Добрый день.

Для тех, кто не был на сайте рассылки (более месяца :) ) сообщаю, что произошли некоторые изменения, о которых в первую очередь хочу проинформировать:

• Изменился раздел "Партнерство"
• Открыты разделы "Бизнес", "Обучение"

Новые статьи:

• В. Слепко, С. Хахамов, Электронный архив предприятия: как это делается
  Для большинства предприятий целесообразным решением проблемы организации работы с крупными объемами документов является создание электронного архива. Реализация этого проекта требует значительных инвестиций и высокой компетенции.
• Последствия применения факсимиле
  Наверняка почти каждая организация сталкивалась с ситуациями, когда срочно требовалась подпись руководства. И именно в этот момент выяснялось, что директора сегодня не будет и никто из присутствующих не наделен правом подписи. Или другой пример: начальнику приносят на подпись стопку документов, вес которой измеряется килограммами. Что же делать? В подобных ситуациях выручит факсимиле.
• Текущие результаты говорят о реальной конкурентоспособности отечественных систем управления документами и бизнес-процессами
  На вопросы CNews отвечает Владимир Андреев, генеральный директор компании DocsVision.

И в разделе "Заметки", тоже пополнение:

• Преимущества электронного архива

И ещё, рекомендую, очень интересный документ - требования к автоматизированным системам электронного документооборота - спецификация MoReq (на русском) http://www.cornwell.co.uk/moreqdocs/MoReq%20(RU).zip подготовлена Cornwell Management Consultants plc (ранее Cornwell Affiliates plc) в рамках программы IDA Европейской Комиссии.

М.К.

далее предлагаю

выдержки из статьи В.Л. Носевича, Документационное обеспечение управления на заре нового века

Статья (интересная и во многом актуальная по сей день) была опубликована в январе 2002. С тех пор многое изменилось, поэтому ряд спорных и, возможно, уже недостоверных моментов я решил не публиковать, оставив только выдержки.

Полный текст статьи доступен по адресу: http://vn.belinter.net/digit/7.html

Наше время, насыщенное информационными технологиями, предъявляет новые требования к документам и службам, ответственным за их создание, обращение и хранение. Компьютер позволяет не только быстро и качественно оформить документ, но и предоставляет невиданные ранее возможности по учету, контролю за исполнением документов, их передаче по каналам телекоммуникаций, оперативному хранению и поиску нужной информации. Современному руководителю не нужно ждать, пока секретарь-делопроизводитель отыщет отметку нужного документа по журналу входящей документации, затем перелистает соответствующую папку, чтобы найти сам документ. Все эти функции могут быть полностью автоматизированы, что позволяет весьма повысить скорость принятия решения и, соответственно, эффективность управления.

К сожалению, опыт истории не раз показывал, что прогресс не приводит к устранению проблем: он просто заменяет одни проблемы другими. В полной мере это относится и к новым компьютерным технологиям. С их внедрением возникают не только новые перспективы, но и новые "подводные камни", дополнительные источники потенциального риска. Например, появляются неслыханные ранее возможности для несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за отказа оборудования, вирусной атаки или неквалифицированных действий пользователя. Тем не менее, прогресс остановить не в силах никто. Нам просто предстоит учиться жить в этом новом мире - использовать его возможности и избегать его опасностей.

Новые требования предъявляются сегодня в равной мере и к руководителям, и к персоналу, ответственному за подготовку и прохождение документов. На наших глазах изменилась сама терминология. Традиционное понятие "делопроизводство", вызывающее ассоциации со скрипом канцелярских перьев и штабелями бумаг в бесчисленных папках, начинает уходить в прошлое. На смену приходит несколько громоздкое, хотя и точное по сути словосочетание - "документационное обеспечение управления" (ДОУ). Его аббревиатура еще не стала столь же привычной и понятной всем, как ООН или ВУЗ, но такое время, видимо, не за горами.

Что же такое ДОУ в современном понимании? Прежде всего, это понятие охватывает не только организационно-распорядительные документы (с которыми в основном имеет дело традиционное делопроизводство), но всю документацию, которая так или иначе используется в организации - научно-техническую, проектную, конструкторскую и т.п. Распространяется оно и на принципиально новые виды документации, определяемые как "информационные ресурсы" - реестры, регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т.п. В современных условиях порядок обращения со всеми этими видами документации и условия доступа к ним должны быть едиными. Управленческое решение принимается не только на основании распорядительного документа, оно предполагает анализ всей возможной информации, относящейся к существу вопроса. Чем шире круг такой информации, доступный руководителю в реальном режиме времени, тем выше вероятность успешного решения проблемы.

