Здравствуйте, уважаемые подписчики!

Я начинаю свою рассылку не потому, что по данной теме нет литературы - этого как раз предостаточно. Но толщина книги не всегда равна её эффективности. Скорее наоборот: чем толще книга, тем больше непрочитанных страниц.

Назвав свою рассылку "От простого к сложному", я планирую начать, действительно, с азов, рассчитывая на подписчика, не имеющего опыта работы с Excel. Начав с самого элементарного, мы постепенно перейдём к более сложным и даже к очень сложным заданиям.

В то же время, я думаю, что нет смысла начинать совсем уж с нуля, то есть с изучения приёмов работы с папками, окнами приложений, с создания и сохранения документов и правил набора текста и работой с буфером обмена - этим, кстати, часто грешат толстые умные книжки.

Для изучения моего курса не нужно ничего заучивать наизусть. Высылаемые упражнения можно повторять несколько раз, если вам этого хочется. Но даже, если вы этого не делаете, я всё время буду вам подсказывать, мы будем возвращаться к изученным приёмам, и рано или поздно Вы и сами всё запомните.

Результаты выполнения упражнений следует сохранять: часто следующее задание является продолжением предыдущего. При этом каждый новый урок лучше сохранять в отдельном файле, даже если он выполнен на основе предыдущего файла. Дело в том, что почти любую задачу можно решить несколькими способами, и иногда есть смысл вернуться на несколько шагов назад.

Вообще я не сторонник того, чтобы зазубривать все десять способов выполнения одного и того же действия (если таковые существуют), включая меню, кнопки на панелях и клавиатурные эквиваленты. Варианты для того и разработаны, чтобы каждый мог выбрать и запомнить то, что ему удобнее. (Впрочем, если вы собираетесь где-нибудь сдавать тест на сертификат, придётся заучивать всё).

Рассылка пока что имеет статус бронзовой, и я не имею возможности прикреплять картинки. Поэтому все иллюстрации размещены в другом месте. То есть, если вы закачаете письмо к себе на компьютер и отключитесь от Интернета, вы их не увидите, они видны только в режиме "онлайн". Я на всякий случай указала адреса, по которым они размещены, вы можете сохранить их оттуда (все внешние ссылки открываются в отдельных окнах).

Если вы уже имеете хотя бы минимальный опыт работы с Excel, то первые задания могут показаться вам слишком лёгкими и неинтересными. В этом случае просто наберитесь терпения. Вы можете пропустить какую-то часть урока. И всё же лучше хотя бы бегло прочитать. Как показывает опыт, большинство начинающих всегда находят какие-нибудь новые сведения.

Итак, приступим

Урок первый

Основные понятия и термины

ЭЛЕКТРОННАЯ ТАБЛИЦА (сокращённо ЭТ) - это некоторый упорядоченный набор данных, расположенных в упорядоченном наборе ЯЧЕЕК. Этот набор ячеек сосредоточен в РАБОЧЕЙ КНИГЕ, состоящей из набора ЛИСТОВ.

РАБОЧЕЕ ПОЛЕ Excel очень похоже на разграфлённый лист бумаги. Оно состоит из СТРОК и СТОЛБЦОВ, имеющих свои АДРЕСА (имена).

АДРЕСА СТРОК – это номера этих строк. Максимальное количество строк 65536.

АДРЕСА СТОЛБЦОВ – это буквы латинского алфавита от A до Z и далее от AA, AB до IV.

КНОПКА АДРЕСА СТРОКИ находится слева от каждой строки таблицы.

КНОПКА АДРЕСА СТОЛБЦА находится над каждым столбцом таблицы.

Пересечение строки и столбца образует ЯЧЕЙКУ таблицы. Ячейка – это минимальная информационная единица ЭТ.

АДРЕС ЯЧЕЙКИ определяется адресом столбца и адресом строки (например А2 или С24).

