Содержание

• ПРАВИЛА СЕВЕРНОГО ОТПУСКА (Нюансы учета дополнительного отпуска за работу на Севере)
• СТАЖЕВЫЕ НЮАНСЫ ПРИ ОПЛАТЕ БОЛЬНИЧНЫХ
• ЗЕЛЕНОГЛАЗОЕ ТАКСИ: КАК УЧЕСТЬ РАСХОДЫ НА ПОЕЗДКИ РАБОТНИКОВ (Когда можно признать затраты на поездки и чем их подтвердить)
• "ПЕРСОНАЛЬНАЯ" ЖИЗНЬ БУХГАЛТЕРА

ПРАВИЛА СЕВЕРНОГО ОТПУСКА (Нюансы учета дополнительного отпуска за работу на Севере)

Е. Шаповал

Работодатель, находящийся в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях, обязан предоставлять работникам ежегодный дополнительный отпуск <1>.

Определяем продолжительность отпуска

Продолжительность северных отпусков зависит от местности, где трудится работник <1>:

- 24 календарных дня в районах Крайнего Севера;

- 16 календарных дней в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера;

- 8 календарных дней - в остальных районах Севера, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате.

Также северянам предоставляется отпуск за свой счет на время, необходимое для проезда к месту отпуска и обратно <2>.

Правила соединения отпусков

Северяне могут соединять ежегодные отпуска, но не более чем за 2 года. То есть они могут ходить в отпуск не каждый год, а один раз в 2 года. Но продолжительность отпуска при соединении отпусков не должна превышать 6 месяцев. В этот период включается также и время отпуска за свой счет, необходимое на дорогу к месту использования отпуска и обратно.

Если при соединении отпусков общая продолжительность отпуска будет более 6 месяцев, то часть отпуска свыше 6 месяцев присоединяется к очередному ежегодному отпуску на следующий год <2>.

Пример. Соединение северных ежегодных отпусков

УСЛОВИЕ

Сотрудник организации, находящейся в Воркуте (район Крайнего Севера), имеет право на следующие отпуска:

- ежегодный основной удлиненный отпуск продолжительностью 56 календарных дней - как педагогический работник;

- ежегодный дополнительный северный отпуск продолжительностью 24 календарных дня;

- ежегодный дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день - 14 календарных дней.

Работник не использовал ежегодный отпуск в прошлом году, так как решил соединить отпуска за 2 года. Отпуск ему предоставляется с 1 августа 2016 г.

Для проезда к месту отдыха и обратно ему необходимо 10 календарных дней.

РЕШЕНИЕ

Общая суммарная продолжительность ежегодного отпуска работника составляет 94 календарных дня (56 календ. дн. + 24 календ. дн. + 14 календ. дн.).

При соединении ежегодных отпусков за 2 года общая продолжительность отпуска составит 188 календарных дней.

Отпуск не может превышать 6 месяцев. В течение указанных 6 месяцев работник использует 174 календарных дня отпуска и 10 дней на дорогу к месту отдыха и обратно - всего 184 календарных дня. Работник должен приступить к работе 10 февраля 2017 г. (4 ноября, 1 - 8 января - нерабочие праздничные дни - не включаются в число дней отпуска) <3>.

У него останется неиспользованной часть отпуска продолжительностью 14 календарных дней (188 календ. дн. - 174 календ. дн.), которая присоединяется к очередному ежегодному оплачиваемому отпуску за 2017 г.

Первый северный отпуск положен работнику уже через 6 месяцев

Вновь принятым на работу сотрудникам первый дополнительный северный отпуск, как и основной отпуск, может быть предоставлен после 6 месяцев работы в вашей организации (весь дополнительный отпуск или его часть). Однако если нет возможности предоставить отпуск по истечении 6 месяцев, то отпуск нужно предоставить по истечении 11 месяцев работы.

С согласия руководителя основной и дополнительный северный отпуск можно предоставить работнику и до истечения 6 месяцев <4>.

Северный отпуск можно заменить компенсацией без увольнения

По просьбе работника дополнительный северный отпуск можно заменить компенсацией без увольнения работника. Есть только одно исключение: нельзя заменять этот отпуск денежной компенсацией беременным женщинам. То есть такая замена невозможна до ухода работницы в декретный отпуск. После его окончания никаких ограничений на выплату компенсации уже нет. Однако замена дополнительного отпуска компенсацией ваше право, а не обязанность. Поэтому в такой просьбе работнику можно отказать и дать ему отгулять северный отпуск <5>.

