Школа IT-менеджмента (бизнес-анализ, управление проектами).

Школа IT-менеджмента АНХ

Мероприятия Школы IT-менеджмента

23 ноября 2001г Конференция "Базовые элементы успешной стратегии предприятий".

Ключевые темы:
• Влияние различных типов стратегий на эффективность бизнеса.
• Как добиться максимального возврата от инвестиций в человеческий капитал?
• При каких условиях внедрение информационных технологий может повысить управляемость компаний?

С текущей информацией по конференции, включая программу, можно ознакомиться на сайте Школы ITM www.itmane.ru.

Как заказывать программное обеспечение?
(Модель ISO 15504 PULSE)

Доклад на Всероссийской практической конференции "Стандарты в проектах современных информационных систем", 17-18 апреля 2001г.

В докладе представлены:
модель деятельности по приобретению программно-насыщенных продуктов (в первую очередь, информационных систем); рекомендации по реорганизации процесса приобретения программно-насыщенных продуктов.

1. Модель PULSE

Модель PULSE описывает процессы, относящиеся к приобретению продуктов информационных и коммуникационных технологий (но не к услугам). Эти процессы распределены по 4 категориям:

• Приобретение (ACQ)
• Вспомогательная (SUP)
• Управленческая (MAN)
• Организационная (ORG)

Уровень	Название и атрибуты
5	Оптимизируемый процесс Атрибут изменения процесса Атрибут непрерывного усовершенствования
4	Предсказуемый процесс Атрибут измерения процесса Атрибут контролирования процесса
3	Поставленный Процесс Атрибут задания процесса Атрибут обеспечения процесса ресурсами
2	Управляемый процесс Атрибут управления выполнением Атрибут управления рабочими продуктами
1	Выполняемый процесс Атрибут выполнения процесса
0	Неполный процесс

При этом процессы модели могут, в свою очередь, состоять из подпроцессов. Последовательность (или же параллельность) выполнения процессов зависит от их реализации внутри конкретной организации и моделью не определяется.
Мы будем рассматривать только процессы основной категории Приобретение (ACQ).

Очевидный результат - после шока он некоторое время вообще не будет способен быть специалистом, не говоря о том, чтобы быть лучшим. И вообще, зачем делать такие резкие движения? Есть старый, проверенный способ улучшить квалификацию - обучение и получение опыта. А что касается шокотерапии, то она вообще применима лишь к области лечения психических заболеваний. Прогресс должен быть не шоком, а чем-то приятным для всех участников.

2. ACQ.1 Определение необходимости приобретения

• 2.1 ACQ.1.1 Определение политики приобретений.
  В результате успешной реализации процесса:
  • определена необходимость разработки общей политики приобретений в организации
  • выработаны систематические предпочтения в области технологий, процессов, методов, поставщиков, стандартов и юридических условий для оптимизации приобретений
  • выработана концепция обеспечения необходимыми для управления приобретениями кадрам
  • выработана концепция определения стандартов качества приобретаемых продуктов
  • выработана концепция построения отношений с поставщиками и другими заинтересованными группами
• 2.2 ACQ.1.2 Определение стратегии приобретения.
  В результате успешной реализации процесса:
  • разработан плановый подход к приобретениям, отвечающий политике приобретений и деловым потребностям пользователя и/или приобретателя
  • определены деловые риски, а также финансовые, технические и ресурсные последствия для различных подходов и решений
• 2.3 ACQ.1.3 Анализ выгод
  В результате успешной реализации процесса:
  • определены критические факторы успеха приобретения
  • анализируется соответствие выгод приобретения деловым целям
  • осуществляется анализ финансовой и организационной отдачи инвестиций в приобретение

