Содержание

• "КОРПОРАТИВНОКАРТОЧНЫЕ" НЮАНСЫ
• КАК ВЕСТИ КАССОВЫЕ КНИГИ ПРИ НАЛИЧИИ ОП
• СЧИТАЕМ ЕНВД И НАЛОГ ПРИ УСНО У ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ С РАБОТНИКАМИ
• НЕДВИЖИМОСТЬ В ПОДАРОК ИЛИ В НАСЛЕДСТВО: КАКИХ ТРАТ НЕ ИЗБЕЖАТЬ
• КАК ОПРИХОДОВАТЬ ВЧЕРАШНЮЮ ВЫРУЧКУ

"КОРПОРАТИВНОКАРТОЧНЫЕ" НЮАНСЫ

Елина Л.

Не так давно мы рассказывали о правилах учета операций по корпоративным картам. Но всегда остаются вопросы, которые вызывают затруднения у бухгалтеров. Сейчас мы на них ответим.

Наличные авансы и авансы по карте - понятия совершенно разные

(?) Работник снял с корпоративной карты деньги на покупку хозяйственных товаров. За покупку пока не отчитался. Сейчас отправляем его в командировку. Можем ли мы выдать ему из кассы аванс наличными, учитывая, что у него уже есть аванс, за который он не отчитался?

Елена Самитова, г. Санкт-Петербург

Ответ

Запрет на выдачу наличных денег под отчет касается только случая, когда работник не отчитался по ранее полученной под отчет сумме наличных денег <1>. В вашем же случае работник получил от организации деньги посредством банковской карты, то есть в безналичном порядке.

Следовательно, выдав ему аванс на командировку, вы не нарушите порядок работы с денежной наличностью.

По именной корпоративной карте отчитывается ее держатель

(?) Может ли работник - держатель именной корпоративной карты передать ее другому нашему сотруднику?

Яна Стункова, г. Москва

Ответ

Так делать нежелательно. Но даже если работник, взявший чужую банковскую карту, сможет расплатиться с ее помощью или снимет по ней в банкомате наличные, отчитаться о потраченных с карты суммах придется ее держателю. Ведь формально деньги потратил именно он.

Написать в авансовом отчете, что деньги переданы, к примеру, сослуживцу Сидорову, не получится.

Неизрасходованные наличные работник может сам внести на карту

(?) Работник был в командировке в Эстонии. Там он снял с корпоративной карты деньги в евро (счет карты - рублевый). Оказалось, что наличных он снял больше, чем нужно. По-хорошему, работник должен после приезда вернуть неизрасходованную валюту в нашу кассу. Но у нас валютного счета нет. Как поступить?

Михаил, г. Санкт-Петербург

Ответ

Не обязательно возвращать неизрасходованные деньги в кассу. Проще будет, если работник внесет валюту на карточный счет.

Только учтите, что с вашей организации банк наверняка возьмет комиссию за конвертацию наличной валюты в безналичные рубли.

Если же по каким-то причинам работнику не удастся внести иностранную валюту на карту, он может обменять ее на рубли в любом банке. Главное, чтобы он взял справку о продаже валюты. Ее он сможет приложить к своему авансовому отчету, а наличные рубли - вернуть в кассу.

Именная корпоративная карта - не основание для договора о полной материальной ответственности

(?) Планируем выпустить именную корпоративную карту, держателем которой будет конкретный работник. По должности он - менеджер. Хотим заключить с ним договор о полной материальной ответственности за деньги, снятые или истраченные с корпоративной карты. Законен ли такой договор?

Лариса, г. Тверь

Ответ

Как нам разъяснили в Роструде, такой договор незаконен.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
ШКЛОВЕЦ ИВАН ИВАНОВИЧ - Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

"Трудовой кодекс не содержит такого основания для заключения договора о полной материальной ответственности, как получение работником именной корпоративной карты.

Такой договор можно заключить только с работником, занимающим должность или выполняющим работы, которые поименованы в специальном перечне <2>.