Внимание! Часть отпуска продолжительностью 28 календарных дней - основной ежегодный отпуск - заменить денежной компенсацией можно только при увольнении <5>.

А теперь рассмотрим особенности предоставления северных отпусков отдельным категориям работников.

Отпуск родителям при поступлении детей

Работодатель обязан предоставить вне графика ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) одному из родителей (опекуну, попечителю) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в среднее профессиональное или высшее учебное заведение, которое расположено в другой местности. Такой отпуск предоставляется в период, указанный в заявлении работника. Если детей двое и более, то предоставляется отпуск один раз для каждого ребенка <6>.

Совместителям северный отпуск положен на общих основаниях

Совместителям, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, дополнительный отпуск за работу в указанных районах и местностях предоставляется продолжительностью соответственно 24 календарных дня и 16 календарных дней.

Этот отпуск суммируется с основным ежегодным отпуском. Общая (суммарная) продолжительность ежегодных оплачиваемых отпусков устанавливается в общем порядке: путем суммирования основного и дополнительного отпусков соответствующей продолжительности. Ведь работники-совместители работают в тяжелых климатических условиях не только по основному месту работы, но и по совместительству <7>.

Также суммируются ежегодный основной отпуск и ежегодный дополнительный отпуск продолжительностью 8 календарных дней совместителям, работающим в остальных районах Севера <8>.

За командировку на Север дополнительный отпуск не предоставляется

Период командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности не дает работнику (за исключением работников экспедиций, круглогодичных партий, нефтегазоразведок) права на дополнительный северный отпуск <9>. Однако для работников, которые часто и долго находятся на Севере в командировках, можно прописать дополнительный отпуск в локальном нормативном акте (например, в правилах внутреннего трудового распорядка), коллективном или трудовом договоре. Но оплату такого отпуска учесть в налоговых расходах нельзя <10>.

Вахтовикам положен дополнительный северный отпуск

Вахтовикам, выезжающим для выполнения работ в районы Крайнего Севера из других районов, положен дополнительный северный отпуск продолжительностью 24 календарных дня. При этом в отпускной стаж включаются календарные дни вахты в районах Крайнего Севера и фактические дни нахождения в пути, предусмотренные графиками работы на вахте <11>. То есть работникам-вахтовикам положено:

<если> они трудятся в районах Крайнего Севера - 2 календарных дня отпуска за каждый месяц вахты (24 календ. дн. / 12 мес.);

<если> они трудятся в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, - 1,33 календарного дня отпуска за каждый месяц вахты (16 календ. дн. / 12 мес.);

<если> они трудятся в остальных районах Севера - 0,66 календарного дня отпуска за каждый месяц вахты (8 календ. дн. / 12 мес.).

* * *

Расчет среднего заработка для оплаты северного отпуска производится в обычном порядке. При этом и выплаты по районному коэффициенту, и процентная надбавка входят в состав выплат, учитываемых при расчете отпускных <12>. Если основной и северный отпуск предоставляются одновременно, то средний заработок рассчитываем один раз, за 12 календарных месяцев, предшествующих дате начала такого отпуска. Если дополнительный отпуск работник берет не в то же время, что основной, то тогда средний заработок нужно рассчитать заново с новым расчетным периодом <13>.

--------------------------------

<1> ст. 321 ТК РФ; ст. 14 Закона от 19.02.93 N 4520-1

<2> ст. 322 ТК РФ

<3> ст. 112 ТК РФ

<4> статьи 122, 322 ТК РФ

<5> ст. 126 ТК РФ

<6> ст. 322 ТК РФ

<7> статьи 287, 321 ТК РФ; разд. 5 Обзора, утв. Президиумом ВС 26.02.2014

<8> ст. 287 ТК РФ

<9> п. 4 Инструкции, утв. Приказом Минтруда от 22.11.90 N 2

<10> п. 24 ст. 270 НК РФ

<11> статьи 302, 321 ТК РФ

<12> п. 5 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 N 922

<13> ст. 139 ТК РФ; подп. "л" п. 2, п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 N 922

Полный текст статьи читайте в журнале "Главная книга" 2016, N 14

СТАЖЕВЫЕ НЮАНСЫ ПРИ ОПЛАТЕ БОЛЬНИЧНЫХ

Е. Шаповал

Закономерно, что вопросы, связанные с подсчетом стажа при оплате больничных, приходят к нам довольно часто. Ведь от правильности его исчисления напрямую зависит размер пособия по временной нетрудоспособности. А неверное определение продолжительности стажа может повлечь претензии со стороны как ФСС, так и работников. Разбираемся с очередными вопросами наших читателей.

