Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Всё о документообороте

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Июнь 2009   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Автор
Mikou

Статистика

750 подписчиков
+1 за неделю
←   Все выпуски   →

Всё о документообороте


Всё о ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

 

Добрый день!

Сегодня небольшая публикация - рассуждения аналитика Сергея Бушмелева и комментарии одного из разработчиков спецификаций MoReq2 Натальи Храмцовской о перспективах MoReq в России.

Перспективы MoReq в России

Сергей Бушмелев

Иногда самое трудное - это начало. Вот и для меня самым сложным было придумать начало для этой очередной порции мыслей. В голове вертелись бесчисленные штампы «исполнилось n лет (месяцев, дней) со дня», «только ленивый не обсуждал...», «трудно переоценить...», «теперь, когда страсти поутихли, можно спокойно...». Только вот дата получалась не круглая, в обсуждении принимали участие исключительно обладающие необходимой квалификацией и опытом специалисты, да и страстей никаких особых не наблюдалось. И говорить мы будем не о прошлом, а о будущем, поэтому сразу, не тяня резину в долгий ящик, начнем. Итак, какие перспективы у MoReq в России? В этой загадочной стране, для которой требуется и своя единица измерения и какой-то особенный орган (или механизм) для познания.

Сценарий первый: основа для национального стандарта. Не смотря на то, что в презентации Марка Фреско (руководителя проекта и главного идеолога MoReq) для тулузской конференции DLM-форума присутствует фраза, что спецификация MoReq в России возведена в ранг национального стандарта, боюсь, что сие скорее желаемое, чем действительное. Спецификация MoReq2 изначально задумывалась как наднациональный и надотраслевой документ. Для учета особенностей национального законодательства предлагается написать нулевую главу. Не знаю как в остальных странах, но российская глава грозит получиться уж очень «нулевой», то есть о чем в ней писать, не совсем понятно. Существующее отечественное законодательство как-то по-жириновски «однозначно» связывает юридически значимый электронный документ с ЭЦП. Такая же позиция и у ФНС, которая в качестве электронного аналога первичных документов видит только электронные документы, подписанные ЭЦП. Не переписывать же в нулевой главе закон об ЭЦП? Технология PKI (Public Key Infrastructure) прекрасно подходит для обмена сообщениями по открытым (публичным) каналам (еще бы, именно для этого она и была разработана), но на универсальную технологию для электронного документооборота, увы, PKI не лучший кандидат. И накладно, и потом с долговременным хранением таких документов обязательно возникнут проблемы. С другой стороны, российские суды активно принимают в качестве доказательств и сообщения электронной почты, и выписки из баз данных, и «обычные» офисные документы. Хитрые потомки англо-саксов давно уже отделили мух от котлет, разделив все документы (и бумажные и электронные) на информационные (documents) и официальные (records). Российское же законодательство относится к континентальному подвиду, поэтому более или менее бесшовно скрестить ужа с ежом, то есть адаптировать такое деление документов в отечественное законодательство будет проблематично. Более реалистичным вариантом разрешения дилеммы выглядит принятие законодательного акта об электронном документе, определяющего в том числе критерии юридической значимости электронного документа. Иные, чем простое наличие ЭЦП.
Таким образом, необходимым условием для развития этого сценария является наличие более четкого и одновременно более технически нейтрального официального определения электронного документа.

Заговорив про стандарт, я ничего не сказал о сфере, которую он будет регламентировать. И это тоже открытый вопрос. Дело в том, что управление официальными документами (или управление документацией, кому как нравится), то есть та активность, что в англоговорящих странах гордо называется «records management», выходит за рамки какого-то одного направления деятельности: делопроизводства, управления архивами, управления ИТ-инфраструктурой. Я бы даже сказал, это направление приложения сил, охватывающего все виды деятельности организации, все бизнес-процессы, деятельность, направленная на минимизацию ущерба, вызванного ненадлежащим исполнением требований законодательства и бизнеса в части хранения, предоставления и уничтожения документов. Деятельность сознательная, универсальная, ибо требования законодательства могут меняться как с течением времени, так и при изменении сферы деятельности организации. Нельзя сказать, что MoReq2 совсем не касается смежных областей (управление материальными документами, управление электронными информационными документами, управление бизнес-процессами и т.п.), как раз наоборот, он содержит опциональные требования к дополнительному функционалу ERMS (Electronic Records Management System), разумеется, в той части, в которой это относится к управлению официальными электронными документами. Но, на мой взгляд, для национального стандарта следует «более комплексно», по-другому, что ли, очертить область действия. Например, управление официальными документами (и бумажными и электронными) или только порядок хранения документов (также и бумажных и электронных) или порядок уничтожения. В любом случае придется гармонизировать требования MoReq с требованиями национального законодательства. Что само по себе есть задача нетривиальная.

