Содержание

• ИЗ КАКИХ ДЕНЕГ УДЕРЖИВАТЬ "ЗАРПЛАТНЫЙ" НДФЛ (Что делать с исчисленным с зарплаты НДФЛ, если до ее выдачи работникам выплачиваются другие суммы)
• ПРОДАЕМ ТОВАРЫ НДС-НЕПЛАТЕЛЬЩИКАМ: КОГДА ИСПОЛЬЗОВАТЬ КОД "26"
• ЗАПЛАТИЛИ ПРОДАВЦУ ПО СТАРЫМ РЕКВИЗИТАМ: ЧТО ДЕЛАТЬ
• СМЕНА ИМЕНИ РАБОТНИКОМ: КАДРОВОЕ ОФОРМЛЕНИЕ

ИЗ КАКИХ ДЕНЕГ УДЕРЖИВАТЬ "ЗАРПЛАТНЫЙ" НДФЛ (Что делать с исчисленным с зарплаты НДФЛ, если до ее выдачи работникам выплачиваются другие суммы)

Н. Мартынюк

Зарплата за месяц становится доходом работника в последний день этого месяца. То есть денег еще не дали, а НДФЛ с них уже исчислен. Казалось бы, это означает, что всю его сумму нужно удержать из любых денег, выдаваемых работнику раньше зарплаты, будь то отпускные, пособия, дивиденды, матпомощь или даже задержанная зарплата за какой-то из предыдущих месяцев. Но не торопитесь так делать - это неправильно.

Ясно, в какой момент исчислить налог...

В целях НДФЛ доход в виде зарплаты считается фактически полученным уже в последний день месяца, за который она начислена, независимо от того, когда она будет выплачена работнику <1>. Соответственно, уже на эту дату нужно исчислить сумму НДФЛ с зарплаты <2>.

Исчисленную сумму налога работодатель обязан:

- удержать "непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате" <3>;

- не позднее чем на следующий за удержанием день уплатить в бюджет <4>.

Обычно исчисленный с зарплаты за конкретный месяц НДФЛ удерживают из расчета с работником за вторую половину этого месяца. Но у бухгалтеров возникли сомнения, правильно ли так делать в следующих распространенных, но нестандартных ситуациях.

...но не всегда понятно, из чего удержать налог

СИТУАЦИЯ 1. В период начиная с последнего дня месяца до дня выдачи зарплаты организация выплачивает работнику какой-то другой денежный доход - отпускные, пособия по временной нетрудоспособности, дивиденды, арендную плату, матпомощь, превышающую годовой необлагаемый размер (4000 руб. <5>), проценты по займу, премию к празднику, юбилею и т.д.

Например, установленный в организации срок выплаты зарплаты за вторую половину месяца - 10-е число следующего месяца. Организация выплачивает работнику отпускные 30 сентября. Зарплата за вторую половину сентября будет перечислена ему, как и всем остальным, 10 октября. Однако в силу названных норм НК уже 30 сентября доход в виде зарплаты за сентябрь считается полученным и с него должен быть исчислен НДФЛ.

Обязана ли организация удержать уже исчисленный с зарплаты НДФЛ из такой "межрасчетной" выплаты и сразу перечислить его в бюджет, не дожидаясь выплаты самой зарплаты? В нашем примере - удержать 30 сентября из выдаваемой работнику суммы отпускных не только НДФЛ с самих отпускных (его нужно перечислить уже 30 сентября <6>), но и НДФЛ с зарплаты за сентябрь и перечислить его не позднее 1 октября?

Это было бы как минимум неудобно - зачастую у бухгалтерии в последний день месяца и в первые дни следующего месяца еще нет всех данных, необходимых для расчета зарплаты и, следовательно, для исчисления НДФЛ. Кроме того, это вряд ли обрадует работника, который получит, как в нашем примере, отпускных меньше, чем ожидал (хотя потом, при перечислении зарплаты, он получит денег больше).

(!) Однако за любое, даже на день, опоздание с удержанием и, соответственно, с перечислением НДФЛ грозит штраф в размере 20% от просроченной суммы налога <7>. Так что вопрос и в этой, и в следующих ситуациях не праздный.

