Бородавка тети Маши, или

Куда уходит время?

Сегодня в номере:

1. Дальнейшие планы по ведению рассылки.

2. Куда уходит время.

3. МКП рекомендует: ближайшие деловые события.

Дальнейшие планы по ведению рассылки.

Прежде всего, сообщаю, что эта рассылка «Предпринимательство: мифы и реальность», а так же другая рассылка Московского Клуба Предпринимателей, которую я вам уже рекомендовала: «Секреты бизнеса: предприниматели рассказывают…» в ближайшее время объединятся в одну рассылку.

Рассылка будет выходить теперь под общим названием: «Секреты бизнеса. Предприниматели рассказывают…».

Вам (подписчикам) ничего в связи с этим делать не нужно: все будет сделано в автоматическом режиме.

Тема у нас абсолютно одинаковая, так что смею надеяться, что от такого слияния никто ничего не потеряет, а даже, напротив, только выиграет.

Вы, возможно, уже знакомы с деятельностью МКП – Московского Клуба Предпринимателей. А если еще пока не знакомы, можете заглянуть к нам на огонек: www.mkp-club.ru.

Это такое гостеприимное место в Москве, на Ленинском проспекте, где 2 раза в месяц проводятся деловые встречи самой различной тематики.

Члены Московского Клуба Предпринимателей (на данный момент, 25 московских бизнесменов) платят взносы, на которые существует Клуб.

Мы проводим встречи по обмену опытом (когда кто-то из предпринимателей рассказывает о себе и отвечает на вопросы), проводим мозговые штурмы, решая совершенно реальные «живые» проблемы действующего бизнеса, проводим диспуты, на которые приглашаем специалистов по той или иной сфере бизнеса…

Иногда у нас бывают семинары и тренинги по бизнесу.

Участие на открытых встречах Клуба для всех желающих – бесплатно. Для того чтобы попасть на встречу, нужно только своевременно отправить запрос на адрес Клуба, и получать приглашение.

Ну, разумеется, обычно мест у нас меньше, чем желающих попасть на встречу, поэтому приглашения получают не все, а те, кто успел первым отправить заявку.

Члены МКП, конечно, все встречи МКП посещают без ограничений.

Так работает реальный Клуб.

А рассылка «Секреты бизнеса. Предприниматели рассказывают…» - это, как бы, параллельный виртуальный Клуб, ведь не все живут в Москве и могут прийти к нам на Ленинский.

В рассылке я рассказываю о наших встречах, и рассказываю те истории из бизнеса, которые «подслушала» на Клубе J.

Вот и получается, что тема двух рассылок на 100% совпадает, а тогда зачем вести 2 рассылки, когда можно уместиться в одну, верно? J

Ниже для примера я публикую статью, которая выходила в рассылке «Секреты бизнеса. Предприниматели рассказывают…» в августе, 2006 года. Это, правда, рассказ из моего личного опыта, но надеюсь, вам он понравится.

Куда уходит время?..

Здравствуйте, l-lunkova.

Занимаюсь предпринимательством ЧП 5 лет...

- компьютерная сфера (продажа, обучение, услуги, ...)

Начинал с нуля... Сначала все казалось просто. Постоянно добавлял новые услуги, товары и конечно занимался как все ЧП наполовину всеми делами лично.

На данном этапе имею более-менее стабильное Малое предприятие, и ни минуты свободного времени.

В результате развитие дела остановилось, поскольку времени на реализацию новых идей нет (а их довольно-таки много).

Вник в теорию тайм-менеджмента, но понимаю, что этого мало...

Основная задача – передать всю рутинную работу – работникам...

Не хватает знаний как это сделать – то есть, вопрос такой:

Какими знаниями нужно владеть, чтобы эффективно управлять бизнес-проектами (несколькими проектами) – есть ли конкретный ответ, или все-таки у каждого свои методы...?

Я уверен, что вопрос актуальный для многих предпринимателей....

--

С наилучшими пожеланиями,

Шпуляр Андрей

Ох, уж это мне время, которого всем и всегда не хватает.