Справка о заработке не подтверждает стаж для определения размера соцстраховских пособий

Можем ли мы при определении размера пособия по временной нетрудоспособности учесть стаж работника на основании справки о зарплате для расчета пособий, так как других документов работник не представил?

М.А. Евсеенко, г. Самара

Ответ

Нет, такая справка не относится к числу документов, подтверждающих страховой стаж работника. Поэтому при определении размера пособия вы можете учесть только стаж работы в вашей компании. Если работник впоследствии представит документы, подтверждающие его страховой стаж до поступления к вам на работу (в частности, трудовую книжку, письменный трудовой договор), вы просто пересчитаете ему пособие с учетом стажа, но не более чем за 3 года, предшествующих дню представления справки <1>.

На какой момент нужно определять страховой стаж

(?) Нужно ли учитывать первый день нетрудоспособности при определении продолжительности страхового стажа для оплаты больничного по данному страховому случаю? Как определить размер пособия в процентах от среднего заработка сотрудника, если во время болезни его страховой стаж перешел в другую "категорию"?

С.И. Иванова, г. Тверь

Ответ

В законодательстве нет прямого ответа на ваш первый вопрос, поэтому за разъяснениями мы обратились в ФСС.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

КИСЕЛЕВА НАТАЛЬЯ СЕРГЕЕВНА - Начальник правового отдела Московского регионального отделения Фонда социального страхования Российской Федерации

"Страховой стаж определяется исходя из продолжительности работы по трудовому договору за весь период трудовой деятельности (с первого дня работы до дня наступления страхового случая) <2>. Следовательно, первый день периода нетрудоспособности, для оплаты которого определяется страховой стаж, в расчет последнего не включается".

Значит, если в период временной нетрудоспособности, в том числе и в первый день, страховой стаж достигнет 6 месяцев, 5 или 8 лет, то на размер пособия по указанному страховому случаю это не повлияет, так как пособие рассчитывается с учетом стажа, имеющегося у работника до дня начала болезни.

Как считать стаж, если выдано два больничных подряд

(?) В феврале для оплаты были представлены больничные двумя сотрудниками. Одному сотруднику первый больничный был выдан с 20 января, а закрыт 2 февраля. После этого ему был открыт новый больничный с 3 по 10 февраля. Второму сотруднику тоже были выданы два больничных: первичный и его продолжение. Первый - с 12 января, второй - с 12 февраля. На какую дату нужно определять страховой стаж работников при исчислении пособия по второму больничному в обоих случаях?

М.И. Скворцова, г. Москва

Ответ

Первому сотруднику при исчислении пособия по второму больничному страховой стаж нужно посчитать на дату, предшествующую дате его выдачи, то есть на 2 февраля. Ведь больничные выданы первому сотруднику по разным страховым случаям. Второму сотруднику страховой стаж нужно посчитать только на дату, предшествующую дате выдачи первого больничного, то есть на 11 января. Поскольку ему оба больничных (первичный и продолжение) выданы по одному страховому случаю <3>.

Учитывается ли период профессионального обучения в стаже для пособий

(?) В трудовой книжке работника отражен период учебы в ПТУ в 2001 - 2003 гг. Нужно ли засчитать его в стаж для пособия по больничному?

Г.А. Франк, г. Липецк

Ответ

Согласно Закону N 255-ФЗ период профессионального обучения в страховой стаж не включается <4>. А до 2007 г. период обучения в ПТУ включался в непрерывный стаж. Поэтому нужно сравнить непрерывный и страховой стаж работника до 2007 г. <5> Для этого определяем последний непрерывный период работы сотрудника на 1 января 2007 г. И если в этот период входит период обучения в ПТУ, то непрерывный стаж на 01.01.2007 будет больше, чем страховой. И тогда к непрерывному периоду работы нужно прибавить периоды работы после 01.01.2007, определяемые по Правилам N 91. Полученное значение учитываем как стаж для пособия по больничному <6>.

Если же период обучения в ПТУ не входил в последний непрерывный период работы до 01.01.2007, то учитывать его в стаже для расчета пособий не нужно <7>.