3. ACQ.2 Определение требований.

• 3.1 ACQ.2.1 Определение технических требований.
  В результате успешной реализации процесса:
  • требования определены и изменяются так, чтобы поддерживать соответствие текущим и перспективным потребностям приобретателя
  • требования и возможные способы их удовлетворения сообщаются заинтересованным группам
  • разработан механизм включения в зафиксированные состояния новых или измененных требований
  • определен механизм, контролирующий влияние развития технологий на технические требования и управляющий им
  • требования удовлетворяют соответствующим правовым и нормативным актам
  • требования включают соответствие приложимым государственным и международным стандартам
• 3.2 ACQ.2.2 Определение юридических требований.
  В результате успешной реализации процесса:
  • определен подход к договору, не противоречащий государственным и международным законодательным и нормативным актам, документам и принципам
  • определены термины и условия договора, описывающие то, как поставщик удовлетворит потребности и ожидания
  • выработаны критерии приемки и механизмы обращения с нарушениями в выполнении контракта
  • определены права приобретателя на интеллектуальную собственность в прямой или косвенной форме
  • там, где это применимо, даны гарантии и соглашения об уровне качества услуг
  • разработаны и документированы относящиеся к продукту вопросы имущественной и прочей ответственности
• 3.3 ACQ.2.3 Определение финансовых требований.
  В результате успешной реализации процесса:
  • определены способ управления финансами приобретателя, его риски и затраты
  • определены и описаны финансовые условия затрат и платежей, относящиеся к приобретению
  • финансовые аспекты процесса присуждения контракта контролируются
  • определена отчетность поставщика о затратах, соответствующая принятой модели оценки затрат
  • производится управление платежами в соответствии с определенной процедурой, согласованной с данными договора и отчетностью по выполнению проекта
• 3.4 ACQ.2.4 Определение управленческих требований.
  В результате успешной реализации процесса:
  • достигнута согласованность между зафиксированными состояниями финансовых, юридических, управленческих и технических требований проекта
  • определены требования к организации, управлению, контролю проекта и отчетности по нему
  • определены требования к обеспечению проекта кадрами с ясными областями ответственности
  • определены потребности в обмене информацией между всеми заинтересованными сторонами
  • определены требования к завершению и приемке промежуточных рабочих продуктов и осуществлению платежей
  • выявлены риски, связанные с жизненным циклом проекта и поставщиками
  • определено распределение ответственности за взаимодействие и отношения с поставщиками

4. ACQ.3 Присуждение контракта.

• 4.1 ACQ.3.1 Приглашение к участию в тендере.
  В результате успешной реализации процесса:
  • определены правила приглашения к тендеру и оценки участников тендера, соответствующие политике и стратегии приобретения
  • определены зафиксированные состояния технических и нетехнических требований, сопровождающих "Приглашение к участию в тендере" (ПУТ)
  • выработаны юридические принципы и условия для ПУТ
  • определены принципы определения стоимости и выплат для ПУТ
  • определены управленческие принципы для ПУТ
  • определены технические принципы для ПУТ
  • подготовлено и разослано ПУТ в соответствии с политикой приобретения и применимыми государственными и международными законодательными и нормативными актами и принципами
• 4.2 ACQ.3.2 Оценка тендерных предложений.
  В результате успешной реализации процесса:
  • выработаны критерии оценки поставщиков
  • при необходимости проведена оценка возможностей (зрелости) поставщика
  • выработаны критерии оценки коробочных продуктов в тех случаях, когда они предлагаются как часть тендерного решения
  • коробочные продукты оценены для выяснения степени соответствия потребностям и ожиданиям приобретателя
  • тендерные решения оцениваются на основе требований ПУТ
  • поставщик успешного тендерного решения приглашен к согласованию контракта
• 4.3 ACQ.3.3 Согласование контракта.
  В результате успешной реализации процесса:
  • согласован, одобрен и заключен контракт с поставщиком
  • механизмы мониторинга хода работ у поставщика и уменьшения рисков включены в условия контракта
  • участники тендера извещены о результатах тендера

5. ACQ.4 Выполнение контракта

• 5.1 ACQ.4.1 Мониторинг поставщика
  В результате успешной реализации процесса:
  • по мере необходимости проводится совместная деятельность поставщика и приобретателя
  • производится регулярный обмен данными с поставщиком о ходе работ
  • производится мониторинг работ поставщика на соответствие согласованным требованиям
  • проблемы фиксируются и доводятся до разрешения
• 5.2 ACQ.4.2 Приемка приобретения
  В результате успешной реализации процесса:
  • произведена верификация и валидация в соответствии с запланированной и документированной стратегией приемки
  • приемка производится на основе стратегии приобретения в соответствии с согласованными требованиями
• 5.3 ACQ.4.3 Закрытие контракта
  В результате успешной реализации процесса:
  • согласованы завершение расчетов
  • подтверждено сохранение или возврат конфиденциальной информации поставщика и приобретателя
  • произведен обмен итоговой информацией о приобретении между всеми заинтересованными группами
  • результаты юридической, управленческой, технической и финансовой сторон контракта аттестованы на соответствие исходным требованиям и/или целям
  • оценена работа всех вовлеченных в проект групп
  • адекватная информация о проекте сдана в архив так, что она будет доступна при будущих приобретениях и усовершенствованиях

6. Что делать?