Если с работником будет заключен договор о полной материальной ответственности только на том основании, что он является держателем корпоративной банковской карты, то инспекция по труду может потребовать отменить его действие".

Конечно, ваша организация все равно сможет взыскать деньги с работника, снявшего их с карты и истратившего не по назначению. Но лучше не допускайте того, чтобы кто-либо из работников мог истратить или снять больше своего среднемесячного заработка.

Примечание. О том, как взыскать ущерб, причиненный организации работником - держателем корпоративной карты, можно прочитать: ГК, 2013, N 19, с. 26

Не забудьте забрать корпоративную карту у увольняющегося работника

(?) Недобросовестный работник после увольнения воспользовался тем, что его корпоративную карту для расходов в командировках вовремя не заблокировали, и снял с нее деньги. Можно ли взыскать с бывшего работника потраченную сумму? Или возвращать деньги должны те, кто не забрал у него карту или вовремя не заблокировал ее?

В.Л. Меркунова, г. Красногорск

Ответ

Если вам нужно только вернуть деньги, обратитесь в суд. Если ваша цель - наказать недобросовестного работника, обратитесь также с заявлением в полицию.

Требовать возмещения ущерба от других работников вашей организации (которые не заблокировали карточку или не потребовали ее возврата) можно, только если ваша организация сможет доказать их вину именно в снятии денег с карты <3>. Ваш руководитель может объявить им выговор или снизить размер премии (но не зарплаты), опять же если будет доказано, что они нарушили свои должностные обязанности.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ
Прежде чем применить к провинившемуся работнику дисциплинарное взыскание (например, объявить выговор), с него надо затребовать письменное объяснение <4>.

О выпуске карт, привязанных к расчетному счету, уведомлять не нужно

(?) Банк выпустил нам три корпоративных карты, которые не имеют своих карточных счетов. Все они выпущены напрямую к расчетному счету нашей организации. Я так понимаю, что нам не нужно сообщать в инспекцию и фонды о выпуске таких карт. Так ли это?

Юлия Викторовна, г. Москва

Ответ

Да, вы правы. Сообщать в инспекцию, ПФР и ФСС нужно об открытии банковских счетов <5>. В вашем же случае новый счет не открывается.

При передаче неименной карты от одного работника другому нужен акт

(?) У нашей организации есть "обезличенная" карта, выпущенная на имя организации, а не конкретного работника. Старший кассир при необходимости выдает ее кому-либо из работников. Иногда нужно, чтобы один работник передал карту другому - без участия кассира. Как в этом случае правильно составить документы? Или такая передача вообще запрещена?

Катерина Исорова

Ответ

Никаких нормативных ограничений для передачи корпоративной карты от одного работника другому нет. Но рекомендуем проверить условия использования корпоративной банковской карты, зафиксированные в договоре с банком-эмитентом. Как правило, банки просят от организации - владельца счета список работников, которым доверено использование карты.

О том, как на практике поступают организации, владеющие неименной корпоративной банковской картой, нам рассказали аудиторы.

ОБМЕН ОПЫТОМ
ЕФРЕМОВА АННА АЛЕКСЕЕВНА - Генеральный директор аудиторской фирмы ООО "Вектор развития"

"Если карта организации передается от одного работника другому, то, как правило, формируется акт произвольной формы, в котором указываются:

- дата передачи карты;

- номер карты и наименование банка-эмитента;

- остаток средств на карте на момент передачи.

Такой акт делают в трех экземплярах: один - остается у передающего работника, второй - у принимающего, а третий - передается в бухгалтерию. По нему и ведется аналитический учет на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Если же такой акт не сделать и не вести должным образом аналитический учет, организация не сможет установить, кто конкретно израсходовал средства".

Чтобы для работников не было неожиданностью требование бухгалтерии о составлении подобного акта, все это надо прописать в порядке использования корпоративной банковской карты. Этот порядок должен утвердить руководитель вашей организации. И с ним нужно ознакомить под роспись всех работников, которым планируется выдавать карты.

