Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

MS Excel: от простого к сложному

Подписаться Бесплатная новостная рассылка Подписчиков 52 RSS
←   Ноябрь 2006   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30


За последние 60 дней ни разу не выходила


Сайт рассылки: http://dist-kurs.ru
Открыта: 17-09-2006

Автор
Юлия Иванова

Статистика

52 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

MS Excel: от простого к сложному № 3


MS Excel
Выпуск 3.


 

Здравствуйтуважаемые читатели!

Это третий выпуск рассылки. Сейчас я работаю над тем, чтобы сократить по возможности переывы между выпусками, и думаю, что в ближайшем будущем мне это удастся. Пока же, чтобы как-то компенсировать большой перерыв, предлагаю сразу две практические работы. Адреса рисунков по-прежнему внешние.

Практическая работа № 3


(http://dist-kurs.ru/xl/lc3-3.gif)

  1. Создайте новую рабочую книгу Excel и сохраните её под именем "Персональный бюджет".

  2. В ячейку А1 введите заголовок: "Персональный бюджет".

  3. Выделите диапазон А1:С1 и выровняйте введённый заголовок по центру этого диапазона (Формат>Ячейки, вкладка Выравнивание, раздел по горизонтали, выберите из списка по центру выделения).

  4. Не закрывая окна Формат ячеек, перейдите на вкладку Шрифт и отформатируйте текст в ячейке А1 следующим образом: тип шрифта Arial, размер 16 пт., цвет тёмно-синий.

  5. В том же окне перейдите на вкладку Вид и выберите серый цвет заливки выделенного диапазона.

  6. В ячейку В2 введите текст «Ежемесячный доход», в ячейку С2 введите значение ежемесячного дохода.

  7. В ячейку А3 введите слово «Расходы».

  8. Отформатируйте текст в ячейке А3 так же, как в ячейке А1 (выравнивание по центру диапазона А3:С3, шрифт Arial, 16 пт., цвет тёмно-синий, цвет заливки – серый).

  9. Ячейки А4:А10 заполните номерами, используя автозаполнение (введите в ячейку А4 число 1, в ячейку А5 число 2, выделите обе ячейки наведите курсор на маркер заполнения (при точном наведении он меняет форму), нажмите левую кнопку и, удерживая её, буксируйте маркер заполнения вниз до А10. При этом ячейки заполняются числами 3, 4, 5 и т.д.).

  10. Введите статьи расхода и числовые значения в ячейки диапазона В4:С10.

Работа с несмежными диапазонами

Пусть требуется задать одинаковое форматирование в ячейке B2 и диапазоне B4:B10. Эти ячейки представляют собой несмежный диапазон.

  1. Выделите В4:В10, затем нажмите и удерживайте клавишу Ctrl и щёлкните по ячейке В2.

  2. Выровняйте данные в выделенных ячейках по левому краю с отступом 1 (Формат>Ячейки, вкладка Выравнивание, раздел по горизонтали, чуть правее найдите поле отступ и введите в него значение 1).

  3. Аналогично выделите ячейки несмежного диапазона C2; C4:C10.

    4. Задайте в этих ячейках денежный формат данных (Формат>Ячейки, Вкладка Число, из списка выбрать Денежный).

    Название формата Денежный говорит само за себя. При его выборе справа от списка форматов появляется раскрывающийся список денежных единиц. По умолчанию русифицированные приложения настроены на использование обозначения р. (рубль). Помимо денежной единицы пользователь выбирает количество десятичных знаков после запятой. По умолчанию используют два знака (счёт с точностью до копейки).

Объединение ячеек

В ряде случаев следует объединять несколько ячеек в одну для удобства форматирования.

  1. Выделите диапазон А11:В11.

  2. Объедините выделенные ячейки (Формат>Ячейки, вкладка Выравнивание, в разделе Отображение включите флажок Объединение ячеек ).

  3. В объединённые ячейки введите слово «Итого».

  4. Аналогично объедините ячейки А12:В12, введите в объединённые ячейки слово «Баланс».

  5. Отформатируйте данные в объединённых ячейках: выравнивание по левому краю с отступом 3, шрифт Arial Cyr полужирный.

Атосумма

Существует несколько способов подсчёта суммы значений в Excel. Самый простой из них используется, когда необходимо записать сумму в ячейку, находящуюся непосредственно под суммируемым диапазоном.

1. Выделите диапазон С4:С10

  1. Щёлкните по кнопке Автосумма (математический символ суммы)в стандартной панели инструментов


    В результате выполненного действия в ячейке С11 подсчитывается сумма всех значений диапазона С4:С10

  2. Выделите ячейку С11. Обратите внимание на строку формул. В ней записана функция

    =СУММ(С4:С10)

    При этом знак равенства означает, что в ячейке записана формула, СУММ – это название функции, подсчитывающей сумму значений, С4:С10 – диапазон, в котором суммируются значения всех ячеек

ввод формулы

Не всякая формула может быть введена автоматически. Гораздо чаще формулы задаются «вручную». В данной задаче требуется подсчитать баланс (разницу между доходом и расходами) и занести результат в ячейку С12. Баланс вычисляется как разность между ячейкой С2 (доход) и ячейкой С11 (сумма расходов).

  1. Выделите С12.

  2. Введите знак равенства. Это признак начала формулы. Вы уже видели его в фрмуле для подсчёта суммы. Там он был записан автоматически.

  3. Щёлкните по ячейке С2. Обратите внимание: обычно при щелчке по ячейке эта ячейка становится активной. Но сейчас этого не произошло, поскольку введён знак равенства. Активной осталась C12, а адрес ячейки С2 появился в строке формул после введённого знака равенства.

  4. Введите знак минус.