СИТУАЦИЯ 2. Из-за временных финансовых затруднений организация выплачивает всем работникам сначала одну часть зарплаты за вторую половину месяца, а спустя время - остаток. Например, за вторую половину сентября организация рассчиталась с работниками так: 60% причитающейся каждому суммы выплатила в срок, а оставшиеся 40% - с задержкой на неделю.

Внимание! С 03.10.2016 минимальный размер компенсации за задержку зарплаты - 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки <8>.

Обязана ли организация удержать и заплатить в бюджет весь НДФЛ, исчисленный на последний день сентября (с зарплаты за сентябрь), уже из первой выплаты, а из второй, соответственно, ничего не удерживать? Или же она должна исчисленный с зарплаты каждого работника налог поделить пропорционально выплачиваемым суммам: 60% НДФЛ удержать и перечислить при первой выплате, 40% - при второй?

СИТУАЦИЯ 3. Организация задерживает зарплату больше чем на месяц. Например, в октябре рассчитывается с работниками за август, а зарплата за сентябрь все еще остается невыплаченной. Между тем на этот момент в целях НДФЛ доход в виде зарплаты за сентябрь уже фактически получен и налог с нее уже должен быть исчислен. Должна ли организация удержать из выплачиваемой в октябре зарплаты за август еще и НДФЛ, исчисленный с зарплаты за сентябрь?

СИТУАЦИЯ 4. Организация задерживает зарплату, но вовремя платит пособия по больничным, так как их возмещает ФСС. Следует ли при выплате пособия удержать из него НДФЛ, исчисленный со всех уже причитающихся, но еще не выданных работнику зарплат за истекшие месяцы?

(?) Для того чтобы ответить на поставленный для каждой ситуации вопрос, нужно понять, подлежит ли исчисленный с зарплаты на конец месяца НДФЛ удержанию из других выплат (в том числе и из зарплат за другие периоды). Или же этот НДФЛ может быть удержан только из выплаты того дохода, при получении которого исчислен, причем только в приходящейся на выплачиваемую часть сумме.

На наш взгляд, верным является второе утверждение - сразу по нескольким причинам.

С чего исчислили - из того и удерживаем

АРГУМЕНТ 1. В гл. 23 НК есть правило об удержании налога, исчисленного с одного дохода, из других выплачиваемых физлицу доходов. Но оно касается только НДФЛ с матвыгоды и с доходов в натуральной форме. Для такого НДФЛ специально указано: удержать из любых денежных доходов, выплачиваемых физлицу <9>. А это означает, что в остальных случаях НДФЛ удерживается при выплате именно того дохода, с которого он исчислен. Об этом свидетельствует и формулировка "удержать исчисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика".

АРГУМЕНТ 2. Налоги должны иметь экономическое основание <10>. Поэтому НДФЛ построен на кассовом принципе: налог должен быть перечислен не раньше, чем физлицо получит на руки тот доход, с которого он исчислен. И НДФЛ с зарплаты не должен быть исключением.

Если же считать, что ответ на поставленный в каждой из ситуаций вопрос - "да", то этот принцип оказывается нарушенным. Ведь тогда получилось бы, что работник вынужден заплатить НДФЛ с зарплаты, которую может никогда и не получить.

Кроме того, тогда стало бы возможным, что НДФЛ, исчисленный с зарплаты, которая будет выдана потом, съест бОльшую часть суммы, выдаваемой работнику сейчас (так как с 01.01.2016 удержание "зарплатного" НДФЛ больше не ограничено 50% выплаты - этот лимит остался только для НДФЛ, исчисленного с неденежных доходов <9>).

Например, в ситуации 1 работник берет отпуск на пару дней и сумма отпускных лишь ненамного превышает сумму НДФЛ, исчисленного с зарплаты и с самих отпускных. Или в ситуации 2 сначала выплачивается не 60%, а всего 30% зарплаты за вторую половину месяца и т.п.

АРГУМЕНТ 3. Все неустранимые неясности и противоречия законодательства о налогах следует толковать в пользу налогоплательщика <11>.