Я еще ни разу не встречала предпринимателя, который бы не жаловался на то, что в сутках только 24 часа. Кто-то хочет хотя бы 25, а кому-то нужны все 50…

Две банальные мысли вслух:

1. Увеличение суточного времени все равно ничего не даст J. Предположим, человеку положено жить 70 лет, это 613 200 часов. Так вот, даже если в сутках будет 25 часов или 50, то он-то все равно будет жить эти свои 613 200 часов J.

Поэтому если уж вздыхать и жаловаться, то нужно просить не прибавки часов в сутках J, а продления собственной жизни.

2. Собственно, за 600 лет даже самый последний дурак сможет стать предпринимателем.

Навык эффективного расходования времени и умение добиться многого за короткое время – это и есть то, что выделяет предпринимателя и любого успешного человека из общей массы.

Чем более эффективно это получается, тем успешнее предприниматель.

То есть, очевидно, что проблема не в количестве времени, а в умении им распорядиться. Потому что если бы она была в количестве часов, тогда как бы успевали Билл Гейтс, Березовский или Чичваркин, если не успевает уже даже Андрей?..

Вник в теорию тайм-менеджмента, но понимаю, что этого мало...

Андрей, вникать в теорию тайм-мендежмента не то, что мало, а просто не нужно.

Это примерно то же самое, что вникать в теорию плавания, бизнеса или игры на скрипке.

Во всех названных случаях либо вы одновременно займетесь ПРАКТИКОЙ, а не только теорией, либо изучение теории вам ровным счетом ничего не даст. Только отнимет время J.

В моей жизни тоже был период, когда пришлось над этим задуматься.

Это случилось, когда, еще учась в институте, и одновременно, будучи коммерческим директором фирмы, я была вынуждена остаться несколько раз на работе ночью, потому что не успевала.

А поскольку это, к тому же, было 10 лет назад, когда у нас только стало появляться понятие «маркетинг» в бизнесе, то о понятии «тайм-менеджмент» тогда вовсе никто не слыхал.

И мне пришлось изобретать велосипед.

Я задумалась, почему же я не успеваю. У меня рабочий день занимает целых 8 часов, а я не успеваю.

И первое, что я сделала, перед уходом домой, я убралась на столе, и на чистом столе оставила блокнот и ручку. Я решила с завтрашнего дня составлять… баланс.

Только не денег, а часов J: записывать по часам и минутам каждое свое действие.

Я хотела, чтобы у меня оставалось положительное САЛЬДО – часов, этак, 16 в день, а лучше – больше.

Откуда мне было знать тогда, что я только что изобрела один из инструментов тайм-менджмента J. Конечно, я не знала этого.

Но это казалось естественно: ведь если вам не хватает ресурсов, то вы начинаете их учет – верно?

Любая фирма ведет бухгалтерский учет, чтобы учитывать финансы. Не столько для отчета перед родным государством, сколько для оптимизации расходов.

Я начала точно такой же учет времени: его ведь еще больший дефицит в жизни, чем денег.

Причем, если один рубль похож на другой как две капли воды, и если вам достался не первый, а второй, то вам будет все равно, то каждый час жизни человека уникален, имеет свое назначение и не похож на предыдущий час и на следующий.

Потому что в детстве нужно играть, а людей, которые не доиграли в детстве, увы, видно за километр, и они уже не могут успеть доиграть НИКОГДА: они уже проживут так всю жизнь.

Еще в детстве нужно учиться. И того, кто не доучился, мы тоже видим за километр и тоже сочувствуем, ибо после 25-ти лет способность человека к обучению начинает стремительно улетучиваться.

А в молодости нужно любить. То есть, любить нужно всегда, но в молодости особенно, потому что если не долюбил, то уже не наверстаешь.

Когда появляются дети, нужно уделять им внимание, особенно маленьким, потому что не успел – они выросли, и им уже не нужно родительское внимание.

Когда появляется любимый человек, нужно и ему время, потому что если не успел – он ушел.