<1> п. 4.4 Положения ЦБ от 12.10.2011 N 373-П

<2> утв. Постановлением Минтруда от 31.12.2002 N 85

<3> ст. 238 ТК РФ

<4> ст. 193 ТК РФ

<5> подп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ; п. 1 ч. 3 ст. 28 Закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ

Впервые опубликовано в журнале "Главная книга" 2013, N 22

КАК ВЕСТИ КАССОВЫЕ КНИГИ ПРИ НАЛИЧИИ ОП

Кулагина О.

Еще не так давно компании должны были вести только одну кассовую книгу на всю организацию. Но с 1 января 2012 г. каждому обособленному подразделению (ОП), которое работает с наличными деньгами, положена своя кассовая книга <1>. С помощью специалиста Департамента наличного денежного обращения Банка России мы решили разобраться с некоторыми вопросами, возникающими у бухгалтеров при ведении кассовой книги ОП.

Как передать в организацию листы "обособленной" кассовой книги

ОП должно вести кассовую книгу, даже если оно <2>:

- не имеет банковского счета;

- не выделено на отдельный баланс;

- не имеет статуса филиала и представительства;

- не поставлено на учет в налоговом органе.

А ориентироваться нужно на один-единственный признак: там, где есть движение наличных денег, должна быть кассовая книга. Ее можно вести:

<или> в бумажном варианте;

<или> с помощью программы, делая распечатку в конце рабочего дня <3>.

После того как заполнен лист кассовой книги за день, второй его экземпляр ОП должно каким-то образом передать в головное подразделение организации (ГП) не позднее следующего рабочего дня <1>. Как это сделать, нам рассказали в Департаменте наличного денежного обращения Банка России <4>.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
По разъяснениям Департамента наличного денежного обращения Банка России

"Положением Банка России от 12 октября 2011 г. N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" предусмотрено ведение кассовых книг юридическим лицом и обособленными подразделениями данного юридического лица на бумажном носителе от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение, с распечаткой листа кассовой книги на бумажном носителе.

В случае оформления кассовой книги на бумажном носителе от руки обособленным подразделением передается отрывной экземпляр листа кассовой книги, а в случае оформления кассовой книги с применением технических средств - распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа кассовой книги. Передача обособленным подразделением юридическому лицу экземпляра листа кассовой книги может осуществляться любым доступным способом, определенным юридическим лицом (например, с курьером, по почте, факсу, электронной почте).

При передаче обособленным подразделением юридическому лицу листа кассовой книги в электронном виде необходимо также обеспечить передачу экземпляра листа кассовой книги на бумажном носителе в соответствии с правилами документооборота, утвержденными юридическим лицом".

То есть непосредственно после составления листа кассовой книги в ГП надо передать не сам лист на бумаге, а сведения из него. Представить бумажный экземпляр листа можно и позже. Но делать это нужно не реже чем раз в год <5>.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
Банк России

"Вторые экземпляры листа кассовой книги по каждому обособленному подразделению подбираются в хронологической последовательности и брошюруются по мере необходимости юридическим лицом, но не реже одного раза в год".

"Наличных" операций не было: что передать в ГП

Некоторые бухгалтеры считают, что при отсутствии в течение рабочего дня кассовых операций все равно надо оформить за этот день лист кассовой книги. Для этого в лист за этот день по строке "Остаток на конец дня" в графу 4 "Приход, руб. коп." переносятся данные об остатке, имевшемся на начало дня, а в остальных строках ставятся прочерки. В этом случае ОП передает в организацию "пустые" листы. Но специалисты ЦБ разъяснили, что в такой ситуации заполнять лист кассовой книги не нужно. Получается, что и передавать в головное отделение просто нечего.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
Банк России

"Поскольку ведение кассовой книги осуществляется на основании приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров, оформленных на принятые и выданные наличные деньги, лист кассовой книги не заполняется, если в течение рабочего дня кассовые операции с наличными деньгами не проводились".

