Содержание

• КАК ПРОДАВЦУ ОФОРМИТЬ ВОЗВРАТ ЧАСТИ НАЛИЧНОГО АВАНСА
• ВЕДЕМ ЖУРНАЛ КАССИРА-ОПЕРАЦИОНИСТА БЕЗ ОШИБОК
• КАКОВА "ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ ЖИЗНИ" БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ
• НАДО ЛИ ДО УТВЕРЖДЕНИЯ НОВОЙ ФОРМЫ СЧЕТА-ФАКТУРЫ УКАЗЫВАТЬ В НЕМ НАИМЕНОВАНИЕ ВАЛЮТЫ
• О БОНУСАХ ДЛЯ ЦЕЛЕЙ ИСЧИСЛЕНИЯ НДС
• ОБ ОТВЕТСТВЕННОСТИ ЗА НЕВЕДЕНИЕ КНИГ ПОКУПОК И ПРОДАЖ
• О ПОТРЕБНОСТЯХ ПОДЧИНЕННЫХ ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА

КАК ПРОДАВЦУ ОФОРМИТЬ ВОЗВРАТ ЧАСТИ НАЛИЧНОГО АВАНСА

Коновалова Е.В.

СУТЬ ОБСУЖДЕНИЯ

Часто бухгалтеры торговых организаций не знают, как оформить возврат денег, если полученный наличными аванс оказался больше цены товара или услуги. К тому же многие до сих пор сомневаются, нужно ли вообще пробивать кассовый чек при получении аванса наличкой. Ведь по Закону кассовый чек нужно пробивать только при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) <1>.

АНАЛИЗ СИТУАЦИИ

На сегодняшний момент и у судов, и у контролирующих органов позиция единая: при получении предоплаты ККТ должна применяться <2>. Основной их аргумент заключается в том, что Закон N 54-ФЗ не освобождает организации и предпринимателей от применения ККТ в случае оплаты товаров (услуг, работ) наличным авансом. Так что спорить с этим смысла нет.

Более интересен другой вопрос: как оформить возврат денег, если чек на аванс пробит, а цена товара или услуги в итоге оказалась меньше. Порядок оформления документа будет зависеть от того, в какой день вы возвращаете деньги.

ВАРИАНТ 1. Лишний аванс возвращаем в день его получения (в смену того же кассира) <3>. Деньги можно выдать из денежного ящика кассового аппарата, на котором пробит чек. Надо сказать, что порядок оформления возврата части аванса по пробитому чеку нормативными актами не регламентирован. Поэтому в такой ситуации можно посоветовать:

- забрать у покупателя первоначально выданный чек на аванс;

- проставить на этом чеке подпись заведующего или руководителя магазина;

- вернуть покупателю лишнюю сумму денег;

- выдать покупателю новый чек на фактическую (меньшую) стоимость товара или услуг.

В этом случае и клиент будет доволен, и у вас на руках останется оригинал первоначального чека, необходимый для соблюдения порядка возврата. Кстати, так же рекомендуют поступать и некоторые территориальные налоговые органы <4>.

Сам порядок оформления возврата денег стандартный. Кассир, старший кассир или заведующий секцией должен составить акт о возврате денег по форме N КМ-3 <5>. В акте, в частности, нужно указать номер и сумму чека, по которому возвращены деньги (то есть всю сумму аванса). В конце дня чек на аванс, наклеенный на лист бумаги, вместе с актом передается в бухгалтерию <6>.

ВАРИАНТ 2. Лишний аванс возвращаем не в день его получения. При возврате аванса в любой другой день (в смену другого кассира) деньги надо брать уже не из денежного ящика кассового аппарата, а из кассы организации. И их выдачу надо оформить по расходному кассовому ордеру (РКО) (форма N КО-2) <7>. При этом в РКО в строке "Основание" нужно указать: "возврат части неиспользованного аванса".

ВЫВОД

Итак, порядок оформления возврата части аванса покупателю будет зависеть от того, возвращаете вы ее в тот же день, когда получен аванс, или нет.

А при получении наличного аванса не забудьте пробить чек. Иначе вас могут привлечь к административной ответственности за неприменение ККТ. И хотя за совершение такого нарушения теперь в КоАП и предусмотрено предупреждение в качестве наказания, альтернативного штрафу <8>, не стоит особо рассчитывать на такой исход. Налоговики, скорее всего, выпишут штраф <9>. А он совсем не маленький: индивидуальный предприниматель и руководитель организации рискуют лишиться от 3000 до 4000 руб. <10>, а организация - от 30 000 до 40 000 руб. За неприменение ККТ при получении аванса оштрафовать могут и обычного работника - кассира или продавца - на сумму от 1500 до 2000 руб. <11>.

Радует только то, что постановление по делу об административном правонарушении налоговый орган может вынести лишь в течение 2 месяцев с момента получения вами предоплаты <12>.

<1> п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники..."

<2> Постановление Президиума ВАС РФ от 21.03.2006 N 13854/05; п. 1 Письма Минфина России от 18.12.2008 N 03-11-04/2/197; п. 1 Письма УФНС России по г. Москве от 21.09.2007 N 22-12/091498; Письмо УФНС России по г. Москве от 04.08.2009 N 17-15/080428

<3> п. 4.2 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утв. Минфином России от 30.08.93 N 104 (далее - Типовые правила)

<4> Письма УФНС России по г. Москве от 18.12.2008 N 22-12/118181, от 07.01.2008 N 22-12/003057

<5> утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132

<6> пп. 4.2, 4.3 Типовых правил

<7> утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88

<8> ст. 3.4, ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ

<9> ч. 1 ст. 23.5 КоАП РФ

<10> ст. 2.4 КоАП РФ

<11> ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ

<12> ст. 4.5 КоАП РФ; Постановление Президиума ВАС РФ от 07.10.2008 N 5196/08

Впервые опубликовано в журнале "Главная книга" 2010, N 18

ВЕДЕМ ЖУРНАЛ КАССИРА-ОПЕРАЦИОНИСТА БЕЗ ОШИБОК

Новикова Н.А.

При продажах товаров (работ, услуг) за наличный расчет организации и предприниматели обязаны применять контрольно-кассовую технику <1>. Данные о поступившей выручке фиксируются в журнале кассира-операциониста. При заполнении журнала возникает немало вопросов. Отвечаем на наиболее актуальные из них.

Журнал нужно зарегистрировать в налоговой инспекции

(?) Мы впервые завели журнал кассира-операциониста. Подскажите, как правильно его оформить и нужно ли его регистрировать в инспекции?

