Бизнес-Обучение Специальность - Менеджер по персоналу

ДИПЛОМНАЯ  РАБОТА

фрагмент

По курсу: «МЕНЕДЖЕР  ПО  ПЕРСОНАЛУ»

Тема: «Пример  организации собственного бизнеса и управления им и персоналом» 

   Исполнители: Кожемяченко Н.Д, Умарова Л.В.                                                            Преподаватель:   Сивец С.Д.        

«Важно не количество зазубренной информации, а то, сколько  знаний Вы можете  использовать при  целеустремленном воплощение организованного действия…» 

С развалом Советского Союза с его коллективистской идеологией всеобщего равенства, всенародной собственностью («Всё вокруг колхозное, всё вокруг моё»), самой «высокой» в мире производительностью труда, достигнутой благодаря «социалистическому соревнованию», развалился и миф о равенстве возможностей, способностей, отдаче по труду, то есть равном благосостоянии.

 Сегодня, для того чтобы быть успешным, недостаточно иметь презентабельную внешность, «корочку» о каком-либо высшем образовании и желание быть успешным.

 Нужно хотеть и уметь действовать, трудиться, воплощая в результат свои знания и способности, уметь заставлять трудится других на свое (прежде всего) и их благо.

 Для достижения этого необходимо знание многих правил игры и законов организации и командования делом (бизнесом), управления собой, своим делом, своими подчиненными.  Только умелое, действенное воплощение правил и законов управления персоналом убережет Руководителя от  разочарований постоянной смены сотрудников, будет способствовать  профессиональному росту каждого, что, в конечном счете, приведет к росту благосостояния каждого.

 К пониманию этого, мы пришли благодаря знаниям, полученным в НОУ «СОИНФОРМ».  Только изучив Конституцию РФ, Гражданский Кодекс РФ, Законодательство о предпринимательской деятельности в России, Трудовой Кодекс РФ, Основы налогового законодательства и многое другое мы поняли, что «Россия – есть демократическое федеративное правовое государство с республиканской формой правления» (Ст.1 КРФ).  И в нашем государстве «Человек, его права и свободы являются высшей ценностью. Признание, соблюдение и защита прав и свобод человека и гражданина – обязанность государства» (Ст.2 КРФ).  И для свободного занятия предпринимательской деятельностью есть не только законные основания, но и защита государства:

«В России гарантируются единство экономического пространства, свободное перемещение товаров, услуг и финансовых средств, поддержка конкуренции, свобода экономической деятельности.

В России признаются и защищаются равным образом частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности». (Ст.8 КРФ)

« 1. Конституция Российской Федерации имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории Российской Федерации. Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации.

2. Органы государственной власти, органы местного самоуправления, должностные лица, граждане и их объединения обязаны соблюдать Конституцию Российской Федерации и законы.

3. Законы подлежат официальному опубликованию. Неопубликованные законы не применяются. Любые нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, не могут применяться, если они не опубликованы официально для всеобщего сведения.

4. Общепризнанные принципы и нормы международного права и международные договоры Российской Федерации являются составной частью ее правовой системы. Если международным договором Российской Федерации установлены иные правила, чем предусмотренные законом, то применяются правила международного договора» (Ст.15 КРФ).

 Мы обещаем себе, что будем предлагать результаты, а не оправдания, независимо от того, будем ли мы трудиться менеджерами по персоналу у Работодателя или сами станем  таковым, организуя собственный бизнес. В любом случае нам необходимы полученные в «СОИНФОРМ» знания в области

Делопроизводства, Делового администрирования, Менеджмента и Тайм - менеджмента, Нового трудового договора, Бизнес – проектирования, Управления персоналом, Организации обслуживания и их правового сопровождения.

            В настоящей дипломной работе использованы ранее выполненные  нами  итоговые экзаменационные работы по курсам – модулям, входящим в программу обучения по специальности «Менеджер по персоналу»

Делопроизводство

Основным инструментом современного делопроизводства является документ. Необходимо, чтобы документ был не только грамотно написан и заверен уполномоченным на это лицом, но и имел все обязательные для данного вида документа реквизиты и не противоречил общепризнанным принципам и нормам международного права, Конституции России и Федеральному законодательству.

 Регистрация, систематизация и хранение документов

Создается необходимое количество папок и журналов регистрации из расчета по схеме возможных авторов и адресатов. Регистрация документа проводится исходя из удобства и логики. Каждому документу присваивается номер, в журнале отслеживается движение документа.

