Разделы диска: Hardware, Операционные системы, Интернет и сети, Графика и дизайн, Мультмедиа, Программирование, Офисные программы, Хакинг и безопасность компьютера, Самоучители работы на компьютере.
По умолчанию Outlook блокирует доступ
к небезопасным (с точки зрения
программы) вложениям, чтобы
предотвратить их непреднамеренный запуск
пользователем — это делается в целях
безопасности, так как подобные файлы
теоретически могут содержать вирус.
Однако иногда доступ к данным файлам
может оказаться необходимым — например
если вам на работе приходится
обмениваться по электронной почте
файлами с заблокированными расширениями.
Снять блокировку стандартными средствами
Microsoft Outlook нельзя, но это
возможно при помощи некоторых
Outlook-расширений, таких как модуль
Blocked Attachments Manager
(ныне входит в состав платного решения
Attachments Processor; рис. 9) или
бесплатный плагин Attachment
Options (http://www.slovaktech.com/Files/AOsetup.exe;
1,44 Мбайт).
Оба названных модуля позволяют
полностью управлять списком расширений,
вложения с которыми следует считать
небезопасными (и соответственно
блокировать к ним доступ), а какие —
безопасными, доступ к которым будет
разрешен. Технология работы с ними очень
проста и, по сути, одинакова: для
открытия доступа к интересующему файлу
достаточно переместить его расширение из
небезопасного списка в безопасный и
перезагрузить Outlook, чтобы изменения
вступили в силу.
Управление контактами
Электронные адреса, а зачастую и иная
контактная информация имеют тенденцию
меняться, а следовательно, любому
пользователю периодически приходится
заниматься сортировкой контактов, удаляя
несуществующие, добавляя новые и
корректируя имеющиеся. Наведение порядка
в контактах вручную — занятие долгое, в
то время как с помощью специальных
надстроек данная операция может быть
выполнена на порядок быстрее.
Автоматическое добавление адресов
Возможность автоматического
добавления адресов (на которые был
послан ответ) в список контактов была
предусмотрена в Microsoft Outlook 2000,
но из следующих версий программы ее
исключили. Однако данная возможность
довольно удобна, так как позволяет не
только не потерять адреса людей, с
которыми ведется переписка, но и
использовать собранные адреса для
фильтрации корреспонденции по отдельным
папкам. Поэтому пользователям,
работающим с другими версиями Outlook,
имеет смысл воспользоваться
соответствующими надстройками, например
Add Contacts (http://www.mapilab.com/files/add_contacts.zip;
2 Мбайт; 420 руб.), которая
автоматически добавляет в папку
контактов адреса электронной почты при
ответе на письмо и/или при отправке
нового письма. При создании контакта она
может автоматически определить и
присвоить соответствующие адресу
электронной почты имя (по адресу или по
информации в теле письма) и категорию
(по категории, назначенной сообщению),
если данные опции не будут отключены.
Перед добавлением контакта Add Contacts
проверяет его на наличие дубликатов.
Подобное пополнение списка контактов
может производиться не только в
автоматическом режиме, но и вручную, что
актуально для обработки ранее
разосланных сообщений.
Проверка существующих контактов на
актуальность
Не менее важной задачей является
проверка существующих контактов на
актуальность. Здесь можно выделить даже
две задачи: проверка существования
электронных адресов и обновление прочей
контактной информации. Помочь в их
решении могут плагины Outlook
Email Verifier (http://www.etopping.com/download/zip/emailverifier.zip;
1,1 Мбайт; 99 руб.) и Actual
Contacts (http://www.mapilab.com/files/actual_contacts.zip;
3,4 Мбайт; 700 руб.).
Решение первой проблемы вручную
окажется долгим и проблематичным, так
как подобная проверка потребует отправки
писем по каждому из адресов, что в
большинстве случаев неудобно. Плагины
Outlook Email Verifier и
Actual Contacts самостоятельно
сымитируют отправку писем на проверяемые
адреса, а получив от сервера,
обслуживающего проверяемый адрес, ответ,
откажутся от отправки письма и корректно
завершат сессию. Таким образом, проверка
адреса будет проведена технически
корректно и незаметно для владельца
проверяемого адреса.
Что касается обновления контактной
информации, то на решение данной задачи
вручную у пользователя уйдет немало
времени, ведь по каждому из адресов
необходимо отправить письмо с просьбой
уточнить контактную информацию, а затем,
при получении ответа, откорректировать
список контактов с учетом полученных
данных. При наличии же в арсенале
плагина Actual Contacts будет
достаточно указать программе список
интересующих контактов — все остальное
она сделает сама: разошлет по указанным
адресам письма с формой, данные в
которой респонденты должны будут
откорректировать, и обновит информацию в
контактах при получении отчетов.
Поиск дубликатов
В Outlook предусмотрена возможность
поиска нужных сообщений, контактов,
заметок и прочего, но он ни в коей мере
не поможет, если нужно найти, например,
дубли в почте или повторяющиеся
контакты. Первые могут появляться при
обрыве связи с почтовым сервером, в
результате ошибок синхронизации или
импорта почтовых сообщений либо из-за
дублирования отправки рядом
корреспондентов, а вторые — вследствие
непродуманных действий пользователя либо
как результат синхронизации списка
контактов с КПК или со смартфоном. В
результате подобного дублирования
информации почтовая база разрастается до
немыслимых размеров, а ориентироваться в
ней становится все сложнее, поэтому от
дубликатов лучше избавляться.
При больших объемах данных выполнить
вручную эту операцию весьма
проблематично (временные
затраты окажутся слишком велики, к тому
же не исключена вероятность удаления
нужных данных) — лучше воспользоваться
подходящими плагинами, например
Duplicate Email Remover (http://www.mapilab.com/files/duplicate_remover.zip;
2,4 Мбайт; 420 руб.) и
Duplicates Remover (http://www.mapilab.com/files/remove_duplicates.zip;
2,5 Мбайт; 700 руб.).