М.А. Кремнева, г. Астрахань

Ответ

Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4) <2> перед началом использования нужно обязательно зарегистрировать в налоговой инспекции, причем еще до того, как в него будет внесена первая запись. Перед тем как нести его на регистрацию, пронумеруйте каждую страницу журнала и прошнуруйте его. На последней странице сделайте запись: "Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __ листов", заверив ее подписями руководителя и главного бухгалтера <3>. Помимо самого журнала, с вас могут потребовать и другие документы. Причем тут у каждой инспекции свои требования, поэтому лучше заранее уточните в своей инспекции, что ей будет нужно. Чаще всего просят представить:

- заявление, подписанное руководителем организации (или индивидуальным предпринимателем), с просьбой о регистрации нового журнала;

- доверенность, если документы в инспекцию будут представляться не руководителем (или не самим предпринимателем);

- карточку регистрации ККТ;

- старый журнал кассира-операциониста, взамен которого вы регистрируете новый.

В большинстве инспекций процедура регистрации проходит достаточно быстро, инспекторы заверяют журнал в тот же день.

Предпринимателям безопаснее вести журнал кассира-операциониста

(?) Я - предприниматель, наемных работников у меня нет. Нужно ли мне вести журнал кассира-операциониста? Ведь как-то странно: я сам его заполняю, сам заверяю, сам себя контролирую. Зачем мне эта лишняя работа?

А.Ю. Кромкин, г. Омск

Ответ

Журнал кассира-операциониста - это первичный учетный документ по бухгалтерскому учету денежных средств. И если посмотреть, кто обязан его вести, то выяснится, что это только юридические лица <3>. То есть на предпринимателей не распространяется обязанность иметь и заполнять такой журнал. Это неоднократно подтверждали и суды в ситуации, когда налоговики пытались оштрафовать предпринимателя за отсутствие журнала или его незаполнение <4>.

Вместе с тем известны случаи, когда суд придерживался иной точки зрения, согласно которой никаких исключений для предпринимателей в отношении ведения журнала нет <5>. Так что лучше не дразнить налоговиков и журнал заполнять.

Журнал ведется до тех пор, пока он не закончится

(?) В нашей компании наличные расчеты - дело нечастое. Имеющийся журнал ведется у нас уже давно - с 2008 г. Может, уже пора завести новый?

Е.А. Брыксина, г. Орел

Ответ

Новый журнал кассира-операциониста нужно оформлять только при полном заполнении прежнего <6>. И не нужно заводить отдельный журнал на каждый календарный год.

Однако иногда от этого правила можно и отступить. Но только, как говорится, по показаниям. Например, при сильной изношенности журнала или его повреждении.

На несколько ККТ можно иметь один журнал

(?) У нас небольшой магазинчик, имеющий несколько отделов, в каждом из которых установлен свой кассовый аппарат. Скажите, можем ли мы вести один журнал и регистрировать в нем данные всех машин?

И.Ю. Сухорук, г. Пермь

Ответ

Да, вести один журнал кассира-операциониста при использовании нескольких кассовых аппаратов можно <7>. В таком случае записи в него вы должны вносить в порядке нумерации всех касс (N 1, 2, 3 и т.д.) с указанием заводского номера кассовой машины. Если в отдельные дни работали не все кассы, то записи в журнале тем не менее делаются по всем кассовым аппаратам. При этом показатели счетчиков недействующих кассовых машин ежедневно повторяются с указанием причин бездействия (в запасе, в ремонте и т.п.) и заверяются подписью представителя администрации предприятия.

Ответственности за неправильное ведение журнала нет

(?) Я недавно устроилась на работу главным бухгалтером в новую организацию. Стала принимать дела и увидела, что журнал кассира-операциониста там ведется кое-как. Заполнялись не все графы, а иногда и вовсе данные за несколько дней не вносились. Чтобы привести его в нормальное состояние, придется потратить уйму времени. Скажите, если все оставить как есть, то чем это чревато?

Л.С. Санкина, Вологодская обл.

Ответ

Ответственности за само по себе неправильное ведение журнала кассира-операциониста нет. Но только если это не повлияло на оприходование выручки. Если в кассовой книге и в бухучете выручка отражена своевременно и в правильной сумме, то оштрафовать ни организацию, ни ее должностных лиц нельзя <8>. А вот если выручка не оприходована надлежащим образом, то сумма штрафа может составить для организации от 40 000 до 50 000 руб., а для руководителя - от 4000 до 5000 руб. <9>. Но этот штраф смогут взыскать, только если с момента неоприходования выручки еще не прошло 2 месяца <10>.

В журнале фиксируется только выручка

(?) В связи с нехваткой средств на оплату текущих расходов учредитель предоставил заем. Деньги вносятся наличными в кассу. Нужно ли эту сумму отражать в журнале кассира-операциониста?

Е.А. Брыксина, г. Орел

Ответ

В журнале кассира-операциониста отражаются только те поступления денег, которые прошли через кассовый аппарат. При получении займов контрольно-кассовая техника не применяется, чек не пробивается <11>. На такие суммы оформляется приходный кассовый ордер (форма N КО-1) <12>. А раз кассовый аппарат не применяется, то и в журнале кассира-операциониста такие поступления не отражаются.

При круглосуточной торговле журнал заполняют по окончании смены

(?) Наш магазин работает круглосуточно. Смены длятся по 12 часов (с 9 утра до 9 вечера и с 9 вечера до 9 утра). Скажите, каким днем нужно приходовать выручку за ночную смену, фактически приходящуюся на 2 дня?

И.Ю. Сухорук, г. Пермь

Ответ

Z-отчет кассир снимает после окончания рабочей смены <13>. При этом рабочая смена работы на ККТ может не совпадать с календарными сутками (как в вашем случае). Тогда, несмотря на то что часть выручки по ночной смене фактически поступила в операционную кассу вчера, все записи, связанные с поступлением денег (отражение в журнале кассира-операциониста, в кассовой книге и на счетах бухгалтерского учета), нужно делать сегодня - датой окончания смены <14>.

Не снятый вовремя Z-отчет - не повод учитывать выручку позже

(?) В конце рабочего дня кассир нашей организации забыл снять Z-отчет. Что делать в такой ситуации и как лучше все исправить?

И.В. Клеменцова, г. Новгород

Ответ

Тот факт, что Z-отчет не был снят после окончания рабочей смены, конечно, является нарушением <13>, однако ответственности за это нет. А вот за несвоевременное оприходование выручки компанию могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб. <9>. Чтобы избежать этого, вам необходимо отразить выручку в учете правильной датой. Для этого первое, что вам нужно сделать, - снять Z- отчет. Если новая смена еще не открыта (выручка текущего дня еще не поступала в кассу), то все просто. На основании этого отчета вы отразите выручку в журнале кассира-операциониста и в учете, но сделать это нужно не датой "запоздалого" Z-отчета, а днем, когда она получена.

