Имидж делового человека в электронной деловой переписке

Ни для кого не секрет, что успешный современный деловой мир, будучи миром эрудированных, динамичных, прогрессивно мыслящих людей, тем не менее,  во многом остается миром, в котором очень сильна власть традиционных представлений: о внешних параметрах статуса человеке, его культуры, уровня образованности, деловой надежности, успешности. Словом, каким бы современным ни был деловой мир, в нем по-прежнему справедливо звучит  старая русская пословица о том, что в обществе человека «встречают по одежке».

В нашем случае мы имеем в виду такую «одежку», как электронное деловое письмо.

Посредством письма  мы контактируем с деловым миром. Мы пишем сослуживцам, клиентам, партнерам, тем, с кем давно знакомы, и тем, с кем деловое общение только начинается. И в какой бы ситуации не происходила деловая переписка,  каждое наше деловое письмо – это визитная карточка, это по которой собеседник представление о нас как деловом партнере. И если нам  важно, чтобы это представление было достойным, и наш имидж делового человека был бы привлекательным для собеседника, следует понимать, при мощи каких факторов этот имидж формируется.

Известно, что в процессе живого общения первое впечатление о человеке у собеседника складывается в течение первых 5-7 секунд. По внешнему виду (жесты, позы, звук и тембр голоса) и содержанию сказанного в первые минуты собеседник «считывает» информацию о нас, формирует свое представление и  либо проникается симпатией, которая будет способствовать общению,  либо не проникается.

В процессе общения по электронной почте происходит примерно то же самое. Безусловно, параметров наблюдения меньше, и продолжительность формирования впечатления больше, но действие механизма идентично.

Итак, по какой одежке встречают наши письма или что в эл.письме влияет на формирование первого впечатления?

Какие параметры обычно формируют имидж делового человека в письме?

6 важнейших индикаторов имиджа делового человека в электронном письме

1. Время ответа на письмо.
2. Грамотное заполнение поля «Тема».
3. Персональное обращение.
4. Выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к Вам).
5. Позитивное завершение письма
6. Подпись и блок контактной информации.

 Время ответа на письмо. Имидж делового человека. Индикатор № 1.

Время ответа показывает адресату, насколько вы заинтересованы в общении и с ним.

Кроме того, отсутствие  своевременного ответа может затруднить  работу других людей, связанных с вами деловыми отношениями.

А задержка с  ответом  клиенту – это  нередко серьезный  риск потерять его.

Совет: Стремитесь отвечать на получаемые письма сразу. Если это невозможно – то в течение 2-х , максимум — 3-х  часов с момента получения (3 часа являются среднестатистическим временем комфортного ожидания ответа. По истечении этого срока адресат может начать испытывать беспокойство о судьбе доставки своего письма и о перспективах  получения своевременного ответа)...

Следующий порог допустимого времени ответа -   в течение дня.

Если ответить и в течение дня по объективным обстоятельствам  затруднительно, признаком хорошего делового тона является отправка адресату сообщения приблизительно следующего содержания: «Я получил Ваше письмо. Постараюсь на него ответить до…...включительно».

При принятии решения о приоритетности ответов на  поступившие к вам письма обращайте внимание на такие пометки адресата, как «Важность/Priority»  и  «Тема/Subject».  Это надежные показатели того, насколько скорым и важным для адресата является ваш ответ.

Совет: Как не копить неотвеченные письма.

Проверенный прием: Прочитав письмо адресата (в ситуации большого количества писем), сразу оцените, насколько оно важное и срочное, сколько времени вы потратите на ответ.  Если на написание ответа вам понадобится до 5-7 минут – отвечайте сразу.  И только более затратные по времени ответы откладывайте «на потом».

