Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Язык деловых бумаг

Подписаться Бесплатная «Серебряная» новостная рассылка . Подписчиков 5.006 RSS
←   Август 2002   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31


За последние 60 дней ни разу не выходила


Сайт рассылки: http://doc-style.ru
Открыта: 15-10-2001

Автор
А.Белокуров

Статистика

5.006 подписчиков
-1 за неделю
←   Все выпуски   →

Язык деловых бумаг


Информационный Канал Subscribe.Ru
Ресурс "Культура письменной речи"

Язык деловых бумаг
Выпуск 21 04 августа 2002 г.

Здравствуйте, уважаемые подписчики!



  В выпуске:
1. Деловые письма - правила оформления
2. Отвечаем на вопросы
3. Информация
ДЕЛОВЫЕ  ПИСЬМА


Правила оформления

      Общие вопросы оформления деловых бумаг, в частности служебных писем, уже подробно обсуждались в предыдущих выпусках нашей рассылки. Напоминаем, что эта информация размещена на нашем сайте в разделе "Деловые бумаги - Правила оформления". Но вместе с тем служебному письму присущ целый ряд особенностей, связанных с его построением и содержательной частью. С этими особенностями мы и познакомим вас в этом и следующих выпусках.     

      Оформление служебного письма как деловой бумаги подчиняется требованиям "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утв. Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68).

Типовая структура служебного письма

      Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов:
1. Область заголовка.
В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.
В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:
- предлог о + сущ. в предложном падеже: "О поставке автомобилей".
- по вопросу о + сущ. в предложном падеже: "По вопросу о поставке запчастей".
- касательно + сущ. в родительном падеже: "Касательно заказа на поставку" и т. п.

Пример (из Приложения Nо. 4 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти):
ФЕДЕРАЛЬНАЯ
АРХИВНАЯ СЛУЖБА
РОССИИ
(РОСАРХИВ)
Ильинка ул., 12, Москва, 103132
Тел. 206-35-31, Факс 206-55-87
Л/с 69120037369 в УФК МФ РФ
по г. Москве
Сч. 40105810700000010079
Отделение Nо. 1
ГУ ЦБ РФ по г. Москве


_____________ Nо. _____________
На Nо. ________________________


 		 
Председателю
Государственного комитета
Российской Федерации по
стандартизации и метрологии

Ленинский просп., д. 9,
Москва, 117049
           Об изменениях к ГОСТ
ТЕКСТ ПИСЬМА


2. Собственно текст письма. Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем.

2.1. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.
2.2. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.
2.3. Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
2.4. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...". В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: "Министерство считает...", "Государственный комитет рассмотрел...".
2.5. Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обознанием количества экземпляров и листов, например:

Приложение:
1. Справка на 1 л. в 2-х экз.
2. Ходатайство на 2 л. в 1 экз.

3. Область подписи. Эта область оформляется обычным образом: указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ, например:

Заместитель руководителя       личная подпись       В.А. Еремченко

Если исполнителем документа было другое лицо, то фамилия исполнителя и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются в нижней части листа письма с левой стороны, например:

Иванов
225-3456

Различные языковые конструкции текстовой части деловых писем мы рассмотрим в следующем выпуске рассылки.

Более подробно с материалами и примерами документов можно познакомиться на сайте www.gramma.ru.

по материалам www.gramma.ru
ОТВЕЧАЕМ НА ВОПРОСЫ


ВОПРОС:  Как правильно сказать: "использовать Интернет в работе" или "пользоваться Интернетом в работе"?

ОТВЕТ: Можно использовать любой вариант, учитывая, что фраза "использовать Интернет в работе" тяготеет к книжному стилю, а "пользоваться Интернетом в работе" - к разговорному.


ВОПРОС:  Как правильно написать: "... согласно штатному расписанию" или "согласно штатного расписания"?

ОТВЕТ: Правильно "согласно штатному расписанию, согласно письму, согласно плану работ, согласно договору", так как в официально-деловом стиле речи в настоящее время используются только конструкции с формой дательного падежа (Розенталь Д.И., Теленкова М.А. Словарь трудностей русского языка. М., 2001).

Архив вопросов и ответов GRAMMA.RU
ИНФОРМАЦИЯ


     На сайте www.gramma.ru в разделе "Книжные новинки" - новые поступления книг и справочных программных комплексов на CD по делопроизводству и оформлению организационно-распорядительной документации (постановления, решения, приказы, письма, акты, протоколы и т. д.) с комментариями и образцами оформления документов.

      Понравившиеся издания можно заказать также через наш сайт. Книги будут доставлены вам домой или в офис.
 
    

      Рабочая группа проекта "Культура письменной речи" готова ответить на ваши вопросы и выслушать ваши предложения. Приглашаем к сотрудничеству специалистов. Ваши наработки мы сможем разместить на сайте.  Добро пожаловать к нам: http://www.gramma.ru

Ведущий рассылки А. Белокуров
Все права защищены © ABL2001-2002.
Воспроизведение материалов допускается только с разрешения администрации сайта
и со ссылкой на сайт "Культура письменной речи" .
http://subscribe.ru/
E-mail: ask@subscribe.ru 		Отписаться
Убрать рекламу
В избранное