Отражаем "наличные" операции ОП

Бухгалтер головной организации на основании полученных листов кассовой книги сделает проводки в бухучете (если, конечно, ОП не выделено на отдельный баланс). Но вот надо ли отражать приход денег или расходование денег из кассы ОП в кассовой книге ГП?

К сожалению, уже есть судебные решения, в которых суды приходили к выводу, что выручка должна приходоваться в кассовой книге не только ОП, но и "головы". В результате признавалось правомерным привлечение организаций к ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ за неоприходование в кассу денежной наличности <6>.

Однако в этой ситуации реально деньги в кассу ГП от ОП не поступали. А записи в кассовой книге появляются не просто так, а на основании приходных и расходных ордеров. Нет реального движения денег - нет ордера. А нет ордера, значит, в кассовой книге по ГП никаких записей появиться не должно. Кроме того:

- касса - это место, которое определено руководителем для совершения кассовых операций, и кассовая книга ведется для учета движения наличных денег в конкретной кассе, а не в целом по организации <7>;

- заполнение кассовой книги на основании кассового листа другой кассовой книги Положением N 373-П не предусмотрено.

Это нам подтвердили и в ЦБ.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
Банк России

"Данные по операциям, совершенным в обособленном подразделении, в кассовую книгу юридического лица не включаются".

ВЫВОД
Тем организациям, которые решили, что для них целесообразно вести только кассовую книгу по организации, а кассовые книги в ОП не открывать, важно понимать следующее. Если к ним придут налоговики с проверкой и не увидят кассовую книгу по ОП, то штрафа за неоприходование выручки не избежать. Аргумент налоговиков прост: нет кассовой книги ОП - нет оприходования. И суды их, скорее всего, поддержат <8>.

***

Какова же цель передачи в ГП сведений об остатке наличных, хранящихся в ОП?

Конечно, это контроль за соблюдением лимита хранения наличных в целом по организации, тем более если отдельный лимит для ОП не установлен (ввиду отсутствия у него расчетного счета) <9>.

<1> п. 5.6 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение N 373-П)

<2> Письма ЦБ от 04.05.2012 N 29-1-1-6/3255; Минфина от 08.10.2012 N 03-02-07/1-242; ФНС от 05.06.2013 N АС-4-2/10250

<3> п. 2.5 Положения N 373-П

<4> Письмо ЦБ от 03.10.2013 N 36-3/1884

<5> п. 2.5 Положения N 373-П

<6> Постановления 2 ААС от 06.06.2012 N А29-1601/2012; 17 ААС от 01.10.2012 N 17АП-9543/2012-АК

<7> пп. 1.2, 5.1 Положения N 373-П

<8> Постановления 13 ААС от 18.04.2013 N А56-66829/2012; 4 ААС от 12.03.2013 N А78-8644/2012

<9> пп. 1.2, 1.3 Положения N 373-П

Впервые опубликовано в журнале "Главная книга" 2013, N 22

СЧИТАЕМ ЕНВД И НАЛОГ ПРИ УСНО У ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ С РАБОТНИКАМИ

Бугаева Н.

С этого года расчет ЕНВД и налога при "доходной" упрощенке у предпринимателей стал несколько сложнее. Он зависит, в частности, и от наличия работников. Напомним <1>:

<если> у ИП нет работников, то он может уменьшить спецрежимные налоги на сумму уплаченных за себя взносов в полном объеме <2>;

<если> у ИП есть работники, то ЕНВД уменьшается только на взносы, уплаченные за работников, и то в пределах 50% суммы налога <3>. А налог (авансовый платеж) при "доходной" УСНО уменьшается на взносы, уплаченные и за себя, и за работников, опять же не более чем на 50% <4>.