Алгоритм действий по соблюдению времени ответа на письмо

1. При получении письма  обратите  внимание на поля ««Важность/Priority»  и  «Тема/Subject».
2. Если их заполнение свидетельствует о необходимости срочного ответа – отдайте первый приоритет ответу на данное письмо. На остальные письма в вашей почте ответьте после.
3. Если адресат запрашивает автоматическое подтверждение о факте получения вами его письма – обязательно подтверждайте получение. Будьте доброжелательны! Не думайте, что адресат стремится вас контролировать. Он просто хочет быть уверенным, что его письмо не потерялось, а доставлено в ваш электронный ящик.
4. Отвечайте на письма клиентов/партнеров максимально оперативно, максимум — не позднее 3-х часов  от момента их получения*.
5. Если ответить на заданный клиентом/партнером вопрос в течение 3-х часов невозможно, напишите в ответом письме: «(имя), я получил Ваше письмо. Постараюсь на него ответить до…...включительно».

*Здесь и далее я рассчитываю на читательский подход, который коротко звучит так: «использую без фанатизма и с точки зрения здравого смысла».

Грамотное заполнение поля «Тема». Имидж делового человека. Индикатор № 2. 

Алгоритм действий по грамотному заполнению поля «Тема»

1.Не оставляйте поле «Тема»/«Subject» пустым.

Не следуйте ошибочному мнению о том, что это поле – «пятое колесо в телеге». Это не так. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать десятки/ сотни писем в день.  Грамотно заполненное поле «Тема»/«Subject»  помогает быстро содержание письма и степень его важности.

2. Заполняйте поле темы рационально,  делайте информацию предельно информативной.  Например, «Договор.Счет.Акт» вместо «Документы»

3.Делайте объем темы содержательным, но предельно кратким (количество знаков, видимых адресатом при получении, в поле «Тема»/«Subject»  может быть достаточно ограниченным) .

4.Старайтесь не использовать восклицательные знаки и смайлы . Восклицательный знак  и смайл – это отражение эмоций.  Эмоции в формулировке темы письма чаще всего  неуместны.

5.Строго по назначению используйте заглавные буквы. Слова, целиком написанные заглавными буквами, в электронном письме прочитываются как крик.  Он неуместен в теме делового письма.

6. Помните, что грамотная работа с полем «Тема»/«Subject»  ярко указывает на уровень профессионализма и культуры делового общения.

Персональное обращение. Имидж делового человека. Индикатор № 3. 

Деловое письмо, начинающееся с персонального обращения и приветствия,  отражает индивидуальную  направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности вашего клиента/делового партнера.

Совет: Обязательно используйте в деловых письмах  персональное обращение!  Этим вы  подчеркнете персональный характер вашего письма и продемонстрируете внимательное отношение к адресату.

1. Внимательно относитесь к информации, которую несет письмо.
2. Информация о том, как обратиться к адресату в ответном письме может содержаться:

—   в подписи к письму

—   в тексте письме (если адресат сам представился Вам).

— в поле «От кого» / «From»

1. При использовании информации из всех перечисленных выше блоков включайте здравый смысл. Ни один из вариантов, приведенных ниже  не достоин подражания:

«Здравствуйте, Иванов Р.!»

«Здравствуйте, irishka@mail.ru !»

«Добрый день, Иван И. Петренко!»

1.  В современной практике электронного делового письме вполне допустимы обращения по имени в неполном варианте: «Здравствуйте, Аня!» (вместо Анна), «Добрый день, Сергей!» (вместо Сергей Петрович). Используйте их, если сам адресат практикует и поддерживает такую форму обращения к себе.
2.  При отсутствии всякой информации об имени адресата используйте любую из фраз: «Добрый день!» или «Здравствуйте!».
3.  Не стоит употреблять в приветствии фразу «Доброго времени суток!». Нередко в деловом сообществе это обращение расценивается как дурной тон, не соответствующий современным нормам делового письменного этикета.

Выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к Вам). Имидж делового человека. Индикатор  № 4.

 Слова признательности  являются признаком хорошего тона и общей культуры делового общения.

Письмо-ответ клиенту/партнеру, начинающееся с фразы «Спасибо за Ваше письмо»,  демонстрирует адресату, что его ценят  и дорожат его выбором.

  Совет:  Если ситуация располагает, начните свое письмо со слов благодарности. Позитивные слова и эмоции в начале письма  – хороший старт для  дальнейшего делового разговора.