После того, как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность. Простейшей классификацией документов является  группировка их в дела. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Он должен охватывать все документы, создаваемые в процессе деятельности Молодёжного Центра.

На каждое дело заводится отдельная папка. Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по соответствующим папкам (делам); расположение документов внутри дел  в определенной последовательности; оформление обложек дел.

По истечении календарного года необходимо провести работу по ревизии содержимого дел (папок). При этой ревизии определяется, какие документы подлежат уничтожению, какие перейдут в другие дела, дополняя их необходимой информацией, а какие нужно отправить в архив.

Все передвижения документов фиксируются в специальных журналах.

Формирование дел способствует оперативной обработке и поиску документов.

В дела подшиваются только исполненные документы.

В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, копии документов. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т. п., дополняющие содержание первых экземпляров.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть проверен на правильность оформления (наличие всех необходимых реквизитов)

Документы с разными сроками хранения группируются в отдельные дела.

Если документы относятся к одному и тому же вопросу, то их группируют в одно дело, даже если у них различные сроки хранения.

В дело группируют документы одного года.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Не следует допускать разобщения в делах запросов и ответов, подшивки сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении.

От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов.

Обычно документы внутри дела располагают в хронологической либо нумерационной последовательности, начиная от более ранних по датам  или номерам документов и заканчивая более поздними датами или номерами.

Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы по личному составу формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

Документы ограниченного доступа с грифом «коммерческая тайна» или «для служебного пользования» и другие формируют в отдельное дело.

Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается после документа-запроса.

Существует вопросный принцип систематизации документов, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Например, при переписке, где документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом. При алфавитной систематизации документов используют фамилии авторов, названия учреждений и т.д.  В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т. д.)

Дела хранятся в специально оборудованных местах, желательно в закрытых шкафах. Помимо заголовка дела на папках указываются год составления дела и сроки его хранения: временное, долговременное и постоянное.

Существует законодательная база о хранении некоторых видов документов. Необходимо знать об отменах Постановлений и о новых Постановлениях касающихся документооборота и быть в курсе нового, уметь использовать законодательство. Сроки хранения других документов исчисляются сроком в один год. В конце года проверяется необходимость хранения документа далее. Если итоговый документ уже не имеет юридической силы, то все документы, сопровождающие его, могут быть уничтожены. В другом случае хранение документов продолжается вместе с итоговым до момента окончания срока действия итогового документа. Существуют документы, которые необходимо хранить очень долгий период. Документы на имущество, купли-продажи, личные дела хранятся бессрочно.

Если на документе или деле не указан срок хранения, то он определяется исходя из потребностей организации.  

 Деловое администрирование

 Слово "Администрирование" происходит от латинского слова «administro», которое означает -  командую, управляю, заведую. Любой процесс управления связан с получением, передачей, обработкой и анализом информации. Для того чтобы эффективно управлять, надо научиться грамотно работать с информацией, опираясь в своей работе на принципы делового администрирования. В цепочке входящая информация - переработка информации - выходящая информация принципы делового администрирования должны работать в любом ее звене.

Знание и умение применять принципы делового администрирования помогают человеку быстро и качественно адаптироваться в любой организационной структуре и профессионально построить свою карьеру. Любому профессиональному Работнику и Руководителю (Работодателю) необходимо использовать в своей работе эти принципы.

Итак,  

I.   Основные принципы делового администрирования:

     «Чем меньше мы знаем, тем больше подозреваем»     

                                           Генри Уиллер Шоу

1.      Принцип полной, достаточной и достоверной информации  позволяет принимать решения только на основе ПДДИ, которая может исходить только от Руководителя организации и законодательства РФ. Вся остальная информация предполагаемая или недостоверная. Именно Руководитель управляет всей организацией и отвечает за её работу. А также несет полную ответственность за действия каждого своего сотрудника, в том числе и уголовную. Именно он, Руководитель, имеет ощущение того, какой будет, и какой должна быть организация, от которой ждет роста. Поэтому у Руководителя 100 %  полной достаточной и достоверной информации. Отсюда следует, что любой сотрудник   фирмы в своей работе должен опираться только на информацию, исходящую от Руководителя.

«Чем менее точна информация, тем более

                   бурно мы на неё реагируем»  

                                  Замечание Уэдервакса

2.       Принцип разделения  информации на достоверную и предполагаемую позволяет разделять полученную информацию. Исходя из основ предпринимательской деятельности, полной достоверной информацией обладает только Руководитель организации. Вся остальная информация должна восприниматься сотрудником твоей фирмы как предполагаемая. Отсюда следует, что информация, поступающая из других источников, в том числе извне организации,  должна подвергаться  работником сомнению.

