Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Школа тайм-менеджмента

Подписаться Бесплатная «Серебряная» новостная рассылка Подписчиков 6.267 RSS
←   Январь 2009   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31


За последние 60 дней ни разу не выходила


Открыта: 24-01-2003

Автор
inshakov

Статистика

6.267 подписчиков
-1 за неделю
←   Все выпуски   →

Школа тайм-менеджмента - как справиться с шквалом телефонных звонков


Друзья и коллеги,

По предложению одного из читателей, главная тема выпуска – «Как преодолеть шквал телефонных звонков». Как обычно, «Ответы консультанта», сегодня для тех, у кого в компаниях используется Lotus Notes. И, конечно, продолжается регистрация на праздник тайм-менеджмента, День Сурка, который состоится 3 февраля. Читайте, применяйте, пересылайте коллегам, запрашивайте у нас бесплатные материалы. Успевайте жить!

 

 

КОРПОРАТИВНЫЙ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

Интернет-журнал, выпуск 4 от 22. 01.2009

БЛИЖАЙШИЕ СОБЫТИЯ

АКТУАЛЬНЫЕ ТЕМЫ

28-29 января, среда-четверг

Открытый семинар «Тайм-менеджмент: гибкие методы». Подробнее..>>

30 января, пятница

Тренинг в компьютерном классе «Тайм-менеджмент на Outlook, уровень 1». Подробнее..>>

New! Тренинг в компьютерном классе «Тайм-менеджмент на Lotus Notes, уровень 1». Подробнее..>>

3 февраля, вторник, 18.30 – 22.00

День Сурка – праздник тайм-менеджмента

Оргвзнос, участие строго по предварительной регистрации по e-mail  jb@improvement.ru , тел. 8-916-118 19 77.

20 февраля, пятница

VIP-семинар «Тайм-менеджмент для первых лиц». Ведет Глеб Архангельский! Подробнее..>>

Записаться на открытый семинар в Москве, получить календарь открытых семинаров на 1 полугодие 2009 г.: organizer@improvement.ru, (499) 799-81-38, (495) 228-17-47

  

 

Как справиться с шквалом телефонных звонков

Что такое телефонный звонок? Это то, что всегда происходит «не в кайрос». Стоит Вам найти гениальную мысль по проекту, как неожиданно затрезвонит телефон и у Вас спросят, не хотите ли Вы выйти покурить (попить чаю, как у Вас дела, какие планы на сегодня, что там с выставкой и др.). Стоит ли говорить о том, что после того, как Вы положили, наконец, трубку, от гениальной мысли по проекту в голове останется неясный туман и мучительный вопрос: "О чем же это таком я думал до звонка?"

По результатам нашей диагностики, среднестатический офисный сотрудник получает в день в среднем 25-30 звонков (иногда - 50-60), причем только 15-20% из них являются действительно важными и срочными. Учитывая тот факт, что на переключение внимания у обычного человека уходит в среднем 1 минута, то каждый офисный работник в среднем теряет час своего времени только на переключение внимания с выполнения задач на телефонные звонки и обратно. Как уменьшить количество звонков и начать управлять процессом телефонной коммуникации?

Автоответчик

Вы планируете спокойно и в тишине два часа поработать, а потом в час дня у Вас переезд из одного конца города в другой? Тогда запишите на Ваш автоответчик следующий текст: "К сожалению, я не могу на данный момент с Вами говорить. Продиктуйте, пожалуйста, цель Вашего звонка, и я обязательно свяжусь с Вами после 13-00". Теперь Вам остается во время дороги прослушать поступившие звонки и перезвонить в случае поступления важных звонков.

Два телефона

Однако вышеприведенный способ может сыграть с Вами злую шутку, если до Вас не смогут дозвониться по действительно важному и срочному вопросу. Поэтому Вы можете использовать метод двух телефонов:

Один номер известен всем сотрудникам, и его Вы можете отключить или поставить на автоответчик.

Второй номер известен ограниченному кругу лиц, от которых Вы можете получить действительно важный и срочный звонок (акционеры, члены правления, несколько ключевых клиентов). Этот номер не отключается, так как количество звонков по нему минимально.

Фильтрация через секретаря

Если у Вас есть личный помощник, то он может принести большую пользу в обработке звонков. Для этого необходимо составить список вопросов и сотрудников, с которыми секретарю надо соединять сразу при поступлении звонка, а так же список тех, кого надо занести в список поступивших звонков, просмотрев который позже Вы сможете сами определить, перезванивать или нет.

Срочное - телефоном, остальное - по Outlook либо Lotus Notes

На наш взгляд, копроративное внедрение этого правила позволяет полностью решить проблему с шквалом внутренних звонков. Если Вы часто получаете звонки с вопросами "Можешь встретиться сегодня в 16-00?", "Как обстоят дела с Выставкой Х?" или "Срочно пришли мне контакт Иванова" - то Вам следует задуматься над внедрением корпоративной системы оперативного тайм-менеджмента на Microsoft Outlook/Lotus Notes. Эта система позволит быстро назначать встречи, видеть текущий статус по поручениям и минимизировать риски потери важной контактной информации.