Понятно, что при совмещении режимов необходимо вести раздельный учет страховых взносов, относящихся к видам деятельности, облагаемым разными налогами <5>. Так вот, если ИП ведет два вида деятельности, один из которых облагается ЕНВД, а другой - УСНО с объектом обложения "доходы", и все его работники заняты только в "упрощенной" деятельности, предприниматель сможет:

- налог/авансовый платеж при УСНО уменьшить на сумму взносов, уплаченных за работников, а также на часть уплаченных за себя взносов, приходящуюся на "упрощенную" деятельность. При этом налог может быть уменьшен не более чем на 50% <4>;

- ЕНВД уменьшить на часть уплаченных за себя взносов, приходящуюся на "вмененную" деятельность, без ограничений <6>.

Если же у предпринимателя, совмещающего режимы, все работники заняты только во "вмененной" деятельности, он вправе:

- ЕНВД уменьшить только на взносы, уплаченные за работников, но не более чем на 50% суммы налога <7>;

- налог/авансовый платеж при УСНО уменьшить на взносы, уплаченные за себя, в части, приходящейся на "упрощенную" деятельность, без ограничений <8>.

Делить взносы, уплаченные за себя, предприниматель может по своему выбору пропорционально:

<или> времени, затраченному на "участие" в каждом виде деятельности;

<или> доходам, полученным от этих видов деятельности;

<или> исходя из другого обоснованного критерия.

***

Занимаясь одним из видов деятельности единолично, предприниматель ничего не теряет и при грамотном раздельном учете сможет успешно уменьшить оба спецрежимных налога на взносы.

<1> Письмо ФНС от 15.10.2013 N ЕД-4-3/18471@

<2> п. 2.1 ст. 346.32, п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ; Письмо Минфина от 21.01.2013 N 03-11-11/13

<3> п. 2.1 ст. 346.32 НК РФ; Письма Минфина от 29.12.2012 N 03-11-09/99; ФНС от 31.01.2013 N ЕД-4-3/1333@

<4> п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ

<5> п. 8 ст. 346.18, п. 7 ст. 346.26 НК РФ

<6> п. 2.1 ст. 346.32 НК РФ; Письмо Минфина от 02.08.2013 N 03-11-11/31222

<7> п. 2.1 ст. 346.32 НК РФ; Письмо ФНС от 31.01.2013 N ЕД-4-3/1333@

<8> п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ; Письмо Минфина от 03.04.2013 N 03-11-11/130

Впервые опубликовано в журнале "Главная книга" 2013, N 22

НЕДВИЖИМОСТЬ В ПОДАРОК ИЛИ В НАСЛЕДСТВО: КАКИХ ТРАТ НЕ ИЗБЕЖАТЬ

Суховская М.

Вы готовитесь получить в дар или в наследство какое-нибудь недвижимое имущество (например, квартиру или дачу)? Предлагаем посмотреть, к каким обязательным платежам вам нужно быть морально готовыми.

<*> Для целей уплаты НДФЛ со стоимости подаренной недвижимости Минфин советует исходить из рыночной цены на такое же или аналогичное имущество <5>. Хотя сама налоговая служба разъясняла, что в этом случае за основу можно брать стоимость недвижимости по данным БТИ или ее кадастровую стоимость <6>.

А вот для целей исчисления госпошлины за выдачу свидетельства о праве на наследство смело можно руководствоваться инвентаризационной стоимостью недвижимости <7>.

Чтобы избежать уплаты НДФЛ при получении недвижимости в дар, можно заключить договор купли-продажи, по которому деньги на самом деле передаваться не будут. Ни вы, ни даритель ничего платить государству не должны, если недвижимость находилась в собственности дарителя более 3 лет <8>. Но идти на это стоит лишь тогда, когда вы на 200% уверены, что ваш "продавец" не станет требовать с вас денег. Либо в договоре прописана небольшая стоимость и в случае чего вы готовы ее заплатить.

***

Независимо от того, как вам досталась недвижимость (дарение или наследство), к уже названным тратам также добавится госпошлина за регистрацию перехода права собственности. Для физлиц она составляет 1000 или 200 руб. в зависимости от вида недвижимости <9>.