«От себя самого узнаешь немного, от других – то, чего не хотелось бы знать»

                                            Мечислав Пулик

3.       Принцип усечения информации позволяет из всего потока информации воспринимать только необходимую для профессиональной деятельности информацию, а всю остальную "пропускать мимо своих ушей".  Информация каждого отдела фирмы, каждого сотрудника - это информация  только каждого отдела и  только каждого сотрудника. Принцип усечения информации позволяет нести ответственность за полученную и переданную информацию. Отсюда следует, что "сортировка" информационного потока значительно уменьшает объем информации, и, следовательно, время ее переработки.

Также надо использовать этот принцип при обслуживании клиентов: не «загружать» клиента ненужной информацией; давать клиенту только ту информацию, которая непосредственно касается его проблемы в рамках обслуживания в твоей фирме.

«Тот, кто не разбирается ни в чем, может взяться за что угодно»

                                          Станислав Ежи Лец

4.           Принцип адекватной профессиональной самооценки позволяет сотруднику  твоей фирмы оценивать не только свои знания и навыки, но и полноценно воспринимать действия руководителя. Сравнивая свою квалификацию с профессионализмом Руководителя, сотрудник фирмы должен понимать необходимость постоянного повышения своего профессионального уровня. Чем выше профессионализм – тем меньше времени затрачивается работником на выполнение той или иной функции. Следовательно, адекватная самооценка помогает сотруднику  фирмы совершенствоваться профессионально, ставить перед собой новые задачи, двигаться вверх по карьерной лестнице.

«Как трудно молчать, когда тебя не спрашивают»

                                               Михаил Генин

5.       Принцип работы в заданной компетенции позволяет сотруднику фирмы профессионально выполнять свои обязанности, не превышая своих полномочий. Это позволяет эффективно трудиться и работнику и всей команде. Рамки компетенции задаются сотруднику фирмы её Руководителем.  Отсюда следует, что чёткое исполнение заданий Руководителя позволяет работнику работать на более высоком профессиональном уровне.

«Ну почему ко мне ты равнодушна?»

                                                                    Песня

6.       Принцип индифферентности позволяет безразлично относиться к чему-либо, не относящемуся к профессиональным обязанностям и к личностным отношениям в частности. Сотрудник фирмы не должен реагировать на посторонние разговоры, не должен вступать в отвлекающие от работы дебаты. Отсюда следует, что принцип индифферентности позволяет  не только сэкономить время, но и, как следствие, свести к минимуму нежелательные контакты.

ii.    Использование различных видов вопросов в деловом администрировании.

«Забросать вопросами проще простого, куда труднее попасть в цель».    

                                                                Лешек Кумар

         Чтобы правильно применять принципы делового администрирования, необходимо  грамотно собирать и грамотно передавать информацию, т.е. правильно говорить.

В этом нам поможет умение правильно задавать вопросы и умение на них отвечать.

Вопросы бывают открытые и закрытые.

Открытые вопросы начинаются со слова-вопроса: что? где? когда? почему? зачем? сколько? и так далее.

Например:

- Где вы проходили учились?

- Сколько стоит обучение?

- Что мне необходимо сегодня сделать?

- Когда Вы получили диплом?

 Закрытые вопросы могут начинаться с любого слова. Закрытый вопрос - это вопрос, заданный в неявной форме. Существуют следующие типы закрытых вопросов:

1.   Альтернативные вопросы.

С помощью альтернативных вопросов мы сужаем выбор ответа. В альтернативных вопросах всегда используется слово "ИЛИ". Задавая оппоненту такой вопрос, мы не оставляем ему большого выбора. 

Например: - Вы пришли к нам с направлением от Службы трудоустройства  или  по Объявлению в газете?

- Вы хотите пройти собеседование  сразу у Руководителя фирмы  или вначале переговорить с начальником отдела кадров?

2. Дикобраз.

С помощью этого метода мы конкретизируем вопросом то, что сказал нам собеседник, и отправляем  вопрос обратно собеседнику.

Например: - Что Вы имеете в виду? - Вы имеете в виду, что...? - Вы, как я понял (а) говорите о...?

3. Привязка к обстоятельствам.