Корпоративная культура коммуникации

Слово "корпорация" произошло от латинского слова Corpus, или тело. Работая в едином коллективе, сотрудники постоянно общаются друг с другом, как это делают органы нашего тела. Если не управлять этими процессами коммуникации, то обязательно появятся поглотители времени, которые будут тратить время сотрудников впустую: отвлекающие друг друга коллеги, потеря информации в почте, постоянные ничего не значащие звонки, непонятные совещания. Тоже самое происходит с нашим телом, если мы не уделяем ему внимания. Что бы постоянно быть в форме, нужно заниматься спортом. Точно так же, чтобы управлять корпоративной культурой коммуникации, нужны постоянные улучшения.

Как выработать в компании, или хотя бы отделе, культуру уважения к времени друг друга? Это длинный путь. Начнем с простого – пришлите запрос на адрес info@improvement.ru с пометкой в теме «Правила уважения к времени» и получите список правил, которые уже работают во многих компаниях и помогли тысячам людей научиться ценить время друг друга.

Сергей Бехтерев, руководитель Отдела консалтинга, Организация Времени

ВАКАНСИИ

 Менеджер по корпоративным продажам

Требования:

 

Высокая работоспособность, готовность к интенсивной работе на телефоне и презентациях в офисах клиентов. Необходим опыт работы в прямых продажах.

 

Обязанности:

 

Продажа образовательных и консалтинговых услуг, телефонные переговоры с руководителями, проведение презентаций. Работа в лидирующей на своем рынке консалтинговой компании.

 

Конкурсный отбор. Контактное лицо: Юлия Бестугина.  Пришлите ваше резюме с указанием названия вакансии в поле «Тема» на e-mail job@ov1.ru. Резюме принимаются до 26 января включительно.

 

Работодатель: Организация Времени

 

Контакты: job@ov1.ru

Тел: 8-916-118-19-77

ВОЗМОЖНОСТИ ДЛЯ КОМПАНИЙ

ВОПРОСЫ КОНСУЛЬТАНТУ

 Презентация для руководства компании

Хотите повысить эффективность коллективной работы, использовать современные методы тайм-менеджмента? Закажите бесплатную презентацию у Вас в офисе (для регионов – в формате телеконференции).

 «Тест-драйв» тренинг

Задумываетесь об обучении тайм-менеджменту? Закажите бесплатный 1-часовой экспресс-тренинг, познакомьтесь с ТМ-технологиями в режиме реального времени!

 Получите бесплатно анкеты для ТМ-диагностики

Хотите понять, как обстоят дела с временем в компании и в вашей личной работе? Напишите нам и получите бесплатно комплект анкет, позволяющих определить важнейшие направления повышения эффективности.

 Пишите и звоните: info@improvement.ru, (495) 228-17-47, (499) 799-81-61

 

Спрашивает Антон Макаров - руководитель проекта, компания «VegaMac»

У нас в компании стоит Lotus Notes. Я занимаюсь проектной деятельностью, у меня своя команда из нескольких человек. В работе передо мной стоит большое количество задач и много задач мне самому приходится ставить  своим сотрудникам. Времени на все катастрофически не хватает. Я слышал, что эта программа хорошо подходит для организации времени, но, к сожалению, никакой специальной литературы по этой теме я не нашел, а в компании программой пользуются только для почты. Что бы вы могли посоветовать мне?

Отвечает Максим Васильев, руководитель направления решений на Lotus Notes компании «Организация Времени»:

Добрый день, Антон!

Действительно Lotus Notes – не только почтовая программа и система документооборота, но и отличная система для планирования и организации своего и коллективного времени, если ей правильно пользоваться. В нее заложены все необходимые для эффективной работы функции такие как:

·        Планирование встреч в Календаре;

·        Организация совещаний;

·        Назначение и контроль поставленных задач;

·        Возможность выстроить командную систему Тайм-менеджмента;

·        Возможность мобильного использования.

Как показывает наш опыт, выстроенная на Lotus Notes система Тайм-менеджмента дает видимый результат  уже через 2-3 недели работы. Более того, в отличие от любимого многими Outlook, некоторые вещи в Lotus делать удобнее – например, если вы не можете посетить встречу, делегировать ее кому-то из подчиненных.

К сожалению всё описать здесь не представляется возможным. Литературы по данной тематике на рынке тоже не имеется. В ближайшем будущем нами планируется выпуск специализированной книги.

В качестве конкретного совета предлагаю посетить наш семинар «Тайм-менеджмент на Lotus Notes», где вы научитесь использовать данную программу в качестве личного планировщика и инструмента организации своего времени. Ближайший семинар состоится 30 января. Возникшие вопросы мы можем обсудить при личной встрече на семинаре, если Вы заранее запишетесь на индивидуальную консультацию. Для участников семинара она бесплатна.

 

Пишите нам info@improvement.ru, звоните (495) 228-17-47, (499) 799-81-61

Успевайте все!

 Внимание! Все бесплатные материалы высылаются исключительно при указании полных контактных координат: Ф.И.О., компания, должность, корпоративный почтовый ящик. Материалы не высылаются на почтовые адреса, зарегистрированные на бесплатных сервисах.

 

 

 
В избранное