Похожую позицию занимает и специалист Минфина.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

СТЕЛЬМАХ НИКОЛАЙ НИКОЛАЕВИЧ, советник государственной гражданской службы РФ 1 класса

"НДФЛ может быть удержан только из выплаты той зарплаты конкретного работника, с которой он исчислен, причем только в приходящейся на выплаченную часть сумме. Так, в ситуации 1 организация не вправе удержать исчисленный с зарплаты НДФЛ из "межрасчетной" выплаты, не дожидаясь выплаты самой зарплаты за вторую половину месяца.

В ситуации 2 следует удержать только ту часть исчисленного с оплаты труда за месяц НДФЛ, которая пропорциональна выплачиваемой каждому конкретному работнику части зарплаты за вторую половину месяца. То есть если каждый работник получает зарплату за вторую половину сентября двумя платежами, например 3 и 10 октября в пропорции 60% и 40% соответственно, нужно 3 октября удержать 60% от суммы НДФЛ, исчисленной с зарплаты каждого работника за сентябрь, а 10 октября - оставшиеся 40%. Удержанные суммы налога нужно заплатить не позднее 4 и 11 октября соответственно.

В ситуации 3 из выплачиваемой в октябре зарплаты за август организация не должна удерживать НДФЛ с зарплаты за сентябрь, несмотря на то что он к этому моменту уже должен быть исчислен. Следует удержать только НДФЛ, исчисленный с зарплаты за август.

И наконец, в ситуации 4 организация не должна из пособий удерживать уже исчисленный к этому моменту НДФЛ с зарплаты.

Установление в НК специального порядка исчисления НДФЛ с оплаты труда (в последний день месяца, за который начислена зарплата <12>) объясняется тем, что в соответствии с ТК заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца <13>. Этот специальный порядок позволяет определять доход и исчислять с него налог не дважды в месяц - при каждой выплате зарплаты, а только один раз - в последний день месяца".

Кроме того, правомерность такого подхода для ситуации 2 уже подтверждена официальными Письмами Минфина и ФНС <14>.

Если должны удержать НДФЛ из зарплатного "аванса"

Аналогичный вопрос возникает, когда за первую половину месяца зарплату выплачивают в последний его день (или в начале следующего месяца), а через пару недель выплачивают окончательный расчет.

Примечание. С 03.10.2016 срок выплаты зарплаты должен быть не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена <15>. И платить "аванс" в начале следующего месяца уже не получится. Подробно об этом написано в ГК, 2016, N 17, с. 13.

В этом случае из "аванса" нужно удержать НДФЛ, ведь на момент его выплаты дата получения дохода в виде зарплаты (причем зарплаты за весь месяц) уже наступила. Это подтверждает и судебная практика <16>. Однако из решений судов неясно, удержание какого НДФЛ они поддержали - исчисленного со всей зарплаты или с этого "аванса". Как мы уже разобрались, удержать нужно только ту часть исчисленного с зарплаты за месяц НДФЛ, которая приходится на "аванс". Это нам подтвердили и в Минфине.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

СТЕЛЬМАХ НИКОЛАЙ НИКОЛАЕВИЧ, советник государственной гражданской службы РФ 1 класса

"Если зарплата за первую половину месяца выплачивается в последний его день или в начале следующего месяца, налоговый агент не должен удерживать из нее весь НДФЛ, исчисленный с зарплаты за месяц. Удержать следует только ту сумму НДФЛ, которая пропорциональна выплачиваемой части месячной зарплаты".

* * *

Если зарплата выплачивается после окончания месяца, за который она начислена, частями, то каждую часть нужно показывать в разделе 2 формы 6-НДФЛ отдельно. Ведь даты удержания НДФЛ и сроки его уплаты у каждой части будут свои.