С помощью этого метода мы привязываем  тему к тем обстоятельствам (времени, дате, событиям), которые нам удобны.

Например: - Вас записать на собеседование в  понедельник или в среду?

 - Вы сможете подойти на собеседование к 15-ти часам?

4. Метод Гитлера.

       Из любого вывода собеседника мы, формально соглашаясь с ним,  делаем свой вывод с точностью до наоборот.

Например: - Так вы согласны, что Вы сделали эту работу плохо? (В ответ на отчет работника о «хорошо проделанной», на его взгляд, работе.)

5. Отзеркаливание.

Суть метода в том, чтобы "отразить" вопрос. При этом используется тот же вопрос, который задал собеседник, только адресованный ему. (Ответ тем же вопросом)

Например: клиент:  - Какую  должность  Вы мне посоветуете?

                   менеджер по персоналу:   – Какая заинтересовала  Вас?

6.    Метод абсурда.

Любой заданный вопрос собеседника мы доводим до его абсурдного окончания и адресуем его обратно собеседнику.

Например:  - Почему Ваша организация берёт деньги за трудоустройство?

- Вы согласны работать в нашей организации бесплатно?

7.   Метод присоединения

Этот метод состоит в том, чтобы, соглашаясь с собеседником, поставить вопрос о том, что интересует нас.

Например:  - Если Вас не устраивают предлагаемые Вам вакансии, то, возможно, Вам стоит подумать об обучении?

- Да, Ваша регистрация займёт некоторое время, но ведь Вы заинтересованы в том, чтобы  Вам предложили работу  уже сегодня?

8. Метод "Семь ДА"

Когда человек отвечает подряд на достаточное количество заданных ему вопросов словом "ДА", то на последний вопрос с большой долей вероятности он тоже ответит "Да". Вопросы нужно проговаривать в достаточно быстром темпе. Своими вопросами мы постепенно продвигаем оппонента к нужному нам ответу.

Например:

- Вы заинтересованы в профессиональном росте в нашей организации?

- Вы согласны с тем, что надо постоянно повышать квалификацию сотрудников нашей  организации?

- Вы хотите работать в  коллективе  единомышленников?

- Обучение ключевых сотрудников на единых курсах с единой программой поможет Вам сформировать общий командный дух?

- Вам выгодна программа обучения, сформированная специально для Вашего коллектива, учитывающая специфику нашей  организации?

- Стоимость «Корпоративной программы» меньше, чем суммарная стоимость обучения каждого сотрудника в отдельности?

 И так далее, не утруждая партнера, так как он отвечает нам лишь одним словом "Да", подводим его незаметно для него к необходимому нам ответу.

  Бизнес – проектирование и Организация обслуживания

 Приступая к созданию собственного дела, важно научиться приобретать многие знания в области экономики, права, управления или специальные знания и применять их на практике для достижения эффекта в экономической деятельности.

Не топтаться на месте, не довольствоваться достигнутым малым, не ходить по кругу уже пройденных достижений, нам помогут знания, полученные на современном авторском курсе  «Бизнес – проектирование» в НОУ «СОИНФОРМ».

Бизнес – проектирование предназначено для прогнозирования деятельности предприятий и оценки эффективности проектов. Только с помощью бизнес – проектирования можно разработать методики, необходимые для анализа и планирования деятельности предприятий, планирования объемов производства продукции (приобретения товаров) и реализации продукции, товаров, услуг.

В основу бизнес – проектирования заложен механизм трансформации исходных форм в аналитические формы, который позволяет объективно и корректно оценивать состояние предприятия в динамике за несколько лет.

  Бизнес – проектирование позволяет учитывать отраслевую и хозяйственную специфику деятельности предприятий, реализовывать собственные методики, сравнивать, анализировать и ранжировать деятельность подобных предприятий.

С учетом вышеназванных механизмов и методик попробуем создать гибкую и одновременно устойчивую модель  создаваемого нами бизнеса и сформулировать его главную цель:

ООО «КОЛОС» – Организованная на профессиональной и правовой основе система эксклюзивного обслуживания клиентов.  Система основана на организации собственного хлебобулочного производства и продаже произведенной продукции, а так же сопутствующих работ, услуг, товаров и их комбинаций, в удобном для клиентов месте в удобное время, в комфортных и безопасных условиях. Уникальная, постоянно развивающаяся и совершенствующаяся система обслуживания направлена  на удовлетворение потребностей клиентов в области  приобретения качественных и разнообразных продуктов хлебобулочного производства.