По тем же правилам, что и период обучения в ПТУ, учитываются в стаже для пособий отраженные в трудовой книжке работника периоды <8>:

- оплачиваемой производственной практики во время обучения в высшем или среднем специальном учебном заведении, аспирантуре и клинической ординатуре;

- обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров непосредственно после периода работы по трудовому договору или военной и приравненной к ней службы.

А вот период обучения в высшем или среднем специальном учебном заведении до 2007 г. засчитывать в стаж для пособий не нужно <9>.

Как учитывать в стаже для пособий военную службу

(?) Два наших работника - бывшие военнослужащие. В трудовой книжке одного из них отражен период военной службы до 2007 г. Другой уволился со службы 2 года назад. Запись о периоде военной службы в его трудовую книжку вносила наша компания, куда он устроился на работу после службы. Как нам при подсчете стажа для пособий учитывать военную службу в обоих случаях?

А.Н. Романова, г. Курск

Ответ

Независимо от того, когда у работника был период военной службы, его нужно включить в стаж для пособий <10>. Учет военного стажа зависит от времени увольнения работника со службы.

Если увольнение со службы было до 01.01.2007, то ищем последний непрерывный период работы сотрудника на 1 января 2007 г. И если в этот период входит период военной службы, то непрерывный стаж на 01.01.2007 будет больше, чем страховой. И тогда к непрерывному периоду работы нужно прибавить периоды работы после 01.01.2007, определяемые по Правилам N 91. Полученное значение учитываем как стаж для пособия по больничному <11>.

Если в последний непрерывный период работы сотрудника на 1 января 2007 г. военная служба не входит, тогда просто надо сложить периоды работы по трудовому договору и период военной службы, так как непрерывный стаж работника не будет больше, чем его страховой стаж <12>.

Так же нужно поступить и в том случае, когда увольнение со службы последовало 01.01.2007 и позднее, так как у работника вообще нет непрерывного стажа на 01.01.2007 <13>.

Как указать стаж в больничном внешнего совместителя

(?) У нас более 2 лет работает внешний совместитель. В этом году он заболел и принес больничный. Нужно ли указывать в его больничном стаж и если нужно, то на основании каких документов?

Я.А. Горячева, г. Ульяновск

Ответ

Да, нужно. Основным документом, подтверждающим стаж работника, является трудовая книжка <14>. Поскольку трудовая книжка хранится по основному месту работы <15>, попросите работника принести ее копию, заверенную по основному месту работы. И укажите стаж на основании содержащихся в ней сведений. Не забудьте, что при совпадении по времени нескольких периодов работы в стаж засчитывается один из них по выбору работника <16>. Если совместитель не представит копию трудовой книжки, то укажите в больничном только стаж работы в вашей компании и рассчитайте ему размер пособия только с учетом этого стажа.

-------------------------------

<1> ч. 2.1 ст. 15 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ (далее - Закон N 255-ФЗ); пп. 8 - 20 Правил, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 06.02.2007 N 91 (далее - Правила N 91); Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 30.07.2014 N 33-4380

<2> ст. 16 Закона N 255-ФЗ

<3> п. 2 ч. 1 ст. 1.2 Закона N 255-ФЗ

<4> ч. 1 ст. 16 Закона N 255-ФЗ; п. 2 Правил N 91

<5> ч. 2 ст. 17 Закона N 255-ФЗ

<6> ч. 2 ст. 17 Закона N 255-ФЗ; подп. "в" п. 8 Правил, утв. Постановлением Совмина СССР от 13.04.73 N 252 (утратили силу с 01.01.2007) (далее - Правила N 252)

<7> ч. 1 ст. 16 Закона N 255-ФЗ

<8> ч. 2 ст. 17 Закона N 255-ФЗ; подп. "б", "г" п. 8 Правил N 252

<9> ч. 1 ст. 16, ч. 2 ст. 17 Закона N 255-ФЗ; подп. "б", "г" п. 8 Правил N 252

<10> ч. 1.1 ст. 16 Закона N 255-ФЗ; п. 2.1 Правил N 91

<11> ч. 2 ст. 17 Закона N 255-ФЗ

<12> ч. 1.1 ст. 16, ч. 2 ст. 17 Закона N 255-ФЗ

<13> ч. 1.1 ст. 16 Закона N 255-ФЗ

<14> п. 8 Правил N 91

<15> ст. 65 ТК РФ

<16> п. 22 Правил N 91

Полный текст статьи читайте в журнале "Главная книга" 2016, N 14

ЗЕЛЕНОГЛАЗОЕ ТАКСИ: КАК УЧЕСТЬ РАСХОДЫ НА ПОЕЗДКИ РАБОТНИКОВ (Когда можно признать затраты на поездки и чем их подтвердить)

Л.Елина

Куда, зачем и почему работник ездил на такси в рабочее время - не простое любопытство бухгалтера. Ответить на эти вопросы нужно для того, чтобы определить, можно ли расходы на такие поездки признать в налоговом учете и не будет ли возмещение их стоимости работнику его доходом.

