Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Всё про реинжиниринг и автоматизацию для директора.

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Как увеличить продажи, используя интернет" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Март 2007   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
Михаил Христосенко

Статистика

627 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Всё про реинжиниринг и автоматизацию для директора.


Выпуск 18   От 7 марта 2007г.

Здравствуй дорогой мой читатель.

Какие бизнес процессы подлежат обязательной формализации? Зачем нужно пошаговое описание процесса?

 

Примечание:

Формализовать – установить границы, рамки процесса.

Пошаговое описание  - Выбор из всего множества вариантов достижения цели одного варианта и детально его описать как последовательность шагов во времени и пространстве через ТОТЕ модель.

             В поиске ответов на эти ключевые вопросы моделирования и реинжиниринга проходит бурная жизнь внедренцев, различного рода консультантов и системных аналитиков.

В своей практике я предпочитаю идти от общего к частному, или метод дедукции (дедуктивное мышление).

Еще раз напоминаю, что все зависит от целей, которые ставит перед бизнес модельером заказчик.

Даже такие общие расплывчатые цели, как

·        Оптимизация материальных потоков на производственном предприятии

·        Оптимизация финансовых потоков на производственном предприятии.

·        Оптимизация использования оборотных средств на производственном предприятии.

Приведут к разным описательным моделям и разному реинжинирингу(внесению изменений в процессы предприятия).

В качестве примера: Товарно-материальные ценности (в дальнейшем ТМЦ) Движутся от поставщиков к предприятию, на склады, в производства, списываются, появляются новые ТМЦ – Готовая продукция, на склады ГП, ГП движется к клиенту. Потом от клиента идет возврат некондиции, брака и пересортицы, упаси Вас бог от этого, именно эта продукция и попадает на вторичные серые рынки просроченных товаров.

Поток денег движется в обратном направлении (для многих это будет открытием) От клиента на предприятие, и к поставщикам сырья и материалов, а само предприятие живет на то, что просыпалось при движении. Умелое соединение этих потоков создает мощный синергетический эффект, примером Может служить Москва, замкнули два потока страны и теперь это совсем другой мир.

Процессы, о которых я упомянул, называют процессами верхнего или первого уровня (их с чистой совестью можно называть бизнес процессами).

В виде пошагового описания ТОТЕ:

Шаг 1. Купить сырье.

Т  - какое?

О – У кого? На чем привезти.

Т – Сырье уже на складе? Да

Е – переход к следующему шагу.

Из первого шага процесса первого уровня при внимательном рассмотрении выкристаллизовывается целая группа процессов второго уровня:

·        Определить перечень и параметры сырья, соотношение цена – качество (в процессе описывается, кто и как это делает).

·        Определить страховые запасы ТМЦ, необходимые для непрерывного функционирования производства.

·        Найти поставщиков и заключить долгосрочные договора.

·        Разработать процесс своевременной подачи заявок поставщикам на поставку сырья.

·        Найти перевозчиков, заключить договора.

·        Подготовить склады, определить условия хранения.

·        Разработать алгоритмы подачи сырья в производство.

·        Разработать, определить правила учета ТМЦ на предприятии (учетную политику).

Из любого шага любого процесса второго уровня можно выделить процессы третьего уровня, для примера «Разработать процесс своевременной подачи заявок поставщикам на поставку сырья»:

·        Процесс организации конкретной поставки.

·        Сроки и нормативы формирования закупок.

·        Процесс учета товаров в пути.

·        Процессы контроля входного качества,

·        Процессы учета разновесов.

·        Процессы распределения ответственности за порчу, воровство, недостачи, халатность при учете ТМЦ.

Из любого шага любого процесса третьего уровня можно выделить процессы четвертого уровня, для примера «Процессы учета разновесов.»:

·        Оптимизация точек взвешивания.

·        Разработка и внедрение нормативов взвешивания, параметры и класс весов.

·        Порядок обслуживания и поверки весового оборудования.

·        Бухгалтерский учет разновесов.

·        Процессы контроля взвешивания и решение спорных вопросов между подразделениями и складами.

Из любого процесса четвертого уровня можно выделить процессы пятого уровня, для примера «бухгалтерский учет разновесов»

·        На каких бухгалтерских счетах будут учитываться разновесы?

·        Как они отражаются на себестоимости продукции, услуг?

·        В каких первичных документах отражается движение и списание разновесов?

В общем случае количество уровней описания (детализации) бизнес процесса может превышать 10 и более.

Заказчик обычно позиционирует проблему, задачу на каком то одном уровне, в своих терминах (пример из свежего опыта: Усушка и утруска на складе составляет более 400000 рублей в месяц, что делать?).  Можно решать узкую задачу не прорабатывая процессы вверх и вниз, так делают многие программисты 1С. Решение обычно половинчатое и быстро теряет свою ценность.

Можно (а я думаю это достаточно эффективный механизм) проявить все связанные процессы верхнего уровня и детализацию узких мест процессов текущего уровня, при этом, как правило, находятся быстрые эффективные и долгосрочные решения, а причины проблемы могут лежать в абсолютно другой плоскости. В примере из свежего опыта, оказалось, что так построены договорные отношения с клиентами, в основе которых обоюдное несоблюдение договоров.

Какие же из процессов подлежат формализации и пошаговой детализации?

Обычно это процессы самых низких уровней, чем ниже квалификация персонала, тем проще и детальнее проработаны должны быть шаги. Оператор, вводящий первичный документ, сдатчик готовой продукции, кладовщик не должны иметь выбора, вся работа регламентирована, шаг, за шагом. Здесь имеет смысл писать подробные должностные инструкции, инструкции по эксплуатации, инструкции работы с экранными формами. Если проект сложный здесь не обойтись без специальных программных средств описания связанных бизнес процессов (о них в предыдущем выпуске).

И совсем иное дело для владельцев процессов верхнего уровня, для старших бухгалтеров, начальников отделов, инструкции определяют только уровень целей и задач, и критерии оценки работы. Я знаю компании, в которых пишутся подробные инструкции, портфолио для вип менеджеров брендинга, рекламы, сбыта и др. В инструкциях описываются процедуры, процессы, что и как он должен делать? И обычно, совсем нет критериев оценки труда и достижения целей. Вот здесь и начинает работать самая лучшая стратегия от Черномырдина, «Хотели как лучше , а получилось как всегда.

В общем, правило формализации от меня, таково:

 Чем ниже уровень процесса, тем детальнее пошаговая формализация, чем выше уровень процесса, тем ниже формализация, меньше правил и ограничений.

Те компании, которые нашли оптимальное соотношение, получают устойчивое конкурентное преимущество на рынке.

Можно писать мне

по адресу Kaktus-m@mail.ru

 

До встречи,

 Александр.

Архив  http://subscribe.ru/archive/economics.tech.banalnosti
В избранное