С этим связана и вторая, главная особенность ДОУ по сравнению с делопроизводством - оно предполагает использование более эффективных технологий обработки информации. В системе ДОУ, как правило, задействованы локальные и корпоративные вычислительные сети, документы создаются, учитываются и обрабатываются с помощью компьютера. По мнению известного российского специалиста, директора ВНИИДАД М. В. Ларина, термин ДОУ характеризует "переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией", которое он понимает как "полноценную управленческую функцию организации". Другими словами, вырисовывается перспектива слияния функций документационного обеспечения и управления как такового.

В такой ситуации очень важно различать две стороны перехода к новым технологиям ДОУ - техническую и организационную. Первая из них охватывает разработку или приобретение компьютерных программ, закупку и установку компьютеров, монтаж сетевых коммуникаций и т. п. Сегодня информационные технологии достигли такого уровня развития, при котором эта сторона дела не вызывает принципиальных проблем.

Конкретное решение определяется лишь финансовыми возможностями организации. Не составляет труда найти фирму, которая предоставит необходимый инструментарий в соответствии с пожеланиями заказчика и в пределах имеющейся суммы.

Что касается организационной стороны, то здесь все далеко не так просто. Переход на новые технологии требует надлежащей правовой и нормативной базы, продуманной системы архивного хранения, квалифицированных исполнителей и (это, пожалуй, главное) руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. Самые совершенные технологии без этих условий не принесут ожидаемого результата.

Классификация автоматизированных систем ДОУ

Существующие сейчас автоматизированные системы ДОУ можно условно разделить на три класса или уровня.

Системы первого уровня (их можно определить как автоматизированные системы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляя собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т. п. На сегодняшний день этот уровень автоматизации ДОУ в государственных учреждениях можно считать пройденным. Системы управления бумажным документооборотом действуют в ряде белорусских ведомств, но их ограничения уже отчетливо осознаются и ставится вопрос об их модернизации. Организации, в свое время не внедрившие у себя такие системы, в сегодняшних условиях стремятся миновать их и начинать сразу со второго уровня.

Ключевым признаком второго уровня является наличие в системе полной электронной версии каждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети организации, а также обмениваться документами с внешними (вышестоящими или подведомственными) организациями посредством корпоративной сети или обычной электронной почты. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и распознавания текста (для создания электронных версий бумажных документов). На этом уровне появляется возможность интегрировать в систему справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость их довольно высока - порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место.

Несмотря на богатый набор возможностей, все подобные системы имеют несколько существенных ограничений, которые и позволяют объединять их в один класс. Прежде всего, они оперируют не с электронными документами в полном смысле этого слова, а с электронными копиями бумажных документов. Параллельно в организациях все равно существуют бумажные оригиналы, юридическую силу которым придают имеющиеся на них подписи и печати. Именно эти традиционные документы подлежат обязательному архивному хранению, в то время как их электронные версии используются и сохраняются лишь из соображений практического удобства. По этой причине и программно-технические решения, используемые в таких системах, слабо ориентированы на удостоверение подлинности информации и ее долгосрочного архивного хранения.

Нередко в аннотациях систем можно встретить фразы типа "система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело". Между тем, как известно, "списанием в дело" полный жизненный цикл отнюдь не ограничивается. Игнорируя это обстоятельство, многие системы позволяют на стадии архивного хранения сохранять доступ только к содержанию документа, но не к его контексту - сопроводительной информации, позволяющей установить обстоятельства создания документа или его поступления в систему извне, путь его прохождения по инстанциям и т. п. Строго говоря, то, что на языке разработчиков называется "электронным архивом", не является архивом с профессиональной точки зрения. Нормативные требования по организации архивного дела при его создании, как правило, не учитываются.

Доля перехода на третий уровень ДОУ вышеупомянутые системы необходимо оснастить сертифицированными средствами ЭЦП, а также решить комплекс проблем, связанных с архивным хранением электронных документов.

После вступления в силу в январе 2000 г. закона "Об электронном документе" в Республике Беларусь появилось правовое поле для перехода к системам третьего уровня. Их ключевой особенностью является наличие цифровой подписи, придающей электронным документам юридическую силу наравне с бумажными.

