Здравствуйте, уважаемые подписчики!

Прошу извинить меня за небольшую задержку выпуска по техническим причинам.

Моя рассылка всё ещё имеет статус бронзовой, поэтому я по-прежнему не имею возможности рассылать изображения. Все рисунки, которые я здесь использую, находятся на другом сервере Интернета, и, читая моё письмо в оф-лайн, т.е. без подключения к Интернет, вы их не увидите. Под каждым рисунком на всякий случай есть ссылка: адрес, по которому его можно закачать и сохранить.

Сегодняшний выпуск состоит из двух частей. Первая посвящена проблемам, с которыми часто сталкиваются начинающие изучать Excel, если у них мало опыта работы в других приложениях. Вторая часть - практическое задание.

Эта кошмарная мышь

Иногда это и в самом деле кажется кошмаром. Ну вот опять: пытаюсь выделить, и все, что было сделано, исчезает или перемещается, или что-то копируется во все ячейки разом... - Если вы хоть раз переживали нечто подобное, если у вас лопалось терпение, то знайте, что вы не одиноки.

Для начала дайте себе право на ошибку. Ведь практически любое ошибочное действие можно сразу отменить. Для этого существует специальная кнопка. Она существует каждом приложении, но почему-то не все привыкли ей пользоваться - очень зря! Если вы не знакомы с ней по опыту работы с другими приложениями, давайте познакомимся сейчас.

Кнопка отмены

http://dist-kurs.ru/xl/lc2-5.gif

Если такой панели нет, включите её (Вид>Панели инструментов>Стандартная).

Попробуйте выполнять какие-нибудь действия (что-то вводить, редактировать и.т.п.), а потом отменять. Несколько раз подряд нажав на кнопку, можно отменить несколько последних действий. Это настолько просто, что я не вижу необходимости создавать для этого специальное задание. Действие отмены тоже можно отменить. Нажмите для этого на кнопку возврата (см.тот же рисунок).

О чём говорит курсор

http://dist-kurs.ru/xl/lc2-1.gif

1. Проведите мышью по строке меню. Курсор имеет привычную форму стрелки (рис. 1-а).
2. Теперь проведите мышью по строке формул. Курсор принимает форму, характерную для работы с текстом (рис. 1-б).
3. Переместите курсор в область заголовков столбцов. Здесь он имеет форму чёрной стрелки, направленной вниз: Excel сообщает о готовности выделить столбец. (рис. 1-в).
4. Наведите курсор на границу между заголовками каких-нибудь двух столбцов. Здесь требуется очень точное наведение! Форма курсора - вертикальная линия, перекрещивающаяся с двусторонней гризонтальной стрелкой - изображена на рис. 1-г: Excel сообщает о готовности к перемещению границы между столбцами и изменению ширины столбца расположенного слева от курсора.
5. Переместите курсор в область заголовков строк. Работа со строками во многом аналогична работе со столбцами, и формы курсора те же самые, но с поворотом на 90 градусов. (рис. 1-д и 1-е).
6. Переместите курсор в рабочую область Excel. Курсор имеет форму жирного "плюса". (рис. 1-ж). Excel находится в режиме ГОТОВО. Именно такую форму должен иметь курсор, когда вы выделяете одну ячейку или диапазон!
7. Очень точно наведите курсор на маркер заполнения (правый нижний угол рамки, обрамляющей активную ячейку). Форма курсора меняется, плюс заметно "худеет" (рис. 1-з). Excel сообщает о готовности к операции автозаполнения. Ни в коем случае не используйте такой режим для выделения диапазонов!
8. Теперь очень точно наведите курсор на границу активной ячейки или выделенного диапазона. Курсор принимает форму обычной стрелки, у острия которой находится перекрестие из более тонких двусторонних стрелок (рис. 1-и). Excel сообщает о готовности выполнить операцию по перемещению данных. Не выделяйте ячейки или диапазоны, не выполняйте автозаполнение в таком режиме!

Практическая работа №2.

Те из вас, кто выполнил прошлое задание, сохранили на своём компьютере книгу Задание 1. Откройте её или скачайте файл отсюда:

Сохраните эту книгу под именем "Задание 2"

Вставка пустой строки

Пустая строка в Excel вставляется перед текущей строкой (той, в которой находится активная ячейка). Отделим заголовок "Колич. пропущенных занятий" от основного содержимого таблицы.