И за что не возьмешься, получается, что отложить на ПОТОМ можно только работу, бизнес и то, что не страшно потерять (ПОТОМ = НИКОГДА). А больше ничего отложить нельзя: ни игру, ни учебу, ни близких людей.

Так вот, со следующего дня я начала вести временной баланс. И записывала каждый потраченный час и минуту, и дело, на которое ушел этот час, и так – ближайшие дня три, каждый день, начиная с новой страницы.

А когда я через три дня прочитала, на что уходит мое время, я пришла в ужас.

3 часа в день уходило на дорогу.

Около 4-х часов в день уходило на телефонные разговоры. Причем, я разбила разговоры на «прибыльные» и «технические». Первые – это, например, разговор с клиентом, который давал фирме деньги, и от которого напрямую зависела прибыль.

Вторые – это, например, выяснения отношений со складом на предмет того, почему у них сыр с вышедшим сроком годности лежит на складе второй месяц и занимает место. Или ответы на вопросы экспедиторов, которые развозили товар по магазинам.

Оказалось, что «прибыльные» занимают едва ли 1 час…

И вот, когда я побледнела от осознания, на что уходит мое время, потому что до этого я думала, что оно хотя бы уходит на делание денег, я услышала звонок и машинально взяла трубку.

Звонил экспедитор Дима. ХОРОШИЙ экспедитор – один из самых лучших, что у нас были.

И говорит: «Люд, я приехал в магазин «Звездочка», а тут та дверь, через которую они всегда товар принимают, закрыта. Что делать, ехать дальше?»

Я отвечаю: «Дим, попробуй в другую дверь», - и кладу трубку.

Звонок:

- Люд, я зашел в другую, а тут только продавцы.

У него ведь мозг устроен как компьютер. Нужна красная дверь с отломанной ручкой и звонком справа, и тетя Маша с бородавкой над глазом. А если дверь зеленая, а тетя Маша сегодня утром сходила в салон красоты, и бородавки больше нет, то у него ступор.

Повторяю, это наш лучший экспедитор. Он, хотя бы, не воровал J.

- Дим, ты попроси продавца, чтобы он позвал товароведа, или сказал тебе, куда зайти.

Кладу трубку.

Звонок:

- Люд, а тут какой-то товаровед новый, и она не знает, что они товар заказали.

Я прошу дать мне товароведа.

- У вас там должен быть где-то журнальчик, где вы записываете, что заказали и на какое время.

Она:

- Да, есть журнальчик.

- Поищите там, пожалуйста, Ваш заказ для фирмы «Альфа» - это мы.

- Нашла!

- Принимайте товар!

Кладу трубку.

Звонок.

- Люд, а тут в накладной записано 2 коробки зеленого горошка, а у меня в машине только одна. А из-за этого товаровед не хочет принимать товар, потому что в накладной от руки править нельзя.

Я снова прошу товароведа:

- Назовите закон, в соответствие с которым в накладной нельзя делать правки от руки.

- Откуда я знаю, какой закон. Там, где я раньше работала, мы никогда так не делали.

Я (лихорадочно листаю блокнот и нахожу имя):

- А вы не могли бы попросить Виктора Степановича, чтобы он объяснил вам, как вы будете делать на новом месте работы?

- Виктор Степанович отошел.

Я (начиная выходить из себя):

- В этом мире, или в иной?

- Нет, что вы, ну и шутки у вас, конечно, в этом, просто отъехал, сказал, что будет через час.

- Попробуйте ему позвонить.

Кладу трубку.

Звонок:

- Люд, все нормально, я еду в другой магазин, у меня впереди еще 5.

- Ага… А у меня еще 5 экспедиторов и 25 товароведов…

- Что?!

- Ничего, Дим, езжай.

Я снова набираю номер, звоню на склад.

- Федя, в Диминой машине не хватило ящика горошка.

- Я клал.

- Уверен?

- 100%!

- Понятно. Значит, 50% с тебя, и 50% с Димы.