--------------------------------

<1> п. 2 ст. 223 НК РФ

<2> п. 3 ст. 226 НК РФ

<3> п. 4 ст. 226 НК РФ

<4> п. 6 ст. 226 НК РФ

<5> п. 28 ст. 217 НК РФ

<6> п. 6 ст. 226 НК РФ

<7> ст. 123 НК РФ

<8> ст. 236 ТК РФ (ред., действ. с 03.10.2016)

<9> п. 4 ст. 226 НК РФ

<10> п. 3 ст. 3 НК РФ

<11> п. 7 ст. 3 НК РФ

<12> п. 2 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ

<13> ч. 6 ст. 136 ТК РФ

<14> Письма Минфина от 25.07.2016 N 03-04-06/43479; ФНС от 24.03.2016 N БС-4-11/4999

<15> ст. 136 ТК РФ (в ред. Закона от 03.07.2016 N 272-ФЗ)

<16> Постановление АС УО от 15.12.2015 N Ф09-10005/15 (отказано в пересмотре Определением ВС от 11.05.2016 N 309-КГ16-1804)

Статья впервые опубликована в журнале "Главная книга" 2016, N 18

ПРОДАЕМ ТОВАРЫ НДС-НЕПЛАТЕЛЬЩИКАМ: КОГДА ИСПОЛЬЗОВАТЬ КОД "26"

Л. Елина

Данные о кодах операции, указываемые в книге продаж и книге покупок продавца, автоматически переносятся в НДС-декларацию. Поэтому ошибиться с кодом операции никому не хочется.

С июля действуют новые коды операций по НДС <1>. В частности, поменялись правила применения кода "26", относящегося к операциям с покупателями - неплательщиками НДС.

Зачем нужен код "26"

При реализации товаров, работ, услуг (далее - товаров), облагаемых НДС, счета-фактуры можно не составлять, если покупатели не являются плательщиками НДС. К ним относятся <2>:

- спецрежимники;

- те, кто освобожден от исполнения обязанностей плательщика НДС по ст. 145 НК РФ;

- обычные граждане.

Однако регистрировать такие операции в книге продаж и в НДС-декларации продавцу необходимо. Соответственно, придется указывать, в частности, и код этих операций.

Внимание! Согласие покупателя - неплательщика НДС на невыставление ему счетов-фактур продавцом должно быть оформлено в письменном виде <2>.

Минфин и ФНС сошлись во мнении, что в таких случаях в книге продаж продавец может зарегистрировать:

<или> первичные учетные документы, подтверждающие совершение операции;

<или> иные документы (например, бухгалтерскую справку-расчет), содержащие суммарные данные по указанным операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала) <3>.

Это позволяет продавцам сократить свой документооборот, а также уменьшить количество записей в книге продаж и существенно снизить объем НДС-декларации.

Именно для регистрации таких документов и был введен код "26" <4>.

Когда применяется код "26" при отгрузке

С июля этого года код "26" надо применять при составлении продавцом "счетов-фактур, первичных учетных документов, иных документов, содержащих суммарные (сводные) данные по операциям за месяц (квартал) при реализации товаров" неплательщикам НДС <5>. Как видим, в перечень документов, регистрируемых под этим кодом, теперь добавились счета-фактуры.

Отсюда вопрос: указывать ли именно код "26" при выставлении счетов-фактур по единичным сделкам, в которых покупатели - неплательщики НДС?

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ДУМИНСКАЯ ОЛЬГА СЕРГЕЕВНА, советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

"Код "26" применяется в случае составления продавцом сводных документов, содержащих суммарные (сводные) данные, а также первичных учетных документов <6>. То есть если продавец выставил счет-фактуру по конкретной поставке, то применяется код "01". Но если в этой ситуации продавец указал в книге продаж код "26" вместо кода "01", то эту ошибку можно не исправлять".

То есть правило такое:

<если> выставляется отгрузочный счет-фактура по конкретной сделке - указывается код "01";

<если> выписывается счет-фактура, содержащий сводные данные по отгрузкам покупателям - неплательщикам НДС, или же первичный документ (независимо от того, сводный он или содержащий данные по единичной отгрузке), то используется код "26".

Подобный подход удобен и самим продавцам, и проверяющим.

Когда еще используется код "26"

В описании операций к коду "26" также указано, что этот код применяется <7>:

- при получении от неплательщиков НДС авансов в счет предстоящих поставок товаров;

- при регистрации в книге покупок счетов-фактур, первичных учетных и иных документов, содержащих сводные данные;

- при вычете авансового НДС на дату отгрузки товара, под который получен аванс <8>;

- при вычете НДС при уменьшении цены товара <9>.

Об особенностях применения кодов операций в этих ситуациях мы попросили рассказать специалиста ФНС.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ДУМИНСКАЯ ОЛЬГА СЕРГЕЕВНА, советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

"Порядок применения кода "26" зависит от того, составляется ли счет-фактура под конкретную операцию или нет.

