Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Сделай себя сам!

Подписаться Бесплатная «Серебряная» новостная рассылка . Подписчиков 754 RSS
←   Декабрь 2006   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31


За последние 60 дней ни разу не выходила


Открыта: 23-11-2006
Адрес автора: job.education.makeyourself-owner@subscribe.ru

Автор
Элина Станиславовна

Статистика

754 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Матрица управления временем.


Сделай Себя Сам!

Выпуск № 6

Я рад вновь приветствовать Вас, уважаемые подписчики, в очередном выпуске рассылки "Сделай Себя Сам!" Этот выпуск открывает тему эффективного управления временем и поговорим мы сегодня о том, как важно уделять внимание Квадрату II. В предыдущих выпуск Вам не раз попадался этот термин. Хотя он был несколько расшифрован в первым выпуске, всё же считаю, что необходимо раскрыть эту тему подробнее.

Матрица управления временем

То, что значит больше, никогда
не должно подчиняться тому, что
значит меньше.

Гёте

Прошу вас уделить время и записать краткие ответы на два предлагаемых ниже вопроса. Ваши ответы понадобятся Вам в конце выпуска.

Вопрос 1: Назовите что-то одно, что вы могли бы сделать (а в настоящее время не делаете) и что, если это делать регулярно, привело бы к огромным позитивным переменам в вашей личной жизни.

Вопрос 2: Назовите что-то одно, что могло бы принести аналогичный результат в сфере вашего бизнеса или в профессиональной жизни.

Мы вернемся к этим вопросам позже.

Суть четвертого поколения управления временем можно уяснить по матрице управления временем, исходная идея ее заключается в том, что мы расходуем время одним из четырех способов.


Срочные

Не Срочные

Важные

I
Дела:
Критические ситуации
Неотложные проблемы
Проекты с "горящим" сроком исполнения 		II
Дела:
Профилактические действия, поддержание личных ресурсов и средств
Создание связей
Поиск новых возможностей
Планирование
Восстановление сил

Не важные

 III
Дела:
Отвлечения, некоторые телефонные звонки
Какая-то корреспонденция, какие-то сообщения
Некоторые заседания
Предстоящие неотложные дела
Распространенные виды деятельности 		IV
Дела:
Мелочи, отнимающие время
Корреспонденция
Звонки
Пустая потеря времени
Праздное времяпрепровождение

Как видно из матрицы, виды деятельности определяются двумя факторами: срочным и важным. Срочное – то, что требует немедленного внимания. Это то, что можно обозначить словом "Сейчас!". Срочное воздействует на нас, звонящий телефон – это срочное. Для большинства из нас недопустима даже мысль о том, чтобы не брать трубку, когда звонит телефон.

Вы можете потратить много часов, готовя материалы и все остальное для того, чтобы встретиться с вашим партнером и обсудить какую-то проблему, но если в тот момент, когда вы находитесь в его кабинете, раздастся телефонный звонок, то этот звонок, перевесив ваш личный визит, заберет на себя все внимание.

Если вы звоните кому-либо, то вам вряд ли скажут: "Пожалуйста, не вешайте трубку, я подойду через 15 минут". Но если вы сидите в его кабинете, тот же самый человек вполне может заставить вас столько же времени дожидаться окончания своего телефонного разговора.

Срочные дела обычно видимы. Они давят на нас, требуют действий. Нередко они носят общераспространенный характер. Часто они общеизвестны. Часто они приятны, несложны, делать их одно удовольствие. И очень часто они оказываются неважными!

Важное, с другой стороны, имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в вашу миссию, ваши ценности и в ваши наиважнейшие цели.

Мы реагируем на срочное, мы по отношению к нему реактивны. Важные и не срочные дела требуют от нас большей инициативы, большей проактивности. Мы должны проявлять активность, чтобы не упустить возможность и получить какой-то результат. Если у нас нет четкого представления о том, что важно, о тех результатах, которые мы хотим достичь в жизни, то мы легко переходим к реагированию на срочное.

Взгляните на квадраты матрицы управления временем. Квадрат I одновременно срочный и важный. Он связан с тем, что приносит значительные результаты и требует немедленного внимания. Наши дела из Квадрата I связаны с тем, что мы обычно называем "кризисами", или "проблемами", У каждого из нас в жизни есть какое-то количество дел, относящихся к Квадрату I. Однако многие люди оказываются полностью им поглощенными.

Это кризис-менеджеры, это люди сосредоточенные на проблемах и проблемами мыслящие, это производители, руководимые конечными сроками выполнения.

