Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Управление проектами в России

Подписаться Бесплатная «Серебряная» новостная рассылка Подписчиков 1.425 RSS
←   Июнь 2004   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30


За последние 60 дней ни разу не выходила


Сайт рассылки: http://www.projectmanagement.ru
Открыта: 02-04-2001
Адрес автора: economics.school.aproject-owner@subscribe.ru

Автор
Михаил

Статистика

1.425 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Управление проектами в России Июнь-2004


Информационный Канал Subscribe.Ru
 


ЛАборатория Новых Информационных Технологий

Гульнара Шараборова
Консультант Департамента систем управления проектами ЛАНИТ


 

 

 

 ИЮНЬ 2004 г.

Уважаемые коллеги!
Предлагаем Вашему вниманию нашу июньскую рассылку.
 

 

"Вопросы, на которые нужно ответить перед внедрением
решения EPM 2003"
(полный текст статьи смотрите здесь)

Представьте, что вас назначили менеджером проекта по внедрению решения EPM (Enterprise Project Management) на базе Microsoft Project 2003.
Решение EPM это единый набор инструментов (Microsoft Office Project Профессиональный выпуск 2003, Microsoft Office Project Server 2003, Microsoft Office Project Web Access) для согласованного планирования и управления проектами и ресурсами организации в рамках организации.
Вам предстоит ответить на множество вопросов:

  • Почему организация решила внедрять решение EPM?
  • На каком уровне будет использоваться в организации новая система?
  • Как начинать проект, если требования заказчика еще не определены четко?
  • Как получить ясную картину о цели предстоящего проекта?
Поскольку решение должно быть разработано под конкретный бизнес-процесс и соответствовать его бизнес-правилам, то можно было бы предложить следующую последовательность шагов:
1. Создать список лиц, имеющих отношение к проекту – стейкхолдеров (stakeholders).
2. Провести интервью со стейкхолдерами.
3. Составить список проблем /потребностей и определить цель проекта.
Данная статья посвящена ответам на следующие вопросы:
  • Кто такие стейкхолдеры (stakeholders)?
  • Какие вопросы, которые нужно задать для сбора информации о требованиях к системе EPM?
  • Как сформулировать цель проекта?

Список заинтересованных лиц ( stakeholders), имеющих отношение к проекту

Кто такие стейкхолдеры (stakeholders)? Стейкхолдеры - это заинтересованные лица, ими являются все, кто имеет безусловный интерес к планируемому проекту.
Важно определить список ключевых стейкхолдеров - лиц, которые непосредственно вовлечены в проект и которые в результате выполнения проекта могут что-то получить или наоборот потерять.
Чтобы определить этот список можно задать следующие вопросы:
Чьи интересы могут быть позитивно или негативно затронуты ходом проекта или его результатами?
Кто выделяет ресурсы для проекта?
Предположим, вы определили, кто является ключевыми стейкхолдерами проекта и какую роль они играют в данном проекте:

  • Заказчик проекта
  • Куратор проекта
  • Менеджер проекта
  • Члены команды проекта
  • ИТ специалисты
Совет: Составьте таблицу, которая служит не только для учета всех ключевых участников проекта, но и позволяет документально оформить их ожидания от проекта.

Интервью со стейкхолдерами

Почему вы должны интервьюировать ключевых участников проекта?
Вы должны четко уяснить для себя, какую бизнес проблему решает проект. Только зная это можно переходить к следующим вопросам, таким как бюджет и дата окончания проекта. Интервью проводится не для того, чтобы заручиться поддержкой высшего руководства. Отнюдь, вы заслужите поддержку и доверие членов высшего руководства не в случае, если проведете интервью, а если поймете до конца, что же они рассчитывают получить в результате выполнения проекта. Анализ полученных ответов поможет очертить рамки и разработать концепцию будущего проекта.
При выяснении проблем пользователей мыслите глобально, как руководитель: о том, как инвестиции в софт, оборудование и в талант сотрудников обеспечат повышение производительности, улучшат бизнес процессы, обеспечат удовлетворение клиента результатами проекта.
Вопросы общего плана к руководству:

  • Что вы ожидаете от данной технологии?
  • Почему эта технология понадобилась?
  • Как вы нашли эту технологию?
  • Почему вы решили вести свою компанию этим путем?
При проведении опроса не стоит ограничиваться узким кругом лиц принимающих решения. Для того, чтобы определить наилучший способ внедрения EPM нужно интервьюировать и других участников проекта. Для проведения опросов в проекте внедрения EPM можно использовать Анкету - таблицу, в которой каждый вопрос включает следующее:
  • Роль, которую играет интервьюируемый в проекте.
  • Вопрос – сам вопрос, который следует задавать.
  • Ответ. Место для ответа на вопрос. Хорошо, если у вас есть набор ожидаемых ответов. Возможность выбрать подходящий ответ из этого набора существенно сократит время, необходимое для сбора информации.
  • Проблемы. На основе полученных ответов вы сможете сформировать список проблем и потребностей и затем используете эту информацию для формулировки цели проекта.
В Анкете вопросы могут быть разделены по следующим темам:
  • Общая информация. Вопросы этого раздела позволяют собрать информацию о планах внедрения EPM решения, о текущем состоянии управления проектами в организации. Здесь могут быть такие вопросы, как:
          Сколько проектов одновременно ведется в вашей организации?
          Есть ли у вас система управления проектами?
  • Организация Проектного Офиса. Здесь выясняется, есть ли в организации специально созданный Проектный офис или Офис поддержки проектов, который оказывает экспертную поддержку менеджерам проектов.
          Разделяете ли вы проекты на фазы и назначаете ли ответственных за фазы?
          Используются ли в вашей организации шаблоны WBS структур для всех проектов или части проектов?
  • Планирование проектов. Вопросы данного раздела помогают получить основные данные о принятых методах структурирования и управления проектами в организации.
          Какие письменные инструкции имеются в организации по планированию, отслеживанию, контролю проектов?
  • Календарное планирование. Здесь нужно выяснить, как будет использоваться система учета рабочего времени (timesheets), а также определить каким образом будет осуществляться мониторинг состояния проектов.
          Кто оценивает длительность работ?
          Как распространяется проектная информация?
  • Затраты. В данном разделе нужно определить какие требования предъявляются к планированию и отслеживанию затрат с помощью EPM.
          Какие виды затрат вы планируете отслеживать в системе EPM?
  • Информационное обеспечение. Здесь содержатся вопросы, позволяющие определить требования к планированию нагрузки и архитектуры решения.       Какая информационная система установлена на вашем сервере?
          Какая система у вас используется для E-mail?
Советы по организации опроса:
  • Для каждой роли отберите вопросы, которые адресованы лично этой роли.
  • Сделайте несколько отдельных Анкет и назовите их по названию роли, которую будет играть в проекте интервьюируемый, и рядом укажите его фамилию и имя.
  • Проведите интервью с сотрудником, назначенным на эту роль. Подробно запишите ответы, приведенные в ходе интервью примеры, приложите соответствующие документы.
  • Проводите интервью вдвоем, чтобы один мог задавать вопросы, а второй записывать ответы в Анкету.
  • После опроса перешлите опрашиваемому Анкету и попросите проверить ответы. Это исключит возможность возникновения недоразумений.

Как правильно сформулировать цель проекта?

Благодаря проведенному опросу и анализу полученных ответов вы сможете составить список проблем/потребностей заказчика. В конечном итоге вы должны понять:

  • Какую проблему клиента должен решить проект?
  • Что послужило причиной начала проекта?
Сформулируйте потребность клиента, будущего пользователя своими словами и представьте эту версию руководителю. Придерживайтесь базового правила: пусть клиент лично одобрит последний вариант формулировки цели проекта.
Кроме того, используйте правило SMART для формулировки цели. Т.е цель должна быть: Specific - конкретной, Measurable - измеримой, Accurate – точно определять что собственно требуется создать, Realistic – реалистичной, Time bound – ограниченной временными рамками.

Заключение

Каждая компания, имеющая достаточный опыт в области внедрения систем управления проектами наверняка имеет собственный список вопросов.
В данном обзоре представлены лишь некоторые вопросы, которые нужно задать при проведении обследования в организации. Чтобы получить полный перечень вопросов вы можете отправить запрос с нашего сайта по адресу http://pm.lanit.ru/sendmail.asp или позвонить по телефону (095) 967-66-66.

Таким образом, задав достаточное количество вопросов и не пожалев времени на анализ ответов вы сможете не только сформулировать цель проекта, под которой подпишутся все ключевые участники проекта, но и получите хороший инструмент, который укажет перспективу и упростит работу на следующем этапе.


Консультант Департамента систем управления проектами ЛАНИТ
Гульнара Шараборова



Предлагаем Вашему вниманию расписание курсов на август
Теория и практика управления проектами

День Номер Название курса Длительность Дата

1-й день

201

 Эффективное управление проектами

1 день

09/08/04

2-й день

202

 Календарное планирование и контроль исполнения проекта

1 день

10/08/04

3-й день

205c, 206c

 Управление коммуникациями проекта,
Управление стоимостью проекта

1 день

11/08/04

4-й день

203c, 207c

 Управление рисками проекта,
Управление качеством проекта

1 день

12/08/04

5-й день

204

 Управление персоналом проекта

1 день

13/08/04

6-й день

213

 Анализ проектов с использованием Project Expert

1 день

16/08/04

7-й день

221

 Управление проектами с использованием Microsoft Project Standard 2003 (начальный курс)

1 день

17/08/04

8-й день

222

 Детальный анализ проектов с использованием Microsoft Project Standard 2003 (расширенный курс)

1 день

18/08/04

9-й день

223

 Управление проектами с использованием Microsoft Project Professional 2003 и Microsoft Project Server 2003 - EPM (начальный курс)

1 день

19/08/04

10-й день

224

 Управление проектами с использованием Microsoft Project Professional 2003 и Microsoft Project Server 2003 - EPM(расширенный курс)

1 день

20/08/04



Улыбнись

Дурацкие законы

В городе Бексли в Огайо запрещено устанавливать игровые автоматы в туалетах.

В Клинтон Каунти в этом же штате под угрозой штрафа запрещается прислоняться к стенам зданий общественных учреждений.

В Оклахоме собакам запрещено собираться в группы, числом три и более, если они не имеют специального разрешения, подписанного мэром города.


Вы получили это письмо потому, что подписаны на рассылку Управление проектами в России
Вы можете изменить настройки рассылки или отказаться от неё здесь.

http://subscribe.ru/
E-mail: ask@subscribe.ru 		Отписаться
Убрать рекламу

В избранное