Сценарий второй: отраслевой стандарт для производителей систем. Систем электронного документооборота? Не совсем. В переводе MoReq2, выполненного Гильдией Управляющих Документацией, есть такая странная на первый взгляд аббревиатура - СУЭОД, что означает Система Управления Электронными Официальными Документами. Это так коллеги перевели ERMS (Electronic Records Management System). Так вот, СУОЭД и СЭД - на мой взгляд, несколько разные понятия. СЭД - это класс реально существующих систем, позволяющих управлять электронными документами (и официальными и информационными), содержимым веб-сайтов, электронным архивом, бизнес-процессами, захватом документов в систему и т.п. Наиболее, по моему мнению, близкой к СЭД по смыслу англоязычной аббревиатурой будет все же ECMS (Enterprise Content Management System). СУОЭД (ERMS) - понятие скорее функциональное, а именно управление электронными официальными документами. Функционал СУОД может быть реализован не только специализированной системой, но и модулем (модулями) более крупной системы, а также совокупностью различных систем. Осмелюсь предположить, что СЭД может включать СУЭОД, подобно тому, как на схемах AIIM  управление электронными официальными документами (ERM) входит в ECM. Так что для потребителя фраза «система соответствует MoReq2» будет означать лишь то, что управление электронными официальными документами в системе реализовано в соответствии с вышеуказанными требованиями. И только. А как в системе реализовано управление информационными документами или, скажем, бизнес-процессами, придется разбираться самостоятельно. Иными словами, задача выбора и сравнения нескольких систем электронного документооборота, может и облегчится, но не намного. В общем, как-то не густо...

Но и этот сценарий будет возможен только после того, когда юридически значимый электронный документ будет законодательно отвязан от ЭЦП и будут  определены формальные критерии наличия у документа юридической силы. Пока же на бескрайних просторах Отечества для электронного документооборота определения «юридически значимый» и «соответствующий требованиям MoReq2» несколько ортогональны друг другу. То есть из соответствия MoReq2 юридическая значимость документов, хранимых в MoReq2-соответствующей системе прямо не вытекает. Сценарий третий. Создатели MoReq видят для своего детища и иные, кроме как руководства для потенциальных покупателей и производителей СУЭОД, варианты применения спецификации. Например, для подготовки учебных курсов или как учебный материал для учебных заведений и различных курсов повышения квалификации. Не знаю, есть ли в программе подготовки делопроизводителей аналог курса, что у юристов называется «История государства и права», но, думаю, информация о том, что творилось и твориться за рубежом по части Records Management, для будущих делопроизводителей лишней не будет. Не смотря на то, что применить эти знания в чистом виде не получится.
Что-то многовато для блога получается - пора закругляться. Итак, как мне видится, перспективы у MoReq2 в России хоть и не радужные, но какие-то все таки есть... Но что бы они стали реальными, требуется более четко, но и без привязки к какой-то одной технологии определить правовой статус электронного документа.

Источник: http://www.ECM-Journal.ru/blog/post/Perspektivy-MoReq-v-Rossii.aspx

Комментарии
Наталья Храмцовская, 27 мая 2009 18:33


Наталья Храмцовская


...фраза, что спецификация MoReq в России возведена в ранг национального стандарта, боюсь, что сие скорее желаемое, чем действительное

Марк здесь напутал - впрочем, есть подозрение, что вполне умышленно. Ему очень важно было показать неторопливым европейцам, что "женщины уже в волейбол играют" SmileНо он не так уж сильно погрешил против истины - известны примеры того, как некоторые наши солидные ведомства уже использовали MoReq и MoReq2 при формировании своих ТЗ.

Не знаю как в остальных странах, но российская глава грозит получиться уж очень «нулевой», то есть о чем в ней писать, не совсем понятно.

Вот о чём в своей "нулевой главе" написали французы (это заголовки разделов):

  • Современное состояние «управления документами» во Франции
  • Французский перевод MoReq2: Терминология и основные понятия
  • Положение MoReq2 среди других стандартов
  • Тенденции и эволюция французских проектов в области управления электронными документами
  • Ссылки и библиография
Думаю, что и нам есть что сказать по этому поводу. Кроме того, вполне можно отразить некоторые характерные особенности российского делопроизводства, отсутствующие в MoReq2 - например, использование резолюций и контроль исполнения.

Не переписывать же в нулевой главе закон об ЭЦП?

Зачем переписывать, - тем более что не по нему мы пока что живём? А вот рассказать об "особенностях национальной ЭЦП" как раз в "нулевой главе" и стоило бы.

Хитрые потомки англо-саксов давно уже отделили мух от котлет, разделив все документы (и бумажные и электронные) на информационные (documents) и официальные (records).

Но в последнее время фактически начали отказываться от такого деления - потому, что у них суд берет всё.
?

Переводить records как "официальные документы" - нехорошо. Скажем, с точки зрения наших судов, "официальные документы" могут выпускать только уполномоченные государственные органы.

Более реалистичным вариантом разрешения дилеммы выглядит принятие законодательного акта об электронном документе

В теории, да. Но мы живём в России, и закон могут у нас написать такой, что он только создаст всем лишние проблемы. Почитайте, скажем, украинское законодательство об электронном документе и электронном документообороте - вопросы там подняты правильные, а вот их решения в ряде случаев вызывают большие сомнения.

...на мой взгляд, для национального стандарта следует «более комплексно», по-другому, что ли, очертить область действия

Именно так и думает ряд стран Центральной и Северной Европы. Они MoReq2 уважают, лучшее из него используют, но при этом не собираются пока отказываться от развития собственных стандартов (которые, однако, гармонизируют с MoReq2).

из соответствия MoReq2 юридическая значимость документов, хранимых в MoReq2-соответствующей системе прямо не вытекает

И ни в одной стране вытекать не будет. Как максимум, соответствие MoReq2 может стать обязательным условием для государственных органов (Словения), - но не достаточным.

Последние записи на блоге "ИТ-стратегия":
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
  
В избранное