Позитивное завершение письма. Имидж делового человека. Индикатор № 5.

 Финальные фразы  – последнее, что остается в поле внимания адресата при прочтении вашего письма.  Закрепите в последних фразах  эмоционально-позитивную атмосферу  делового общения. Создайте у адресата хорошее настроение,  чтобы ему и далее хотелось общаться с вами!

 Совет:   Настраивайте адресата на продолжение диалога. Создавайте  и   укрепляйте  атмосферу  приятного  сотрудничества!  Делитесь с адресатом своим  добрым настроем  и  искренним желанием  продолжать деловое взаимодействие!

Подпись и блок контактной информации. Имидж делового человека. Индикатор № 6.

Человеку,  решающему деловые вопросы в письме,  всегда важно понимать, кто находится «по ту сторону монитора». Поэтому обязательно каждое письмо заканчивайте подписью и блоком контактной информации. Хорошо, если эта информация поместится в  5-7 строк. В нее важно поместить:  свои имя и фамилию, должность, контактные координаты (телефон, эл.дрес, название и адрес компании, ее сайт).

Для чего это нужно?

Указание имени  и фамилии –  показывает адресату, что с ним общается конкретный, «живой» человек. Писать письмо/ решать вопросы с конкретным человеком  проще и комфортнее, нежели общаться с безликим собеседником без имени или с  обобщенной функцией (Администрация, Служба поддержки)

Указание должности – дает адресату понимание границ  ваших полномочий и профессиональной компетентности в решении вопросов.

Указание координат  –  обеспечивает возможность  дополнительной оперативной связи  в случае необходимости.

Советы по оформлению подписи и контактной информации

1. Старайтесь делать блок контактной информации  предельно компактным. Хорошо, если его содержание поместится в 5-7 строк.
2.  Не используйте в подписи сокращений: вместо А.С.Сидорова лучше написать Анна Сергеевна Сидорова.  Адресату будет понятно, как обратиться к вам в ответном письме.
3.  Оформляя подпись, указывайте в ней свое имя в той форме, в какой вам бы хотелось видеть обращение к себе: «Анна Сидорова» или «Анна Сергеевна Сидорова»
4.  При указании имени  и фамилии предпочтительна последовательность:

Имя + фамилия 

1.  Определите содержание собственного блока контактной информации исходя из здравой логики и требований вашей компании к его оформлению.
2. Сделайте в своей почтовой программе автоматическую настройку подписи (блока контактной информации).
3. Заканчивайте этим блоком каждое ваше письмо к клиентам и деловым партнерам. Не допускайте случаев, когда блок контактной информации присутствует только в первом письме, а потом вы ограничиваетесь только подписью. Клиент/партнер должен всегда иметь возможность выйти с Вами на связь. Не усложняйте ему жизнь необходимостью поиска того первого письма, в котором все было указано.
4. Создайте два разных по содержанию блока контактной информации: для внешних писем (клиентам/партнерам: полный блок с указанием вашей должности, компании, телефонами, факсом и т.д.)  и  для внутренней переписки (более короткий, но с контактами для оперативной связи).
5. Автоматическую настройку подписи в письме  имеет смысл делать для того блока, каким вы чаще пользуетесь (если вы чаще пишете внешним клиентам – сделайте автоматически появляющимся в каждом письме именно этот блок подписи; а при отправке писем коллегам внутри компании –  выставляйте короткий блок вручную. Если чаще общаетесь с коллегами внутри компании -  сделайте наоборот).
6. Помните: наличие блока подписи и  контактной информации должно быть в любом письме, независимо от того, кому  вы пишете: внешнему адресату или коллеге внутри компании. И тот, и другой должны иметь возможность оперативного диалога с вами.

Если то, что вы прочли, поможет вам в формировании позитивного делового имиджа в письме – мы будем искренне рады!

Тамара Воротынцева

Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут вам помочь:

E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями

E— mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)

Деловая переписка. Имидж и деловые интересы

Статья предлагает инструмент для написания убеждающих, «продающих» писем и содержит наглядные практические иллюстрации. Как вызвать доверие, убедить и при этом не тратить на написание письма огромное количество времени?  Для этого важно овладеть инструментом: знать структуру письма и владеть стилем. Этот стиль создают приемы, названные  автором статьи, «фишками». Узнайте о них – и повысьте успешность вашей деловой переписки!