  5. Щёлкните по ячейке С11.

  6. Нажмите клавишу Enter.

  7. Снова выделите ячейку С12. Вы должны увидеть, что в строке формул записана формула:

    =С2-С11

    в то время как в самой ячейке отображается число - результат вычислений по формуле.

    8. Примечание: На самом деле вместо всех этих действий можно было бы просто ввести в ячейку C12 формулу, набрав её на клавиатуре. Делать это не рекомендуется только потому, что при клавиатурном вводе чаще случаются опечатки из-за невнимательности. Кроме того при вводе с клавиатуры необходимо всё время следить за тем, какой алфавит включён в данный момент. Начинающие пользователи часто ошибаются из-за сходного начертания букв. Обратите внимание: буква C английского алфавитf по начертанию не отличается от русской буквы C. Более того, они находятся на одной клавише. Тем не менее, для обозначения адресов ячеек в формулах можно использовать только буквы латинского (английского) алфавита.

Автоматический пересчёт значений

  1. Выделите ячейку С10

  2. Введите с клавиатуры новое значение и нажмите Enter. Старое значение в ячейке С10 заменяется новым. (Обратите внимание на то, что формат данных сохраняется!). Значения ячеек С11 и С12 мгновенно пересчитываются.

    3. Примечание: Если при изменении исходных данных не происходит мгновенного автоматического пересчёта, скорее всего в Excel был установлен режим ручного пересчёта при каждом нажатии клавиши F9. Выберите команду Сервис>Параметры..., откройте вкладку Вычисления и установите переключатель Вычисления в режим Автоматически (для мгновенного пересчёта) или в режим Вручную для пересчёта по нажатию F9)

  3. Сохраните рабочую книгу.

Практическая работа № 4

  1. Откройте книгу "Персональный бюджет", если она закрыта.

  2. Вставьте строку перед строкой 2. (Выделите любую ячейку в строке 2 и выполните команду Вставка>Строки).

  3. В Excel имеются встроенные списки названий месяцев и дней недели, которые можно использовать для автоматического заполнения ячеек. В ячейку С2 введите Январь. Выделите С2. Ухватите за маркер заполнения и буксируйте вправо до ячейки H2.

  4. Выровняйте текст «Персональный бюджет» по центру диапазона A1:H1 (выделите этот диапазон и выполните команду Формат>Ячейки, откройте вкладку Выравнивание, в разделе по горизонтали выберите из списка режим по центру выделения.

  5. Ячейки диапазона A1:J1 имеют неодинаковый цвет заливки. Не закрывая окна Формат ячеек, перейдите на вкладку Вид и выберите серый цвет заливки.

  6. Аналогично отформатируйте текст в строке 4

Автоматическое заполнение одинаковыми значениями

Будем считать, что ежемесячный доход, платежи за недвижимость, коммунальные услуги и размер налогов на протяжении полугодия не меняются. В этом случае тоже удобно использовать автозаполнение.

  1. Выделите ячейку С3. Ухватите за маркер заполнения и, удерживая нажатой левую кнопку, буксируйте вправо так, чтобы заполнились ячейки диапазона D3:I3. Поскольку перед началом этой операции была выделена всего одна ячейка, её значение скопировалось во все заполняемые ячейки (для сравнения см. пункт 5 в предыдущей работе: там выполнялось заполнение последовательностью и перед началом автозаполнения выделялись две последовательные ячейки)

  2. Выделите диапазон С5:С7, чтобы одновременно выполнить заполнение сразу по трём строкам. Ухватите за маркер заполнения и буксируйте вправо.

  3. Введите произвольные значения в ячейки диапазона D4:J11. Задайте для них денежный формат данных (выделите диапазон и примените команду Формат>Ячейки, вкладка Число, в списке форматов выберите Денежный).

Автоматическое заполнение однотипными формулами

  1. Выделите ячейку С11. Ухватите за маркер автозаполнения и буксируйте вправо, заполняя диапазон D11:I11. (Другой способ: выделить диапазон C11:I11 и выполнить команду <>strong>Правка>Заполнить>Вправо).

    2. Теоретическая справка

    В Excel существует понятие так называемых относительных ссылок на ячейки. При использовании относительных ссылок рассматривается не конкретный адрес ячейки, входящей в формулу, а то, насколько её адрес отличается от адреса текущей ячейки.

    В данном примере в ячейке С11 записана формула:

    =СУММ(С4:С10)

    Эта формула ссылается на диапазон С4:С10. Первая ячейка этого диапазона (С4) расположена на 7 строк выше относительно текущей ячейки С11. Последняя ячейка этого диапазона (С10) расположена на одну строку выше относительно текущей ячейки. При копировании этой формулы в некоторую ячейку (её называют ячейка-приёмник) будет определён диапазон, который точно так же расположен относительно ячейки-приёмника.

    В результате автозаполнения будет записано:

    В ячейке D11: =СУММ(D4:D10)
    В ячейке E11: =СУММ(E4:E10)
    В ячейке F11: =СУММ(F4:F10)

  2. Поочерёдно выделяя ячейки диапазона D12:I13, убедитесь, что формулы в них изменились.

  3. Выделите ячейку С12. Ухватите за маркер заполнения и буксируйте вправо, заполняя диапазон D12:I12. Убедитесь, что в каждую из этих ячеек внесены правильные формулы:

    В ячейке D11: =D2-D11
    В ячейке E11: =E2-E11
    В ячейке F11: =F2-F11


    4. (http://dist-kurs.ru/xl/lc3-4.gif)

  4. Сохраните рабочую книгу.

На сегодня всё. До встречи!

Юлия

http://dist-kurs.ru
jully-vb@mail.ru
В избранное