Первый позволит быстро и
без проблем найти дублирующиеся почтовые
сообщения в папках Microsoft Outlook и в
общих папках на сервере Microsoft
Exchange. А второй поможет найти в
папках Microsoft Outlook и в общих
папках Microsoft Exchange Server
дубликаты контактов, заметок, задач,
журнальных и календарных записей. Поиск
может производиться не только в одной,
но и в разных папках, при этом элементы
будут сравниваться между собой в
соответствии с указанными пользователем
критериями, например дублирующиеся
сообщения можно выявлять как по основным
полям (текст, тема, отправитель письма,
имя отправителя), так и, при
необходимости, по дополнительным полям,
включая вложения. Возможны и более
сложные критерии поиска — например
выявить дубликаты, созданные в течение
того или иного периода. Найденные
дубликаты могут быть помечены флагом,
удалены, скопированы или перемещены в
другую папку.
Выявить дублирующиеся сообщения можно
и при помощи пакета Potolook,
в состав которого входит специальный
модуль для перемещения дубликатов писем
в указанную папку. Поиск может
производиться как в одной папке, так и в
папке с подпапками, а сравнение возможно
не только напрямую по конкретным полям,
но и с применением сложных критериев на
базе конструкций языка JScript.
Резервирование и архивация данных
Резервирование
К сожалению, ни надежное
оборудование, ни лицензионное
программное обеспечение не гарантируют
стопроцентной сохранности данных — это
касается и почтовой базы, потеряв
которую пользователь лишится всей
контактной информации и множества важных
сообщений. Наиболее надежно проведение
комплексного резервирования всей
хранящейся на жестком диске информации
(вместе с личными папками Outlook), но,
если по каким-то причинам этот вариант
для вас неприемлем, стоит периодически
создавать резервные копии наиболее
важных данных, в том числе и почтовой
базы. Резервные PST-копии могут
использоваться для восстановления
текущего файла PST в случае его
повреждения или удаления либо
импортироваться в Outlook при переносе
почты на другой компьютер или при
переустановке системы. Подобное
резервирование может осуществляться
встроенными средствами Outlook
(Файл=>Импорт и Экспорт) или с помощью
бесплатного плагина Personal
Folders Backup (http://www.download.com/Personal-Folders-Backup/3000-2368_4-10259480.html?tag=lst-0-1;
160 Кбайт), что несколько удобнее.
Personal Folders Backup —
это бесплатный плагин от компании
Microsoft, позволяющий создавать точную
копию файла данных PST, копировать
резервную копию на локальный или сетевой
диск и задавать промежуток времени,
через который в Outlook должно
отображаться напоминание о необходимости
создания следующей резервной копии
файла. Технология применения надстройки
очень проста: достаточно выбрать в меню
«Файл» опцию Backup, определить папку
для хранения и имя резервной копии, а
потом сохранить или восстановить файлы.
По сравнению со встроенными
возможностями Outlook у резервирования с
помощью Personal Folders Backup два
плюса: с одной стороны, не требуется
отвечать на многочисленные вопросы
мастера (в итоге процедура выполняется
быстрее), а с другой — система
напоминаний не позволит забыть о
резервировании.
Архивация
Еще одной проблемой при работе с
почтовой базой является то, что по мере
создания и получения новых элементов она
стремительно разрастается, что усложняет
выполнение различных операций. Поэтому в
Outlook предлагается либо удаление
старых почтовых элементов (то есть
элементов, достигших заданного
возраста), либо их перемещение в
архивный файл. При перемещении всех
старых данных общий объем почтовых
файлов (рабочего и архивного) не
уменьшается, так как элементы просто
перераспределяются, а значит, сложность
работы с данными из-за их большого
объема сохраняется. Поэтому встроенная
функция автоархивации удобна только при
удалении устаревших элементов, а при
необходимости хранения таких данных
(особенно если объем базы велик и в ней
периодически приходится что-нибудь
искать) разумнее прибегнуть к архивации
при помощи плагина HTML E-mail
Archiver (http://www.mapilab.com/files/email_archiver.zip;
3,5 Мбайт; 1400 руб.).
Он позволяет сохранять все папки
Microsoft Outlook в форматах HTML и CHM,
оставляя в неизменном виде структуру
папок. Формат HTML не зависит
от платформы, поэтому оптимален для
хранения архива, если работать с
архивными данными предполагается на
компьютере под управлением не только
Windows, но и UNIX/Linux, а также на
мобильных устройствах (на КПК или на
мобильном телефоне). Если же поддержка
разных платформ не требуется, то лучше
архивировать в формате CHM, так как
данные в нем сохраняются со сжатием,
благодаря чему размер архивных файлов
существенно сокращается. Кроме того,
CHM-архив имеет инструмент для поиска
информации, что актуально при больших
объемах данных.
***
Виртуальная энциклопедия :
«Все для настоящего мужчины»
Если вы перечитали сотни книг, просмотрели десятки сайтов но так и не узнали как : открыть свое дело, решить
житейские проблемы, найти настоящую любовь…… то этот сайт для Вас!
Возьмите Энциклопедию для настоящих мужчин, узнайте простое и легкое решение всех проблем!
Энциклопедия освещает все стороны жизни мужчины. Информации, содержащийся в Энциклопедии, хватит, чтобы ответить
практически на любой вопрос, который интересует современного мужчину, а простой и занимательный стиль изложения материала
позволит получить от чтения истинное удовольствие. Кликните Сюда, Чтобы Узнать Все Подробности!>>