Продающее письмо или «Фишки убедительности»

Деловое предложение в формате электронного письма является неотъемлемой частью работы любого специалиста, взаимодействующего с клиентами и занимающегося продажей товаров или услуг. И в этом смысле любое письмо, перед которым стоит задача  заинтересовать адресата, можно назвать продающим. И как же хочется всякий раз, когда отправляешь такое письмо клиенту, быть уверенным, что оно привлечет внимание, вызовет симпатию, пробудит  интерес к сотрудничеству или приведет к покупке, словом «сработает».  И сколько порою уходит времени и сил на то, чтобы такое продающее письмо написать!   Между тем, делать это можно достаточно быстро и эффективно, если понимать технологию письма и владеть соответствующим инструментом. Именно об этом – об инструментах написания продающего письма (в широком понимании этого слова) и пойдет сейчас речь.

Что необходимо для того, чтобы написать убедительное, продающее письмо?

• Во-первых, надо предельно четко осознавать цель письма.
• Во-вторых, иметь набор соответствующих инструментов и уметь ими пользоваться.

С первым вопросом — о цели письма — все не очень сложно.

Для того чтобы написать успешное убедительное письмо, необходимо постоянно помнить следующее.

Цель продающего письма — не просто сообщить  информацию, но подобрать, выстроить и подать ее таким образом, чтобы при чтении  сформировать у клиента интерес и желание откликнуться на письмо, продолжить диалог.

Для того чтобы вам, уважаемый читатель, стали видны ошибки, которые мы допускаем на этапе определения цели письма, предлагаю вашему вниманию два письма. Это письма из моей деловой почты (по понятым причинам, с изменением имен авторов и названия компаний). Оба письма написаны в похожей ситуации: авторы писем приглашают меня к сотрудничеству и пишут свои письма после предварительного телефонного разговора, в котором я сказала: «Да, это может быть интересным. Но мне нужна дополнительная информация. Пришлите ее, пожалуйста». Перед вами – письма, которые я получила.

Я уверена, что по прочтении их, вы, уважаемый читатель, без труда ответите на вопрос: какое из писем преследует цель « дать информацию». А какое — не только дать информацию, но еще и убедить, вызвать интерес и желание откликнуться?

Вариант 1

Дата: 31 ноября 2010

От: Галина Попова

Кому: Тамаре Воротынцевой

Тема: Информация по статьям

Здравствуйте, Тамара!

Меня зовут Галина Попова (журнал «Бизнес-эксперт»). В продолжение телефонного разговора высылаю  темы, по которым мы предлагаем нам было бы интересно получить материалы для публикации в нашем издании, требования к материалам  и условия.

Тема «Современное деловое общение».

— Деловая этика в пространстве  интернет-переписки. Насколько она нужна для успешного ведения бизнеса?

— Деловая переписка в соцсетях.

— Деловая переписка по электронной почте в компании. Статус и правила.

— Деловая переписка. Язык. Использование  сленга или сокращений.

— Кросс-культурные особенности  в деловой переписке при помощи социальных сетей

Требования к объему, формату статей и информацию об условиях Вы найдете в приложенном файле. Насколько Вам интересно данное предложение? Жду Вашего ответа.

Спасибо!

С уважением,

Галина Попова

8-999-999-99-99

Вариант 2

Дата: 2 Марта 2011

От: Виктор Иванов

Кому: Тамаре Воротынцевой

Тема: Тамаре Воротынцевой от издания «Новости для вузов»

Тамара, добрый день!

Это Виктор Иванов. Я звонил и предлагал Вам выступить в качестве эксперта для нашего журнала «Новости для вузов». Спасибо Вам за состоявшийся разговор и за предварительное согласие ознакомиться с моим предложением более подробно!

Темы, по которым нам и нашим читателям было бы интересно узнать Ваше экспертное мнение, это:

«Вписание выпускников в корпоративную культуру».