Если же отсутствие Z-отчета вы обнаружили уже после открытия новой смены, то тут несколько сложнее. Придется вычислять выручку прошлого дня по контрольной ленте.

Примечание. О привлечении к административной ответственности при несвоевременном оприходовании выручки читайте в ГК, 2009, N 20, с. 75.

Если касса не открывалась, то в журнале ничего не пишут

(?) В нашей компании, занимающейся оптовой торговлей, расчеты за товар, как правило, проводятся по безналу. Но иногда мы принимаем и наличные. Скажите, нужно ли делать запись в журнале кассира- операциониста, если наличная выручка в кассу за день не поступала?

Г.А. Туркин, г. Ханты-Мансийск

Ответ

С одной стороны, записи в журнале кассира-операциониста ведутся ежедневно <15>. Это вроде бы обязывает заполнять журнал даже по выходным и по праздничным дням. С другой стороны, основанием для внесения записи в этот журнал является Z-отчет, снимать который нужно после окончания рабочего дня (смены) <16>. Соответственно, за те дни, когда смена по кассе не открывалась, Z-отчет будет отсутствовать, а раз так, то и журнал кассира-операциониста заполняться не будет. Вывод: запись в журнал должна заноситься каждый раз, когда открывалась смена по кассе (даже если наличные деньги в кассу за день и не поступили).

Отметим, что на одних моделях ККТ смена открывается автоматически при включении питания, на других для этого нужно выполнить определенные процедуры (например, пробить первый, "нулевой", чек).

В вашем случае, когда поступление наличной выручки в кассу происходит не постоянно, а лишь от случая к случаю, можно поступить следующим образом. Приказом установите, что в связи с минимальным объемом продаж за наличный расчет смена на кассовом аппарате открывается при получении первой наличной выручки за день. Тогда вам не придется ежедневно вносить в журнал "нулевую" информацию.

В журнале отражаются только возвраты наличных денег в день покупки

(?) Покупатель расплатился кредитной картой, но в тот же день вернул товар. Скажите, нужно ли отражать такой возврат в журнале? И если нужно, то как?

И.В. Клеменцова, г. Новгород

Ответ

Сразу напомним, что вернуть деньги в такой ситуации наличными вы не можете - сумму необходимо перечислить покупателю в безналичном порядке на его карту <17>. В журнале кассира-операциониста такие возвраты не отражаются. В графу 15 "Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам" заносятся только те возвраты, которые, во-первых, сделаны в день покупки, а во-вторых, - в наличной форме, то есть когда деньги возвращаются покупателю из ящика кассового аппарата <18>.

Секционные продажи можно отражать по-разному

(?) Скажите, как правильно заносить в журнал продажи, пробитые по кассе по разным секциям, - единой суммой или по каждой секции отдельно?

М.А. Кремнева, г. Астрахань

Ответ

Здесь все зависит от того, по какой причине вы делили продажи по секциям. Если это связано с какими-то организационными моментами (например, у вас одна касса, но в магазине несколько отделов), тогда в журнале кассира-операциониста вы можете делать запись на общую сумму выручки одной строкой. Если деление продаж по секциям связано с необходимостью соответствующего разделения выручки в учете (например, при продажах, облагаемых по различным ставкам НДС, или при применении разных режимов налогообложения), обороты по каждой секции лучше отражать отдельно. Тогда в дальнейшем у вас не возникнет трудностей с ведением раздельного учета.

Журнал исправляют так же, как первичку

(?) При заполнении журнала кассира-операциониста мы допустили ошибку. У нас две секции, но, делая разноску по отделам, мы дважды занесли в журнал данные по секции N 1. Подскажите, как нам исправить ситуацию?

Е.Г. Гилязова, г. Подольск

Ответ

Достаточно просто. Но, как и при исправлении любого другого первичного документа, здесь необходимо соблюсти определенные правила. При корректировке нельзя пользоваться корректирующей жидкостью, так же как указывать правильные данные поверх старых. Исправления вносятся так: неправильная надпись зачеркивается одной чертой, причем таким образом, чтобы исправленное можно было прочитать. Рядом делается отметка "исправлено" с указанием правильных сумм. Внесенные правки заверяются подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера <19>.

<1> п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт"

<2> утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132

<3> Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин, утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 (далее - Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации)

<4> Постановления ФАС ПО от 17.02.2009 N А55-16939/2008, от 16.01.2009 N А55-9928/2008, от 22.02.2007 N А65-19248/06-СА3-36; ФАС СКО от 31.08.2006 N Ф08-3853/2006-1651А

<5> Постановления ФАС ДВО от 06.09.2007 N Ф03-А51/07-2/3500, от 13.09.2006 N Ф03-А73/06-2/2800

<6> Письмо ФНС России от 12.04.2006 N 06-9-10/126@

<7> п. 3.6 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утв. Минфином России 30.08.93 N 104 (далее - Типовые правила)

<8> Постановления ФАС ЗСО от 08.07.2008 N Ф04-4164/2008(7761-А75-32); ФАС ВСО от 18.02.2009 N А19-11731/08-39-Ф02-273/09

<9> ст. 15.1 КоАП РФ

<10> ст. 4.5 КоАП РФ

<11> п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ

<12> утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88

<13> п. 6.1 Типовых правил

<14> Постановление ФАС УО от 22.12.2009 N Ф09-10179/09-С3

<15> Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации

<16> п. 6.1 Типовых правил

<17> п. 3 Официального разъяснения ЦБ РФ от 28.09.2009 N 34-ОР; Письмо УФНС России по г. Москве от 15.09.2008 N 22-12/087134

<18> п. 4.2 Типовых правил

<19> Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации; п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.83 N 105; п. 3.6 Типовых правил

Впервые опубликовано в журнале "Главная книга" 2010, N 18

КАКОВА "ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ ЖИЗНИ" БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Бугаева Н.Г.

Все имеет свой срок. Поэтому спустя некоторое время когда-то необходимые бумаги становятся ненужными. А если документ не нужен, то ему прямая дорога в утиль. И в этом номере на с. 61 мы рассказываем, как правильно организовать уничтожение документов. Пока же разберемся, как определить, по истечении какого срока от документов можно избавиться.

Где и какие сроки хранения установлены

По общему правилу срок хранения документа начинает течь с 1 января года, следующего за тем, когда этот документ последний раз использовался как основание для отражения операций <1>. А вот сами сроки хранения документов для разных целей установлены в разных законодательных актах. Для целей бухгалтерского учета - в Законе о бухучете <2>, для целей налогового учета - в Налоговом кодексе, для целей контроля за страховыми взносами во внебюджетные фонды - в Законе о страховых взносах <3>.

