Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Всё о документообороте

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Сентябрь 2008   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Автор
Mikou

Статистика

750 подписчиков
+1 за неделю
←   Все выпуски   →

Всё о документообороте


Всё о ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

 

Добрый день!
Я просто не смог пройти мимо этой статьи и не дать ее в рассылку :)
И еще есть несколько новых постов по теме электронного документооборота на блоге.
С уважением, ведущий рассылки М.Кузьмин.


Куда там "суперагентам"...

Михаил Романов,
3 июля 2008 г. 17:07 

Не знаю как у вас, а у меня за время работы в области электронного документооборота как-то устоялось такое мнение, что среди основных достоинств бумажного документа пользователи часто называют его априорное постоянство и неизменность, мол «единожды написанное, таким и останется».

И в общем-то, спорить бывает сложно, а уж в свете кошмаров о разноформатных электронных бомбах (Сергей, быть может, несколько сгустил краски, но основная идея проста и бесхитростна: комплекс мер, который требуется при работе с электронными документами, достаточно велик, и, увы, зачастую не до конца понимаем не только рядовыми пользователями, но и достаточно компетентными специалистами) – хочется, плюнуть на все и вернуться к перу и бумаге, а еще лучше к глине и клинышкам :)

Но вот на днях прочитал комментарий Натальи Храмцовской к статье Бумага для суперагента и подумал, что мне уже несколько раз приходилось в жизни сталкиваться с ситуацией, когда столь обыденная и надежная «бумага», без всяких ухищрений и хитрых технологий, вдруг подводила там, где никто этого не ожидал.

Впервые с такой проблемой я столкнулся в 90-х годах, когда в моду вошли гелевые стрежни и ручки. Они имели плавный ход шарика, давали ровный и тонкий след, а за счет, видимо, более жидкой пасты надпись, сделанная гелевым стержнем, немного напоминала чернильную… Так что, признание было если и не всеобщим, то очень большим.

Но вот прошло несколько лет и то там, то здесь, стала всплывать информация, что записи сделанные гелевыми стержнями имеют способность очень быстро выцветать. Не знаю, был ли в этом виноват отдельный производитель или это особенность всей технологии, однако в школах Ижевска было зафиксировано несколько случаев обращения бывших выпускников с жалобами на то, что записи в их аттестатах стали блёклыми, а местами и вовсе нечитаемыми!

После изучения проблемы, когда стало понятно, в чем суть проблемы, по всем школам разошлось распоряжение, заполнять аттестаты только шариковыми или чернильными ручками! Были ли заменены ранее выданные аттестаты, я уже не узнал…

Второй случай имел место много позднее, в бытность мою системным администратором в Ижевском государственном техническом университете. Вузы на тот момент уже выбрались из ямы тотального отсутствия материальной базы и потихоньку обзаводились компьютерами, копирами, принтерами,… Многие (и я в том числе) уже успели порядком подзабыть и что такое обслуживание матричных и струйных принтеров (если с первыми все было более или менее просто: только ленту меняй, то вторые зачастую доставляли массу хлопот).

И тут – словно гром среди ясного неба – распоряжение ректора: запретить печать вкладышей к дипломам на лазерных принтерах, печатать только на струйных или матричных принтерах! Причины этого решения я узнал много позже.

Оказалось, что технология лазерной печати, в которой нанесенный на бумагу тонер нагревается и спекается на её поверхности, имеет массу достоинств (начиная высоким качества/разрешения печати, заканчивая долговечностью и устойчивостью к влаге), но обладает одним серьезным недостатком: нанесенное изображение легко снимается простым нагреванием до определенной температуры (конечно, не над открытым пламенем, а, например, в микроволновке). Буквально пара минут, и все буквы просто сдуваются с бумаги!

Представьте себе ситуацию, когда официальный бланк, со всеми подписями и печатями вдруг оказался вновь пустым, и вы можете печатать на нем, все что вам вздумается!!! Конечно, никто не отменял возможности отправить официальный запрос на место выдачи диплома, … но многие ли работодатели это делают?

P.S. Конечно, все о чем я здесь написал профессионалам в области документооборота известно давно. Если вы раньше не обращали внимания на то, как печатают, например, «Свидетельства о постановке на налоговый учет» (в просторечии, просто, ИНН), то заметьте, что никаких лазерных принтеров там нет и в помине, только матричные! Однако, людям, работающим в других областях, возможно, это покажется интересным… Если вам известны другие, подобные примеры, пишите, буду рад узнать что-то новое.

Комментарий
Михаил Романов,
14 июля 2008 15:50

Совершенно неожиданно для меня, тема "пропадающих надписей" пополнилась ещё одной историей, которая рассказала моя теща... Дело было так же в начале 90-х, когда на одном из ижевских преприятий централизованно закупили партию канцелярских товаров, в том числе обычных шариковых ручек и стержней. Операция была самой рядовой, поэтому никто не ожидал никакого подвоха...

Только в некоторый из дней одна сотрудница вдруг обнаружила, что на ее столе под стеклом лежит чистый фирменный бланк завода. Как он туда попал было абсолютно не ясно. Не долго думая, сотрудница вынула бланк, и обнаружила под ним еще один - только полностью заполненный. Решив, что по ошибке она положила под стекло сразу 2 бланка, женщина отправила в корзину первый из них, а второй (т.е. заполненный) вернула под стекло. Какого же было ее удивление, когда через пару дней (теперь уже не было никаких сомнений - она точно помнила, что бланк не был пустым) и второй документ "обестекстился".

Срочно проведенная по всему предприятию ревизия обнаружила огромное количество полностью опустевших (те что лежали на свету) или сильно поблекших (те что лежали в папчках или шкафах) документов... Самым страшными находками были пропавшие подписи практически со всех официальных документов.
 
Любое письмо может быть опубликовано в рассылке, если нет явного запрета на публикацию.
Для публикации адреса электронной почты, указывайте его в тексте письма.
 
С пожеланиями успехов,
Михаил Кузьмин
 

БЛОГ автора рассылки
http://itstrategy.livejournal.com
В избранное