Схемы корреспонденций счетов

Подборка по материалам информационного банка "Корреспонденция счетов" системы КонсультантПлюс

Ситуация:

Как отражаются в учете расходы на приобретение проездных билетов на общественный транспорт для работников с разъездным характером работы?

Организация через подотчетное лицо приобрела единый месячный проездной билет для работника, работа которого носит разъездной характер. Стоимость билета составляет 2 000 руб. Согласно локальному нормативному акту организации о разъездном характере работы, содержащему перечень должностей, работа на которых носит разъездной характер:

- приобретение проездных билетов осуществляется за счет средств организации, их выдача работникам производится не позднее чем за пять рабочих дней до начала следующего месяца;

- по истечении трех рабочих дней месяца, на который проездные билеты приобретались, работники должны их сдать в бухгалтерию.

Условие о том, что работа работника носит разъездной характер, включено в трудовой договор с указанным работником.

В налоговом учете доходы и расходы определяются методом начисления.

Корреспонденция счетов:

Трудовые отношения

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками, в частности расходы по проезду (ч. 1 ст. 168.1 Трудового кодекса РФ).

Размеры и порядок возмещения таких расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работ должно быть указано в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

В данном случае размеры и порядок возмещения расходов установлены локальным нормативным актом организации, а в трудовом договоре с работником, работа которого носит разъездной характер, есть указание на такой характер работ.

Бухгалтерский учет

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, стоимость приобретенных проездных билетов отражается в составе денежных документов на счете 50 "Касса", субсчет 50-3 "Денежные документы", в сумме фактических затрат на их приобретение.

Порядок отражения в учете операций по выдаче работникам принадлежащих организации денежных документов нормативно не закреплен. Следовательно, организация должна самостоятельно разработать такой порядок и утвердить его как часть своей учетной политики (п. 7 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н). В данном случае исходим из условия, что выдача проездного билета работнику отражается организацией исходя из сложившейся практики с использованием счета учета расчетов с подотчетными лицами.

Расходы, связанные с исполнением обязательств, возникающих у организации в рамках трудовых отношений с работниками при исполнении работниками трудовых обязанностей, относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). Указанные расходы признаются в том отчетном периоде, к которому они относятся (п. п. 16, 18 ПБУ 10/99). В рассматриваемом случае стоимость приобретенного для работника проездного билета включается в состав расходов в отчетном периоде, в котором истек срок действия билета.

Бухгалтерские записи по рассматриваемым операциям производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов и приведены ниже в таблице проводок <*>.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ не облагаются НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

В данном случае приобретение для работника проездного билета непосредственно связано с выполнением работником своих трудовых функций, при этом разъездной характер работ работника закреплен в локальном акте организации. Следовательно, по нашему мнению, стоимость выдаваемого работнику проездного билета НДФЛ не облагается.

Заметим, что существует позиция, согласно которой оплата проездных билетов не подпадает под действие п. 3 ст. 217 НК РФ и подлежит обложению НДФЛ. Дополнительно о налогообложении НДФЛ стоимости проездных билетов для сотрудников, работа которых носит разъездной характер, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам.

В данной консультации исходим из того, что организация, оценив риски, приняла решение не удерживать НДФЛ со стоимости проездного билета.

Страховые взносы

Не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").

В связи с тем что оплата расходов по проезду непосредственно связана с выполнением работником своих трудовых обязанностей и разъездной характер работ закреплен в локальном акте организации, стоимость выдаваемого работнику проездного билета не облагается страховыми взносами (Письмо ФСС РФ от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П) <**>.

Налог на прибыль организаций

Глава 25 НК РФ не содержит специальной нормы по учету в целях налогообложения прибыли расходов, связанных с приобретением для работника проездного билета при выполнении им работы разъездного характера.

Стоимость проездных билетов, приобретаемых для работников с разъездным характером работы, может быть учтена в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ при условии соответствия произведенных затрат условиям признания расходов, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ.

В данном случае указанные условия выполняются, поскольку размеры и порядок возмещения расходов установлены локальным нормативным актом организации, а в трудовых договорах с работниками, работа которых носит разъездной характер, есть указание на соответствующий характер работ.

На возможность учета расходов в виде компенсации работникам расходов, связанных с разъездным характером их работы, в соответствии с пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ указано в Письмах Минфина России от 15.09.2014 N 03-03-06/4/46131, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211. Считаем, что расходы в виде стоимости приобретаемых для работников, имеющих разъездной характер работ, проездных билетов могут учитываться для целей налогообложения прибыли в аналогичном порядке <***>.