Закон о бухучете обязывает хранить документы в течение сроков, установленных в Перечне типовых управленческих документов, но не менее 5 лет <4>. А в Перечне для разной документации предусмотрен разный "срок жизни". К примеру, 5 лет необходимо хранить:

- месячную и квартальную бухгалтерскую отчетность;

- первичные учетные документы (кассовые, банковские документы, накладные, авансовые отчеты и др.);

- регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера и др.);

- рабочий план счетов, бухгалтерскую учетную политику организации (для этих двух документов срок отсчитывается с года, следующего за годом, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз).

Есть документы, которые нужно хранить дольше, например, годовую бухгалтерскую отчетность - 10 лет <5>.

В соответствии с Налоговым кодексом все отчеты по налогам, документы, подтверждающие расчет налоговой базы и налога, перечисление сумм налогов, освобождение от уплаты какого-либо налога, возможность применения льгот, должны храниться 4 года <6>.

Примечание. Обратите внимание, если вы уменьшаете базу по налогу на прибыль на сумму ранее полученных убытков, то документы, подтверждающие эти убытки, нужно хранить в течение всего срока, пока они переносятся на будущее <7>, а по мнению контролирующих органов, плюс еще 4 года <8>.

Вместе с тем в Перечне для отчетов по налогам установлены разные сроки хранения (5 или 10 лет) в зависимости от периодичности их сдачи в налоговые органы <9>. И это не единственный случай, когда разные нормативные акты требуют хранить один и тот же документ в течение разных периодов времени. Например, документы, подтверждающие исчисление и уплату страховых взносов во внебюджетные фонды, по Закону о страховых взносах нужно хранить 6 лет <10>, а по Перечню - 10 лет <11>. На какие же сроки ориентироваться? Посмотрим, какая ответственность может наступить, если не хранить те или иные документы нужное количество времени.

Чем грозит несоблюдение сроков хранения

Начнем с налоговой ответственности. Если у вас без уважительной причины не будет каких-либо первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета, в том числе из-за того, что вы избавились от них раньше срока, установленного Налоговым кодексом, то налоговики с организации или предпринимателя могут взыскать штраф в размере <12>:

<или> 10 000 руб., если нет документов за один налоговый период <13>;

<или> 30 000 руб., если нет документов за несколько налоговых периодов <14>;

<или> 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб., если отсутствуют документы, подтверждающие расчет налоговой базы <15>.

Если же вы не представите какие-либо документы по требованию налоговиков при проверке, то организации или предпринимателю придется заплатить штраф - по 200 руб. за каждый непредставленный документ <16>. А по требованию контролеров внебюджетных фондов - по 50 руб. за каждый непредставленный документ <17>.

А если из-за отсутствия документов у вас "снимут" какие-то расходы для целей налогообложения или вычет по НДС, то вам грозит штраф за неполную уплату налога в размере 20 или 40% от неуплаченной суммы налога <18>.

Теперь об административной ответственности. За нарушение правил хранения учетных документов могут привлечь к ответственности и руководителя организации <19>. В этом случае штраф составит от 2000 до 3000 руб. <20> Бухгалтер не может быть подвергнут такому наказанию, если по своим должностным обязанностям он не отвечает за соблюдение правил хранения документов в организации.

Также руководителя могут оштрафовать за непредставление документов и сведений, истребованных при проверке налоговым органом, ПФР или ФСС, на сумму от 300 до 500 руб. <21>.

***

Как видите, при определении срока хранения того или иного документа нужно опираться на "налоговые" сроки (4 года), сроки, установленные Законом о страховых взносах (6 лет), и сроки, установленные Законом о бухучете (5 лет).

В целом от большей части документов можно избавляться по итогам пятилетки. Однако не стоит торопиться уничтожать бумаги. Ведь при проверке может понадобиться все что угодно. А если возникли (или есть вероятность того, что могут возникнуть) споры с контролирующими органами, тем более судебные разбирательства, то все документы необходимо хранить до окончательного выяснения вопроса.

И не забывайте, что есть такие документы, которые должны храниться у вас в течение значительно большего времени, чем 10 лет. Например, трудовые договоры, соглашения, личные карточки работников нужно хранить 75 лет <22>. А некоторые - и вовсе до ликвидации предприятия, например сводные годовые бухгалтерские балансы, коллективные договоры и др. <23> Кроме того, требования по поводу сроков хранения могут также предъявить и собственники организации для каких-то своих целей. Поэтому, определяя "продолжительности жизни" того или иного документа, их мнение тоже надо учитывать.

<1> п. 2.9 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (далее - Перечень)

<2> Федеральный закон от 21.11.96 N 129-ФЗ

<3> Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ

<4> пп. 1, 2 ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ

<5> п. 135 Перечня; п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня

<6> подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ

<7> пп. 2, 4 ст. 283 НК РФ; Письмо Минфина России от 23.04.2009 N 03-03-06/1/276

<8> Письмо Минфина России от 18.10.2005 N 03-03-04/2/83

<9> п. 170 Перечня; п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня

<10> подп. 6 п. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ

<11> п. 143 Перечня; п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня

<12> Постановления ФАС Московского округа от 23.09.2008 N КА-А40/8513-08-2; ФАС Уральского округа от 29.12.2004 N Ф09-5662/04-АК

<13> п. 1 ст. 120 НК РФ

<14> п. 2 ст. 120 НК РФ

<15> п. 3 ст. 120 НК РФ

<16> п. 1 ст. 126 НК РФ

<17> ст. 48 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ; п. 2.3 Методических рекомендаций, утв. Распоряжением Правления ПФР от 05.05.2010 N 120р

<18> ст. 122 НК РФ

<19> п. 3 ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ

<20> ст. 15.11 КоАП РФ

<21> ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ

<22> пп. 338, 339 Перечня

<23> пп. 135, 275 Перечня; п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня

Впервые опубликовано в журнале "Главная книга" 2010, N 18

НАДО ЛИ ДО УТВЕРЖДЕНИЯ НОВОЙ ФОРМЫ СЧЕТА-ФАКТУРЫ УКАЗЫВАТЬ В НЕМ НАИМЕНОВАНИЕ ВАЛЮТЫ

Строкова Е.В.

Дыбов А.И.

В сентябре 2010 г. перечень обязательных реквизитов отгрузочных и авансовых счетов-фактур, приведенный в НК, был дополнен еще одним реквизитом - "наименование валюты" <1>. Однако новую форму счета-фактуры с отдельной графой (или строкой) для этого реквизита Правительство РФ пока не утвердило <2>.

