Здравствуйте, уважаемые подписчики!

  В выпуске:
1. Деловые письма - формула вежливости
2. Отвечаем на вопросы
3. Обращение

ОСОБЕННОСТИ ТЕКСТА ПИСЬМА. ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ

      От структуры делового письма перейдем к особенностям его содержательной части. Как мы уже говорили в предыдущем выпуске рассылки, текст письма обычно состоит из двух разделов: в первом излагается причина или основание составления письма, во втором помещаются выводы, предложения, просьбы и т. п. Помимо этих (основных) разделов письма существуют еще два, о которых мы ранее не упоминали. Это заголовок-обращение и завершающая часть, которые и определяют формулу вежливости (этикетную рамку) делового письма. Они обрамляют текст (сообщение), устанавливая непосредственный контакт с адресатом и регулируя отношения корреспондентов. И часто именно эти два фрагмента вызывают определенные трудности, о чем свидетельствуют вопросы, поступающие на наш сайт.
      Итак, ОБРАЩЕНИЕ.

      Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме: "Уважаемый..." .Слово уважаемый употребляется как нейтральная форма вежливости, обычно в сочетании либо с именем-отчеством адресата, либо со словами господин (плюс фамилия адресата), товарищ (плюс фамилия адресата), коллега (плюс фамилия адресата). Может употребляться также с наименованием должности, звания или социального положения.
      Обращение "господин - господа", имевшее до 1917 года статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах жизни нашего общества. Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса вежливости при пофамильном обращении слово это не свободно от лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата. Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения по отношению к социально незащищенным группам населения: "господа инвалиды", "господа беженцы", "господа безработные". В этом случае составители деловых писем оказываются в тяжелом положении, поскольку сегодня в русском языке отсутствует общенациональное универсальное обращение, которым до 1917 г. было парное обращение "сударь - сударыня" (милостивый государь - милостивая государыня).
      При обращении к конкретному физическому лицу используют различные формы: с индексом и без индекса, пофамильное и по имени-отчеству. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами "Дорогой + имя" или "Уважаемый + фамилия", например:

Уважаемый господин Васильев!
Уважаемый г-н Иванов!
Уважаемый Алексей Степанович,..
Дорогая Ирина Петровна!

      Выбирая формулу обращения, нужно помнить, что пофамильное обращение подразумевает дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает налаженность деловых отношений.
      Запятая после обращения придает письму будничный характер; восклицательный знак указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу придается особое значение.
      В случае, когда после обращения стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы, после восклицательного знака первое предложение необходимо начать с прописной.

      Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах, а также при адресовании письма юридическому лицу.
В последнем случае в формуле обращения можно использовать наименование должности, например: "Уважаемый господин директор!", "Уважаемый господин посол!". К судьям обращаются "Ваша честь!"

      Если у адресата есть звание или титул, можно вместо обращения "господин" указать его. Во всех западноевропейских странах и США опускать титулы как в устной, так и в письменной речи считается невежливым. Однако писать и говорить "Господин + титул + фамилия" принято только в Германии. Слова "Господин" и "Госпожа" не принято употреблять без фамилии, кроме того, их часто сокращают до "Г-н" или "Г-жа", тогда как звания и титулы предпочтительно писать полностью.

      При обращении к адресату необходимо учитывать сферу его деятельности и служебное положение. Нейтральное слово "уважаемый" тоже не универсально, оно не включается в формулу поименного обращения к особо важной персоне. Такой персоной считается не только высокое должностное лицо (члены правительства, парламента, губернаторы, мэры), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель. В письмах к таким людям используются обращения: "Глубокоуважаемый...", "Многоуважаемый...", например "Глубокоуважаемый Николай Васильевич!"

      В ряде писем, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений, в качестве обращения используется слово "гражданин".

      При обращении к коллективному адресату наиболее часто используются выражения:
Уважаемые господа!
Уважаемые дамы и господа!
Уважаемые коллеги! (при обращении к лицам одной профессии)
Многоуважаемые ветераны!

      В следующем выпуске рассылки мы перейдем к рассмотрению заключительной части деловых писем.

Подробнее с материалом и примерами документов можно познакомиться на сайте www.gramma.ru.

ВОПРОС:  Нужно ли двоеточие после слова "приказываю"?

ОТВЕТ: Распорядительная часть приказа начинается словом П Р И К А З Ы В А Ю :
с постановкой двоеточия после слова. Образцы документов Вы можете посмотреть на www.gramma.ru.


