Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Правовое и Бизнес-Обучение

Подписаться Бесплатная «Серебряная» новостная рассылка Подписчиков 121 RSS
←   Декабрь 2004   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
08.12.2004
08:49:38
23:51:20
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31


За последние 60 дней ни разу не выходила


Сайт рассылки: http://www.Soinform.spb.ru
Открыта: 25-10-2004

Автор
Ирине

Статистика

121 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Правовое образование


Информационный Канал Subscribe.Ru

ВЕДЕНИЕ СОВРЕМЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

УРОК 1


"Всего лишь полгода назад я считал делопроизводство простым и скучным занятием , не заслуживающим внимания, ни, тем более, научного подхода или даже осмысления.
Сегодня я уже смотрю на делопроизводство не как на досадную необходимость, которую нельзя избежать, но как на составляющую часть деятельности фирмы, с пониманием ее роли, важности, вижу проблемы, которые плохой делопроизводитель может создать и наоборот, сколько головной боли можно избежать при грамотном ведении делопроизводства".

Из отзыва обучающегося.

Как правило, когда речь идет о делопроизводстве, то практически всем представляется безумно скучный предмет о том, как оформлять какие-то непонятные документы.

На вопрос о том, какие документы относятся к делопроизводству, обычно следует ответ:

"Документами делопроизводства являются:
- приказы,
- распоряжения,
- Указы,
- Постановления,
- деловая документация,
- письма,
- объяснительные записки,
- докладные записки
- факсы,
- архивы,
- расписки,
- справки,
- акты,
- протоколы,
- телефонограммы,
- доклады,
- докладные записки,
- заявления,
- телеграммы
- кадровые документы
- удостоверения
- дипломы
- сертификаты
- аттестаты
- договоры
- контракты
- Уставы
- Положения и т.д..."

Список достаточно большой, смешавший абсолютно разные документы, сферы деятельности и применения, что свидетельствует о полной "каше" в голове будущего делопроизводителя в области делопроизводства.
Поэтому, первый вопрос к Вам:

ВОПРОС 1
Какие документы действительно относятся к делопроизводству?


До настоящего времени в рекламе различных курсов встречается уточнение, которое, по мнению организаторов курсов, является основополагающим.
Это - ГОСТ и обучение по ГОСТу (государственному стандарту).

В связи с этим - ВОПРОС 2
Какое место занимает ГОСТ в системе делопроизводства?

В 1993 году наш многонациональный народ принял новую Конституцию Российской Федерации и мы - Россия , стали правовым государством.

ВОПРОС 3
Какое место в делопроизводстве занимает закон?

ВОПРОС 4
Что такое правовое государство?

Чтобы подтолкнуть Вас к системному подходу в изучении предмета, я немножко подскажу Вам ответ на первый вопрос:
- Многие документы из перечисленных выше не имеют к делопроизводству абсолютно никакого отношения, более того, документами не являются.

Например, объяснительные записки и докладные записки:
Если говорить об определении документа, то все ясно: одна записка объясняет, другая - докладывает.

Тогда, что такое записка?

В Толковом словаре С.И. Ожегова: "записка - это листок бумаги с записью, коротенькое письмо или краткое изложение какого-нибудь дела".
В Толковом словаре Владимира Даля: "Записка, писулька, грамотка, письмецо. Деловая записка, выписка из дела - сжатое изложение всего хода его".

Из всего вышеизложенного, можно заключить, что деловая, служебная, докладная, объяснительная и какая- угодно другая, записки - это нечто краткое в изложении.
Поэтому, как минимум, изумляет докладная записка на трехстах восьмидесяти шести печатных страницах.
Не соответствует такой большой текст определению, буквальному толкованию и смыслу этого слова.

И не надо валить на "великий и могучий русский язык", который все, якобы, стерпит.
Давайте, прежде, чем создавать документ, определимся с его истинным значением.
Не надо быть теми, кто учится работать по "болванкам", дабы нас с Вами не назвали наименованием, производным от этого же слова.

Рассмотрим другие наименования документов, которые, как правило, причисляют к документам делопроизводства.

Например, - архив.

В Толковом словаре С.И.Ожегова и Н.Ю.Шведова:

1. "Архив - учреждение для хранения старых, старинных документов,
документальных материалов".
2. "Отдел учреждения, где хранятся старые документы"
3. "Собрание рукописей, писем и т.п. относящихся к "деятельности какого-нибудь лица"

В Толковом словаре В.Даля:

Архив - место хранения старых письменных дел и бумаг, склад, куда передаются все оконченные, решенные на бумаге дела и переписка; письмохранилище, письмосклад, писемник, бумажница."


Очевидно, что Архив - не является документом по определению.

Теперь возьмемся за телефонограмму.
Что же такое телефонограмма?