Особого порядка определения даты признания расходов в виде стоимости приобретенного работнику проездного билета ст. 272 НК РФ не установлено. По общему правилу расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 1 ст. 272 НК РФ). В данном случае стоимость приобретенного для работника проездного билета признается расходом в отчетном (налоговом) периоде, в котором истек срок действия билета.

--------------------------------

<*> В данной консультации не рассматриваются операции по выдаче в подотчет денежных средств для приобретения проездного билета и соответствующие записи на счетах бухгалтерского учета не приводятся.

<**> Приведенные в Письме ФСС РФ разъяснения основаны на нормах Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ), который не действует с 01.01.2017. Полагаем, что эти разъяснения применимы и в отношении страховых взносов, уплачиваемых в соответствии с гл. 34 НК РФ, поскольку норма пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ по сути аналогична положениям пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ.

<***> Существуют разъяснения Минфина России, в соответствии с которыми затраты на возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, могут быть включены в состав расходов на оплату труда на основании п. 3 ч. 2 ст. 255 НК РФ при условии соблюдения критериев п. 1 ст. 252 НК РФ. Их размер и порядок включения организация предусматривает в содержащих нормы трудового права локальных актах (см., например, п. 2 Письма от 15.02.2017 N 03-04-06/8562).

В связи с этим организация вправе самостоятельно определить, к какой именно группе она отнесет указанные расходы (п. 4 ст. 252 НК РФ). В данном случае исходим из предположения, что организация признает затраты на приобретение проездных билетов в качестве прочих расходов.

А.В. Илюшечкин

Консультационно-аналитический

центр по бухгалтерскому учету

и налогообложению

16.03.2017

Ситуация:

Как отразить в учете компенсацию расходов работника с разъездным характером работы?

В соответствии с коллективным договором и положением о разъездном характере работ работнику, чья работа носит разъездной характер, компенсируются фактически понесенные им затраты на проезд, наем жилого помещения и суточные. Условие о разъездном характере работы включено в трудовой договор с указанным работником. В соответствии с порядком, установленным коллективным договором и положением о разъездном характере работ, денежные средства (аванс) на расходы, связанные со служебными поездками, перечисляются на банковский счет работника. Размер компенсации определяется на основании представленного работником авансового отчета. Аванс на указанные расходы в сумме 20 000 руб. перечислен на банковский счет работника. Согласно представленному работником авансовому отчету и приложенным к нему подтверждающим документам (оформленным на бланках строгой отчетности с выделением сумм НДС отдельной строкой) фактические затраты работника на проезд составили 6 105 руб. (в том числе Н ДС 54 руб.), на наем жилого помещения - 10 620 руб. (в том числе НДС 1 620 руб.), суточные - 5 000 руб. Перерасход возмещен работнику после утверждения авансового отчета путем перечисления денежных средств на его счет в банке.

Для целей налогообложения прибыли учет доходов и расходов ведется методом начисления.

Корреспонденция счетов:

Трудовые отношения

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы, в том числе расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Размеры и порядок возмещения указанных расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором (ст. 168.1 Трудового кодекса РФ).

При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Условие о разъездном характере работы является обязательным для включения в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

В рассматриваемой ситуации в соответствии с порядком, установленным коллективным договором и положением о разъездном характере работ, денежные средства (аванс) на расходы, связанные со служебными поездками, перечисляются на банковский счет работника, чья постоянная работа имеет разъездной характер <*>. Окончательный расчет по фактически произведенным расходам осуществляется после представления работником авансового отчета с приложением подтверждающих расходы документов.

Отметим, что денежная выплата работнику, чья работа имеет разъездной характер, является компенсацией, установленной в целях возмещения работнику затрат, связанных с исполнением его трудовых обязанностей (ч. 2 ст. 164 ТК РФ). Данная выплата не относится к оплате труда работника применительно к ст. 129 ТК РФ.

Бухгалтерский учет

Затраты на выплату компенсации расходов работника, чья работа носит разъездной характер, осуществляемых в связи с основной деятельностью организации, признаются расходами по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации (п. п. 5, 16 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

До утверждения авансового отчета перечисленные работнику денежные средства рассматриваются как аванс и отражаются в учете в качестве дебиторской задолженности работника (п. п. 3, 16 ПБУ 10/99).

Бухгалтерские записи по отражению рассматриваемых операций производятся в порядке, установленном Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Налог на добавленную стоимость (НДС)

В общем случае суммы "входного" НДС по приобретенным товарам (работам, услугам) принимаются к вычету после принятия на учет данных товаров (работ, услуг) при наличии соответствующих первичных документов и при условии, что они предназначены для использования в облагаемых НДС операциях. Вычет производится на основании счета-фактуры либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. п. 3, 6 - 8 ст. 171 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). В данном случае счета-фактуры у организации отсутствуют, НДС выделен в бланках строгой отчетности, представленных работником с разъездным характером работы. Порядок вычета НДС в таком случае налоговым законодательством прямо не урегулирован.