"Расходный" налоговый учет

То, как затраты на такси будут учтены в "прибыльном" и "упрощенном" налоговом учете, зависит от ситуации.

СИТУАЦИЯ 1. Командировка

Для проезда до аэропорта/вокзала и обратно работник может использовать такси. Ведь Положение о командировках не содержит никаких ограничений на сей счет <1>.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

В локальном нормативном акте организации могут быть закреплены особые условия для использования такси, с которыми надо ознакомить работника при направлении в командировку.

Не имеют значения:

- месторасположение аэропорта или вокзала (они могут находиться как за чертой города, так и в его черте);

- время поездки (дневное или ночное время).

В "прибыльном" налоговом учете, так же как и в бухучете, затраты на оплату услуг такси в командировке признаются в расходах на дату утверждения руководителем авансового отчета <2>.

Тем, кто применяет "доходно-расходную" упрощенку, нужно учесть, что если работнику выдавался аванс, достаточный для покрытия всех его командировочных трат, то стоимость услуг такси признается в расходах на дату утверждения авансового отчета. А если работник оплатил такси за счет собственных средств, то в расходах упрощенцу можно признать такие суммы только после возмещения работнику перерасхода <3>.

СИТУАЦИЯ 2. Представительские мероприятия

Затраты на транспортное обеспечение доставки участвующих в переговорах как представителей других организаций, так и сотрудников самой компании к месту проведения официального приема и обратно относятся к представительским расходам <4>. Так что если, к примеру, встреча в ресторане является представительским мероприятием, то затраты на проезд директора в ресторан на такси можно учесть как "прибыльные" налоговые расходы.

Примечание. Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от затрат на оплату труда за отчетный (налоговый) период <5>.

Но если ваша организация решила оплатить поездку приглашенных гостей от аэропорта до гостиницы и проживание в ней, то, по мнению проверяющих, такие затраты вообще нельзя учесть при налогообложении прибыли <6>.

Примечание. Однако есть одно судебное решение (правда, давнее), в котором суд счел подобные затраты не представительскими, а иными прочими расходами <7>.

Когда расходы на такси оплачены самим работником, организация сможет их признать в "прибыльном" учете на дату утверждения руководителем авансового отчета (принятия решения по заявлению работника о возмещении расходов, если аванс не выдавался).

А вот упрощенцы не могут учесть в налоговом учете затраты на "представительское" такси. Ведь в закрытом перечне расходов упрощенцев представительских расходов вообще нет <8>.

СИТУАЦИЯ 3. На работу и с работы

Иногда директор требует возместить ему (или другим работникам) расходы на такси, связанные с поездками из дома в офис и обратно. Можно ли учесть такие расходы при налогообложении прибыли? Об этом мы спросили специалиста Минфина.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

БУЛАНЦЕВА ВАЛЕНТИНА АЛЕКСАНДРОВНА - Государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России

"Если затраты на услуги такси не связаны ни с командировкой, ни с проведением представительских мероприятий, организация вправе отнести в состав своих налоговых расходов подобные затраты, связанные с перевозкой работников службами такси до места работы и с работы домой, только в двух случаях <9>:

<или> эти расходы обусловлены технологическими особенностями производства;

<или> они предусмотрены трудовыми договорами и/или коллективным договором как система оплаты труда".

К примеру, расходы на проезд можно учесть в налоговых расходах, если организация находится вдали от остановок общественного транспорта, работает в ночную смену или имеет другие особые условия функционирования <10>. Разумеется, в приказе руководителя, регламентирующем использование работниками такси, или в ином локальном нормативном акте лучше обосновать подобные технологические особенности.