Конечно, если разработчики применяемой продавцом бухгалтерской программы проявили инициативу и добавили в форму выставляемого счета-фактуры показатель наименования валюты, то проблем не будет ни у продавца, ни у покупателя. А если бухгалтерская программа не настроена таким образом или же продавец выписывает счета-фактуры с использованием других программ (например, Excel), то появляются вопросы: надо ли продавцу указывать в счетах-фактурах наименование валюты, а если надо, то с какой даты, и может ли покупатель принимать НДС к вычету по "безвалютным" счетам-фактурам? Мы решили пролить свет на проблемную ситуацию.

Когда вступили в силу поправки об указании валюты в счете-фактуре

Закон N 229-ФЗ, внесший эти поправки, вступил в силу по истечении 1 месяца со дня официального опубликования <3>. Закон напечатали в "Российской газете" от 02.08.2010. Налоговики, включив день опубликования в расчет срока, написали, что Закон N 229-ФЗ вступил в силу 02.09.2010 <4>.

Однако по общему правилу срок начинает отсчитываться на следующий день после наступления события, которым определено его начало <5>. И раз Закон N 229-ФЗ напечатан 02.08.2010, месячный срок начал течь с 03.08.2010, а последним днем срока было 02.09.2010. Соответственно, Закон N 229- ФЗ вступил в силу 03.09.2010. На день позже, чем полагает ФНС России.

Тем не менее проще следовать мнению налоговой службы, и поэтому далее мы будем считать датой вступления поправок в силу 02.09.2010.

Указывать ли наименование валюты в нынешней форме счета-фактуры

Закон N 229-ФЗ впервые закрепил за Правительством РФ право утверждать форму счета-фактуры <6>, но пока оно этим правом не воспользовалось. То есть утверждение Правительством РФ в 2000 г. формы счета-фактуры <7>, которой сейчас все пользуются, это, так сказать, личная его инициатива. Но теперь эта форма фактически узаконена <8>. Однако реквизита "наименование валюты" в ней нет. Отсюда вопрос: надо ли самостоятельно добавить его в счет-фактуру начиная со 2 сентября или же следует подождать, пока Правительство утвердит новую форму документа, укомплектовав ее еще одним показателем? Для продавца этот вопрос, может быть, и не так важен, а вот у покупателя от наличия правильно оформленного счета-фактуры зависит вычет НДС <9>.

Возможны два подхода к решению этого вопроса.

ПОДХОД 1. Наименование валюты - обязательный реквизит счета-фактуры с 02.09.2010

Согласно НК РФ с 02.09.2010 реквизит счета-фактуры "наименование валюты" стал обязательным <10>. Поэтому счета-фактуры нужно дополнить наименованием валюты.

Выполнить это требование несложно:

<если> счета-фактуры выписываются с помощью бухгалтерской программы, то в большинстве случаев делать ничего не надо - во многих из них реквизит "наименование валюты" проставляется уже давно (например, в программе 1С). А если программа этот реквизит не проставляет, то дописывайте его от руки;

<если> счета-фактуры выставляются вручную, то указать наименование валюты можно:

<или> в отдельной строке над табличной частью документа (аналогично тому, как это делает программа 1С);

<или> в сокращенном виде в тех графах счета-фактуры, в которых отражаются суммовые показатели.

Покупателю, в свою очередь, лучше проверять наличие реквизита "наименование валюты" в счетах- фактурах и, если его нет, требовать от продавца заменить документ. Если же продавец не захочет переписывать счет-фактуру, можно связаться с его бухгалтерией и попросить вписать нужный вам реквизит в старый счет-фактуру от руки, а затем выслать вам по факсу его копию. Получив такую копию, вы со спокойной душой можете самостоятельно дополнить свой экземпляр счета-фактуры реквизитом "наименование валюты", также вписав его от руки. Ведь так ваш экземпляр и экземпляр счета-фактуры продавца будут совпадать. А поскольку такая запись - лишь дополнение, а не исправление счета-фактуры, ее не нужно заверять подписью и печатью продавца.

Пример. Указание наименования валюты в счете-фактуре

УСЛОВИЕ

Продавец отгрузил покупателю копир Canon стоимостью 33 673,66 руб., в том числе НДС в размере 5136,66 руб.

РЕШЕНИЕ

Продавец может заполнить счет-фактуру одним из двух способов (приведены только те данные счета- фактуры, которые необходимы для иллюстрации примера).

СПОСОБ 1. Наименование валюты в счете-фактуре указывается отдельной строкой справа над табличной его частью.

Итак, при первом подходе и продавцу дополнить счет-фактуру несложно, и покупатель будет чувствовать себя более уверенно, принимая к вычету НДС по такому документу. Кроме того, у этого подхода есть сторонники и среди чиновников.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ЛОЗОВАЯ АННА НИКОЛАЕВНА - Советник отдела косвенных налогов Департамента налоговой и таможенно- тарифной политики Минфина России

"До внесения изменений в форму счета-фактуры, утвержденную Постановлением Правительства РФ, отказ в праве на вычет сумм НДС только по причине неуказания наименования валюты неправомерен. Однако во избежание конфликтных ситуаций с налоговыми органами налогоплательщикам можно порекомендовать с 02.09.2010 указывать наименование валюты в тех графах счета-фактуры, в которых указываются стоимостные показатели".

ПОДХОД 2. Наименование валюты должно добавить в счет-фактуру Правительство при утверждении новой формы

В Законе N 229-ФЗ четко указано, что, пока новая форма счета-фактуры не утверждена, надо пользоваться старой, причем составляется она с учетом редакции ст. 169 НК РФ, действовавшей до 02.09.2010 <11>. Но ни старой формой счета-фактуры, ни прежней редакцией ст. 169 НК РФ реквизит "наименование валюты" не предусмотрен <12>.

Поэтому до утверждения новой формы указывать наименование валюты не обязательно.

Конечно, этот подход для покупателя небезопасный. Использовать его лучше при отстаивании своего права на вычет, когда налоговики уже отказали в вычете на основании "безвалютного" счета-фактуры, выставленного после 02.09.2010.

***

Очевидно, что если ваша компания - покупатель, то именно вам важно следить, чтобы наименование валюты было в полученных счетах-фактурах. Кстати, если продавец укажет в счете-фактуре условные единицы, то лучше попросите его заменить такой документ на "рублевый" или "валютный", так как условные единицы - это не валюта.

И помните, что в счетах-фактурах, которые составлены до 02.09.2010, указывать наименование валюты было не обязательно. А если налоговики настаивают на этом, то такое требование необоснованно, поскольку поправки в НК РФ, которые вводят новые обязанности для плательщика, обратной силы не имеют <13>.