Придание электронным документам юридической силы дает возможность отказаться от бумажных "двойников" и перейти к полностью электронному документообороту, при котором распечатка если и сохраняется, то лишь в качестве бумажной копии электронного оригинала, имеющей ограниченную область применения. Из этого прямо вытекает еще одно требование: раз уж оригинальный документ существует исключительно в электронной форме, необходимо уделять равное внимание всем стадиям его жизненного цикла, включая не только создание и обращение, но и последующее архивное хранение.

Преграды

Впрочем, нашей стране тоже предстоит преодолеть еще немало преград. Очевидно, что в идеале ведомственные системы электронного документооборота и государственная система архивного хранения должны стать компонентами единой, более общей системы ДОУ, охватывающей весь аппарат управления. Но в сегодняшних условиях представляется нереальным создание такой системы по единому плану. Слишком различаются финансовые и кадровые возможности разных ведомств, да и традиции документооборота в них бывают достаточно специфичными. В тех случаях, когда руководство "созревает" для решения о создании собственной системы ДОУ, это решение обычно принимается без учета аналогичных систем, уже существующих или внедряемых в других ведомствах.

На практике это приводит к довольно любопытным результатам. Например, в Москве системы ДОУ внедрены как на уровне мэрии, так и во всех районных префектурах. Но при этом каждая из них разрабатывалась отдельно и, как правило, другим системным интегратором. Электронная версия документа, поступающая из мэрии в префектуру, не может быть автоматически переадресована в низовые звенья этой префектуры - их автоматизированные системы несовместимы. По этой же причине разные префектуры не могут обмениваться электронными версиями документов между собой. Нечто подобное намечается и в нашей стране. Притом в случае внедрения разными ведомствами разных средств ЭЦП взаимная несовместимость может быть унаследована и даже усугублена при переходе к системам третьего уровня.

Правда, в "Программу информатизации Республики Беларусь на 2001 - 2005 годы" по инициативе архивистов включен пункт о разработке типовой системы безбумажного документооборота государственных учреждений. Но, даже если такая система будет успешно создана и окажется эффективной, вряд ли можно рассчитывать, что она сможет вытеснить уже внедренные во многих ведомствах системы ДОУ второго уровня. Для их владельцев дешевле окажется дооснастить их недостающими средствами ЭЦП, чем переходить к совершенно новой системе.

Нужно регламентировать формат, в котором документ будет поставляться в сеть (включая как логическую, так и физическую его структуру), а также определить порядок его передачи из одной сети в другую. В период сосуществования полуавтономных сетей разного уровня документ, видимо, будет проходить несколько последовательных стадий. Он может быть изначально создан и подписан как обычный бумажный документ. Перед рассылкой будет создаваться его равнозначная электронная версия, удостоверяемая ЭЦП. Именно она по межкорпоративной сети поступит к адресатам.

Далее документ должен быть преобразован в формат, пригодный для его обращения в локальной системе той организации, которой он адресован. Если организация вообще не внедрила у себя информационные технологии ДОУ, документ придется распечатать и сверить бумажную копию с электронным оригиналом, снабдив ее соответствующим штампом "копия верна". При наличии в организации собственной автоматизированной системы ДОУ, входящий документ должен приобрести шлейф регистрационных и иных пометок (входящий номер, резолюции, визы, отметки о прохождении и исполнении и т. п.), выполненных уже в формате соответствующей системы. Естественно, эти дополнения не могут вноситься в исходный файл, иначе его целостность будет нарушена. Они должны представлять собой приложения к нему, а документ превратится в довольно сложный комплекс взаимосвязанных объектов. Именно в таком виде он должен поступить в итоге на архивное хранение.

Для ввода в действие такой системы должен быть разработан пакет нормативных документов и инструкций, детально регламентирующих тот довольно сложный процесс прохождения документа, который эскизно изложен в предыдущем абзаце. Основная роль в разработке этих документов должна принадлежать БелНИЦЭД, в контакте с канцелярией Президента Республики Беларусь и другими заинтересованными службами. Одновременно предстоит продумать и механизмы передачи документов постоянного срока хранения в архив БелНИЦЭД. Особенно важно, чтобы архив мог обеспечить проверку цифровой подписи на поступающих документах, а также ее возобновление в случаях, когда для долгосрочной сохранности документов потребуется конвертировать их в другой формат.

Источник: Секретарь-референт, № 1, Январь 2002