Так, при получении аванса под конкретную поставку товара от упрощенца (или другого лица, не являющегося плательщиком НДС) продавец должен зарегистрировать в книге продаж авансовый счет-фактуру с кодом "02".

После отгрузки товаров, под которые ранее был получен аванс, продавец:

- при регистрации в книге продаж счета-фактуры на отгрузку проставляет код "01";

- авансовый счет-фактуру регистрирует в книге покупок с кодом "22".

В другом случае (к примеру, когда продавец и покупатель договорились о невыставлении счетов-фактур) продавец:

- при получении аванса от неплательщика НДС (в нашем примере - упрощенца) регистрирует в книге продаж платежку с кодом "26";

- при отгрузке товара регистрирует первичный документ, подтверждающий отгрузку конкретной партии товара упрощенцу, с кодом "26";

- для предъявления к вычету авансового НДС регистрирует в книге покупок авансовую платежку также с кодом "26".

* * *

Как видим, продавцам нет нужды выяснять налоговый статус покупателей при выставлении счета-фактуры по конкретной сделке. Независимо от того, кем является покупатель (спецрежимником, освобожденным от обязанностей плательщика НДС по ст. 145 НК РФ, либо организацией/предпринимателем на общей системе налогообложения), в книге продаж при регистрации такого счета-фактуры можно смело ставить код операции "01".

--------------------------------

<1> утв. Приказом ФНС от 14.03.2016 N ММВ-7-3/136@ (далее - Приказ ФНС)

<2> подп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ

<3> Письма Минфина от 22.01.2015 N 03-07-15/1704; ФНС от 27.01.2015 N ЕД-4-15/1066@

<4> приложение к Письму ФНС от 22.01.2015 N ГД-4-3/794@

<5> приложение к Приказу ФНС

<6> Приказ ФНС

<7> приложение к Приказу ФНС

<8> п. 6 ст. 172 НК РФ

<9> п. 10 ст. 172 НК РФ

Статья впервые опубликована в журнале "Главная книга" 2016, N 18

ЗАПЛАТИЛИ ПРОДАВЦУ ПО СТАРЫМ РЕКВИЗИТАМ: ЧТО ДЕЛАТЬ

Н. Мацепуро

Если вы оплатили выставленный вам счет на оплату товаров (работ, услуг), а потом выяснилось, что это уже старые реквизиты, и контрагент, не предупредивший вас об этом, требует перечислить деньги на новый расчетный счет, не спешите выполнять его просьбу. Ваши дальнейшие действия во многом будут зависеть от того, что произошло: старый счет мог быть закрыт, арестован, заблокирован либо у банка, в котором он был открыт, могли отозвать лицензию.

Контрагент закрыл счет

В этом случае деньги после списания с вашего счета повисят несколько дней в банке контрагента в невыясненных платежах, а затем вернутся на ваш счет <1>.

(-) Раз платеж не зачислен на счет контрагента, значит, вы свое обязательство по оплате не исполнили <2>. Причем то обстоятельство, что контрагент не известил о закрытии счета, не освобождает вас от исполнения обязательства. Однако может послужить основанием для уменьшения вашей ответственности (в частности, неустойки), если вы допустили просрочку оплаты <3>.

Поэтому дождитесь возврата денег, а затем снова перечислите их контрагенту, но уже по новым реквизитам.

Если средства долгое время не возвращаются (ведь конкретного срока на возврат не предусмотрено), направьте претензию в банк контрагента и установите срок для их возврата. А если и это не поможет, то придется взыскивать деньги с банка через суд <4>.

Счет арестован или заблокирован

Счет вашего контрагента мог быть:

<или> арестован судом или судебным приставом-исполнителем <5>;

<или> заблокирован налоговиками <6>.

(!) В обоих случаях наложенные на счет ограничения не препятствуют поступлению на него платежей. Поэтому ваши деньги будут зачислены на счет контрагента и обязательство по оплате будет считаться исполненным надлежащим образом <7>. А в том, что контрагент не может распорядиться средствами из-за ареста или блокировки, вашей вины нет.