<1> п. 18.1 ст. 217 НК РФ

<2> п. 1 ст. 224, подп. 7 п. 1 ст. 228 НК РФ

<3> пп. 3, 4 ст. 228, п. 1 ст. 229 НК РФ

<4> подп. 22 п. 1 ст. 333.24 НК РФ

<5> Письмо Минфина от 17.04.2013 N 03-04-05/4-388

<6> Письмо ФНС от 10.01.2012 N ЕД-3-3/5@

<7> Письмо Минфина от 28.06.2013 N 03-05-05-03/24838

<8> п. 17.1 ст. 217 НК РФ

<9> подп. 22, 24 п. 1 ст. 333.33 НК РФ

Впервые опубликовано в журнале "Главная книга" 2013, N 23

КАК ОПРИХОДОВАТЬ ВЧЕРАШНЮЮ ВЫРУЧКУ

Мартынюк Н.

К нам за помощью обратилась наша читательница, описав следующую ситуацию. Организация торгует (выполняет работы, оказывает услуги населению) за наличные, часы ее работы - до 22.00. У кассира организации рабочее время с понедельника по пятницу с 9.00 до 18.00. Z-отчеты каждый вечер снимают продавцы и сразу заносят их данные в журнал кассира-операциониста <1> (форма N КМ-4 <2>). Деньги и Z-отчет кассир получает от продавцов утром каждого буднего дня. Читательница интересуется, как в этом случае записывать сведения о выручке в кассовую книгу.

Этот вопрос возникает и в ситуации, если выручка получена работником далеко от кассы и невозможно сдать ее в тот же день, например при продажах на выставке в другом городе.

Рассмотрим применяемые на практике варианты и решим, какими можно пользоваться, а какими - не стоит.

Часы работы кассира не совпадают с часами продаж за наличные

ВАРИАНТ 1. Кассир составляет ПКО и регистрирует его в кассовой книге задним числом

Утром, получив от продавцов выручку, кассир вчерашним днем составляет на нее ПКО, заносит его в кассовую книгу и выводит остаток. И затем начинает лист за новый день. Если до получения вчерашней выручки нужно принять или выдать деньги, кассир резервирует номер для ПКО на вечернюю выручку. При этом некоторые кассиры на конец своего рабочего дня выводят остаток в кассовой книге (тогда утром этот лист книги просто делают заново с учетом вечерней выручки), а некоторые - нет.

В результате ПКО и записи в кассовой книге датированы днем получения наличных.

Этот вариант основан на том, что в Положении о ведении кассовых операций <3> нет прямого указания на то, что:

- ПКО на выручку, пробитую по ККТ, нужно составить немедленно после окончания работы на ней;

- кассовую книгу следует заполнять день в день.

Даже если инспекторы иного мнения, они вряд ли смогут обнаружить, что ПКО и книга заполняются задним числом. Ведь когда налоговики приходят с проверкой кассы, вы не обязаны сразу показывать им кассовые документы. Срок представления затребованных для проверки документов не установлен, но и обязанности отдать их немедленно нет (подробнее см. ГК, 2012, N 6, с. 19).

ВАРИАНТ 2. Кассир составляет ПКО и регистрирует его в кассовой книге датой получения денег от продавцов

Перед уходом с работы кассир выводит в кассовой книге остаток по всем операциям с наличными, которые прошли за день к этому времени (в нашем примере - на 18.00). Для этого продавцы снимают сменный Z-отчет и вносят полученную к этому моменту выручку в кассу.

Закончив свою работу, продавцы еще раз снимают Z-отчет - на вечернюю выручку. Ее кассир приходует утром следующего своего рабочего дня при получении от продавцов денег и Z-отчетов. На ПКО он ставит текущую дату и записывает его в лист кассовой книги за текущий день.

Сразу скажем, что использовать этот вариант не стоит.

(-) Из кассовых документов видно, что нарушены правила использования ККТ. В соответствии с ними тот, кто работал на ККТ, должен после снятия Z-отчета и заполнения журнала кассира-операциониста при закрытии организации сдать выручку в кассу организации (либо инкассатору) <4>. А этого сделано не было.

(-) Налоговики могут оштрафовать за неоприходование (неполное оприходование) наличной выручки <5>.