ДИАПАЗОН – вообще говоря - это любая группа ячеек. Но чаще под этим словом понимается группа соседних ячеек, образующих прямоугольник. Такой диапазон называется СМЕЖНЫЙ ДИАПАЗОН Любая другая группа ячеек образует НЕСМЕЖНЫЙ ДИАПАЗОН. Далее, словом "диапазон" будем называть смежный (прямоугольный) диапазон.

Как частный случай диапазон может состоять из одной ячейки, всех ячеек одной или нескольких строк, а также всех ячеек одного или нескольких столбцов.

АДРЕС ДИАПАЗОНА задаётся адресами первой и последней ячеек, разделённых двоеточием.
Например, на рисунке внизу выделен диапазон В2:C5.

Адрес рисунка: http://dist-kurs.ru/xl/xl2.jpg

Адрес диапазона, состоящего из всех ячеек одного или нескольких столбцов, задаётся адресом первого и последнего столбцов диапазона, разделённых двоеточием.
Например, А:С – все ячейки столбцов А, В и С;
D:D – все ячейки столбца D.

Адрес диапазона, состоящего из всех ячеек одной или нескольких строк, задаётся адресом первой и последней строк диапазона, разделённых двоеточием.
Например, 3:7 – все ячейки строк с номерами 3,4,5,6,7;
5:5 – все ячейки 5-й строки.

ВЫДЕЛЕННЫЙ ДИАПАЗОН имеет утолщённую рамку, в правом нижнем углу которой находится квадратный маркер заполнения. Все ячейки диапазона выделены цветом за исключением одной активной ячейки.

АКТИВНАЯ ЯЧЕЙКА – это та ячейка, в которой находится указатель, и с которй производится (или может производиться) работа в данный момент. Активная ячейка выделена рамкой (если она не находится внутри выделенного диапазона).

Адрес активной ячейки отображается в ОКНЕ ИМЁН.

Содержимое активной ячейки отображается в СТРОКЕ ФОРМУЛ.

Если выделена одна ячейка, то она является активной.

Если выделен диапазон или группа диапазонов, то активной является одна из ячеек в выделенных диапазонах (в этом случае она отличается по цвету от остальных выделенных ячеек).

Вводная практическая работа

Эта работа носит ознакомителный характер. Поэтому она не связана с решением задач, и её результат не сохраняется.

Запуск MS Excel

1. На панели задач щёлкните по кнопке ПУСК. Появится Главное меню.
2. В главном меню выберите пункт ПРОГРАММЫ. Появится Меню Программ.
3. Выберите в этом меню пункт Microsoft Excel. Появится окно табличного процессора MS Excel.
4. Внимательно ознакомьтесь с рисунком окна Excel. (Если вы его ещё не открыли, откройте, он здесь: http://dist-kurs.ru/xl/xl1.jpg) Сравните его с тем, что вы видите на экране своего компьютера.

Выделение одной ячейки

1. Щёлкните по ячейке B5. Ячейка становится активной (выделенной). Обратите внимание: в поле имён (см. рисунок) появляется имя активной ячейки. Заголовок столбца B и номер строки 2 выделяются цветом.
2. Щёлкните по ячейке D8. Теперь эта ячейка стала активной. Адрес в Поле имён изменился. Цветом теперь выделены заголовок столбца D и номер строки 8.
3. Щёлкните в поле имён. Адрес активной ячейки в этом поле выделился цветом. Введите вместо него адрес ячейки F4 и нажмите клавишу Enter. Теперь активной стала ячейка F4.

