Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay
  Все выпуски  

Сортировка списка данных


Профессиональные приемы работы в Microsoft Excel. Сортировка списка.

Выпуск 11 (12) от 2006-07-27

Архив Рассылки

Подписчиков: 2446

Порекомендуйте нашу рассылку друзьям

Обратная связь
alexshm@yandex.ru

Наши рассылки:

Рассылки Subscribe.Ru
Православные:
Ежедневные библейские чтения
Смоленский календарь
Для выздоравливающих алкоголиков и наркоманов
Книга "День за днем"
Книга "24 часа в сутки"
Ежедневные размышления анонимного алкоголика
Самообразование:
"Профессиональные приемы работы в Microsoft Excel" NEW

Наши сайты

bonifatiy.narod.ru
В помощь выздоравливающим алкоголикам и наркоманам

Собор Смоленских святых. Жития, иконы, календарь памятных дат Смоленской епархии.

StudentTools.Narod.Ru Для тех, кто любит учиться


Рекомендуем:

Школа Своего Дела Юрия Мороза

Каталог православных ресурсов сети Интернет

hristianstvo.ru

Рейтинг православных ресурсов Коллекция.ру

Сортировка списка

Списки можно сортировать по возрастанию, по убыванию,
по одному или нескольким столбцам. Однако, неправильная сортировка
может привести к потере данных. Сегодняшний выпуск о том,
как избежать ошибок при сортировке.

Допустим, у Вас имеется список менеджеров и соответствующих объемов продаж. Вы должны выстроить рейтинг менеджеров.
Самый простой способ – стать на любую ячейку списка в столбце с объемами продаж и нажать одну из кнопок:

(сортировка, соответственно, по возрастанию и по убыванию).

Способ самый быстрый и удобный, но существует одна опасность. При таком способе сортировки список явно не определен и Excel автоматически пытается найти область сортировки. Программа считает списком всю область листа, в которой находится выделенная ячейка. То есть, она расширяет диапазон ячеек до тех пор, пока не найдет «рамку», состоящую полностью из пустых ячеек. В таком случае в область сортировки могут попасть строки «шапки» таблицы, какие-либо элементы оформления и т.п. В результате и оформление, и данные могут сильно пострадать от неправильного выполнения операции. Если вовремя не заметить и не произвести «откат» действий, работу придется переделывать.

Внимание! Прежде чем выполнять операции над списками данных, всегда делайте резервные копии файла.

Чтобы избежать ошибок с областью сортировки, следует явно выделить ячейки списка и провести процедуру сортировки с помощью пункта меню «Данные – Сортировка». Вам предложат выбрать одно или несколько полей (столбцов), по которым нужно отсортировать список и порядок сортировки по каждому полю:

Такой способ сортировки медленнее, но дает больше возможностей, например сортировка по нескольким полям.

Внимание! Аккуратно выделяйте все столбцы списка. Если Вы выделите только столбец с фамилиями, но не выделите столбец с объемами, сортировка произойдет только в выделенном диапазоне, и напротив фамилий окажутся чужие результаты продаж!

Если Вы выделяете более одной ячейки, Excel считает, что Вы хотите отсортировать именно выделенный диапазон и не пытается автоматически расширить область сортировки.

Чтобы можно было пользоваться быстрым способом сортировки и других приемов работы с массивами данных, список можно заранее подготовить. Я, например отделяю основную часть таблицы, содержащую строки данных, от шапки и итоговой строки пустыми строками. Их можно использовать в оформлении или скрыть. Кстати, если включить ячейки из пустых строк в формулу суммы в итоговой строке, Вы будете всегда уверены в том, что после вставки в конец списка дополнительных строк формула итога осталась правильной. Иногда я также создаю строку с техническим заголовками столбцов перед первой строкой списка. Ее можно скрыть, а во всех операциях со списками она будет мне помогать.

Еще одна возможность страховки от ошибок в определении границ списка – явное указание Excel’ю на его диапазон. Выделите весь список и выберите пункт меню «Данные – Списки – Создать список» или нажмите Ctrl+L. Теперь при выделении любой ячейки списка его граница будет подсвечена синей рамкой, внизу появится строка для добавления данных, а в названии столбцов появятся флажки автофильтра.


Напоследок интересный отрывок из книги Юрия Мороза "Бизнес. Пособие для гениев":

"...конвейером не нужно управлять. Кстати, ни в одной книге по управлению я так и не нашел понятного ответа, что такое управление. Из чего я делаю вывод, что управления не существует — это миф. А что же есть? А есть борьба за власть и информационные потоки так называемых менеджеров.

 

Если они идеально отладят технологический процесс, то тут же станут не нужны. Поэтому они замыкают на себя информационные потоки и при попытке создания конвейера занимаются саботажем. И после этого старательно делают вид, что много работают и без них все развалится. Иногда так и происходит, когда менеджер присваивает (приватизирует) некоторую дорогостоящую информацию, некоторых клиентов. Хотя, разумеется, это является собственностью фирмы. Я специально так подробно на этом остановился, потому что если мы выбросим такую фиктивную деятельность, как управление, то проектирование фирмы резко упростится.

 

Итак, за слова «управление» или «менеджмент» необходимо немедленно увольнять сотрудника. Как только в вашей фирме кто-то занялся управлением — ждите неприятностей".

Эту книгу и другие материалы по созданию своего бизнеса с нуля - на сайте Школы СВОЕГО ДЕЛА

Вы также можете найти эту или любую другую книгу в магазинах Рунета и сравнить цены. См. форму ниже.



StudentTools.Narod.Ru.

Ищите Книги ЭффективнО

Быстрый поиск книг в магазинах Рунета.
Сравнение цен. Огромный ассортимент.

Название Автор (фамилия) Издательство ISBN

Сервис предоставлен сайтом FindBook.ru


В избранное