У банка контрагента отозвана лицензия

С момента отзыва лицензии банк прекращает прием и зачисление платежей на счета клиентов <8>. Поэтому важно, когда ваши деньги поступили в банк контрагента - до отзыва лицензии или после. А еще - как в договоре с контрагентом закреплены условия о моменте оплаты.

Деньги перечислены после отзыва лицензии

(-) Тогда банк должен вернуть деньги на ваш счет (если вы перечисляли их до вступления в силу решения суда о банкротстве или ликвидации банка) <9>. Поэтому дождитесь их и снова перечислите по назначению.

Примечание. Если банк не возвращает вам платеж, поступивший после отзыва лицензии, то жалуйтесь в подразделения ЦБ. Они уполномочены выносить конкурсным управляющим предписания об устранении нарушений <10>.

Деньги пришли до отзыва лицензии и зачислены на счет контрагента

(+) Значит, ваш платеж прошел и обязательство по оплате исполнено <11>. А как получить эти деньги от проблемного банка - уже задача контрагента. Он сможет вернуть их в ходе процедур ликвидации или банкротства банка при достаточности у последнего активов <12>.

И на исполнении контрагентом его встречных обязательств перед вами (если вы перечисляли предоплату) это отражаться не должно <13>.

Деньги поступили до отзыва лицензии и зависли на корсчете банка

Иногда стороны пишут в договоре, когда оплата считается состоявшейся:

<или> в момент ее поступления в банк контрагента;

<или> в момент зачисления денег непосредственно на счет контрагента.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Если ваша компания - плательщик, закрепите в договорах с контрагентами условие о том, что обязательство по оплате считается исполненным уже в момент зачисления денег на счет банка-получателя. Так вы снизите свои риски на случай банкротства банков контрагентов.

(!) Тогда обязательство по оплате будет считаться исполненным согласно закрепленным условиям <14>. А вот когда в договоре таких условий нет, суды, как правило, поддерживают плательщиков. Так, на момент получения денег на свой корсчет у банка возникает обязательство зачислить их клиенту <15>. А у клиента появляется право требования этих денег у банка (в том числе право на включение этого требования в реестр кредиторов в случае банкротства банка). Соответственно, с этого момента перечисленные вами суммы становятся собственностью контрагента. Поэтому суды признают обязательство плательщика исполненным уже с момента поступления денег в банк контрагента <16>. Ведь плательщик не должен нести риск, связанный с выбором контрагентом обслуживающего банка.

Если же контрагент не признает оплату и отказывается выполнить обязательства по договору, обращайтесь за разрешением спора в суд.

* * *

А если вы по своей вине перечисляете деньги не на тот счет (например, несмотря на получение уведомления об изменении счета или заключение допсоглашения к договору о смене реквизитов), то в таких случаях суды, как правило, не считают обязательство по оплате исполненным <17>. Соответственно, если у банка контрагента вдруг отзовут лицензию, то вам придется выуживать деньги из него самостоятельно, в рамках дела о банкротстве <18>. И заплатить вторично контрагенту <19>.

--------------------------------

<1> п. 8.2 Инструкции ЦБ от 30.05.2014 N 153-И; п. 4.67 ч. II приложения к Положению, утв. ЦБ 16.07.2012 N 385-П

<2> п. 1 ст. 316, ст. 403 ГК РФ; Постановления АС ДВО от 17.02.2016 N Ф03-274/2016; 8 ААС от 14.05.2015 N 08АП-1989/2015

<3> п. 1 ст. 404 ГК РФ

<4> Постановление АС СЗО от 16.10.2014 N А56-68302/2013

<5> ст. 27 Закона от 02.12.90 N 395-1 (далее - Закон N 395-1); ч. 7 ст. 115 УПК РФ; ст. 139, п. 1 ч. 1 ст. 140 ГПК РФ; ч. 1 ст. 90, п. 1 ч. 1 ст. 91 АПК РФ; ч. 1 ст. 80, ч. 1 ст. 81 Закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ

<6> пп. 1, 3, 3.2 ст. 76, подп. 2 п. 10 ст. 101 НК РФ

<7> п. 1 ст. 316, п. 1 ст. 408 ГК РФ

<8> п. 5 ч. 9 ст. 20 Закона N 395-1; п. 1.1 Указания ЦБ от 05.07.2007 N 1853-У

<9> п. 5 ч. 9 ст. 20 Закона N 395-1; п. 1.4 Указания ЦБ от 05.07.2007 N 1853-У

<10> пп. 1.3, 3.5 Положения, утв. ЦБ 05.02.2016 N 533-П

<11> п. 1 ст. 316, п. 1 ст. 408 ГК РФ; Постановление 19 ААС от 28.11.2012 N А35-7047/2012

<12> ст. 20 Закона N 395-1; п. 1 ст. 189.64 Закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ

<13> ст. 309, п. 1 ст. 328 ГК РФ

<14> ст. 309 ГК РФ

<15> п. 1 ст. 845, п. 1 ст. 865 ГК РФ

<16> п. 3 Постановления Пленума ВАС от 19.04.99 N 5; Постановления АС УО от 27.10.2014 N Ф09-6638/14; 1 ААС от 01.07.2016 N А79-8396/2015

<17> Постановления Президиума ВАС от 30.07.2013 N 1142/13; АС МО от 30.12.2014 N Ф05-10264/2012; 18 ААС от 19.05.2016 N 18АП-4640/2016

<18> Постановление ФАС ПО от 14.01.2013 N А72-4380/2012

<19> Постановление 11 ААС от 08.07.2013 N А72-11822/2012

Статья впервые опубликована в журнале "Главная книга" 2016, N 19

СМЕНА ИМЕНИ РАБОТНИКОМ: КАДРОВОЕ ОФОРМЛЕНИЕ

М. Кокурина

Работник в связи со вступлением в брак или просто по своему желанию взял другие фамилию, имя или отчество (сменил имя) <1>. В связи с этим вам придется внести исправления в кадровую документацию. Если же работник вовремя не сообщил о новом имени, есть опасность попасть на штраф за представление отчетности с недостоверными сведениями.

Как, где и когда отразить смену имени

(+) Сразу скажем, что не нужно перезаключать с работником трудовой или иной договор (к примеру, договор о полной материальной ответственности) или вносить в него изменения путем оформления дополнительных соглашений.

Когда работник сообщает вам об изменении имени:

- попросите у него оригиналы свидетельства о перемене имени <2> или свидетельства о браке и нового паспорта;

- снимите с них копии и оставьте их у себя;

- оригиналы верните сотруднику.

На основании этих документов в договорах достаточно изменить только сведения о работнике.

Такие же исправления нужно сделать:

- на титульном листе трудовой книжки <3>. На нем надпишите новую фамилию. А ссылку на изменяющие документы и подпись внесшего изменения работника с печатью компании сделайте на внутренней стороне обложки трудовой книжки;

- в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них <4>;

- в лицевом счете;

- в личной карточке работника;

- в графике отпусков;

- в табеле учета рабочего времени. Кстати, если табель у вас ежемесячный, а об изменении имени работника вы узнали не в начале месяца, то можете не трогать табель на текущий месяц. С нового месяца впишите в табель новое имя.

(!) А вот в бухгалтерской программе имя работника поменяйте после того, как он принесет вам переоформленную на его новое имя банковскую карту. Ведь до этого момента выплаты ему нужно делать на действующую карту со старым именем.

Замена пенсионного свидетельства

Не забудьте поменять сотруднику страховое свидетельство. Для этого в течение 2 недель со дня получения от сотрудника документов, подтверждающих смену им фамилии, подайте в свое отделение ПФР:

- подписанное работником заявление об обмене страхового свидетельства (форма N АДВ-2 <5>);

- опись по форме N АДВ-6-1 <6>.

Получите новое свидетельство и выдайте его сотруднику в течение недели. А сопроводительную ведомость с подписью работника в получении свидетельства в течение месяца верните в ПФР <7>.