Перемещение по рабочему листу

1. Нажмите несколько раз клавишу Enter. убедитесь, что рамка-указатель активной ячейки движется вниз с каждым нажатием.
2. Нажмите несколько раз клавишу Tab. Убедитесь, что указатель активной ячейки при каждом нажатии смещается вправо.
3. Для перемещения вверх используется сочетание Shift + Enter. Попробуйте выполнить эти действия.
4. Для перемещения влево используется сочетание Shift + Tab. Попробуйте выполнить эти действия.
5. Для этих же целей можно использовать клавиши управления курсором ВВЕРХ, ВНИЗ, ВЛЕВО и ВПРАВО. Но это возможно только в том случае, если в правой части клавиатуры не горит световой индикатор Scroll. Включение и отключение этого индикатора выполняется нажатием клавиши Scroll Lock. Иногда пользователи нажимают на эту клавишу случайно, поэтому лучше сразу познакомиться с возможным "сюрпризом" Если включен режимScroll, то при нажатии клавиш управления курсором указатель активной ячейки не смещается, вместо этого происходит прокрутка рабочего листа в одном из направлений. Попробуйте выполнить все эти действия.
   

Выделение диапазона

1. Первый способ: выделение небольших диапазонов. Предположим, требуется выделить диапазон B2:С5. Если вы умеете работать в графическом редакторе, эта операция напомнит вам процесс построения прямоугольника. Щёлкните в ячейке B2 и, не отпуская кнопку, проведите мышью к ячейке С4. При этом вы увидите, что ячейки выделяемого диапазона (кроме ячейки B2) меняют цвет. Когда выделятся все ячейки диапазона, отпустите кнопку. Белый цвет ячейки В2 в данном случае указывает на то, что она является активной. Об этом же говорит содержание поля имён. Для отмены выделения диапазона щёлкните в любой ячейке таблицы.
2. Второй способ: быстрое выделение больших диапазонов. Пусть требуется выделить диапазон В2:С45. Выделить этот диапазон с использованием мыши, как в предыдущем случае, будет затруднительно, так как часть ячеек находится за пределами экрана. В этом случае гораздо удобнее воспользоваться другим способом. Щёлкните в ячейке В2, затем нажмите клавишу Shift и, удерживая её, щёлкните в ячейке С45. Отмените выделение (щелчком в любой ячейке).

Выделение строк и столбцов.

1. Пусть требуется выделить столбец B (диапазон B:B). Для выделения щёлкните по кнопке заголовка столбца В.
2. Отмените выделение и выделите строку 5 (диапазон 5:5). Для этого щёлкните по кнопке заголовка строки 5.
3. Отмените выделение строки 5 и выделите столбцы B, C, D (диапазон B:D). Для этого проведите мышью по кнопкам заголовков столбцов, удерживая кнопку.
4. Не отменяя выделения, выделите столбцы E, F, G. Для этого нажмите клавишу Shift и щёлкните по заголовку столбца G. В результате будет выделен диапазон B:G.
5. Отмените выделение. Выделите диапазон 2:24. Для этого либо проведите мышью с нажатой кнопкой по заголовкам строк 2-24, либо выделите строку 2 и, удерживая клавишу Shift, щёлкните по заголовку строки 24.

Выделение всех ячеек листа

1. Щёлкните по кнопке выделения листа - она находится в левом верхнем углу таблицы, маленький серый прямоугольник без надписи, левее всех кнопок заголовков столбцов и над всеми кнопками заголовков строк (см. рмсунок).
2. Отмените выделение.

Примечание: на самом деле приёмов навигации (перемещения) внутри рабочего листа и приёмов выделения диапазонов существует больше, их можно найти в специальных справочниках, но для начала успешной работы этого вполне достаточно

Панели инструментов (теоретическая справка)

Управлять включением и отключением панелей и других видимых объектов лучше учиться сразу, чтобы случайное ошибочное отключение или включение панели не стало помехой в работе.

Управление панелями

1. Выберите команду меню Вид>Панели инструментов. В раскрывшемся дополнительном меню перечислены все панели Excel. При этом рядом с названиями тех панелей, которые на данный момент находятся на рабочем столе, виден флажок (галочка).
2. Выберите из дополнительного меню панель Форматирование. Тем самым вы убираете панель со стола, если она там присутствует, и помещаете её на стол, если она отсутствует.
3. Верните на стол панель Форматирование (ещё раз выполните команду Вид>Панели инструментов>Форматирование).
4. Выполните ещё несколько подобных действий с панелями, пока не убедитесь, что можете легко включать и отключать отображение панелей.