1. Cделайте активной любую ячейку строки 2.
2. Выполните команду Вставка>Строки.

Как вы, наверное, помните, на прошлом занятии вы подсчитали сумму пропущенных занятий по группе в целом. В результате этой операции под столбиком чисел (в моём примере в ячейке В23) была записана формула. В моём примере это формула:

=СУММ(В3:В22)

Но в результате только что выполненных действий по вставке пустой строки все данные о пропущенных занятиях сдвинулись на одну строку вниз и теперь хранятся в ячейках B4:B23. Значит и в формуле адрес диапазона должен быть изменён.

В подобных ситуациях Excel изменяет адрес автоматически. Обратите внимание: число в ячейке, содержащей сумму пропусков не изменилось. Сделайте эту ячейку активной, и убедитесь, что в строке формул теперь записана изменённая формула. В моём примере на выглядит так:

=СУММ(В4:В23)

Вставка пустого столбца

В списке студентов по ошибке не были введены порядковые номера. Для их ввода теперь потребуется вставить пустой столбец перед столбцом А.

Пустой столбец в Excel вставляется перед текущим столбцом.

1. Выделите (сделайте активной) любую ячейку столбца А.
2. Выполните команду Вставка>Столбцы.
3. В новом столбце А введите в ячейку А3 введите «№ п/п».

Перемещение данных

В результате вставки столбца заголовок «Колич. пропущенных занятий» оказался в ячейке В1. Вернём его на место. Для этого можно воспользоваться стандартным приёмом работы с буфером обмена, который примерно одинаково выполняется во всех приложениях:

1. Выделите ячейку В1.
2. Наведите курсор на границу ячейки, он должен изменить форму, превратившись в стрелку с перекрестьем из маленьких стрелок (рис. 1-и).
3. Нажмите кнопку мыши и отбуксируйте содержимое ячейки из В1 в А1.

Автоматическое заполнение последовательностью чисел

Одним из достоинств Excel является способность распознавать последовательности по первым введённым элементам. В данном случае требуется ввести в ячейки столбца А последовательность номеров с шагом 1. Для автоматического заполнения такой последовательностью достаточно ввести два первых элемента.

1. В ячейку А4 введите 1.
2. В ячейку А5 введите 2.
3. Выделите ячейки А4 и А5.
4. Очень точно наведите курсор на маркер заполнения (правый нижний угол выделенного диапазона).
   При этом курсор дожен приобрести форму, как на рис. 1-з (см. выше).
5. Нажмите левую кнопку. удерживая её перетащите маркер заполнения в ячейку А23. Обращайте внимание на всплывающие подсказки (числа 3, 4 и т.д., появляющиеся по мере перетаскивания).

теоретическая справка

Удаление строки

1. Выделите строки 22:23 (проведите мышью с нажатой левой кнопкой по адресам строк).
2. Выполните команду Правка>Удалить. Из таблицы полностью исчезли строки 22:23. Остальные строки были тут же автоматически переименованы. Так что последовательность адресов строк не нарушилась.
3. Обратите внимание: удаление строк опять-таки не привело к ошибке в вычислении суммы. В моём примере сумма снова в строке 23, а сама формула теперь выглядит так:

   =СУММ(B4:B20)

Удаление ячеек

Предположим теперь, что выбыли студенты из середины списка. Пусть это будет студенты под номером 3 и 4. Сведения о них хранятся в строках 6 и 7 таблицы. Можно было бы удалить эти строки целиком, но тогда удалятся и порядковые номера "3" и "4" из ячеек A6 и A7. Порядковые номера, в отличие от суммы, представляют собой не формулы, а просто числа (если хотите в этом удостовериться, выделите поочерёдно несколько ячеек диапазона A4:A21 и убедитесь, что в строке формул не появляется никаких формул). При удалении строки номера заново пересчитываться не будут.

Можно, конечно, решить эту задачу разными способами. Например, так:

1. Выделите диапазон B6:C7.
2. Выберите команду: Правка>Удалить и в открывшемся диалоговом окне выберите переключатель ячейки со сдвигом вверх.

   В результате выполнения этой команды выделенные ячейки B6:C7 были удалены из таблицы, а на образовавшееся пустое место передвинуты вверх на две строки все ячейки столбцов B и C, расположенные ниже.

3. Осталось удалить лишние номера из ячеек A20:A21. Выделите эти ячейки.
4. Нажмите клавишу Delete. Это, пожалуй самый быстрый способ очистки выделенного диапазона. Обратите внимание: он работает только в режиме ГОТОВО, если вы случайно переведёте таблицу в режим ПРАВКА (например нечаянным щелчком в строке формул), то этот приём не сработает.