<1> подп. 6.1 п. 5, подп. 4.1 п. 5.1 ст. 169 НК РФ

<2> п. 8 ст. 169 НК РФ

<3> п. 1 ст. 10 Федерального закона от 27.07.2010 N 229-ФЗ

<4> Информационное сообщение ФНС России http://www.nalog.ru/document.php?id=28216&topic=root_nalog

<5> ст. 191 ГК РФ; п. 2 ст. 6.1 НК РФ

<6> подп. "д" п. 4 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2010 N 229-ФЗ

<7> утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914

<8> п. 4 ст. 10 Федерального закона от 27.07.2010 N 229-ФЗ

<9> пп. 1, 2 ст. 169 НК РФ

<10> подп. 6.1 п. 5, подп. 4.1 п. 5.1 ст. 169 НК РФ

<11> утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914; п. 4 ст. 10 Федерального закона от 27.07.2010 N 229-ФЗ

<12> пп. 5, 5.1 ст. 169 НК РФ (ред., действовавшая до 02.09.2010); приложение N 1 к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914

<13> п. 2 ст. 5 НК РФ

Впервые опубликовано в журнале "Главная книга" 2010, N 19

О БОНУСАХ ДЛЯ ЦЕЛЕЙ ИСЧИСЛЕНИЯ НДС

Мухин М.С.

ВАС РФ решил, что на сумму бонусов и вознаграждений, предоставленных поставщиками торговым сетям, например, за определенный объем поставки, должна уменьшаться цена товара, а значит, и налоговая база по НДС.

В апреле этого года ФНС выпустила Письмо N 3-0-06/63, в котором с учетом позиции ВАС разъяснила, как поставщикам в такой ситуации исчислять НДС и оформлять счета-фактуры. Так, если скидка была предоставлена после отгрузки товаров, то за период отгрузки должна быть уменьшена налоговая база по НДС и исправлена налоговая декларация. Также продавцу придется внести исправления в счета-фактуры. А покупатель должен зарегистрировать исправленный счет-фактуру в книге покупок. И если покупатель уже применил вычет, то ему нужно внести изменения в книгу покупок, исключив из вычетов сумму, на которую уменьшился счет-фактура, и представить уточненную декларацию за период, когда был применен вычет. В общем, бухгалтерам тех организаций, которые решат действовать по этому Письму, придется поработать. А покупатель попадет еще и на пеню - ведь он, по версии ФНС, заявил к вычету больше, чем мог бы.

Возьму на себя смелость предложить другой вариант действий. И Минфин, и ФНС пишут, что скидка изменяет цену товара, только когда это определено непосредственно в договоре. Если же в договоре нет указания на то, что цена товара подлежит уменьшению на сумму бонуса, то не надо ни базу по НДС пересчитывать, ни уточненки подавать, ни счета-фактуры исправлять. Причем об этом говорится в том же Письме ФНС N 3-0-06/63 и во многих Письмах Минфина, например от 25.10.2007 N 03-07-11/524, от 26.07.2007 N 03-07-15/112.

Как мне кажется, правомерность такого подхода подтверждается еще одним доводом. Смотрите, Законом об основах государственного регулирования торговой деятельности определено, что вознаграждение за определенный объем поставки продовольственных товаров не учитывается при формировании цены товаров. Согласитесь, если закон говорит, что такое вознаграждение не учитывается при определении цены продовольственных товаров, то и по другим товарам цена меняться не должна.

Естественно, поскольку это вознаграждение не является платой за товары, работы или услуги, то и начислять НДС на его сумму нет необходимости.

Пример. Учет бонуса за объем поставки

ООО "Магазин" по договору поставки приобрело у ЗАО "Производитель" мясные деликатесы на сумму 1 180 000 руб. (НДС 180 000 руб.). Исполняя условия договора, ЗАО "Производитель" перечислило бонус за объем покупки 100 000 руб.

1. Учет у покупателя.

Бухгалтерский учет.

Налоговый учет.

2. Учет у продавца.

Бухгалтерский учет.

Налоговый учет.

Впервые опубликовано в издании "Главная книга. Конференц-зал" 2010, N 10

ОБ ОТВЕТСТВЕННОСТИ ЗА НЕВЕДЕНИЕ КНИГ ПОКУПОК И ПРОДАЖ

Захарова М.П.

Вопрос. Слышал, что в НК РФ появилась ответственность за неправильное заполнение регистров налогового учета. Получается, что и за неправильную регистрацию счетов-фактур в книгах покупок и продаж могут оштрафовать? Ведь это тоже вроде налоговые регистры.

М. З.: Действительно, с 3 сентября этого года под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие или неправильное заполнение регистров не только бухгалтерского, но и налогового учета <1>. Осталось разобраться, являются ли книга покупок и книга продаж налоговыми регистрами.

Толковый словарь русского языка Д.Н. Ушакова определяет регистр как список чего-нибудь, реестр, указатель или книгу для записей. Получается, что книги покупок и продаж - регистры. Ведь в них регистрируются счета-фактуры, выставленные или полученные плательщиком НДС <2>. И в обиходе мы их уже давно называем налоговыми регистрами. Суды тоже не раз определяли их именно так <3>. Конечно же, не для целей обновленной статьи 120 НК РФ.

Но коль скоро мы говорим о том, что понимается под регистром для целей налогообложения и, более того, для привлечения к налоговой ответственности, нужно поискать определение этого термина в Налоговом кодексе.

В статье 11 НК РФ определения налоговых регистров нет. Регистры налогового учета упоминаются в пункте 4 статьи 88, но вывести их определение из этой нормы невозможно. В ней лишь сказано, что при представлении пояснений по выявленным налоговой инспекцией ошибкам в декларации налогоплательщик может представить выписки из регистров налогового или бухгалтерского учета и иные документы, подтверждающие достоверность данных, внесенных в декларацию.

Налоговые регистры подробно расписаны в 25-й главе Кодекса. Регистры налогового учета для целей исчисления налога на прибыль - это сводные формы систематизации данных налогового учета, сгруппированных в соответствии с требованиями 25-й главы <4>. В свою очередь, налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом <5>.

Но это определение написано для целей налогообложения прибыли. В 21-й же главе Налогового кодекса нет ни слова о регистрах налогового учета для целей исчисления НДС. А правила, установленные для одного налога, мы не можем применять к другому без непосредственного разрешения законодателя.

Вопрос. Но тем не менее в главе об НДС сказано, что мы должны вести книги покупок и продаж.

М. З.: Не спорю. Но налоговыми регистрами закон их не называет. Формы и порядок ведения книг установлены 914-м Постановлением Правительства РФ <6>. Но и в нем не говорится о том, что книги - это налоговые регистры.

Более того, Минфин в Порядке заполнения налоговой декларации пишет, что декларация составляется на основании книг продаж, книг покупок и данных регистров налогового учета налогоплательщика <7>. Забавно, но можно сказать, что сам Минфин видит отличия между этими книгами и регистрами налогового учета.