Управление областью задач

1. Отображение области задач можно включать и отключать, как для обычной панели (Вид> Панели инструменов> Область задач). А можно выбрать более короткий путь: Вид>Область задач. Кроме того, в правом верхнем углу Области задач имеется кнопка закрытия, как у обычного окна.
2. Размер рбласти задач можно изменять. Для этого наведите курсор на её левую границу (форма курсора изменяется он превращается в перекрестье со стрелками). Границу области задач можно перетаскивать вправо или влево.

Строка формул и строка состояния

1. Для отображения или сокрытия строки формул используется команда Вид>Строка Формул.
2. Для отображения или сокрытия панели состояния используется команда Вид>Строка состояния.

Практическая работа №1.

Ввод данных

1. Запустите программу MS Excel (если она ещё не запущена).
2. Сохраните рабочую книгу под именем ЗДАНИЕ 1. (Файл>Сохранить как...).
3. Сделайте активной ячейку А1 (щелчком по ячейке). Обратите внимание: в строке состония (внизу слева) написано: "Готово".
4. Наберите на клавиатуре слова «Количество занятий». Обратите внимание: Как только вы начали вводить данные, в строке состояния (внизу слева) появилось слово "Ввод", а в самой ячейке появился текстовый курсор. По мере ввода текст появляется в самой ячейке и в строке формул.
5. Подтвердите ввод щелчком по кнопке подтверждения ввода. (зелёная галочка левее строки ввода). В строке состояния снова слово "Готово", указатель активной ячейки остался на месте.
6. Обратите внимание: введённый текст не поместился в ячейку А1 и частично занимает место ячейки В1. На самом же деле ячейка В1 остаётся пустой. Для того, чтобы убедиться в этом, выделите ячейку В1. Посмотрите на строку формул. Она пуста. Это означает, что ячейка В1 пуста, а текст, который вы видите на экране, хранится в другой ячейке. Теперь снова выделите ячейку А1. Посмотрите на строку формул. В ней записаны все введённые вами символы. Следовательно, они хранятся именно в этой ячейке и закрывают ячейку В1 из-за несоответствия длины текста и ширины ячейки. Поскольку ячейка В1 остаётся пустой, это не имеет особого значения.
7. Перейдите в ячейку А2. Введите в неё слово «Фамилия». Подтвердите ввод нажатием клавиши Tab (чтобы переместиться на одну ячейку вправо).
8. В ячейку В2 введите слово «Пропущено». Нажмите клавишу Enter. Вопреки ожиданиям, указатель активной ячейки смещается не вниз, а вниз и влево, становясь в начало следующей строки.

Теоретическая справка: построчный ввод данных

Выполнение построчного ввода

1. Введите первую фамилию студента (любую) в ячейку В3 и нажмите клавишу Tab (продолжаем ввод в той же строке).
2. Выделилась ячейка С3. Введите в неё число пропущенных занятий и нажмите клавишу Enter (переходим на следующую строку). Выделилась ячейка В4. Введите в неё вторую фамилию и нажмите клавишу Tab.
3. Выделилась ячейка С4. Введите в неё данные и нажмите Enter.
4. И так далее.

.

рисунок с примером заполненной таблицы расположен здесь: http://dist-kurs.ru/xl/lc1.jpg(открывается в новом окне)

Изменение ширины столбца

1. Наведите курсор на границу между адресами столбцов А и В. Когда курсор изменит форму, превратившись в перекрестье со стрелками, перетащите границу между столбцами вправо, увеличьте ширину столбца А так, чтобы фамилии отображались полностью.
2. Аналогичным образом увеличьте ширину столбца В так, чтобы слово «Пропущено» полностью помещалось в столбце.