Дело в том, что на сумму, полученную с использованием ККТ, должен быть составлен датированный тем же днем ПКО <6>. В листе кассовой книги за тот же день на основании этого ПКО должна быть сделана запись <7>. Это и называется оприходованием наличных <8>.

В нашей ситуации выручка оприходована, но с опозданием на день. ВАС однажды указал, что моментом начала и окончания совершения нарушения по неоприходованию является день получения выручки <9>. Поэтому и налоговики, и многие суды приравнивают несвоевременное оприходование к неоприходованию <10>.

Внимание! Пробив сумму по ККТ, выручку вы еще не оприходовали. Нужно зарегистрировать ПКО на эту сумму в кассовой книге.

Если вы попали в такую ситуацию, то все же попытайтесь оспорить штраф. Во-первых, прямого указания на то, что запись в кассовой книге о полученных через ККТ деньгах следует делать непременно датой их получения, в Положении нет. Поэтому некоторые суды не признают несвоевременное оприходование наличной выручки нарушением <11>. Во-вторых, это нарушение малозначительно, так как наличные все равно оприходованы, пусть и с небольшим опозданием. На этом основании суд может освободить от штрафа <12>. Может помочь и внутренний приказ об особом порядке оприходования выручки ККТ в кассу, связанном с графиком работы организации <13>.

ВАРИАНТ 3. Руководитель назначает одного из продавцов кассиром

Тогда у вас будет основной кассир, который ведет кассу в свое рабочее время, и еще один, который отвечает за кассу только в отсутствие основного <14>. Он сам будет составлять ПКО на вечернюю выручку сразу после снятия Z-отчета и в тот же день вносить его в кассовую книгу.

(+) ПКО составлен сразу и отражает действительную дату получения наличных.

(+) Наличные вовремя попадают в кассовую книгу, и нет повода для штрафа.

Есть два способа деления ответственности за дневные и вечерние операции между двумя кассирами.

СПОСОБ 1. Организовать отдельную "вечернюю" кассу со своими сейфом и кассовой книгой. В нее второй кассир будет сразу же записывать выручку, полученную после окончания рабочего дня основного кассира. Утром, при сдаче денег из "вечерней" кассы в основную, в "вечерней" оформляют на их сумму РКО, а в основной - ПКО.

СПОСОБ 2. Два кассира ведут одну основную кассу: один - днем, другой - вечером и в выходные. Тогда придется дважды в день передавать кассу от одного кассира другому по акту, из которого следовало бы, сколько наличных и прочих хранящихся в кассе ценностей один кассир сдал, а второй - принял.

Проводить ежедневные инвентаризации кассы и составлять акты по форме N ИНВ-15 <15> вы не должны (инвентаризация обязательна только при полной смене материально-ответственного лица, например увольнении работника и приеме на его место другого <16>).

Наличные получены далеко, и работник не может привезти их в кассу ни в тот же день, ни на следующий

Как мы уже сказали, эта ситуация может возникнуть при продажах в другом городе, когда работники в командировке продают за наличные продукцию фирмы, при прочей выездной торговле. То есть когда деньги попадают к кассиру только через несколько дней после их получения.

ВАРИАНТ 1. Кассир приходует выручку задним числом

То есть составляет ПКО и записывает их в кассовую книгу тем днем, когда им были получены деньги. Для этого кассир заранее резервирует номера ПКО на каждый день. Если за каждый из этих дней уже был выведен остаток, листы книги приходится переделывать.

А если работник, находясь в другом городе, положил вырученные деньги на корпоративную карту через банкомат? Тогда на дату зачисления нужно составить еще и РКО на сдачу денег в банк. Этот РКО работник не подписывает. Основание его составления - чек банкомата.

(+) Даты кассовых документов и записей в кассовой книге совпадают с проведением кассовых операций.