По мнению Минфина России, сумма НДС по расходам на проезд и наем жилья сотрудниками организации с разъездным характером работы принимается к вычету в порядке, применяемом для расходов на командировки (Письмо Минфина России от 11.08.2016 N 03-07-11/47114).

Суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, а также расходам на наем жилого помещения), принимаются к вычету при условии, что командировка осуществляется в рамках облагаемой НДС деятельности и при наличии документов, подтверждающих принятие к учету этих расходов, на основании счетов-фактур или иных документов (пп. 1 п. 2, п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Придерживаясь позиции Минфина России, в данном случае основанием для принятия НДС к вычету являются бланки строгой отчетности с выделением суммы НДС отдельной строкой. Указанные документы регистрируются в книге покупок (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

Страховые взносы

Компенсация расходов работника, чья постоянная работа имеет разъездной характер, установлена Трудовым кодексом РФ и связана с исполнением работником трудовых обязанностей, поэтому не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, а также взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".

При этом, по мнению Минтруда России, указанная компенсация расходов не облагается страховыми взносами только при документальном подтверждении данных расходов (например, проездными документами, счетами гостиниц и т.д.), а суточные, выданные работнику, не облагаются страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации (см., например, Письмо Минтруда России от 31.05.2016 N 17-3/В-213) <**>.

Дополнительно об обложении компенсаций за разъездной характер работы взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний см. в Практическом пособии по взносам на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Сумма возмещения работнику, чья работа имеет разъездной характер, затрат, связанных со служебными поездками, признается компенсационной выплатой, связанной с исполнением работником трудовых обязанностей, и не облагается НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором и положением о разъездном характере работ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.

Заметим, что нормирование суточных для целей налогообложения НДФЛ предусмотрено только в отношении командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). Как было отмечено выше, служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Следовательно, суточные, выплачиваемые при разъездном характере работы, не облагаются НДФЛ в полном размере, установленном коллективным договором и положением о разъездном характере работ.

Дополнительно о налогообложении НДФЛ компенсации за разъездной характер работы см. в Практическом пособии по НДФЛ. Правоприменительную практику по вопросу обложения НДФЛ компенсации расходов, выплачиваемой работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам.

Налог на прибыль организаций

При выдаче работнику аванса на расходы, связанные с разъездным характером работы, в налоговом учете организации не возникает расходов (п. 14 ст. 270 НК РФ).

На возможность учета компенсации работникам расходов, связанных с разъездным характером их работы, в соответствии с пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ указано, например, в Письме Минфина России от 15.09.2014 N 03-03-06/4/46131 <***>.

Расходы признаются при условии соответствия их критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, т.е. если расходы обоснованны и документально подтверждены. Документальным подтверждением рассматриваемых расходов является утвержденный авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими понесенные расходы.

Датой признания таких расходов является дата утверждения авансового отчета работника руководителем организации (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

--------------------------------

<*> Отметим: по официальным разъяснениям выплата денежных средств с целью компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов может быть произведена в том числе путем перечисления денежных средств на банковский счет работника (см., например, Письмо Минфина России N 02-03-10/37209, Казначейства России N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013). И хотя в Письме речь идет о возмещении расходов на командировки, полагаем, что аналогичный подход применим в случае перечисления аванса на счет работника на расходы, связанные с разъездным характером работы.

<**> Приведенные разъяснения Минтруда России основаны на нормах Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", который не действует с 01.01.2017. По мнению Минфина России, по вопросу исчисления и уплаты страховых взносов в соответствии с гл. 34 НК РФ следует руководствоваться ранее данными разъяснениями Минтруда России по соответствующему вопросу (см. Письмо Минфина России от 16.11.2016 N 03-04-12/67082).

<***> Относительно квалификации указанных расходов существует другая позиция: они учитываются в составе расходов на оплату труда на основании п. 3 ч. 2 ст. 255 НК РФ (см., например, п. 2 Письма Минфина России от 15.02.2017 N 03-04-06/8562).

В связи с этим организация вправе самостоятельно определить, к какой именно группе она отнесет такие расходы (п. 4 ст. 252 НК РФ). В рассматриваемом случае исходим из предположения, что организация признает затраты на приобретение проездных билетов в качестве прочих расходов.

Дополнительно по этому вопросу см. Практическое пособие по налогу на прибыль. В данной консультации исходим из предположения, что названные расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

М.С. Радькова

Консультационно-аналитический

центр по бухгалтерскому учету

и налогообложению

16.03.2017