Редактирование данных (теоретическая справка)

Осуществляя ввод и редактирование данных, пользователь Excel работает в одном из трёх режимов. Информация о текущем режиме работы программы представлена в Строке состояния (слева внизу).

ГОТОВО – режим, в котором происходит выбор ячейки или диапазона. В этом режиме нет текстового курсора, а строка формул не содержит кнопок подтверждения и отмены.

ВВОД – режим ввода данных в активную ячейку. Этот режим включается автоматически, как только пользователь начинает набирать какие-либо данные. Если ячейка до этого не была пустой, старые данные теряются.

ПРАВКА – режим изменения и исправления уже введённых данных. Правка данных осуществляется одним из двух способов:
Первый способ: правка в ячейке (удобно, если исправляемая строка короткая, а вносимые изменения незначительные).

Второй способ: правка в строке формул (удобно, если правится длинная строка, но можно использовать в любом случае).

По окончании редактирования необходимо подтвердить ввод нажатием клавиши Enter либо Tab. В зависимости от того, к какой ячейке нужно перейти в следующий момент, можно также использовать для подтверждения ввода сочетания клавиш Shift + Enter или Shit + Tab. Кроме этого вместо клавиш можно использовать кнопку подтверждения ввода (зелёная галочка левее строки формул). В этом случае указатель активной ячейки не перемещается. Для отмены ошибочного ввода можно воспользоваться кнопкой отмены - (красный крестик левее строки формул) такая отмена возможна только до подтверждения.

Рисунок строки формул здесь:http://dist-kurs.ru/xl/lc1-3.gif

Редактирование данных

1. Первый способ: правка в строке формул. Выделите ячейку А1. Затем щёлкните по строке формул. В строке формул появится текстовый курсор, а таблица перейдёт в режим ПРАВКА (это отобразится в строке состояния внизу слева). Исправьте текст «Количество занятий» на «Колич. пропущенных занятий». Нажмите клавишу Enter.
2. Второй способ: правка в ячейке. Дважды щёлкните по ячейке А3. В ячейке появится текстовый курсор. Таблица перейдёт в режим ПРАВКА. Отредактируйте текст прямо в ячейке: внесите какие-нибудь незначительные изменения, например, исправьте «Воробьёв И.» на «Воробьёв А». Нажмите клавишу Enter.
3. Третий способ: замена данных путём нового ввода. Предположим, в ячейке С4 записано неверное число. Выделите эту ячейку (таблица в режиме ГОТОВО). Теперь введите с клавиатуры новое число, не обращая внимания на уже имеющееся значение. (Таблица при этом переходит в режим ВВОД). Нажмите клавишу Enter.

   Автосумма

   Подсчитаем общее количество пропусков занятий в группе. (Мало ли какие рейтинги в наше время подсчитываются!)
   1. Выделите все ячейки, в которых записаны числа (в предложенном примере это диапазон B3:B22).
   2. Убедитесь, что в окне Excel есть панель Стандартная (если она скрыта, выберите Вид>Панели инструментов>Стандартная
   3. Найдите в этой панели кнопку Автосумма и щёлкните по ней. Не удерживайте, не открывайте меню, скрытое в этой кнопке. Просто щёлкните.

      Рисунок с кнопкой автосуммы на стандартной панели здесь: http://dist-kurs.ru/xl/lc1-2.gif

   4. Под столбиком чисел появилось новое число, равное сумме этих чисел.
   5. Сделайте активной ячейку, содержащую сумму (в нашем примере это В23). Посмотрите на строку формул. В ней появилаь формула: "=СУММ(В3:В22)".
   6. Допишите левее суммы слово "всего"
   7. Сохраните рабочую книгу (Файл>Сохранить).

   ---

   На этом на сегодня всё. До скорой встречи!

   Юлия
   http://dist-kurs.ru
   jully-vb@mail.ru

   Следующий выпуск выйдет через 7-10 дней.