ВОПРОС:  Склоняется ли название города Кемерово? Как правильно склонять словосочетание "город Кемерово"?

ОТВЕТ: В настоящее время в свободном употреблении функционируют оба варианта - склоняемый и несклоняемый. Можно сказать как "в Кемерово", "к Кемерово", так и "в Кемерове", "к Кемерову".
Что касается сочетания "город Кемерово", то в последнее время сложилась устойчивая традиция не склонять названия населенных пунктов на -о, если они употреблены в качестве приложения вместе с родовым наименованием (словом город, село, деревня и т. д.). Следовательно, "в городе Кемерово", "к городу Кемерово" и т. д.

Архив вопросов и ответов GRAMMA.RU

Уважаемые дамы и господа, читатели рассылки "Язык деловых бумаг"
и постоянные посетители сайта "Культура письменной речи"!

      Наш сайт существует уже более года и за это время, очевидно, приобрел своих постоянных посетителей, почитателей и недоброжелателей. Авторский коллектив сайта, не изменивший традициям с момента его образования, отдает все свое свободное время и силы тому, чтобы материалы на сайте регулярно обновлялись, были интересны и полезны нашим читателям, т. е. вам, давали бы наиболее важную и нужную в настоящий момент информацию. Но наши самые благие намерения так и останутся нереализованными, если мы не будем иметь обратной связи. К настоящему времени только один! из наших подписчиков обратился к нам, предложив идею создания "Словаря делового общения" и помощь в ее осуществлении. Мы очень благодарны за это директору ЗАО "СИА-Интернейшнл Самара" Александру Георгиевичу Мазыру, который при всей своей занятости нашел время для сотрудничества и пожелал принять участие в развитии нашего проекта. И мы постараемся, чтобы его идея была реализована в полной мере.
      Итак, первый пункт нашего обращения: мы просим всех наших читателей принимать более активное участие в жизни сайта. Мы всегда рады выслушать ваши пожелания и замечания, рассмотреть ваши идеи и предложения и принять вашу помощь. Ваша активность поможет проекту развиваться в нужном для вас направлении.
     Полноценная реализация нашего проекта, обеспечение его актуальности, своевременная реакция на изменения, происходящие в экономической сфере развития общества и законодательстве, затруднены без решения второй задачи, связанной с материальной стороной функционирования сайта. Сейчас, как и в момент основания, работа сайта поддерживается лишь энтузиазмом его авторского коллектива, состоящего из трех человек. Члены рабочей группы сайта в свободное от основной работы время совершенно безвозмездно осуществляют поиск материала, подготовку текстовой части, выполняют всю работу по программированию и технической поддержке сайта. В условиях нынешних экономических и жизненных реалий, когда зарплату работников образования иначе как смешной не назовешь, времени, свободного от поиска "хлеба насущного", становится все меньше и меньше. А это, естественно, напрямую сказывается на качестве представляемого на сайте и в рассылках материала, на регулярности подготовки рассылок, своевременности ответов на ваши вопросы и т. п. О возможности привлечения технического персонала для элементарной подготовки материалов говорить не приходится, а вопросы приобретения новой литературы, ГОСТов, специальный изданий вообще отходят на задний план.
     Мы не хотели бы отказываться от некоммерческой идеи сайта, поскольку взимание платы за предоставляемую нами информацию существенно ограничило бы ее доступность для всех желающих. Между тем содержание сайта на учительскую зарплату становится все более проблематичным.
      Мы очень благодарны Отделу народного образования Невского района Санкт-Петербурга (начальник РОНО Л.В. Жарикова), который нашел хотя бы минимальную возможность для финансовой поддержки сайта, по сути дела, взяв на себя наши расходы за хостинг и доступ в Интернет. Но этих средств явно недостаточно.
      Поэтому, как это ни прискорбно, во втором пункте авторский коллектив сайта обращается за помощью ко всем, кому небезразлична судьба сайта, кто может оказать посильную спонсорскую поддержку развитию ресурса "Культура письменной речи".
      К сожалению, кроме искренней благодарности мы можем ответить спонсорам лишь размещением их рекламной информации на сайте и в рассылках, а также взять на себя труд по редакторской корректировке (правке) текстов.

Заранее благодарны за реакцию на наше обращение.

Администратор и автор сайта
Александр Белокуров admin@gramma.ru