И уже то, что мы так долго рассуждаем о том, являются ли книги покупок и продаж налоговыми регистрами, говорит о недостаточной определенности состава правонарушения в статье 120 НК РФ. Прочитав ее, трудно понять, является ли неправильное заполнение или вообще отсутствие этих книг правонарушением <8>. Отсюда я делаю вывод - оштрафовать за нарушение порядка ведения книг покупок и продаж, за их отсутствие нельзя и сейчас. Ведь ни в одном нормативном акте они не называются регистрами налогового учета. Это один из тех редких случаев, когда работает принцип "неясность налогового законодательства толкуется в пользу налогоплательщика" <9>.

Хотя нет никаких сомнений, что налоговые органы будут штрафовать налогоплательщиков за эти нарушения. Поэтому, конечно, книги лучше вести, и вести правильно. К тому же в большинстве организаций ведение этих книг автоматизировано, да и их наличие значительно облегчает расчет налога и заполнение декларации.

Вопрос. Скажите, а нашу организацию могут оштрафовать за отсутствие этих книг за 2009 год?

М. З.: Даже если допустить, что это является налоговым правонарушением, штрафа не будет. Ведь нельзя привлекать к ответственности за деяние, которое в момент его совершения не признавалось правонарушением <10>.

<1> ст. 120 НК РФ; подп. "в" п. 45 ст. 1, п. 1 ст. 10 Федерального закона от 27.07.2010 N 229- ФЗ

<2> пп. 7, 16 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914

<3> Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 24.08.2009 N А82-15261/2008-27; ФАС Восточно- Сибирского округа от 11.05.2010 N А33-3985/2008; ФАС Уральского округа от 05.05.2010 N Ф09-2994/10- С2; ФАС Северо-Западного округа от 14.03.2006 N А56-1646/2005; Девятого арбитражного апелляционного суда от 12.08.2009 N 09АП-15822/2008-АК, 09АП-16330/2008-АК

<4> ст. 314 НК РФ

<5> ст. 313 НК РФ

<6> пп. 3, 9 ст. 169 НК РФ; Постановление Правительства РФ от 02.12.2000 N 914

<7> п. 4 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость, утв. Приказом Минфина России от 15.10.2009 N 104н

<8> ст. 106 НК РФ

<9> п. 7 ст. 3 НК РФ

<10> пп. 1, 2 ст. 5 НК РФ; ч. 2 ст. 54 Конституции РФ

Впервые опубликовано в издании "Главная книга. Конференц-зал" 2010, N 10

О ПОТРЕБНОСТЯХ ПОДЧИНЕННЫХ ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА

Сухотина К.А.

Хороший руководитель разбирается в потребностях своих подчиненных, для того чтобы лучше ими управлять и создавать более комфортные условия. Поэтому хороший главный бухгалтер время от времени измеряет так называемый мотивационный профиль своих подчиненных.

Знаете, что это такое? Мотивационный профиль - это сочетание наиболее и наименее значимых потребностей для конкретного человека или группы людей. Составив мотивационный профиль, вы ответите на следующие вопросы:

- каковы важнейшие потребности для большинства сотрудников вашей бухгалтерии;

- какие потребности необходимо удовлетворить уже сейчас;

- относительно каких потребностей можно разработать мотиваторы в перспективе.

Существует 12 основных потребностей. С их помощью можно очень просто и удобно определить мотивационный профиль как одного человека, так и отдела в целом.

Давайте посмотрим, что же это за 12 основных потребностей.

1. Потребность в высокой заработной плате и материальном вознаграждении. Если у человека высокий уровень этой потребности, то он хочет иметь работу, приносящую бОльшую выгоду и дополнительные льготы: премии и надбавки, медицинскую и пенсионную страховку, доплату до среднего заработка за время больничного и так далее. Соответственно, если человек равнодушен к деньгам, то у него низкий показатель этой потребности.

2. Потребность в хороших условиях работы и комфортной окружающей обстановке. Надо сказать, я ни разу не встречала в бухгалтерии человека, равнодушного к обстановке на рабочем месте. И для рядового бухгалтера, и для главбуха, как правило, очень важно рабочее место: в бухгалтерии должно быть светло, чисто, удобно и тихо. Летом в кабинете должно быть прохладно, зимой - тепло. А компьютер и все программы должны работать исправно.

Если у вашего подчиненного эта потребность ярко выражена, но не удовлетворена, а вы на нее не обращаете внимания, увеличивается риск потерять ценного сотрудника. Я знаю примеры, когда успешные компании, которые, кстати, платили очень приличные зарплаты, теряли хороших специалистов просто потому, что те неудобно сидели. Например, рабочие столы стояли на сквозняке и плохо освещались, в кабинетах не было зеркал, хотя коллектив - женский, а из-за плохих кресел к вечеру начинала болеть спина. Они либо стеснялись об этом сказать, попросить купить новые кресла, настольные лампы, сделать перестановку. Либо им руководство отказывало. Люди сидели-сидели, а потом меняли работу.

Напротив, красивый офис и удобное рабочее место являются достаточно серьезным стимулом для многих бухгалтеров. Я в этом убеждалась не раз.

3. Потребность в четком структурировании работы. Что это такое? Это может быть потребность в том, чтобы точно знать, что, где и в какие сроки нужно выполнить. Это может быть стремление все четко распланировать на рабочий день, а лучше на всю неделю. Еще это неумение работать в ситуации быстро меняющихся целей.

Что свидетельствует о высоких показателях этой потребности у работника? Он хочет точно знать, что от него требуется, он хочет быть уверенным, что четко выполняет все установленные правила. Недостаточно четкие указания будут вызывать стресс у такого бухгалтера. Ведь он хочет видеть мир упорядоченным, предсказуемым и контролируемым. Людей с высокими показателями этой потребности следует мотивировать установлением четкого порядка или предоставлением им возможности установить свой порядок.

И наоборот, у людей с низкой потребностью в структурировании работы всякие правила и инструкции вызывают раздражение и даже стресс. Попытки регулировать и контролировать их рабочий процесс могут вызвать у них ожесточенное сопротивление и даже привести к конфликту.

И, опять же, обычно у работников бухгалтерии потребность в четком структурировании работы очень высока.

4. Потребность в социальных контактах. Это стремление общаться с довольно широким кругом людей, например контактировать с другими подразделениями, работать с контрагентами. И этот показатель очень важен. От того, высока потребность в контактах или нет, зависит, что вам как руководителю нужно поручить этому сотруднику для его наибольшей эффективности. То ли замкнуть его на выполнении только собственной задачи, то ли ставить его на такие проекты, которые дадут ему возможность взаимодействовать с коллегами и контрагентами.