СИТУАЦИЯ 4. Рабочие поездки

Это могут быть, к примеру, поездки к клиентам либо к иным контрагентам с разрешения руководителя. Такие затраты можно учесть в составе прочих производственных расходов <11>. И с этим согласен специалист Минфина.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

БУЛАНЦЕВА ВАЛЕНТИНА АЛЕКСАНДРОВНА, Государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России

"В налоговом учете признаются транспортные расходы нескольких видов, в том числе и расходы на аренду автомобиля для производственных целей.

Следуя этой логике, если поездка на такси носила именно служебный характер, организация может признать такие расходы при расчете базы по налогу на прибыль. Но цель поездки и ее связь с производственной деятельностью необходимо документально обосновать".

Приказом или локальным нормативным актом организации может быть установлен перечень работников, которым для выполнения их служебных обязанностей разрешено пользоваться услугами такси, определены критерии выбора именно такого вида транспорта.

Внимание на подтверждающие документы

(!) Чтобы подтвердить расходы, к авансовому отчету (заявлению на возмещение расходов, если аванс не выдавался) работник должен приложить документы на оплату им услуг такси <12>.

Если ваш работник расплатился за поездку на такси наличными, то водитель должен был выдать ему <13>:

<или> кассовый чек, напечатанный таксометром;

<или> квитанцию в форме бланка строгой отчетности (что встречается очень редко).

Для налогового учета затрат на такси в некоторых случаях потребуются и дополнительные документы.

(!) Если затраты на такси - часть командировочных расходов, то нужен приказ руководителя о направлении работника в командировку <14>.

(!) Для обоснования представительских расходов нужен утвержденный руководителем отчет о проведенном представительском мероприятии и расходах на него <15>.

(!) Какие документы требуются, если такси оплачено в безналичном порядке - к примеру, при помощи электронных приложений такси (Uber, GetTaxi, Яндекс.Такси), действующие Правила перевозок не устанавливают. И это неудивительно: они были приняты довольно давно и с тех пор жизнь шагнула далеко вперед.

Для таких такси отслеживание маршрута и километража происходит централизованно по навигационным системам. По итогам каждой поездки пассажиру приходит на электронную почту письмо с данными о поездке (конкретным маршрутом, километражем и временем поездки). Если такси оплачивается банковской картой, то на номер телефона, привязанный к карте, приходит сообщение о сумме, списанной в качестве оплаты поездки.

Минфин на вопрос о подтверждении затрат на услуги такси, заказанные работником в командировке через специализированные онлайн-сервисы или интернет-сайты, ответил, что расходы на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе расходов при условии оформления их документами, соответствующими требованиям действующего законодательства <16>.

* * *

В любом случае порядок использования такси теми или иными работниками определяет руководитель. Бухгалтер лишь отражает одобренные им расходы в учете.

Если же затраты работника на такси руководитель признает необоснованными, их просто-напросто не возместят. И получится, что работник прокатился с ветерком за свой счет.

-------------------------------

<1> п. 12 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749; Письма Минфина от 14.06.2013 N 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 N 03-03-07/33

<2> подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; пп. 5, 7, 16 ПБУ 10/99

<3> подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 27.06.2012 N 03-11-04/2/80

<4> подп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ

<5> п. 2 ст. 264 НК РФ

<6> Письма УФНС по г. Москве от 06.12.2007 N 21-11/116748; ФНС от 18.04.2007 N 04-1-02/306@

<7> подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Постановление ФАС МО от 23.05.2011 N КА-А40/4584-11

<8> п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 11.10.2004 N 03-03-02-04/1/22

<9> п. 26 ст. 270 НК РФ

<11> подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ

<12> ст. 252 НК РФ

<13> п. 111 Правил, приложение N 5 к Правилам, утв. Постановлением Правительства от 14.02.2009 N 112; Письмо УФНС по г. Москве от 06.10.2011 N 17-15/096363

<14> п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749

<15> п. 2 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288; ФНС от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852

<16> Письмо Минфина от 10.06.2016 N 03-03-06/1/34183

Полный текст статьи читайте в журнале "Главная книга" 2016, N 15

"ПЕРСОНАЛЬНАЯ" ЖИЗНЬ БУХГАЛТЕРА

М.Кокурина

Работа с документами по персоналу порой бывает совсем непростой. Графики отпусков, должностные инструкции, расчетные листки - назойливые мелочи или важные бумаги, без которых не обойтись?

Подобные вопросы есть у многих ваших коллег. Мы даем ответы на них, чтобы вы могли правильно оформить все кадровые документы и в то же время у вас не возникало лишней работы.