«Карьерный старт выпускника».

Во вложении Вы найдете подробную информацию о темах публикаций, сроках предоставления материалов,  требованиях к объему и формату материалов.

Тамара, для того чтобы Вам было легче принять решение о сотрудничестве с нами, коротко расскажу, чем наше сотрудничество может быть Вам полезным.

Выступая как эксперт на страницах наших изданий, Вы сможете легко и быстро приобретать в лице наших читателей потенциальных участников ваших тренингов.

Наш журнал имеет внушительную аудиторию (подписной тираж 30 тыс. экз.). Электронная версия журнала (www.VUZ...) имеет 2200 подписчиков. Ежедневная посещаемость сайта журнала — 7000 пользователей. Поверьте, это очень хороший ресурс для продвижения ваших программ. Наша аудитория — это выпускники, а также молодежь в возрасте от 18 до 25 лет. По отзывам экспертов, уже сотрудничающих с нами (ниже я перечисляю имена), наше взаимодействие дает хороший имиджевый эффект и повышает степень интереса аудитории к именам и программам экспертов.

Уверен, что Вы по достоинству оцените тот факт, что в качестве экспертов в нашем издании уже выступают такие авторы, как Светлана Петрова, Ростислав Голобас, Михаил Милованов. Мы рады пригласить Вас в эту команду сотрудничающих с нами серьезных профессионалов.

И, наконец, еще один довод в пользу нашего сотрудничества. Сотрудничая с нами, Вы сможете периодически на льготных условиях (которые мы предлагаем лишь некоторым из наших партнеров)  размещать на нашем сайте рекламу программ вашей тренинговой компании. Это позволит вам экономить рекламный бюджет и рассказывать о ваших программах большему числу потенциальных клиентов.

Образцы размещений рекламы можно посмотреть здесь: www.VUZ...)

Мне очень бы хотелось, чтобы наше предложение нашло у Вас отклик. Буду признателен, если получу Ваш ответ в ближайшие 2–3 дня. И далее я мог бы сообщать более детально о сроках предоставления материалов и требованиях к их формату.

С уважением,

Виктор Иванов.

Я уверена, что вы без особого труда увидели, что при сходстве писем второе письмо не ограничивается одним только предоставлением информации. И если адресат находится в состоянии сомнения и нерешительности, т.е. еще не принял  окончательное решение о сотрудничестве, второе письмо явно будет выигрывать по силе убеждения и воздействия.

За счет чего? Давайте разберемся.

Сравнивая письма, мы увидим различие в их объеме, содержании, лексике, стиле, характере.

Все это в общем можно свести к двум крупным различиям:

1. В содержании основной части письма.
2. В форме и стиле подачи информации.

Содержание и порядок его подачи в продающем  письме

Как показывает практика, для того чтобы письмо звучало убедительно для вашего адресата и вызывало интерес, в нем обязательно должны быть три смысловых компонента:

1. Четкое сообщение о том, что вы предлагаете.
2. Информация о том, какую пользу получит адресат/клиент от вашего предложения (какие проблемы сможет решить, какие возможности получит).
3. Аргументы в доказательство ключевых положений вашего письма.

Посмотрите, именно эти компоненты придают смысловой весомости второму письму.

Реализация смысловых компонентов в письме:

1.Что предлагаем?

«Выступить в качестве эксперта для нашего журнала».

2.Какую пользу получит адресат?

«Вы сможете приобретать в лице наших читателей потенциальных участников ваших тренингов.

Вы сможете периодически на льготных условиях (которые мы предлагаем лишь некоторым из наших партнеров)  размещать на нашем сайте рекламу программ вашей тренинговой компании.

Это позволит вам экономить ваш рекламный бюджет и рассказывать о ваших программах большему числу ваших потенциальных клиентов».

1. Аргументы

• Подписной тираж.
• Ежедневная посещаемость сайта.
• Целевая аудитория.
• Авторы, уже сотрудничающие с изданием.

Для того чтобы аргументы и другие положения вашего письма хорошо воспринимались адресатом, обратите внимание на следующее.