Кладу трубку.

Звонок:

- Люд, представляешь, оказывается грузчики, когда машину грузили, одну коробку прислонили к двери, чтобы она не закрывалась, а потом забыли ее погрузить!

- Уверен?

- Да!

- Значит, Дима, выходит, не виноват?

- Выходит, не виноват…

- Значит, пострадает зря?

- Ну, да…

- Значит, вторые 50% с грузчиков.

Это в рассылке такая история в 2 странички помещается J. А в реале она занимает гораздо больше, хотя бы потому, что каждый звонок вырывает вас напрочь из того дела, которым вы занимаетесь. И потом нужно некоторое время на то, чтобы сосредоточиться и вернуться к тому же месту, на котором остановился.

Причем, на это я обратила внимание, только составляя эту бумажку. До этого я бы думала, что какое-то время я занимаюсь одним делом, потом отвечаю на телефон, и сразу же, без разрыва, снова возвращаюсь к делу, от которого меня оторвали, с прежней эффективностью.

На деле же, самое малое, что происходит, падает эффективность, поскольку рассеивается внимание.

Ну, а после иного телефонного звонка, я вовсе оставляла дела и шла пить кофе.

Я продолжала вести баланс и продолжала приходить в ужас некоторое время.

Примерно через месяц, я поднимала трубку телефона уже не просто так, как раньше, а с ясным чувством, что вот именно сейчас я начинаю терять больше всего времени.

Я входила в транспорт с осознание того, что все виды транспорта и пешеходные прогулки занимают в моей жизни почетное второе место.

Я приступала к кофе и обеду, отдавая себе отчет в том, что это – бронзовая медаль J.

И, в конце концов, при всем при этом я была коммерческим директором, и моя основная задача была делать прибыль, а не ездить в транспорте, обедать или выяснять по телефону, куда могла деваться бородавка тети Маши.

А еще через месяц, начались изменения. Причем, я не планировала их и не думала, что после того, как начну вести этот баланс, я естественно буду что-то внедрять. Вовсе даже нет. Сначала я просто хотела выяснить, куда уходит время.

Потом мне стало так страшно, что я хотела перестать вести этот баланс и продолжать пребывать в неведении, и говорить себе, что я создаю прибыль компании.

Но я нашла в себе силы продолжать вести баланс, чтобы просто знать и видеть.

А потом как-то само собой, видимо, вследствие того, что эта мысль о времени всегда «сидела» в голове, оно начало оптимизироваться.

Сначала я изменила систему оплаты экспедиторов. Они стали получать премии за то, что по дороге ни разу не позвонили на фирму J.

Это создало ряд иных проблем, и бывали ситуации, когда лучше было бы, если бы они позвонили. Но в целом, это колоссально сэкономило время, и это время было дороже потерь, которые получились от того, что если дверь магазина за ночь перекрасили в другой цвет, то экспедитор уезжал в следующий магазин, а потом мне говорил: «Что-то я их не нашел… Может, они переехали?..»

Потом я четко разбила день на 3 части. В первой части я размещала все телефонные звонки. Сюда входили и клиенты, и собственные сотрудники, и чужие сотрудники. Во второй части я занималась письмами, факсами, отчетами и всей бумажно-компьютерной работой. В третьей части я назначала все встречи, совещания и поездки.

Под эти три части своего дня я постаралась по возможности подстроить фирму. То есть, если кладовщик хотел решить со мной какой-то вопрос, он знал, что лучше это сделать в первой половине дня, потому что во второй меня может не быть в офисе.

А если кто-то из сотрудников в офисе хотел решить какой-то вопрос, он знал, что если зайдет утром, то, скорее всего, я буду говорить по телефону.

Разумеется, я не могла перестроить свое руководство J, поэтому все переговоры там, которые назначала не я, я отнесла к «форс-мажору».

Потом я немного изменила полномочия людей, и названия некоторых должностей. Например, кладовщик Федя стал заведующим складом Федором Иванычем, получил повышение зарплаты и премию в том случае, если целый месяц я не решала складских вопросов, а в конце месяца результаты инвентаризации были удовлетворительными.