Форматирование текста в ячейках

1. Выделите ячейку А1.
2. Выберите команду Формат>Ячейки, в диалоговом окне откройте вкладку Шрифт.
3. Выберите из соответствующих списков начертание полужирное и размер 11 пунктов.
4. Выделите диапазон A3:C3.
5. Задайте для этих ячеек полужирное начертание текста.
6. Не закрывая диалогового окна, перейдите на вкладку Выравнивание
7. Найдите на этой вкладке раскрывающийся список по горизонтали.

   В настоящий момент в этом списке выбран режим по значению. Именно такой режим выравнивания устанавливается в ячейках по умолчанию (т.е. без вмешательства пользователя). Это значит, что выравнивание данных в ячейке зависит от их типа.

   Excel автоматически различает, является ли содержимое ячейки числом или строкой текста. Числа по умолчанию выравниваются по правому краю ячейки, текст - по левому краю.

   Это хорошо видно на примере нашей таблицы. В диапазонах A4:A19 и С4:С20 содержатся числа. Содержимое этих ячеек выровнено по правому краю.

   В остальных непустых ячейках содержатся текстовые данные. Они выровнены по левому краю.

   Возможности форматирования Excel позволяют менять эти настройки.

8. Выберите из этого списка режим по центру Нажмите кнопку ОК.
9. Аналогичным образом выровняйте по центру диапазоны A4:A19 и C4:C20.
10. Выделите диапазон B4:B19. Снова выберите Формат>Ячейки, откройте вкладку Выравнивание. В списке по горизонтали выберите режим по левому краю (отступ).

    Здесь же, в диалоговом окне, чуть правее найдите поле отступ. введите в него число 1. Нажмите ОК.

11. Появление отступа в столбце B может вызвать необходимость изменить его ширину. Если одна или несколько фамилий не уместились в ячейках, наведите курсор на границу между заголовками столбцов А и В (Именно между заголовками! В другой части таблицы это не сработает!). Когда курсор изменит форму, как на рис. 1-г, перетащите границу между столбцами вправо.
12. Теперь приведём в порядок заголовок таблицы. Выделите диапазон A1:C1 и выберите для него горизонтальное выравнивание по центру выделения Нажмите ОК.

    В результате выполненных действий текст в ячейке А1 выравнивается по центру диапазона А1:С1, который был выделен на момент выполнения операции. При этом текст по-прежнему хранится в ячейке А1, а ячейки B1 и C1 по-прежнему пусты (проверьте: если выделить ячейку B1 или C1 в строке формул ничего нет!).

13. Отредактируйте текст в ячейке А1: пусть в ней будет записан текст "Количество пропущенных занятий" без каких-либо сокращений (не забудьте подтвердить ввод клавишей Enter или другим способом!).

    При этом, если текст окажется больше, чем ширина диапазона A1:C1, часть его может уйти за пределы рабочего поля. Это особенность выравнивания по центру диапазона: середина строки обязательно совпадает с серединой диапазона, а дальше уж, как получится.

14. Выделите ячейку A1 и выполните команду Формат>Ячейки. Откройте вкладку Выравнивание и включите режим Переносить текст по словам. Нажмите ОК.

    В результате текст разбивается на две строки внутри ячейки. При этом выравнивание по горизонтали сохраняется.

предварительный просмотр

1. Выберите команду Файл>Предварительный просмотр. Вот так будет выглядеть документ, если его распечатать.
2. Нажмите клавишу Esc - вернитесь в режим Обычный.

   Пунктирная вертикальная линия, появившаяся после возврата в режим Обычный обозначает границу печатного листа. Если прокрутить немного вниз, то можно увидеть горизонтальную линию, ограничивающую лист снизу.

Границы ячеек

http://dist-kurs.ru/xl/lc2-3.gif

1. Выделите диапазон A1:A20.
2. Выберите команду Формат>Ячейки, откройте вкладку Граница.
3. Нажмите на кнопку Внешние - это действие создаёт внешнее обрамление всего диапазона целиком.
4. Нажмите на кнопку Внутренние для появления границ между ячейками диапазона.
5. Нажмите Ок.

   В результате все ячейки диапазона разделены границами, кроме ячеек A1:C1 (поскольку имеется текст, выровненный по центру этого диапазона).

6. Таблица будет лучше смотреться, если убрать границы между ячейками диапазона A2:C2. Выделите этот диапазон.
7. Выберите команду Формат>Ячейки, откройте вкладку Граница.
8. Нажмите на кнопку вертикальных внутренних границ между столбцами (см. рисунок).
9. Сохраните рабочую книгу.

http://dist-kurs.ru/xl/lc2-4.gif

На сегодня всё.

На следующем занятии займёмся простыми вычислениями.

До новых встреч!

Юлия

jully-vb@mail.ru

http://dist-kurs.ru