Практика успешных случаев утверждает, что при подаче тезисов и аргументов обязательно следует учитывать их количество и последовательность расположения.

• Количество аргументов должно быть не менее трех, но не более пяти. Шестой  аргумент «ЗА» может стать первым аргументом «ПРОТИВ».
• Предпочтительная последовательность расположения аргументов должна учитывать особенности восприятия человеком информации.

Замечено, что человек обычно сосредотачивается на фактах, которые были в начале и в конце сообщения (Вспомните, именно эту особенность человеческого внимания использовал в целях личной безопасности Штирлиц, заходя к Рольфу за сведениями относительно русской радистки). Поэтому убеждающие аргументы в письме лучше располагать так:

1. Сильный
2. Слабее
3. Самый сильный

Наряду с содержанием письма на силу и степень убедительности влияет также форма, или стиль письма.

Если мы еще раз посмотрим на второе, продающее письмо и попробуем выделить особенности формы, в которой подается информация, то без труда заметим, что в письме активно используются элементы, которые можно назвать «фишками» (по причине их разнородности и определенной несамостоятельности):

• цифры, имена, конкретные ссылки;
• повышенное внимание к личности адресата (неоднократное обращение по имени, указание на исключительность адресата);
• доверительный стиль (выражение личного мнения; использование слов «я», «мы» вместо «наша компания»; употребление эмоционально-окрашенной, эмоционально-позитивной лексики);
• информация об имеющемся позитивном опыте.

Эти моменты не обладают самостоятельной значимостью. Но благодаря их использованию возникает особое звучание письма, заметно повышающее силу воздействия.

«Фишки», повышающие убедительность

Фишка первая. Внимание к личности адресата

• Персональное обращение
• Указание на исключительность адресата.

Персональное обращение

Это аксиома: любое деловое письмо, начинающееся с персонального обращения, звучит более выигрышно, чем письмо без персонального обращения!

Сравните:

Повторное обращение к адресату по имени в тексте письма активизирует внимание и влияет на лояльность адресата.

Сравните:

Указание на исключительность адресата

Указывая в письме на исключительность адресата, мы демонстрируем нашу осведомленность, внимание и интерес к нему. И этим косвенно влияем на степень лояльности и доверия к нам и нашему предложению.

Сравните:

Проявляйте искренне внимание к вашему адресату, транслируйте вашу заинтересованность в нем и осведомленность о его деловых интересах!

Фишка вторая. Конкретика

Информация по конкретной ситуации:

• даты;
• имена;
• цифры;
• точное наименование (документов, товаров, компаний и пр.)

Любое деловое предложение, содержащее конкретную информацию, звучит более убедительно, чем письмо с общими описаниями и фразами.

Сравните:

Обязательно используйте конкретную информацию в вашем письме — этим вы повысите степень интереса и доверия к вашему деловому предложению!

Фишка третья. Стиль письма

• Первое лицо (я, мы).
• Действительный залог.
• Позитивная и эмоционально-окрашенная лексика.

Первое лицо (я, мы)

Письмо — деловое предложение, написанное от первого лица (я, мы), звучит более доверительно и эмоционально, чем письмо, написанное «компанией».

Сравните:

Действительный залог

Прежде чем проиллюстрировать влияние действительного залога на степень выразительности делового предложения, поясню: речь идет о глаголах. В русском языке у глагола есть две формы залога:

1. Действительный (или активный).
2. Страдательный (пассивный).

Об одном и том же действии можно написать по-разному.

Страдательный залог придает тексту более официальный, дистанцированный, обезличенный характер. И поэтому чаще используется в переписке, где важно соблюдать формализованный, официальный стиль общения.

Действительный залог обладает большей живостью, динамикой и конкретикой. Он придает деловой информации некий доверительный оттенок и косвенно влияет на выразительность письма.

Сравните:

Позитивная и эмоционально-окрашенная лексика

Деловая переписка априори предполагает оперирование безэмоциональной,  «сухой» фактической информацией.  И поэтому дозированное использование позитивной и эмоционально-окрашенной лексики может стать дополнительным инструментом работы с вниманием адресата, его эмоциями и степенью интереса к нашей информации.