Далее, некоторые обязанности, которые я взяла на себя добровольно, я перегрузила на других сотрудников. Мало того, что оказалось, что они выполняют их не хуже меня, так они еще успевали подумать, и внести усовершенствование в то, что я делала «по-старому» и хуже, чем можно было делать.

Наконец, вечером любого дня, я составляла план на следующий день по тому же принципу: сначала звонки, потом бумага, потом поездки и встречи.

Попутно решая эти вопросы, я решила массу своих психологических внутри, и намного ближе с собой познакомилась J.

Например, я поняла, что дела, которые мне не хочется делать, например, звонить кому-то, кто не хочет платить нам деньги за товар, и ругаться, я откладываю напоследок. И они лежат грузом на мне все время, пока я не хочу их делать.

И они мне портят настроение, совсем чуть-чуть, но портят, потому что я знаю, что рано или поздно я все равно должна буду звонить в эту фирму и ругаться.

А лучше не работать вовсе, чем работать с плохим настроением…

Этим самым, я, к тому же, еще затягивала их исполнение.

Я даже заметила за собой, что когда в перечне звонков оставался только пункт 10 «позв. по долгам» J, я шла пить кофе, даже если пила его вот только 20 минут назад. Но мой организм совершенно четко мне подсказывал, что пора пить кофе. А пока я его пила, я вдруг вспоминала «очень важное» дело, которое нужно «срочно» сделать! J

И несколько раз неприятное дело снова откладывалось в долгий ящик, и соответственно омрачало настроение.

Во-вторых, я поняла, что были такие дела, за которые я держалась, и непременно хотела сама их выполнять: казалось, что именно эти дела, будто повышают значительность человека и придают ему вес J.

Я отлично знала, что кто-то сделает это не хуже меня, но само осознание того, что кто-то сделает не хуже, действовало на нервы J, поэтому я делала сама.

Причем, это прошло сразу же, как я скрепя сердце одно такое дело отдала. Я почувствовала только облегчение, что, наконец, мне не надо это делать.

Наконец, были такие дела, про которые я думала: «легче сделать самой, чем объяснить, что нужно». Если это дело было разовым, то так бы и было, но оказалось, что многие такие дела были не разовыми, а повторялись, а я так про них думала.

И так далее. Повторюсь, что я вовсе не планировала, что буду делать именно так.

Начало всему положил тот блокнотик с ручкой, которые я приготовила на своем столе, решив, что не только буду составлять план, что нужно сделать за день, но еще и отчет, то есть, буду записывать, что я реально сделала за день.

У каждого человека время тратится по-разному и на разное, и даже от личных психологических особенностей зависит где именно человек спотыкается, и почему.

И универсального рецепта для всех тут не может быть.

Но вот этот инструмент – ведение временного баланса поможет любому человеку. Потому что сконцентрирует его внимание на том, на что уходит именно ЕГО время, и заставит мозг работать над этим даже тогда, когда вы не собирались об этом думать.

И в какой-то степени сделает вас параноиком J, потому что, приступая к тому самом делу, вы будете каждый раз вспоминать: «и вчера и позавчера именно оно забрало большую часть моего дня!», но из-за того, что вы это вспомнили, вы будете тут же оптимизировать это дело.

А потом прошло время, сначала я ушла с работы, потом начала заниматься консалтингом. Это тоже занятие не для тех, у кого хворает самодисциплина J. Видите ли, почти любой человек, зная, что у него впереди 2 месяца, первый месяц не будет делать ничего. Потом две недели будет работать спустя рукава.

И в последние две недели начнет лихорадочно нагонять упущенное и работать ночами, чтобы закончить работу в срок, вовремя сдать вовремя отчет, и не попасть на штрафные.

А потом мы создали МКП и провели ту самую встречу, на которую пришел Глеб Архангельский, и я впервые услышала термин «тайм-менджмент», и узнала, что мой изобретенный велосипед ездил по миру даже тогда, когда я еще не родилась J.