Должностная инструкция спасает трудовой договор от лишнего объема

(?) Обязательно ли нужно делать должностные инструкции?

Е.Н. Мирный, г. Владимир

Ответ

Обязанность работодателя составлять должностные инструкции законодательством не установлена, поэтому нет и ответственности за отсутствие должностных инструкций у работодателя.

Если инструкция у вас не утверждена, весь функционал сотрудника придется расписывать в трудовом договоре <1>. Обычно это бывает довольно внушительный перечень, который отягощает договор. При этом даже уточнение обязанностей придется согласовывать с работником и оформлять дополнительным соглашением к трудовому договору. Даже если вы не расширяете функционал бухгалтера, а лишь уточняете, как он должен вести кадровый учет, изначально предусмотренный в его обязанностях.

Поэтому мы советуем все же разрабатывать и утверждать у себя должностные инструкции, а в трудовом договоре указывать наименование должности, основные обязанности и давать отсылку к инструкции: "...и иные обязанности согласно должностной инструкции по должности ____".

К тому же всегда желательно иметь отдельную бумагу с четким перечнем требований к знаниям, навыкам и уровню образования претендентов на должность, чтобы в случае спора с соискателем вы могли аргументировать свой отказ в устройстве к вам на работу неподходящего кандидата.

Вырос МРОТ - изменяем штатное расписание

(?) Одна наша сотрудница весной ушла в отпуск по уходу за ребенком. На тот момент, когда она уходила в отпуск, ее оклад в штатном расписании соответствовал МРОТ. Но МРОТ вырос. Нужно ли сейчас увеличить ее оклад в штатном расписании или это можно сделать перед ее выходом на работу?

Ю.И. Орехова, г. Йошкар-Ола

Ответ

Оклад в штатном расписании нужно увеличить с даты, с которой вырос МРОТ, если зарплата сотрудницы состоит из одного оклада.

Например, можно издать приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции с формулировкой: "В связи с увеличением с 1 июля 2016 г. минимального размера оплаты труда до 7500 руб. <2> утвердить штатное расписание в новой редакции с 1 июля 2016 года...". А в новой редакции увеличить оклад до МРОТ.

Не забудьте также оформить с декретницей дополнительное соглашение к ее трудовому договору с указанием в нем нового размера оклада. Допустим, можно попросить ее приехать в офис для оформления соглашения или отправить ей документ по почте, чтобы она подписала два экземпляра, оставила один себе, а другой выслала вам.

Если зарплата сотрудницы формируется из оклада и доплат, надбавок, премий, которые в сумме выходят не ниже МРОТ, то изменять сумму оклада при увеличении "минималки" не нужно <3>.

Незаработанный отпуск возможен по согласованию с руководством

(?) Недавно пришедший работник просится в отпуск уже через 4 месяца работы. Говорит, что заранее оплатил путевку. Обязан ли работодатель отпустить его? Если да, то как правильно оформить отпуск авансом?

Г.Ю. Ларцов, г. Краснодар

Ответ

Обязан, только если это работник из "особой" категории, то есть которому законодательством разрешено брать отпуск:

<или> до возникновения права на отпуск (например, работник, которому нет 18 лет или который усыновил ребенка в возрасте до 3 месяцев) <4>;

<или> в любое удобное для него время. Например, женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет, совместители (одновременно с ежегодным отпуском по основному месту работы), супруги военнослужащих (одновременно с отпуском супругов) <5>.

Любых иных работников вы не обязаны отпускать ранее истечения 6 месяцев с начала работы у вас <4>. Но если руководитель не возражает, чтобы новичок отдохнул, то оформить отпуск нового работника нужно так:

<если> вы не включили его в график отпусков, то достаточно заявления работника на отпуск;

<если> вы успели включить новичка в график с отпуском в другое время, то работник должен написать заявление, а вы должны внести записи в график отпусков. Допустим, вы используете унифицированную форму графика <6>. Тогда:

- в графе 8 "Перенесение отпуска. Основание (документ)" запишите: "Письменное заявление работника";

- в графе 9 "Перенесение отпуска. Дата предполагаемого отпуска" поставьте новую дату отпуска;

- в графе 10 "Приложение" укажите: "Отпуск перенесен по просьбе работника".

Отпуск без содержания может быть любой продолжительности

(?) Установлена ли максимальная продолжительность отпуска за свой счет? Можно ли отпустить работника на полгода?