Когда вы сосредоточиваетесь на Квадрате I, он становится все больше и больше, до тех пор пока не накроет вас целиком, как огромная волна. Огромная проблема накатывает, обрушивается на вас и сбивает с ног. Вы боретесь с этой волной и, едва справившись, попадаете под очередную, которая сбивает вас с ног и распластывает на песке.

Некоторые люди изо дня в день оказываются буквально бомбардируемыми проблемами. Единственное облегчение видят они в бегстве к не важным и не срочным делам Квадрата IV. Поэтому, если посмотреть на их матрицу, девяносто процентов их времени приходится на Квадрат I, а большая часть оставшихся десяти процентов – на Квадрат IV. Лишь незначительное внимание уделяется Квадратам II и III. Вот так живут люди, чьей жизнью управляют кризисные ситуации.

РЕЗУЛЬТАТЫ:

  • Стресс
  • Самосожжение
  • Управление в условиях кризиса
  • Постоянный пожар и "вечный бой"

Есть другие люди, которые значительную часть времени тратят на срочный, но не важный Квадрат III, думая, что пребывают в Квадрате I. Большую часть своего времени они тратят, реагируя на срочное, считая, что это также и важное. Но в действительности срочность этих дел часто основана на приоритетах и ожиданиях других людей.

РЕЗУЛЬТАТЫ:

  • Концентрация на краткосрочном
  • Управление в условиях кризиса
  • Репутация хамелеона
  • Представление о бессмысленности целей и планов
  • Ощущение себя жертвой, не владеющей собой
  • Слабые или разорванные отношения

Образ жизни тех, кто тратит время почти исключительно в Квадратах III и IV, можно назвать безответственным.

РЕЗУЛЬТАТЫ:

  • Полная безответственность
  • Увольнение с работы
  • Зависимость в основных вопросах от других лиц или организаций

Люди эффективные держатся в стороне от Квадратов III и IV, поскольку – срочные они или нет – они не важные. Кроме того, эффективные люди уменьшают размер Квадрата I, проводя больше времени в Квадрате II.

Квадрат II – это сердце эффективного персонального управления Он связан с тем, что не является срочным, но является важным. Он включает в себя такую деятельность, как строительство отношений, написание личной миссии, долгосрочное планирование, упражнения, профилактика, подготовка – все те дела, которые мы считаем нужными, но за которые редко заставляем себя взяться, так как они несрочные.

РЕЗУЛЬТАТЫ:
  • Видение, перспектива
  • Баланс
  • Дисциплинированность
  • Контроль
  • Малое количество кризисных ситуации

Перефразируя Питера Дракера, эффективный человек мыслит не проблемами, он мыслит возможностями. Эффективные люди питают возможности и морят голодом проблемы. Они мыслят упреждающе. У них тоже случаются настоящие кризисы и чрезвычайные ситуации из Квадрата I, требующие немедленного внимания, но количество их сравнительно невелико. Такие люди поддерживают баланс результатов и личностных ресурсов, сосредоточиваясь на важных и не срочных делах из Квадрата II, на делах высокого порядка, создающих новые возможности.

Имея в виду матрицу управления временем, вернитесь сейчас к вашим ответам на вопросы в начале этой главы. В какой из квадратов вписываются названные вами дела? Являются ли они важными? Являются ли они срочными?

Я думаю, что они, скорее всего, подходят к Квадрату II. Очевидно, что дела эти важные, очень важные, но не срочные. И поскольку они не являются срочными, вы их и не делаете.

Еще раз вглядитесь в суть этих вопросов: назовите что-то одно, что вы могли бы сделать в вашей личной и в профессиональной жизни и что, если это делать регулярно, привело бы к огромным позитивным переменам. Именно деятельность из Квадрата II способна оказывать такое влияние. Когда мы делаем такие дела, наша эффективность совершает огромный скачок.

Сегодня я рассказал о  четырёх квадратах управления временем из книги Стивена Кови "Семь навыков высокоэффективных людей". Думаю Вам стало яснее почему, тратя время на личностный рост, у Вас остаётся ещё больше свободного времени. Вам не приходится разгребать кризисы, Вы начинаете их предотвращать. В следующем выпуске я расскажу о системе планирования своего времени, которую я считаю лучшей из всех мне известных.

С наступающим Вас!

Дмитрий Козин, Copyright © 2006
e-mail: mailto:dmkozin@yandex.ru, ICQ 299-294-260, тел. 8(927)771-32-37
Dohod-Mobile - Мобильная связь, приносящая прибыль. http://dohod-mobile.by.ru/

В избранное