Можно ли наказать работника, умолчавшего о смене имени

Если вы подадите в ПФР отчетность с устаревшей фамилией работника, то компанию могут оштрафовать за представление недостоверных сведений <8>:

- ошибка в РСВ-1 <9> грозит штрафом в размере 5% от суммы начисленных страховых взносов за последние 3 месяца отчетного периода <10>. С нового года штраф будет другим - 500 руб. за одного застрахованного <11>;

- ошибка в СЗВ-М <12> обернется штрафом 500 руб. за одного застрахованного <13>;

- ошибка в 2-НДФЛ <14> повлечет штраф 500 руб. <15>

Возможно, руководитель захочет как-то наказать работника, который "забыл" сразу сказать о смене своего имени. Объясните шефу следующие важные моменты.

(!) Обязанность работника сообщать работодателю сведения об изменении имени действующим законодательством не установлена. Поэтому привлечь его к ответственности за несвоевременное сообщение об этом можно, только если <16>:

- обязанность передавать сведения об изменении имени прописана в должностной инструкции работника, трудовом договоре или в ЛНА (допустим, в положении о защите, обработке и передаче персональных данных);

- в таких документах указан срок, в течение которого работник должен передать сведения работодателю;

- работник расписался об ознакомлении с ЛНА или должностной инструкцией.

(-) Если компанию оштрафовали за представление недостоверных сведений, то уплаченные штрафы вряд ли удастся взыскать с работника. Даже если вы выполните все условия для привлечения его к материальной ответственности, суд не поддержит вас. Поскольку, по мнению многих судов, штраф как административное наказание:

- не является прямым действительным ущербом работодателя <17>;

- является мерой материальной ответственности для компаний за совершенные ими правонарушения и не может быть переложен на кого-то другого.

Поэтому работник не обязан возмещать работодателю уплаченные им штрафы <18>.

(!) Можно применить к работнику, не сообщившему свое новое имя, дисциплинарное взыскание в виде замечания или выговора <19>. В случае получения этим работником еще одного взыскания в течение года со дня издания приказа о первом взыскании его можно будет уволить <20>. Не забудьте, что для наложения взыскания нужно соблюсти законодательно установленную процедуру <21>.

* * *

Если сменивший имя работник захочет получить новое свидетельство с указанием в нем присвоенного ранее ИНН, пусть сам подает заявление в свою ИФНС <22>. Работодатель в этом процессе участвовать не должен.

--------------------------------

<1> п. 1 ст. 58 Закона от 15.11.97 N 143-ФЗ

<2> утв. Приказом Минюста от 25.06.2014 N 142

<3> п. 2.3 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69; п. 26 Постановления Правительства от 16.04.2003 N 225

<4> приложение N 3 к Постановлению Минтруда от 10.10.2003 N 69

<5> утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п

<6> п. 7 Инструкции, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п; пп. 26, 27 Инструкции, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 14.12.2009 N 987н (далее - Инструкция)

<7> пп. 14, 17 Инструкции

<8> ст. 15, ч. 3 ст. 17 Закона от 01.04.96 N 27-ФЗ (далее - Закон N 27-ФЗ); Постановление 9 ААС от 18.06.2014 N 09АП-17584/2014

<9> утв. Постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 N 2п

<10> ч. 3 ст. 17, ст. 1 Закона N 27-ФЗ

<11> п. 9 ст. 2 Закона от 03.07.2016 N 250-ФЗ

<12> утв. Постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 N 83п

<13> ч. 4 ст. 17 Закона N 27-ФЗ

<14> утв. Приказом ФНС от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@

<15> п. 2 ст. 230, п. 1 ст. 126.1 НК РФ; Письмо ФНС от 17.12.2015 N БС-4-11/22148@

<16> статьи 8, 22, 86 ТК РФ

<17> ст. 238 ТК РФ

<18> Постановление Президиума суда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 28.08.2015 N 44Г-37/2015; Определение Приморского краевого суда от 24.08.2015 N 33-7376/2015; Апелляционные определения ВС Республики Карелия от 03.04.2015 N 33-1331/2015; Ульяновского облсуда от 28.10.2014 N 33-3911/2014

<19> ст. 192 ТК РФ

<20> п. 5 ст. 81, ст. 194 ТК РФ

<21> ст. 193 ТК РФ

<22> п. 36 Приказа Минфина от 05.11.2009 N 114н; приложение 6 к Приказу ФНС от 11.08.2011 N ЯК-7-6/488@

Полный текст статьи читайте в журнале "Главная книга" 2016, N 19