5. Потребность формировать и поддерживать долгосрочные, стабильные взаимоотношения. Эта потребность подталкивает человека включаться в небольшую группу, устанавливать тесные контакты и не менять эти контакты на протяжении долгого времени. И не дай бог разрушить эту группу и эти контакты! Для людей с высоким показателем потребности в стабильных взаимоотношениях это будет жесткой демотивацией. Таких людей лучше не трогать и оставить в том окружении, к которому они привыкли, которое для них - важный мотив.

Если бухгалтеров, у которых ярко выражена эта потребность, мы начинаем постоянно пересаживать из кабинета в кабинет, из отдела в отдел - для них это трагедия. У таких людей очень много времени уходит на построение стабильных взаимоотношений, и они могут нормально работать только после того, как отношения с коллегами будут установлены и обстановка станет привычной. Тем не менее потребность в тесных взаимоотношениях не следует путать с тем, насколько хорошо человек относится к своим коллегам, - одно с другим не связано.

6. Потребность в завоевании признания со стороны других людей. Потребность в признании со стороны других людей - это потребность в похвале, и желательно - публичной. Если у человека эта потребность высока, его даже деньгами не так простимулируешь, как периодическими рассказами окружающим о его заслугах, пусть даже каких-то небольших. Ему важно, чтобы коллеги услышали о его заслугах на совещании, прочитали в корпоративном журнале, увидели, как ему что-то подарили в награду за добросовестный труд. Это для него будет таким сильным мотивом, что именно ради самого факта общественного признания он будет работать все лучше и лучше.

С другой стороны, потребность в признании может сделать человека зависимым от одобрения окружающих. Высокие показатели этой потребности служат индикатором значительной неуверенности в себе. У такого человека, скорее всего, сложности с принятием самостоятельных решений.

7. Потребность ставить для себя сложные цели и достигать их. Преобладающей чертой людей с такой мотивацией является желание все делать самому. Они могут добровольно вызваться работать больше, чем положено, и будут честно выкладываться на работе. Но прежде чем приступить к выполнению задания, они должны убедиться в том, что поставленная цель поддается измерению, оценке. Они инстинктивно будут избегать деятельности, связанной с неопределенностью, где трудно или невозможно измерить вклад и достижения. Мотивация подобных работников состоит в четком определении цели и формировании полной преданности ей. Большое значение имеет подготовка условий для концентрации их энергии.

Ставить для себя сложные цели и достигать их - это потребность амбициозных людей. Им это нужно для того, чтобы доказать себе или окружающим, что эту сложную задачу они решить могут. Понимать, кто из твоих подчиненных готов к вызову постоянно, а кто - нет, очень важно. Кто-то привык работать в определенном, размеренном ритме и решать стандартные задачи, а кому-то постоянно нужен драйв.

8. Потребность во влиятельности и власти выражается в стремлении руководить другими, в стремлении к конкуренции, но с гарантированной победой. Люди, которые стремятся оказывать влияние, почти всегда сталкиваются с сопротивлением других людей. Поэтому взаимоотношения в коллективе могут стать неприязненными и особенно проблематичными, если у работника, проявляющего властность, отсутствуют такт, дипломатичность, толерантность, иными словами, все то, что принято обозначать понятием "социальный интеллект". Мотивация таких людей состоит в предоставлении возможности конструктивно влиять на других для достижения организационных целей. Причем обучение приемлемым методам влияния и приемам реализации власти, включающее практическую тренировку, должно составлять важную часть их мотивации.

Если же потребность во влиятельности и власти высока у рядового подчиненного, который по своим профессиональным качествам не тянет ни на зама, ни на руководителя даже небольшого подразделения, то ничего хорошего в такой потребности нет. И велика вероятность того, что рано или поздно от такого человека вам придется избавиться.

9. Потребность в разнообразии и переменах указывает на тенденцию всегда находиться в состоянии готовности к действиям. Таким людям требуется постоянная возможность переключаться на что-то новое. Однако энергично взявшись за дело, они вскоре начинают испытывать скуку. Они могут почти бессознательно уклоняться от планирования своей деятельности. Это люди, которым надо постоянно поручать новые, нестандартные задачки. Задача же руководителя состоит в том, чтобы постоянно стимулировать такого работника на выполнение задания, на завершение начатого. Если такая потребность есть у рядового бухгалтера - это проблема. Потому что обычно он должен выполнять довольно рутинные операции: создал первичный документ, учел его, отчитался. А его постоянно будет тянуть на подвиги. Вам это нужно? Вряд ли. Поэтому эта потребность у бухгалтера должна быть минимальная.

10. Потребность быть креативным свидетельствует о возможной пытливости ума, о профессиональном любопытстве и нетривиальном мышлении. Хотя идеи, которые вносит такой человек, не обязательно будут правильными и приемлемыми. При корректном управлении такие люди весьма полезны для любой организации. Но их креативность должна быть сфокусирована на задачах бизнеса. В бухгалтерии потребность в креативе полезна при обсуждении нестандартных, проблемных вопросов или когда требуется новый взгляд на обычные вещи.

11. Потребность в самосовершенствовании. Люди, имеющие высокую потребность в этом, оценивают свою работу с позиции возможности персонального профессионального роста. Эта потребность подталкивает их к самостоятельности, которая в своем крайнем выражении может превращаться в желание ни от кого не зависеть. Мотивация работников с такими устремлениями требует от руководителя умения соотносить то, к чему они стремятся, с тем, что необходимо организации. Чтобы мотивировать таких работников, следует создавать ситуации, которые удовлетворяли бы их актуальную потребность: периодически направлять на курсы, семинары, привлекать к обучению, к выполнению заданий, требующих саморазвития.

12. Потребность в интересной, общественно полезной работе имеет большую важность. Потому что здесь есть широкие возможности для мотивации. Естественно, мнения о том, что полезно, а что интересно, весьма разнообразны, и задача руководителя состоит в организации деятельности такого "заинтересованного" работника таким образом, чтобы он мог воспринимать ее как интересную и полезную, иначе прочие мотивационные факторы действуют не в полную силу. Нужно выяснить, что вкладывает конкретный работник в понятие "интересная и полезная работа". Чтобы усилить восприятие полезности работы, целесообразно некоторые задачи разъяснять исполнителям более широко, чтобы было очевидно: их конкретная работа занимает определенное положение и имеет определенный смысл.

Измеряются эти 12 потребностей довольно простым тестом, на который уйдет максимум 15 минут (тест и анализ его результатов вы найдете в отчете о семинаре "Личная эффективность бухгалтера").

Впервые опубликовано в издании "Главная книга. Конференц-зал" 2010, N 10

Все права защищены © 2010 ЗАО "Консультант Плюс"
тел. +7(495)956-8283, +7(495)787-9292
mailto:contact@consultant.ru
http://www.consultant.ru/