Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Всё о документообороте

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Февраль 2013   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
Автор
Mikou

Статистика

750 подписчиков
+1 за неделю
←   Все выпуски   →

Всё о документообороте: Статьи


Все о документообороте

 
Определение значимых показателей успеха ECM
February 11th, 14:06

Оригинальный текст, 
Greg Clark, Principal at C3 Associates, 
29 января 2013.

Что является значимой мерой успеха ECM - одна из самых горячих тем дискуссий вокруг офисов C3 Associates (такого рода разговоры очень популярны на вечеринках). В общем, ECM можно считать успешной, если она непосредственно поддерживает стратегические цели бизнеса. Мой деловой партнер Шейла Брайант является активным сторонником этой позиции, утверждая, что статистика о количестве документов в хранилище не достаточно близко коррелируют с результатами бизнеса.

Я согласен с ней. В конце-концов, если в результате работы в вашей ECM-программе в годовом отчете сообщается об успехе вашей компании, знайте, что вы все делаете правильно.

Тем не менее, я избегаю вопроса об уместности прямых статистических показателей. Я считаю, что типы измерений, которые вы испольуете зависят от того, где вы находитесь. В самом начале,  само использование данных, полученных из ECM-программы могло быть очень полезным, определяющим ваш успех, а потом это не так.

Вот несколько областей, которые необходимо учитывать при определении ECM-метрик для вашей организации. Отметим, что все измерения должны учитываться в течение долгого времени, в идеале, начиная с базового измерения перед внедрением ECM.

Меры качества информации

  • Как часто пользователям доступны неправильные или неполные документы?

Эффективность мер

  • Сколько времени займет у пользователей доступ к точной информации?
  • Сколько будет стоить воссоздать потерянную информацию?
  • Как часто пользователи успешно находят информацию?
  • Сколько пользователей полагаются на электронную почту в качестве системы управления документами и инструмента совместной работы?

Соблюдение

  • Существуют ли законные (уважительные) оправдания, чтобы обойти соблюдение внутренних процессов, поскольку эти процессы являются неполными, неточными или неэффективными?
  • Как быстро и всесторонне ваша организация может отвечать на информационные запросы от вашего регулятора?

Обмен знаниями

  • Насколько легко можно установить личные связи в вашей организации во времени и расстоянии?
  • Как быстро можно подключить новых пользователей к ключевым процессам, документации и ноу-хау?

Использование системы

Может быть полезно взглянуть на использование системы измеряя количество документов, добавленных в систему, количество созданных версий, число активных пользователей и т.д. Обратите внимание, что эти данные могут вводить в заблуждение, поскольку они не учитывают ни значение информации, содержащейся в системе, ни то, что пользователи на самом деле делают с этой информацией. Тем не менее, это может быть ценной мерой на раннем этапе для определения характера использования ECM, фокусирования обучения и поддержки усилий пользователей.

Информационная грамотность управления

  • Количество активных пользователей в течение долгого времени.
  • Использование шаблонов документов.
  • Количество ссылок на документы (в ЕСМ), пересылаемых по электронной почте по сравнению с вложениями.
  • Количество запросов для новых ECM-сайтов / реализаций.
  • Наличие руководящих указаний и принципов работы с ЕСМ (например, доступ к документам из одного источника по сравнению с копиями, соответствующими метаданными, добавленными в документы, и т.д.)

Это только начало и только часть истории. Лучшее мерило успеха ECM находится на нижней линии (структуры) организации. Это может занять много времени и зависит от конкретной организации. Однако, по моему опыту, большинство перечисленных здесь метрик, полезны для общего успеха бизнеса.
 
Интересные ECM/EGov-новости
 
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
  
В избранное