Примечание. Если приходовать эти деньги не задним числом, а днем возвращения работника, то, как и в рассмотренном выше варианте 2, вы рискуете получить от инспекции штраф. Однако риск этот не так велик. Суды учитывали техническую невозможность доставить полученные деньги в офис в тот же день и в штрафе отказывали <17>.

ВАРИАНТ 2. Кассир составляет ПКО уже в день получения выручки работником

Он делает это на основании информации, полученной от работника по телефону, факсу, электронной почте и т.п. ПКО кассир записывает в кассовую книгу за этот день. Документы, служащие основанием для составления ПКО (Z-отчет, БСО), работник отдает кассиру по возвращении в офис (а в день их оформления при возможности пересылает по факсу или электронной почте).

(-) Кассир расписывается за деньги, которых не получал и которых в кассе нет. А ведь всегда есть риск, что наличные до кассы по какой-то причине не доедут. Так что использовать этот вариант нельзя.

ВАРИАНТ 3. Руководитель издает приказ о создании временной кассы на период продаж вдалеке от офиса

А работника, принимающего наличные, назначает временным кассиром и дает ему право подписи кассовых документов. Выдаем ему бланки ПКО и новенькую кассовую книгу и объясняем, как и когда все это заполнять. То есть он сам будет ежедневно составлять ПКО (а если сдаст деньги в банк - еще и РКО) и делать записи в своей кассовой книге.

Пересылать листы "выездной" кассовой книги в головное подразделение не нужно. Это обязаны делать только обособленные подразделения <18>.

По возвращении работник вместе с деньгами сдает свою "выездную" кассовую книгу. Последним в ней будет зарегистрирован РКО на сдачу наличных в основную кассу. После этого с работника снимаются обязанности кассира. А привезенная им выручка текущим днем приходуется по отдельному ПКО в основной кассовой книге.

***

Какой бы вариант вы ни выбрали, продумайте, как отслеживать соблюдение лимита остатка наличных в кассе. Например, кассир перед уходом может сообщать продавцам, сколько еще осталось до лимита, чтобы излишек они могли вовремя сдать в банк. Работник, который принимает наличные в поездке, может ежедневно сообщать кассиру (по телефону, факсу, электронной почте) сумму полученной выручки.

И помните, что с любого дня вы можете установить новый лимит, пересчитав его, исходя из вашей максимальной дневной выручки.

<1> пп. 3, 4 Типовых правил, утв. Письмом Минфина от 30.08.93 N 104

<2> утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.98 N 132

<3> утв. ЦБ 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение)

<4> п. 1.6 Типовых правил, утв. Письмом Минфина от 30.08.93 N 104

<5> ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ

<6> п. 3.3 Положения

<7> п. 5.2 Положения

<8> п. 6.1 Положения

<9> Постановление Президиума ВАС от 31.01.2006 N 10196/05

<10> Постановления 8 ААС от 15.08.2012 N А75-2647/2012; 15 ААС от 09.07.2012 N 15АП-7404/2012, от 13.06.2012 N 15АП-5862/2012; ФАС ДВО от 18.01.2010 N Ф03-8062/2009; ФАС ВСО от 10.11.2009 N А33-441/2009; ФАС СЗО от 10.12.2009 N А56-13469/2009

<11> Постановления 1 ААС от 04.06.2012 N А11-12599/2011; 9 ААС от 06.02.2013 N 09АП-40090/2012

<12> ст. 2.9, ч. 2, 3 ст. 4.1 КоАП РФ; Постановления 8 ААС от 15.08.2012 N А75-2647/2012; 15 ААС от 13.06.2012 N 15АП-5862/2012

<13> Постановление ФАС ПО от 30.09.2008 N А12-5238/2008

<14> п. 1.6 Положения

<15> утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 N 88

<16> п. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ; п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 N 34н; п. 1.5 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 N 49

<17> Постановления ФАС СЗО от 18.05.2010 N А56-66333/2009, от 30.07.2007 N А56-5665/2007; ФАС ПО от 27.12.2010 N А12-12488/2010

<18> п. 5.6 Положения

Впервые опубликовано в журнале "Главная книга" 2013, N 23