Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Всё про реинжиниринг и автоматизацию для директора.

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Как увеличить продажи, используя интернет" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Июнь 2006   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Автор
Михаил Христосенко

Статистика

627 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Всё про реинжиниринг и автоматизацию для директора.


Выпуск 14  От  22 июня 2006 г.

Здравствуй дорогой мой читатель.  Лето.

Сегодняшняя рассылка предназначена в основном для ИТ специалистов.

 Поговорим об одном из скрытых глубинных рисков ИТ проектов. Он специфичен для России и стран ближнего зарубежья.

            Проблема в том, что основные заказчики (владельцы процессов) не используют компьютер для принятия решений (и вообще мало используют его для собственной  работы).  Для многих руководителей компьютер ассоциируется с Интернет, играми, фотоальбомами и прочей Мультимедиа. А это все они относят к разновидности активного отдыха (иногда не без оснований ), отсюда и весьма узкий взгляд на деятельность специалистов по ИТ.

Вот примерные рассуждения такого руководителя:

- Хорошо устроились ребята (ИТ сотрудники), развлекаются, да еще деньги за это получают.

- Проекты не имеют четкого завершения и могут длиться до бесконечности, поглощая ресурсы.

- Ребята обеспечили себя работой (и бонусами!) на долгие годы вперед.

            И даже если собственник, руководитель (тот кто принимает решения) твердо уверен в необходимости внедрения ИТ технологий, если отсутствует личностный опыт использования компьютера для своего бизнеса, эта твердая уверенность легко может быть разрушена временем , соратниками, и прочими факторами.

Если очень детально анализировать провалы ИТ проектов, особенно те в которых логически все выверено и проблема на первый взгляд не проявлена, одной из причин провала является отсутствие личного опыта (или негативный опыт) использования ИТ технологий лиц принимающих решения.

Проекты ИТ достаточно продолжительны во времени, и вера собственника в эффекты о т внедрения растаяла быстрее чем появился ощутимый результат, или растаяло желание его ощущать.

            Для исключения указанного риска из списка возможных необходимо и достаточно предусмотреть в проекте функционал для собственника, руководителя. Это может быть отчет, экранная форма, кнопка «разрешаю» наконец. И чем раньше этот функционал будет использован, тем выше вероятность успеха ИТ проекта.

А теперь пример из недавнего опыта: Руководителя мало интересовали наши формы и отчеты, он хотел чтобы побыстрее внедрили Всё. Между тем проект получился интересный , но весьма громоздкий и растянутый во времени.  Кризис отношений ЗАКАЗЧИК- ИСПОЛНИТЕЛЬ назревал. Нужно было что-то срочно делать!

После лихорадочных поисков возникло ощущение. что нужно сделать что то конкретное для руководителя.

После сбора информации о рабочем, дне, технологиях принятия решений и их исполнения в компании выяснилось что напрочь отсутствует дисциплина исполнения решений руководителя. Процессы хаотичны. Только  около 20% принятых решений выполняется, остальные зависают, колоссальная трата сил и ресурсов. Задание выдается и тут  же забывается. Поэтому руководителем проекта было принято решение о разработке небольшого приложения к модулю Управление персоналом под названием КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ РЕШЕНИЙ (РУКОВОДИТЕЛЯ). Хотя в первоначальной версии проекта об этом ни слова. Около месяца прошло от принятия решения до промышленной эксплуатации приложения.

И сейчас это абсолютно другой проект, появились все необходимые ресурсы, а главное изменилось отношение к группе внедрения. Некоторые из ИТ специалистов группы до сих пор не понимают что произошло.

В настоящее время существует множество систем управления документооборотом, тот же DocsVision, но основной их недостаток (и препятствие к внедрению и распространению) тяжелый пользовательский интерфейс)  в приведенном примере данная программа была официально приобретена и ее до сих пор используют некоторые продвинутые пользователи но, увы, не те, кто принимает решения.

На этом все. В следующем выпуске продолжим разговор  о методах  и критериях оценки эффективности проектов. Kaktus-m@mail.ru

 

Все права защищены. Перепечатка только с разрешения автора.

До скорой встречи,

 Александр.

Архив  http://subscribe.ru/archive/economics.tech.banalnosti

PS. Для самых любознательных привожу кусочек технического задания на указанное предложение (без купюр).

Техническое задание.

Отделу внедрения ИТ технологий.

 

Провести реинжиниринг  процессов исполнения ( контроля исполнения) заданий руководителя с применением информационных технологий.

 

Цель: Обеспечить управляемость компании на уровне100%

Под управляемостью компании понимается исполнение ВСЕХ заданий руководителей высшего звена, а именно:

 

  • Исполнение приказов.
  • Исполнение распоряжений.
  • Выполнение заданий.
  • Выполнение поручений.

 

Примечание:  Исполнительская дисциплина определяет устойчивость компании.

Показатель можно определить как процент выполненных точно в указанный срок от общего числа выданных приказов, распоряжений, заданий, поручений (в дальнейшем заданий). Каждое задание оформляется в виде документа (рукописного или электронного).

 

Общая схема (бизнес) процесса контроля исполнения.

 

Каждое задание должно иметь:

  • Плановую дату исполнения.
  • Исполнитель. Ответственное лицо (сотрудник компании ответственный за исполнение).
  • Лицо, осуществляющее контроль исполнения.

 

Примечание: Кроме этого должна функционировать система наказания за ненадлежащее исполнение заданий приказов, распоряжений и прочего.

