Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Создаем свой бизнес

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Секреты бизнеса. Предприниматели рассказывают..." на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Май 2003   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
Людмила Лунькова

Статистика

12.222 подписчиков
-21 за неделю
←   Все выпуски   →

Создаем свою информационную систему №13


Информационный Канал Subscribe.Ru

Создаем свою информационную систему

Выпуск 13

Итак, мы начали  реализацию первого документа. Я, как обычно, все делаю наоборот. И сначала показал вам результат первой фазы проектирования. Попробуем понять, почему этот результат именно такой.

Как нетрудно догадаться по названию,  документ, который мы проектируем, предназначается для учета в нашей информационной системе всех документов, которые можно отнести к внешним. Например, письма в нашу организацию, жалобы, распоряжения и инструкции из вышестоящих организаций и т.п.

Вообще говоря, что должно регистрироваться, а что нет–определяется руководством. Как правило, для этого существует специальный документ, который регламентирует, какие виды документов будут учитываться, а какие нет. Например, нет смысла учитывать периодические издания, а так же рекламные проспекты и плакаты, независимо от способа, которым они поступили. Будь то факс, электронная почта, или курьер.

Мы должны обеспечить уникальную индексацию документа, но это совсем не так просто. Начнем с того, что индекс документа это практически всегда сложная формула, которая может включать информацию о типе документа, отделе, в котором он зарегистрирован, о годе учета, и даже о теме документа. При таком разнообразии вариантов проблема индексации уже не кажется легко разрешимой. Мы попробуем предложить частное решение, частично оно влияет на структуру предложенных справочников. Решение такое:

Индекс разбивается на три сегмента префикс-номер-постфикс. Будем привязывать номер документа к месту регистрации документа, что вполне соответствует практике. В нашей схеме место регистрации соответствует справочнику «Отделы».  Выбор отдела, в котором регистрируется документ, должен приводить к выделению для документа нового номера из потока номеров, которые соответствуют отделу.  Префикс и Постфикс для индекса документа так же  подставляются при выборе отдела и берутся из справочника отдела, но в отличие от номера оставим возможность изменения этих частей индекса.

Договоримся так же, что поток документов генерирует уникальные номера в пределах одного года. Таким образом, для получения номера документа надо определить два параметра – Отдел и Дату документа.

 

Наверное, не совсем понятно, что такое поток номеров. На самом деле это очень просто. Я называю потоком номеров множество, в котором номер гарантированно уникален. Чтобы понять, что в организации может быть несколько потоков номеров достаточно вспомнить, что на ряду с входящей корреспонденцией принято различать корреспонденцию ДСП, а так же внутреннюю и исходящую. Достаточно очевидно, что среди разных типов документов может в какой-то момент появиться документ, в индексе которого используется номер 5. На самом деле это и значит, что для нумерации таких документов надо использовать разные потоки.

 

Если внимательно посмотреть на описание справочника отделов, то мы увидим поле «Нумератор Входящих» - которое определяет поток номеров. В нашем случае поток привязан к отделу, но в некоторых случаях его правильнее было бы привязать к типу документов. Для реализации потока номеров мы будем использовать специальный объект –«Нумератор». Это связано с тем, что мы не можем гарантировать, что в поток будут попадать только входящие документы, или только исходящие. Поэтому, чтобы упростить процедуру «выдачи» номера мы организуем специальный объект. Его функция – хранить уже выданные номера и формировать новые.

 

 

Теперь посмотрим более внимательно на структуру документа. Он состоит из четырех разделов.

1.Общий

2. Документы

3. Связи

4. Темы для каталогизации

 

Общий раздел содержит основную информацию, которую традиционно называют карточкой документа. Здесь мы найдем данные для индексации, данные об источнике документа и данные о месте хранения и характеристиках полученного документа. Поля

«Проект» и «Текущее состояние» мы разберем немного позднее, когда будем обсуждать процесс обработки документа. С первым разделом все более, или менее понятно.

Но второй раздел начинает вызывать сомнения. Прежде всего, это сомнения терминологические. Мы говорим о документе – «Карточка-входящий» и при этом в нем есть раздел «Документы» - зачем?

Смысл этого раздела в том, чтобы к карточке можно было прикрепить физические файлы. Причем предусмотрены два варианта. Первый вариант простой, очень похожий на почтовые сообщения. Мы просто прикрепляем к карточке файл в виде вложения. Второй вариант более сложный. Его есть смысл использовать если мы хотим хранить не только файл, но и его версии. В этом случае мы можем воспользоваться специальной карточкой, которая входит в состав стандартной поставки и предназначена именно для хранения файла  в различных стадиях. (Хочу сразу оговориться, что эта карточка пока нигде не использовалась и вполне может содержать логические ошибки).

 

Раздел «Связи» - тоже не сложная вещь. Правильнее было бы назвать его «Смотри также».

Он позволяет установить взаимосвязи нашего нового документа с уже имеющимися в системе документами. Например, для организации обсуждения и регистрации переписки.

 

Раздел «Темы…» позволит нам в дальнейшем организовать тематические каталоги наших документов.

 

Такова базовая структура документа.

Однако для нашей задачи регистрация документа, и даже его взаимосвязей – далеко не самая главная задача. Гораздо более важная задача – организация обработки документа. А обработка состоит в том что документ должен быть рассмотрен и по нему должны быть приняты решения и, главное, эти решения должны быть исполнены.

Как решить эти проблемы в рамках текущей структуры документа мы обсудим в следующем выпуске.

Ведущий рассылки: Михаил М. Баранов
bami@murometz.spb.ru www.murometz.spb.ru Кубики для взрослых
http://subscribe.ru/
E-mail: ask@subscribe.ru 		Отписаться
Убрать рекламу
В избранное