У.В. Анчикова, г. Пермь

Ответ

Не установлена. Можно отпустить на любой период, который работник согласует с руководителем.

Только помните, что есть ситуации, в которых работодатель обязан отпустить в отпуск без содержания с учетом периода, который установлен ТК РФ. Например, любой работник может уйти в отпуск за свой счет на срок до 5 календарных дней в случае регистрации брака или рождения ребенка. Работающий пенсионер может уйти в неоплачиваемый отпуск до 14 календарных дней в году, а работающий инвалид - до 60 календарных дней в году <7>.

Расчетный листок лучше вручать самому работнику

(?) Может ли начальник отдела получать расчетные листки своих сотрудников? Всегда ли мы обязаны выдавать листки дважды в месяц вместе с выплатой аванса и основной части зарплаты?

С.В. Пряжкина, г. Саратов

Ответ

Расчетный листок вы обязаны выдавать всегда <8>, но не обязательно это делать дважды в месяц. Достаточно раз в месяц с зарплатой за вторую половину месяца отдавать листок, в котором будут указаны все суммы, выплаченные в текущем месяце. Официальных разъяснений по этому вопросу Роструд не выпускал, но специалисты ведомства придерживаются именно такого мнения.

Начальник отдела может получать расчетный листок вместо сотрудника только в строго определенных случаях:

<или> у начальника отдела есть доверенность на получение расчетного листка, выданная ему тем работником, за которого он берет листок;

<или> локальными нормативными актами компании предусмотрен порядок передачи расчетных листков работникам через начальника отдела и он под роспись оповещен о запрете на разглашение персональных данных сотрудников.

Такие строгие правила вызваны тем, что расчетный листок содержит персональные данные работника, которые нельзя разглашать <9>. Если вы - работник бухгалтерии, владеющий информацией о зарплатах сотрудников, и с вами подписано соглашение о ее неразглашении, то вы обязаны сохранять конфиденциальность подобных персональных данных. То есть не передавать указанную информацию не уполномоченным на ее получение людям. За ее разглашение, если пострадавший работник пожалуется в трудинспекцию, вас могут оштрафовать на 300 - 500 руб. <11>, директора фирмы - на 500 - 1000 руб., а фирму - на 5000 - 10 000 руб. <12>

НАПОМИНАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Если расчетный листок не выдавать вообще, то руководителя компании могут оштрафовать на 1000 - 5000 руб., а саму организацию - на 30 000 - 50 000 руб. <10>

Поэтому, если вышеуказанные условия не выполняются, лучше выдавать расчетные листки строго на руки работнику-адресату. Так вы не нарушите Закон о персональных данных.

В трудовую книжку не нужно делать лишних записей

(?) При приеме на работу по срочному трудовому договору необходимо ли в трудовой книжке указывать срок? Как выглядит запись в книжке об окончании срока трудового договора?

В.С. Носова, г. Осташков

Ответ

Запись о приеме на работу по срочному трудовому договору делается по общим правилам. В книжке не нужно указывать, что работник принят по срочному договору <13>.

При истечении срока трудового договора:

<если> работник увольняется в связи с окончанием срока действия договора, вы записываете: "Трудовой договор прекращен по истечении срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации";

<если> работник продолжает работать и ни он, ни работодатель не требуют расторжения договора, то в трудовой книжке не нужно что-то записывать. Срочный трудовой договор становится бессрочным <14>. А вот в графе "характер работы" личной карточки работника (форма N Т-2) <15> не забудьте прежнюю запись "временно" зачеркнуть, записать "постоянно" и расписаться.

-------------------------------

<1> ст. 57 ТК РФ

<2> ст. 1 Закона от 02.06.2016 N 164-ФЗ

<3> ст. 129 ТК РФ

<4> ст. 122 ТК РФ

<5> статьи 123, 286 ТК РФ; подп. "б" п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.81 N 235; п. 11 ст. 11 Закона от 27.05.98 N 76-ФЗ

<6> утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1

<7> ст. 128 ТК РФ

<8> ст. 136 ТК РФ

<9> ст. 88 ТК РФ; ст. 7 Закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ

<10> ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

<11> Постановление ВС Республики Саха (Якутия) от 29.07.2015 N 4А-382/2015

<12> ст. 13.11 КоАП РФ

<13> п. 3.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69; Правила, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225

<14> ст. 58 ТК РФ

<15> утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1

Полный текст статьи читайте в журнале "Главная книга" 2016, N 15