Так что, совет прост, Андрей. Бросайте теорию тайм-менеджмента – пустое это дело J. И займитесь его практикой.

Просто начните вести учет, на что уходит ваше время. Если хотите, то, что у вас получится, скажем, за неделю, пришлите мне, и мы вместе подумаем, что можно было бы оптимизировать, и каким образом.

График предстоящих деловых событий, организованных нашими партнерами при поддержке МКП.

Здесь несколько слов о деловых мероприятиях, которые в самое ближайшее время пройдут в Москве и других городах. Эти мероприятия организованы нашими партнерами при информационной поддержке МКП.

2 марта, 2007 года. Деловой завтрак в Центре Предпринимательства США-Россия. Тема: «Расширение бизнеса: Построение и управление холдинговой компанией». Подробнее.

Деловой завтрак пройдет в Москве с 8.30 до 11.00 утра.

Это мероприятие сочетает в себе собственно вкусный завтрак за столиком в отеле «Националь» с видом на Красную Площадь из окна с деловым семинаром, на котором выступят действующие предприниматели и поделятся своим опытом по заданной теме.

Помимо этого, вы сможете обзавестись полезными журналами по бизнесу, познакомиться с людьми, завести полезные контакты, и все это укладывается в цену 1200 руб.

Завтрак рассчитан на бизнесменов, а так же всех интересующихся бизнесом и специалистов по теме.

3 – 4 марта, 2007 года. Тренинг Игоря Юдина «Скажи деньгам YES!». Подробнее.

Тренинг будет проходить в Москве 2 дня: 3 и 4 марта.

Тренинг Игоря Юдина рассчитан на широкий круг людей, как бизнесменов, так и тех, кто бизнесом не интересуется, и помогает научиться эффективно управлять личным капиталом.

5 – 6 марта, 2007 года. Семинар-практикум журнала «Свой бизнес» - «Безопасность Вашего бизнеса: защита и управление корпоративной информацией». Подробнее.

Этот семинар-практикум будет интересен именно бизнесменам: крупным, средним и малому бизнесу, в том числе.

Присутствовать на семинаре будут в основном только московские бизнесмены.

24 – 25 марта, 2007 года. Третья практическая конференция для частных инвесторов. Подробнее.

Это мероприятие будет интересно всем, кто интересуется не только «трудовыми доходами» J и доходами от бизнеса, но и так же желает инвестировать деньги в ценные бумаги, ПИФы, фонды и прочее, и получать процент от своих инвестиций.

На конференции вы сможете познакомиться с людьми, которые фактически только так и зарабатывают, и давно уже не ходят на работу и не занимаются бизнесом.

Семинары Александра Левитаса по партизанскому маркетингу. Подробнее.

Эти семинары рассчитаны прежде всего на малый и средний бизнес – на самих владельцев бизнеса, а так же на маркетологов компаний, принимающих решение по бюджету.

Александр предлагает методы, которые иногда позволяют в разы увеличивать прибыль бизнеса, не вкладывая в это денег, или вкладывая небольшие деньги.

Я, будучи профессиональным маркетологом, с МВА и огромным опытом успешной практики, почерпнула для себя много нового и интересного, чем по сей день пользуюсь, в семинарах и рассылках Левитаса. Поэтому очень рекомендую.

Семинары пройдут:

3-4 апреля – в Кирове. Организатор – Алексей Урванцев, openmir@rambler.ru, тел. (8332) 783-754 или (8332)780-730

9-10 апреля – в Санкт-Петербурге. Организатор – Полина Гусева, gousi@mail.ru, тел. +7 911 229 02 51

21-22 апреля – в Киеве. Организатор – Светлана Олишевская, solish@ukr.net, тел. 8-097-578-78-25

На этом закончим на сегодня.

А встретимся теперь в рассылке: «Секреты бизнеса. Предприниматели рассказывают…»

Удачи,

ЛЛ

l-lunkova@yandex.ru