В простейшем варианте это снижение ФОТ конкретного сотрудника на 10 (выбрать от 10 до 100) руб. за каждый день просрочки, считая от плановой даты.

 

Пошаговый Алгоритм Процесса исполнения заданий.

Шаг 1. Выдача ЗАДАНИЯ.

Руководитель - формирует задание.

Секретарь вводит задание в информационную систему.

Шаг 2. ИСПОЛНЕНИЕ.

 Ответственное лицо выполняет (контролирует выполнение) задание.

Шаг 3. Регистрация выполнения.

Ответственное лицо Если задание выполнено,  обращается к менеджеру отдела, сообщает об исполнении  и предъявляет акт или другой документ о исполнении задания.

Менеджер отдела (или секретарь) делает отметку в информационной системе о выполнении задания. Докладывает руководителю, выдавшему задание (если необходимо)  о выполнении.

ШАГ 4. ПРОТОКОЛ

Менеджер отдела  в конце отчетного периода (определить - неделя , месяц). Формирует отчет о просроченных заданиях. Формирует чеки на снижение ФОТ исполнителей  и рассылает их по Эл. Почте или вручает лично. Отчет содержит коэффициент исполнительности на данный период по всей компании и в разрезе подразделений.

Шаг 5. Удержание.

Бухгалтер по начислению зарплаты через неделю после выписки чека на удержание снижает оклад исполнителя на сумму, указанную в чеке.

Примечание: 7 дней дается исполнителю, чтобы принять меры и согласовать дальнейшие действия с руководителем, выдавшим задание.

Шаг6. Продлить?

Руководитель может позволить себе:

·          Закрыть задание(не доделывать) и удержать по чеку.

·          Закрыть задание(не доделывать) и не удерживать(отменить чек).

·          Продлить (перенести срок на другое число) и удержать.

·          Продлить (перенести срок на другое число) и не удерживать.

Секретарь отражает принятое по заданию решение в информационной системе.

 

Примечание: Задание может находиться в следующих состояниях:  Черновик. Открыто, Выполнено, Закрыто.

Главная задача Информационной системы и участников Процесса:

·          Обеспечить непрерывный и тотальный контроль исполнения любых заданий.

 

Протокол   Уведомление

Документы к разработке:

·         

·          Чек на удержание.

Исполнительская дисциплина – ключевой фактор управляемости компании.

 

  • Исполнение приказов.
  • Исполнение распоряжений.
  • Выполнение заданий.
  • Выполнение поручений.

 Исполнительская дисциплина определяет устойчивость компании.

Показатель можно определить как процент выполненных точно в указанный срок от общего числа выданных приказов, распоряжений, заданий, поручений(в дальнейшем заданий).

 

Общая схема (бизнес) процесса контроля исполнения.

 

Каждое поручение должно иметь:

  • Плановую дату исполнения.
  • Исполнитель. Ответственное лицо (сотрудник компании ответственный за исполнение).
  • Лицо, осуществляющее контроль исполнения.

 

Примечание: Кроме этого должна функционировать система поощрения исполнения заданий приказов, распоряжений и прочего.

В простейшем варианте это снижение ФОТ конкретного сотрудника на 10 (от 10 до 100) руб. за каждый день просрочки, считая от плановой даты.

Сроки – Разработка 96 час/ программирование 80 час / внедрение 48 час.

Основные реквизиты:

·          Номер задания из последовательности присваивается автоматически.

·          Номер задания (ввод) из документа (номер приказа, распоряжения, и др.).

·          Название задания – текст 200 символов - ввод.

·          Руководитель. Код лица выдавшего задание – выбор из списка.

·          Исполнитель. Код лица исполнителя – выбор из списка.

·          Дата выдачи задания.

·          Дата переноса задания.

·          Дата исполнения план.

·          Дата исполнения Факт.

·          Состояние задания Черновик, Открыто, Выполнено Закрыто.

·          Уже удержано ( сумма: сколько уже было удержано по факту).

 

К строке задания прикрепляется сканированный «образ» документа.

 

Отчет формируется по подразделениям, исполнителям и заданиям.

«Протокол исполнения заданий».

За период с 12.12.05 по 31.12.05

В протокол попадают все записи со статусом «выполнено» дата фактического выполнения  которых попадает в диапазон указанных дат и больше даты переноса задания.

А также все записи со статусом открыто у которых дата переноса меньше даты завершения  указанного периода.

 

Задание №

Название задания

Исполнитель

Руков.

План. Дата исполнения

Факт дата исполнения

Сост. Зад

Кол-во дней проср.

Сумма снижения ФОТ

Руб.

Пр.123

Технический Проект

Трахтенберг Роман

Романов Г.В.

20.12.05

30.12.05

Вып.

10

100

Рас.604

Установить

компьютер.

Трахтенберг Роман

Романов И.В.

13.11.05

-

Откр

48

480

ИТОГО

 

Трахтенберг Роман

 

 

 

 

 

580

 

 

Показатель «Исполнение заданий»

Чек на снижение ФОТ. Отдел ПР.

За период с 12.12.05 по 31.12.05

Роман Трахтенберг

 

                 Сумма $580

В том числе задание№:

Пр.123                 дней проср. 10 сумма  100

Рас.604               дней проср. 48 сумма   480

Выписал Менеджер отдела труда Сидорова Сидорини. 02.01.06.

 

Форма чека

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
В избранное