каких-либо неприятностей.

 Умение вести себя соответственно ситуации. Когда вы общаетесь с проверяющими инстанциями, это – как спектакль, у которого нет сценария, а который происходит непосредственно в момент наблюдения. Т.е. некоторые «ходы» пьесы изначально предопределены обстоятельствами, а некоторые – возникают по ходу. И во многом от вашего поведения будет зависеть то, возникнут ли какие-либо последствия или нет.

Мысленно поставьте себя на место проверяющего. Какое впечатление вы на него производите? Несколько вариантов, метафорически описывающих возможные состояния: «Трясущийся комок нервов», «Наглый хам, которого надо как следует наказать», «Профессионал, у которого все хорошо и который уверен в себе». Как вы думаете, какая из этих трех ролей более уместна? Возможно, в некоторых ситуациях есть и другие роли, которые лучше описывают то, что будет более подходящим в существующих обстоятельствах.

Предположим, что ваша бюджетная организация согласно бумагам имеет довольно скромную прибыль. И вот инспектор видит бухгалтера, одетого исключительно дорого, прямо скажем – вызывающе шикарно. Какие мысли могут возникнуть у проверяющего? Скромность (но не «неопрятность») с большей степенью вероятности вызовет симпатию к личности бухгалтера в данном случае, да и во многих других.

 Неумение правильно реагировать на критику. Предположим, что налоговый инспектор, проникнувшись симпатией лично к вам (или к вашей организации в вашем лице) хочет намекнуть вам на способы исправления имеющихся недочетов. Вам бы радоваться! Однако, многие люди относятся к любым указаниям на совершенные ошибки исключительно агрессивно. Это мгновенно отбивает желание давать дальнейшие советы, вместо этого может возникнуть ответная агрессия. С другой стороны, неумение аргументированно отстаивать свою позицию может привести к тому, что бухгалтер соглашается там, где ситуацию можно было бы оспорить.

 Очень важно уметь, прежде всего, реагировать на позитивное намерение, заключенное в любой критике. Не ошибается тот, кто ничего не делает. Т.е. раз вас критикуют, значит, вы что-то делаете. Возможно, интересы организации в чем-то расходятся с интересами проверяющих, и в этих моментах обычно и возникает конфликт. Позитивное намерение проверяющего обычно состоит в том, чтобы ваша документация соответствовала требованиям Закона (в том виде, в котором эти требования понимает проверяющий). С другой стороны, организации обычно стремятся к уменьшению выплачиваемых налогов. В какой-то точке эти два намерения соприкасаются – и требования соответствуют установленным, и лишние деньги не переплачиваются.

 Если бухгалтер сосредотачивается в общении с проверяющей стороной на поиске подобного варианта «выигрыш-выигрыш», то он может признать некоторые допущенные ошибки (если они действительно были), и в то же время вести диалог в поисках оптимального решения. Не стесняйтесь запрашивать дополнительную информацию и разъяснения в соответствующих государственных организациях! Их письменные ответы помогут вам найти общий язык с контролирующими органами.

 В отдельных случаях налоговые инспектора даже благодарят бухгалтеров, которые смогли аргументировано разъяснить им сложные места в законах. Так что выбор за вами. Вы можете освоить некоторые приемы, изложенные в данной статье, что позволит вам испытывать меньше стресса, превратить общение с налоговой инспекцией и другими проверяющими организациями из пытки в часть профессиональных обязанностей бухгалтера, которые можно качественно и успешно выполнять. 

Инна Иголкина

Опубликовано в журнале
Финансовый Справочник Бюджетной Организации http://www.gosbudget.ru/

Обсудить выпуск рассылки можно на форуме сайта http://www.timesaver.ru - пожалуйста, пишите мне письма на iigolkina@mail.ru , я с удовольствием отвечу на них в следующих выпусках рассылки.