После вышесказанного возникает множество резонных вопросов:
• Надо ли усовершенствовать процессы приобретения программно-насыщенных продуктов в моей организации?
• Как же внедрить вышеописанную модель в конкретной ситуации конкретной организации?
• Какие именно процессы внедрять?
• Какого уровня их зрелости добиваться?
Основным выработанным мировым опытом подходом к этим вопросам является непрерывное усовершенствование процессов. При этом надо понимать, что:
• усовершенствование процессов требует планирования, выделения людских ресурсов, времени руководства и капитальных вложений
• усовершенствование процессов в организации осуществляется коллективными усилиями
• эффективные изменения требуют понимания текущих процессов и ясных целей усовершенствования
• 6.1 Надо ли усовершенствовать процессы?
  Для ответа на этот вопрос надо исследовать потребности и бизнес-цели организации. Характерными стимулами для запуска программы усовершенствования процессов приобретения программных средств являются:
  • требования по соответствию определенным промышленным нормам
  • новые социальные требования
  • уменьшающаяся или неудовлетворительная доходность
  • смена высшего руководства или владельца
• 6.2 Как же провести усовершенствование процессов в конкретной ситуации конкретной организации?
  Ответ состоит в том, что одноразовое усовершенствование процессов недостаточно. Необходимо постоянное усовершенствование, проводимое циклами. Один такой цикл состоит из следующих этапов:
  • определение необходимости усовершенствования
  • аттестации процессов приобретения программно-насыщенных продуктов
  • определение программы усовершенствования процессов на основе анализа результатов аттестации
  • реализация усовершенствования в соответствии с его программой
  • подтверждение усовершенствования
  • закрепление усовершенствования путем поддержания нового, усовершенствованного уровня выполнения до тех пор, пока не будет достигнута стабильность

  Один такой цикл в организационной единице с численностью порядка 100 человек занимает порядка года. При этом следует иметь в виду общие принципы усовершенствования:

  • ключевыми элементами действенной программы усовершенствования являются аттестация процессов и количественные измерения эффективности процессов
  • мероприятия по усовершенствованию, определенные в рамках программы усовершенствования процессов, реализуются как проекты по усовершенствованию процессов
  • для мониторинга процесса усовершенствования с целью выявления признаков прогресса и для внесения необходимых регулировок, применяются количественные метрики
  • аттестация процессов приобретения программно-насыщенных продуктов может быть проведена повторно для подтверждения того, что усовершенствования были достигнуты
  • уменьшение риска является составной частью усовершенствования процессов и должно проводиться с двух точек зрения:
    • риск, присущий текущей ситуации
    • риск того, что инициатива усовершенствования закончится неудачей

• 6.3 Какие именно процессы внедрять? Какого уровня их зрелости добиваться?
  Для качественного осуществления приобретения программных средств, на мой взгляд, серьезной организации необходима реализация всех процессов модели PULSE из категории ACQ (Приобретение). Что касается уровня их зрелости, разумным компромиссом представляется уровень 3, обеспечивающий предсказуемое и однородное осуществление всех проектов по приобретению в организации на основе единой корпоративной нормативной базы.

Н. Э. Михайловский,
"Лаборатория НТР", г. Москва, nickm@ntrlab.ru

Информация о Школе: Школа проводит переподготовку IT-специалистов: project manager, бизнес-аналитик по 500-часовой программе (7 месяцев) без отрыва от производства, по окончании обучения выдается диплом государственного образца Академии народного хозяйства при Правительстве РФ

Контактная информация: www.itmane.ru, тел. +7 (095) 937-0294, 564-8758, email: info@itmane.ru