По С.И.Ожегову: "Официальное сообщение, переданное и принятое по телефону".
А, так как телефон - средство связи, то телефонограмма - информация, переданная по телефону устно, может быть, даже и официальным лицом, но, если лицо, которое передает телефонограмму, не сможет или не захочет впоследствии подтвердить переданный текст, то тогда - это, извините , просто "треп" по телефону или, как говорят профессиональные делопроизводители, "информационный пузырь".

Откуда и когда появился "документ" устного творчества под названием телефонограмма?

Когда-то..., во времена, которые назывались советскими,
то есть до 1991 года,
абсолютно вся собственность была единая неделимая и государственная.
Предприятий было немного, они имели одного хозяина - Государство, и были очень К Р У П Н Ы М И.
Руководители этих предприятий были ИЗВЕСТНЫМИ собственнику-государству ЛЮДЬМИ и их было не так много, как сейчас.
Каждый руководитель такого предприятия имел телефон и телекс. С телефонами в то время было очень сложно и телексов также было немного (все наперечет).
Телефоны руководителей, в том числе их правительственная связь (так называемая "вертушка") были еще более наперечет, особенно в органах КГБ (ныне ФСБ).
Именно в то, непростое, нетелефонизированное время и родился такой вид телефонного распоряжения, как телефонограмма.

А теперь представьте: раздается звонок.
Ваш секретарь берет трубку, а там обаятельнейший женский голос просит принять телефонограмму от Маргарет Тэтчер.
Вы, скорее всего, усомнитесь в достоверности информации.
А, если тот же голос предложит Вам что-нибудь попроще: например, телефонограмму от какого-нибудь руководителя предприятия?

Следуя рекомендациям "опытных делопроизводителей", такой документ "следует принять в дело" (цитата из книги по делопроизводству, из этических соображений автор не называется).

Что будет потом?

Потом, когда окажется, что, к сожалению, этот "документ" нельзя считать основанием для каких-либо действий, Вы будете долго искать "козла отпущения". А он, этот - вид животного, рядом.

Где ?
Посмотрите в зеркало.

Замечательный пример рассказал обучающийся Института "Соинформ":
Пришла из Районной Администрации одного из районов Санкт-Петербурга телефоно- грамма о том, что необходимо выделить району на социальные нужды 46000 рублей.В телефонограмме также указывалось , что с налоговой инспекцией Администрация района согласовала зачет этих денежных средств в затраты предприятия.
Руководство предприятия, как истинно постсоветские граждане, не взирая на закон, которому данный подход явно противоречил, тут же приняло телефонограмму руководства районного Территориального Управления к исполнению.
Затем, Инспекция Министерства по налогам и сборам района оштрафовала предприятие за отнесение необоснованной "спонсорской помощи" в затраты предприятия.
Ссылки на телефонограмму не удались, так как Администрация не подтвердила свое требование и, более того, если бы подтвердила, то такие требования были бы все равно не правомочны, так как выходят за рамки компетенции Главы района.

Кто виноват?
Тот, кто принимает за документ телефонный звонок.

Кстати, документ по определению - это не устная просьба, а "знаки, изложенные на каком-либо носителе (камень, папирус, бумага, дискета).

Из всего вышеизложенного следует, что главное - это, чтобы все было написано в виде письменных знаков и заверено (подписано) уполномоченным лицом.

Правильно решили, но и этого МАЛОВАТО БУДЕТ.
Оказывается важно не только, чтобы документ был грамотно написан и уполномоченным лицом подписан, но и имел все необходимые реквизиты данного документа, указанные в законе.

Почему?

Ох - Безграмотность ВСЕЯ РОССИЙСКАЯ!
Читайте законы.
Именно в них дана четкая информация о том кто, где, каким образом и какой документ может создавать.

Предлагаю на выбор источники для познания:

        Конституция Российской Федерации

        Гражданский Кодекс Российской Федерации

        ГОСТ Р6.30-97 (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 N 9-ст) "Требования к оформлению документов"

ВОПРОС 5
Выберете из перечисленного тот документ, на основании которого Вы будете создавать документы в делопроизводстве.

ВОПРОСЫ К УРОКУ:

ВОПРОС 1
Какие документы действительно относятся к делопроизводству?

ВОПРОС 2
Какое место занимает ГОСТ в системе делопроизводства?

ВОПРОС 3
Какое место в делопроизводстве занимает закон?

ВОПРОС 4
Что такое правовое государство?

ВОПРОС 5
Выберете из перечисленных выше тот документ, на основании которого Вы будете создавать документы в делопроизводстве.


УДАЧИ В РАБОТЕ НАД УРОКОМ!!!

233-33-66 www.Soinform.spb.ru info@soinform.spb.ru

 

http://subscribe.ru/
http://subscribe.ru/feedback/		 Подписан адрес:
Код этой рассылки: economics.education.pravo1		 Отписаться
В избранное