При этом следует иметь в виду, что эмоции и чувства в деловом письме не должны превалировать над главным содержанием письма. Это должны быть уместные, дозированные «вкрапления»

Фишка четвертая. Экспертное мнение,  экспертный совет

Большинство людей, находясь в ситуации выбора, склонны прислушиваться к мнению экспертов: мнение знающего и опытного человека придает уверенности, служит своего рода гарантией надежности и правильного решения. Используйте в своих деловых предложениях варианты фраз, приведенных ниже:

Варианты фраз – выражающих экспертное мнение:

«Как человек, не первый год работающий в этой сфере, с уверенностью могу вам порекомендовать именно этот вид …»

«По опыту работы с этой программой могу сказать, что это один из лучших…»

«Накопленный за эти годы опыт позволяет нам с уверенностью  гарантировать вам…» и т.д.

Внимание! Используя этот сильный инструмент, будьте правдивы!

Фишка пятая. Указание на имеющийся позитивный опыт

Достаточно часто, находясь в ситуации выбора, клиент  нуждается в информации о том, что кто-то такой выбор уже делал и получил хорошие результаты. Это также следует учитывать и применять в своих деловых предложениях.

Посмотрите на варианты использования этого приема в отрывках из писем.

Говорите в письмах об опыте вашего успешного сотрудничества, о положительных результатах применения вашего продукта/услуги/сервиса. Этим вы повысите степень доверия к вашему предложению.

Фразы типа «большое количество позитивных отзывов», «многолетняя практика» будут звучать убедительно, если к ним добавить конкретные цифры.

Фишка шестая. «Язык пользы»

Получая деловые предложения, любой адресат ищет в них прежде всего ответ на вопрос: «Какую пользу я от этого получу?» И чем быстрее получает такой ответ, тем лояльнее становится к восприятию дальнейшей информации.

Поэтому, если ваша цель — пригласить к сотрудничеству, или убедить в необходимости предпринять какие-то действия, или склонить к принятию определенного решения — используйте в письме «язык пользы».

Например:

«Для того чтобы Вам было легче принять решение о сотрудничестве с нами, коротко расскажу, чем наше сотрудничество может быть Вам полезным».

«Выступая как эксперт на страницах наших изданий, Вы сможете легко и быстро приобретать в лице наших читателей потенциальных участников ваших тренингов».

«Сотрудничая с нами, Вы сможете периодически на льготных условиях (которые мы предлагаем лишь некоторым нашим партнерам) размещать на нашем сайте рекламу программ вашей тренинговой компании. Это позволит вам экономить рекламный бюджет и рассказывать о ваших программах большему числу ваших потенциальных клиентов».

Итак, назовем полный арсенал «фишек», позволяющих сделать письмо выразительным:

1. Внимание к личности адресата («личный план»)

• обращение к адресату по имени;
• указание на исключительность адресата.

2. Конкретика:

• даты;
• имена;
• цифры;
• точное наименование (документов, товаров, компаний и пр.).

3.    Стиль письма

• первое лицо (я, мы);
• действительный залог;
• позитивная и эмоционально-окрашенная лексика.

4. Экспертное мнение, экспертный совет.
5. Указание на имеющийся позитивный опыт.
6. «Язык пользы».

А теперь, для того чтобы информация о том, как написать убеждающее письмо, выстроилась перед вами в единое целое, я предлагаю вам взглянуть на схему ниже. Эта схема является структурной моделью убеждающего делового письма. Посмотрите на эту структуру.  А далее, для того, чтобы увидеть, как она «работает»,  прочтите письмо, написанное по этой структуре, с применением инструмента, о котором шла речь выше.

Как видите, уважаемый читатель, написать «работающее» письмо не так уж сложно. Главное – знать технологию и владеть инструментом!  И сейчас этот инструмент вам известен. Возьмите его на вооружение – и успех не заставит себя ждать!

Тамара Воротынцева

Директор по развитию  Тренинговой компании

«БИЗНЕС ПАРТНЕР», бизнес-тренер